Operasyonları kesintiye uğratmadan martech araçlarını kullanımdan kaldırmak için 5 adımlık bir kılavuz

Martech yığınınızı düzenli olarak denetlemek, kuruluşunuzun sürecinin bir parçası olmalıdır. Bir denetim sırasında, muhtemelen çeşitli nedenlerle kullanımdan kaldırılabilecek bir avuç araç belirleyeceksiniz.

Belki de şirketiniz bir birleşme veya satın alma sürecinden geçti ve aynı işlevi yerine getiren yinelenen araçlarınız var. Belki yığınınızdaki diğer araçlar, bir aracı gereksiz kılarak işlevsellik katmış olabilir. Veya araç, maliyeti haklı çıkaracak kadar kullanılmaz.

Daha derine inin: Yığınınızdan en iyi şekilde yararlanıyor musunuz? 2023 MarTech Değiştirme Anketine katılın

Nedeni ne olursa olsun, hangi araçların kullanımdan kaldırılabileceğini belirlemek, bir martech denetiminin kritik bir parçasıdır. Ama bu kararı verdikten sonra ne olacak? Kullanıcılar arasında bir kargaşaya neden olmadan veya otomasyonları bozmadan bir aracı nasıl emekliye ayırırsınız?

Martech yazılımını kullanımdan kaldırmak, kapsamlı bir planlama süreci ve temiz uygulama gerektirir. İşte izlenecek beş adım.

1. Adım: Sistem entegrasyonlarını ve süreç bağımlılıklarını belirleyin

İşlemlerinizi kesintiye uğratmaktan kaçınmak için, kullanımdan kaldırmayı planladığınız araca bağlı olan diğer sistemleri ve süreçleri belirlemek çok önemlidir. Büyük bir kuruluş için çalışıyorsanız ve araç uzun yıllardır kullanılıyorsa, bu göründüğünden daha zor olabilir. Kuruluşunuz dokümantasyon konusunda kapsamlı değilse, diğer sistemler siz farkında olmadan araçtan API çağrılarını veya veri dışa aktarımlarını kullanabilir.

Sistemik entegrasyonları belirlemekten daha da zor olan, aracın dışında var olan ancak ona bağımlı olan manuel süreçleri belirlemektir. Örneğin, farklı bir ekibin başka bir sisteme manuel olarak kopyaladığı/yapıştırdığı araçtan bir rapor gönderilir. Bu tür manuel geçici çözümler, düşündüğünüzden daha sık gerçekleşir.

Kuruluşta araçla bağlantısı olan herkesle ve herkesle konuşmaya başlayın. Mümkünse, aracın ilk uygulamasında yer alan kişileri bulun. Aracın kullanımdan kaldırılmasının aşağı yöndeki etkilerini tam olarak anlamanız için ihtiyaç duyacağınız kurumsal bilgiye sahip olabilirler.

Daha derine inin: Pazarlamacılar neden temel martech'in yerini alıyor?

2. Adım: Veri taşıma ihtiyaçlarını değerlendirin

Kullanımdan kaldırma sürecinin bir parçası olarak önemli veri geçişlerini hesaba katmanız gerekebilir. Finansal hizmetler veya sağlık hizmetleri gibi yoğun şekilde düzenlenen sektörlerin zorunlu veri saklama süreleri vardır (bazen yedi yıla kadar!).

Hangi verilerin taşınması gerektiğini belgeleyin ve bu verilerin nereye gitmesi gerektiğini belirleyin. Benzer bir platformdan diğerine, örneğin bir pazarlama otomasyon sistemine geçiyorsanız, verileri eski aracınızdan yenisine taşıyabilirsiniz. Yeni tedarikçi firmanıza, diğer müşterilerin veri taşıma ihtiyaçlarını nasıl karşıladıklarını sorun. Profesyonel hizmetler sunabilirler veya diğer müşterilerde gördükleri en iyi uygulamalar için BT ekibinizi sağlam belgelere yönlendirebilirler.

Ancak bir aleti kullanımdan kaldırıyorsanız ve değiştirmeyecekseniz ne olur? Bu veriler nereye gitmeli? Bir plan hazırlamak için BT ortaklarınızla birlikte çalışın. Veriler, bir SharePoint sitesinde veya yeni bir veritabanında saklanabilir. En iyi çözüm, bu verilerin ne kadar erişilebilir olması gerektiğini ve bu verilere kimlerin erişmesi gerektiğini dikkate alacaktır.

Verilere nadiren erişilmesi gerekiyorsa, teknoloji ekibinden birinin mavi ayda bir çıkarabileceği bir veri tabanında depolamak yeterli olabilir. Ancak, pazarlamacılar veya satış görevlileri gibi teknik olmayan kullanıcıların geçmiş verilere düzenli olarak erişmesi gerekiyorsa, daha kullanıcı dostu bir çözüme ihtiyacınız olacaktır.

3. Adım: Emeklilik için doğru zamanı belirleyin ve bir proje planı oluşturun

Martech yığınınızı değerlendirdikten sonra, aracı kullanımdan kaldırmak için doğru zamanı belirlemelisiniz. Bu, bir sözleşmenin sona ermesi, bir projenin tamamlanması veya bir mali yılın sonu gibi çeşitli faktörlere bağlı olabilir. Nedeni ne olursa olsun, zamanlamanın operasyonlarınızı aksatmayacağından emin olun.

Hedef emeklilik tarihini belirledikten sonra, proje planınızı oluşturma zamanı. Etkilenen tüm aşağı akış sistemleri ve Adım 1 ve 2'deki veri taşıma ihtiyaçları göz önüne alındığında. Hedef emeklilik tarihinizden geriye doğru çalışan bir proje planı oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olmalısınız.

Sistemleri ayırmaya veya verileri taşımaya yönelik proje çalışması sizi hedef tarihinizin ötesine geçirirse ne olur? Hedef tarihiniz bir sözleşmeye dayalıysa, sözleşmeyi aydan aya uzatıp uzatamayacağınızı görmek için satıcıyla görüşün ve size tam yıllık bir yenilemeye kilitlenmek yerine planınızı tam olarak uygulamanız için gereken zamanı verin.

Daha derine inin: Yeni martech platformunuza geçmeden önce atmanız gereken 4 adım

Adım 4: Bir iletişim planı geliştirin

Bir martech aracını kullanımdan kaldırırken iletişim hayati önem taşır. Çalışanlar, ajans ortakları ve bazen harici müşteriler gibi döngüye alınması gereken herkesi tanımlayın. Onlara yeterince bildirimde bulunun ve aracı kullanımdan kaldırma nedenleri konusunda şeffaf olun. Ayrıca, verileri yeni bir araca taşıma planınızı ve geçiş sırasında hangi desteğin sağlanacağını da bildirmelisiniz.

Bir aracı kullanımdan kaldırıyor ve başka bir araçla değiştiriyorsanız, iletişiminizi yeni aracın sağladığı avantajlara odaklayın. Kullanıcıların, yeni aracı öğrenmelerine yardımcı olacak desteğin kendilerine verileceğini bilmeleri için eğitim planını paylaşın.

Araçların belirli bir süre boyunca üst üste binmesini sağlayın, böylece kullanıcılara yeni aracı öğrenmeye başlayabilecekleri yumuşak bir iniş verilirken, zor bir son teslim tarihi içindeyseler ve zorluklarla mücadele ediyorlarsa işleri eski şekilde yapma güvenlik ağına sahip olurlar. yeni araç.

Değiştirilmeyecek bir aracı kullanımdan kaldırırken, bağımlı oldukları özellikleri ve işlevleri anlamak için kullanıcılarla konuşun ve bu ihtiyaçların diğer araçlar veya süreçler aracılığıyla nasıl karşılanabileceğini ele alan bir plan oluşturmaya çalışın.

5. Adım: Martech aracını kullanımdan kaldırın ve kazançları satın

Verilerinizi eski aracınızdan taşıdıktan ve çalışanları yenisini kullanma konusunda eğittikten sonra, emeklilik zamanı gelmiştir. Aracın kullanımdan kaldırılmasından sonraki dönem iletişim için çok önemlidir. Paydaşlara emeklilikten elde edilen "kazanımları" ilettiğinizden emin olun.

Kullanıcıların yeni aracı benimseme oranı nedir? Yeni araç hakkında hangi satış kazançlarını veya olumlu müşteri deneyimi geri bildirimlerini duydunuz? Aracın kullanımdan kaldırılmasının üzerinden kaç gün geçti, operasyonlarda herhangi bir hata veya kesinti olmadı? Aletin kullanımdan kaldırılmasıyla elde edilen maliyet tasarrufları ile hangi yeni yatırımlar yapıldı?

Bunların hepsi, paydaşlara aracın en başta neden kullanımdan kaldırıldığını hatırlatmak için bir başlangıç ​​noktası olarak kullanılabilecek kilit sorulardır.

Daha etkili bir martech yığını için eski araçları kullanımdan kaldırma

Çalışmalar, pazarlama kuruluşlarının 91 kadar pazarlama bulut hizmeti kullandığını ve araçlardaki şişkinliğin üretkenliği aşağı çekebileceğini göstermiştir. Birçok pazarlamacı için "az çoktur" ve yinelenen veya yeterince kullanılmayan araçları kullanımdan kaldırmak bir ekibin gizli silahı olabilir.

Güçlü bir planla düzgün bir şekilde yapıldığında, kullanımdan kaldırılan çözümler daha yalın, daha ucuz ve daha etkili bir martech yığınıyla sonuçlanacaktır.