Data Street'te Bir Kabus: 5 Haunting CRM Korku Hikayesi

Korku Evi olarak ikiye katlanan bir CRM, ürkütücü sezonun eğlencesini emebilir.

Veri kalitesine öncelik vermediyseniz, korkunç veri yönetimi uygulamalarınız kaçınılmaz olarak sizi rahatsız etmek için geri gelecek ve işiniz, tüyler ürpertici sonuçlara maruz kalacaktır.

CRM kullanıcılarının* anlattığı beş korku hikayesi ve bu kabuslardan öğrendikleri dersler için (cesaretiniz varsa) gelin.

1: “Milyonlarca doları fazla tahmin ettim!” – Ryan, Satış Müdürü

Tüm kariyeri boyunca satışta çalışmış biri olarak Ryan, doğru bir satış tahminine sahip olmanın ne kadar önemli olduğunu biliyor.

"Doğru bir satış tahmini her şeydir" dedi. “Birazcık bile olsa, satış ekibinin hedeflerini kaçırma olasılığı artar. Sadece bu değil, aynı zamanda iş büyümesini, stratejik planlamayı ve nakit akışını düzene koyma yeteneğini de etkileyebilir.”

Ryan, satış tahminleri oluşturmak için CRM verilerine güvendiğini söylüyor. (CRM kullanıcılarının yüzde seksen altısı şirketlerinin de aynı şeyi yaptığını söylüyor.)

"Veriler doğru ve güncel olduğunda endişelenecek bir şey yok" dedi. "Ama bu sefer öyle olmadı."

Ryan'ın yıllık satış tahminini oluşturmak için güvendiği CRM verilerinin güncel olmadığı ortaya çıktı. Ekibindeki kişiler düzenli olarak CRM verilerini güncellemeyi unutuyorlardı, bu da birden fazla anlaşmanın yanlış bildirildiği anlamına geliyordu.

“Satış tahminini oluşturmak için yanlış bilgilere güvendim, bu da çok yüksek oldu. Ancak o zaman bunu bilmiyordum, bu yüzden birden fazla departmanın yıl için bütçeleri şişirildi” dedi. "Örneğin pazarlama ekibi, önceki yıla göre iki kat daha fazla etkinliğe sponsor oldu ve daha büyük bütçelerle yeni ekip üyelerini işe aldı. Tahminin çok yüksek olduğunu ve gelir hedefine ulaşamayacağımızı fark ettiğimde, para çoktan harcanmıştı ve çok geçti. Sonunda işten atıldım!”

Bir kabus hakkında konuş.

Ders öğrenildi:

Satış ekibinin üyeleri hızlı hareket eder ve her zaman işin geri kalanını anlaşmalarla ilgili ilerlemeleri hakkında bilgilendirmek için gerekli güncellemeleri yapmazlar.

İşlem hattını ve tahminleri doğru tutmak için, satış ekibinin üyelerine açık anlaşmalarını güncellemeleri gerektiğinde gösteren koşullu biçimlendirmeye sahip bir araç uygulamayı düşünün. Bu şekilde, CRM'deki bilgileri güncel tutma olasılıkları daha yüksek olacak ve satış liderleri doğru tahminler oluşturabilecekler.

#2: “İş arkadaşımın müvekkilinin işini kaybettim!” – Emma, ​​Satış Temsilcisi

Bir satış temsilcisi olarak Emma, ​​zamanını akıllıca yönetmenin ne kadar önemli olduğunu biliyor.

“Satışta vakit nakittir” dedi. “Mümkün olduğunca verimli çalışmaya çalışıyorum. Ancak gerekli özeni göstermek de aynı derecede önemlidir ve bu adımı atlamak bir daha asla yapmayacağım bir hatadır.”

Emma her zamanki gibi gününü geçiriyor, kuyruğundaki ipuçlarını gözden geçiriyor ve tek tek onlara ulaşıyordu. Aramalar iyi gidiyordu... ta ki zaten müşteri olduklarını bilmeden bir müşteri adayına ulaşana kadar.

“Telefonu açtıklarında onlara bir yabancı gibi davrandım. Sözümü kestiklerinde ve zaten müşterilerimizden biri olduklarını söylediklerinde tanıtımımın yarısındaydım. Hemen bir hayalet gibi beyaza döndüm. rezil oldum" dedi. “Söylemeye gerek yok, o müşteri bizimle sözleşmesini yenilemedi.”

Ders öğrenildi:

Bu ürkütücü durum herkesin başına gelebilir ama öyle olmak zorunda değil. Her ikisini de doğru tutmak için Potansiyel Müşteri ve Müşteri veritabanlarınızı çapraz karşılaştırmanıza yardımcı olan bir araç kullanmayı düşünün. Bu şekilde, kuyruğunuzda bekleyen bir müşteri adayı gördüğünüzde, onların şirketinizle daha önce iş yapmadığına güvenebilirsiniz.

#3: "Taşıma sırasında veri kaybettim!" – Taylor, CRM Yöneticisi

Deneyimli bir CRM yöneticisi olarak Taylor, veri taşıma projelerinden adil payına düşeni almıştır. Ama özellikle bu güne kadar peşini bırakmayan bir deneyim var.

"Veri geçişi şakaya gelmez" dedi. "Başlamadan önce, hiçbir verinin kaybolmadığından veya manipüle edilmediğinden emin olmak için sağlam bir veri taşıma stratejisine sahip olmanız gerekir."

Veri taşımanın birçok adımı vardır. Tek bir adımı bile atla ve CRM verilerinize RIP demek zorunda kalma riskiniz var. Taylor bu nedenle süreci aceleye getirmekten kaçınmaya çalışır, ancak bazen bu mümkün değildir.

"Yeni bir şirket aldığımızda, mümkün olan en kısa sürede veri geçişini ilerletmek için baskı altındaydım. O yüzden hızlı hareket ettim” dedi. “Süreç hakkında devam ederken, her kutuyu kontrol ettiğimden emin oldum. Planlama? Kontrol. Denetim ve profil oluşturma? Kontrol. Veri yedekleme? Kontrol et… ya da ben öyle düşündüm.”

Taylor, şirketinin taşıma aracının bir yedekleme özelliği olduğunu biliyordu, bu nedenle sürecin bu adımı hakkında iki kez düşünmedi. Tek bir sorun vardı: yedekleme işlevini önceden test etmemişti. Bu yanlış adımın sonuçları, hayal edebileceğinden daha korkunçtu.

"Geçiş sırasında yedekleme başarısız oldu ve verilerin yarısından fazlasını kaybettik!" dedi. "Kovulacağımı sandım! Neyse ki, bu olmadı. Ama o gün patronumun benim için söylediği pek hoş olmayan sözler sonsuza dek beynimde yandı.”

Ders öğrenildi:

Yıllarca değerli, zor kazanılmış verileri kaybetmek, birinin omurgasını titretmek için yeterlidir. Bunun olmasını önlemek için bir yedekleme çözümüne yatırım yapın, bir yedekleme programı belirleyin ve verilerin doğru şekilde yakalandığını ve dosyaların sağlam olduğunu doğrulamak için yedeklemeleri düzenli olarak test edin.

#4: “Şirketim engellenenler listesine girdi!” – Shayla, E-posta Pazarlama Müdürü

Çoğu e-posta pazarlamacısının kapsadığı temel bilgiler vardır. İlgi çekici bir kopya oluşturun, etkileyici bir tasarım oluşturun, göz alıcı bir konu satırı ekleyin, gönder düğmesine basın.

Shayla'nın takımı da farklı değildi. Ancak, iş açısından kritik olan tatil sezonundan kısa bir süre önce, e-posta programını neredeyse yok eden bir engelle karşılaştı (ve e-posta pazarlaması hakkında daha öğrenecek çok şeyi olduğunu fark etmesini sağladı).

“Bir süredir tanıtım kampanyaları gönderiyorduk ve bildiğimiz kadarıyla hepsi teslim edildi. Bu yüzden endişelenecek bir şeyimiz olduğunu düşünmedik” dedi. "Ancak 4. çeyreğin başında Gmail'in bizi engellenenler listesine koyduğunu öğrendik! İşte o zaman e-postalarımızın büyük bir bölümünün gelen kutusuna değil, spam klasörüne filtrelendiğini öğrendim.”

Shayla biraz kazı yaptı. CRM'lerinin eski, etkin olmayan e-posta adreslerini içeren yinelenen kayıtlarla dolu olduğu ortaya çıktı. Shayla ve ekibi kopyaların varlığından haberdar değildi, bu yüzden bu adreslere kampanya göndermeye devam ettiler. Bu, Gmail'e spam benzeri bir davranış olarak kaydedildi ve bu da onları spam klasörüne ve sonunda bir engellenenler listesine indirdi.

"İnanamadım. 'Teslim edildi' ifadesinin gelen kutusundan başka bir şeye atıfta bulunabileceğini kim bilebilirdi?” diye sordu. “Üst düzey kampanyalar oluşturmak için iki çeyrek boyunca harcanan çaba temelde boşunaydı, çünkü çoğu hedeflenen alıcılarımız tarafından hiç görülmedi. Yinelenen kayıtların bu kadar büyük bir etkiye sahip olabileceği hakkında hiçbir fikrim yoktu.”

Ders öğrenildi:

The Shining'deki ikizlerin korkutucu olduğunu mu düşündün? "Çifte sorun", kopyalar söz konusu olduğunda tamamen yeni bir anlam kazanıyor. İşletmeniz için en uygun veri tekilleştirme çözümünü uygulayarak bu veri kabusuna başlamadan önce bir son verin. Doğru çözüm aşağıdaki kategorilerden birine girebilir:

• Önleyici: Son kullanıcı girişinden, liste içe aktarmalarından, web formlarından ve sistem entegrasyonundan gelen yinelemeleri yönetmek için yinelenen bir engelleyici kullanın.
• Otomatik: Güvenilir veri tekilleştirme senaryolarınızı alın ve bunları bir tempoda çalışacak şekilde ayarlayın.
• İsteğe bağlı: Herhangi bir veri çoğaltmasını bulmak ve birleştirmek için bir veri aracı çalıştırın.

Ayrıca, e-posta teslimi ile teslim edilebilirlik arasındaki farkı anladığınızdan ve bir engellenenler listesine girmemek için en iyi e-posta uygulamalarını izlediğinizden emin olmalısınız.

#5: "Verileri çok uzun süre tuttuk, bu da GDPR'yi ihlal etti ve büyük bir para cezasına çarptırıldı!" – Cory, CRM Yöneticisi

“Veriler inanılmaz derecede değerlidir. Deneyimli bir CRM yöneticisi olan Cory, "Bazen hangi verilere tutunacağını ve hangi verilerden kurtulacağını bilmek zordur" dedi. “Mümkün olduğunca fazla veriyi elimde tutmayı seviyorum çünkü ona ne zaman ihtiyacınız olacağını asla bilemezsiniz! Ya da en azından ben öyle yapıyordum…”

Cory'nin CRM verilerini tutma arzusu bir önlem olarak başladı, ancak zamanla çok daha uğursuz bir şeye dönüştü: veri istifleme.

"Verilere tutunmanın akıllıca bir şey olduğunu düşünmüştüm, ama sonunda bana musallat oldu!" dedi. "Tuttuğumuz veri miktarı, depolama sınırlamalarını aştı ve zamanla veriler güncelliğini yitirdi. Bunların ikisi de GDPR'yi ihlal etti ve bu da para cezasına çarptırıldı!"

Ders öğrenildi:

CRM'nizin güncel olmayan veriler için bir mezarlığa dönüşmesine izin vermeyin. Bunun yerine, verilerinizi ne kadar süreyle saklamanıza izin verildiğini bilmek için veri düzenlemelerine aşina olun. Ardından, her bir veri noktasına olan ihtiyacı değerlendirmek için işlevler arası bir veri yönetişimi ekibi oluşturun ve bu ekiple birlikte çalışın. Saklamaya karar verdiğiniz veriler için de bir veri arşiv planınız olduğundan emin olun.

Peki, ne olacak: şeker mi şaka mı?

Yüksek kaliteli CRM verileri, her işletme için bir zevktir. Ancak veri kalitesi düştüğünde, işte o zaman sizi kandırmaya başlar ve şirketteki insanlar yukarıdaki gibi veri korku hikayeleri yaşamaya başlar. Veri şeytanlarının kurbanı olmayın. CRM kabuslarından kaçınmak ve verilerinizden en iyi şekilde yararlanmak için bu beş dersi aklınızda bulundurun.

4. çeyrek zaten tüm hızıyla devam ederken, CRM'inizi en üst düzeyde nasıl tutacağınızı öğrenmek için asla geç değildir (özellikle yüksek hacimli satış dönemlerinde). Uzman ipuçları için “CRM'nizi 4. Çeyrek için Hazırlamak için 6 Adım” kılavuzumuza göz atın.

*Bunlar, veri uzmanlarımızın sahada karşılaştığı gerçek hikayelere dayanan kurgusal hesaplardır.