Etkili İş Yazışmalarının 7 Temel Unsuru

Yazışma, herhangi bir iş iletişiminin önemli bir parçasıdır. E-postaları, iş tekliflerini ve diğer belgeleri düzgün bir şekilde yazmak için izlemeniz gereken birçok kural vardır. Bu yazıda, iş yazışmalarınızı nasıl doğru ve kesin hale getireceğinize dair gerekli tüm bilgileri keşfedeceksiniz.

İlgili Yazı: Teknoloji İş İletişimini Nasıl Değiştirdi?

Öğrenciyseniz

Pek çok öğrenci, iş mektupları yazma ve diğer belge ve yazışma türleri hakkında en yeni verileri arıyor. Gerçek şu ki, bu konu birçok okulda, kolejde ve üniversitede en yaygın akademik ödevlerden biridir. Ancak, tüm öğrenciler bu tür görevlerin üstesinden gelemez. Eğer onlardan biriyseniz, bu soruna harika bir çözüm var. Bir akademik yazı servisi kullanmaya başlayabilir ve tüm makalelerinizi en kısa sürede bitirebilirsiniz.

Ancak güvenilir bir yazma çözümü nasıl seçilir? Saygın bir hizmet bulamazsanız ne olur? Edubirdie yasal mı? Bu soruların yanıtlarını bulmak için, diğer öğrenciler tarafından paylaşılan çeşitli yazma web sitelerinin kullanımına ilişkin incelemeleri okumanız daha iyi olur. Örneğin, hizmetin tüm beklentilerinizi karşılayacağından emin olmak için writepaperfor.me incelemelerini kolayca inceleyebilirsiniz. Hâlâ kendi başınıza akademik yazılar yazmak istiyorsanız veya etkili iş yazışmaları için en önemli kuralları öğrenmeniz gerekiyorsa, bu yazıyı okumaya devam edin.

İş İletişimi İçin En Önemli Bilgi İstemleri

İyi haber şu ki, herhangi bir iş yazışması yalnızca yedi esasa dayanıyor. Öyleyse hepsini keşfedelim!

Belge Yapısı

Etkili iletişim için en önemli şey, mesajınızın anlaşılır ve okunması kolay olmasıdır. Belgenizin mükemmel görünmesini sağlamak için temel yapıyı izleyin. Kısaca söylemek gerekirse, her parlak iletişim üç unsuru içermelidir. Bunlar bir açılış, bir gövde ve bir sonuçtur (veya kapanış)

Her türlü iletişimde bu yapıya uyulması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bu nedenle, e-postalarda, sunumlarda, konuşmalarda ve hatta telefon görüşmelerinde kullanmak daha iyidir. Bu mantıksal yapı, herhangi bir izleyici kitlesi için en kapsamlı olanıdır.

Ayrıca Okuyun: Öğrenci Olarak Küçük İşletme Kurmak İçin 5 İpucu

açılış

İyi bir açılış seyircinin dikkatini çekmeyi sağlar. Ayrıca, okuyucunun veya dinleyicinin mesajınızı bir bakışta anlamasına yardımcı olur. Bu nedenle, kısa, kesin ve birinci sınıf olmalıdır.

Vücut

Bu kısım en gerekli kısımdır. Burada, gerekli tüm gerçekleri, açıklamaları, teklifleri ve teklifleri bulmanız gerekecek. Yalnızca ilgili ve taze bilgilerin yanı sıra gerçek gerçekleri sunmak çok önemlidir. Ayrıca, materyal açık ve tutarlı olmalıdır. Mesajınızda yaratıcı yazı tipleri, parlak renkler ve karmaşık grafikler kullanmaktan kaçının.

Çözüm

Bu bölüm, iletişiminizi özetlemek ve daha önce vücutta anlattığınız bazı noktaları netleştirmek için tasarlanmıştır. Çok uzun ve uzun olmamalı.

farklılık

Bu özellik, herhangi bir iş iletişiminin çok önemli başka bir unsurudur. Mesajınızı okurken veya dinlerken dinleyicilerin kafasının karışmaması için elinizden gelenin en iyisini yapmanız gerekecektir. Aksi takdirde, mesajınız kolayca göz ardı edilebilir veya yanlış anlaşılabilir.

Bu element hakkında başka ne bilmelisiniz? Çok fazla ayrıntı anlatmaktan kaçınmak veya ana konuyla ilgili olmayan ek veriler sağlamak daha iyidir. Çoğu profesyonel konuşmacı ve iş yazarı, genellikle gerekli tüm bilgileri mümkün olan en basit şekilde sunmaya çalışır. İzleyiciler için anlaşılmaz görünebilecek aldatıcı veya alışılmadık terimler kullanmaktan kaçının. Amacınız sadece anlaşılır veriler bulmaktır.

Tutarlılık

Tutarsızlık, çeşitli iş iletişimi türlerinde sıklıkla keşfedilebilen en hayal kırıklığı yaratan sorunlardan biridir. Kitlenizin size güvenmesini sağlayamazsanız, mesajlarınızı okumayacak, dinlemeyecek ve verdiğiniz bilgilere dikkat etmeyeceklerdir. Bu nedenle tutarlılık, herhangi bir iş iletişiminin temel bir özelliğidir.

Orta

Mesajınızı iletmek için çeşitli iletişim kanallarını kullanın. Alıcılar için en uygun kanalları kullanmak da daha iyidir. Örneğin, müşterileriniz yeni ürünlerle ilgili bildirimleri e-posta yoluyla almayı tercih ediyorsa, onlara habercilerle ping atmak yerine yalnızca elektronik mektuplar göndermek daha iyidir.

Kitlenizle ilk kez iletişim kurmayı planlıyorsanız, şu hususlara dikkat etmeniz daha iyi olur:

• Okurlarınız/dinleyicileriniz için en popüler iletişim kanalı hangisidir?
• Kitlenizle iletişim kurmanın en uygun maliyetli yolu nedir?
• Gerekli bilgileri sağlamanın en hızlı yolu nedir?

Bir medyayı uygun şekilde seçmek, etkili iş iletişiminin anahtarlarından biridir.

Ayrıca Okuyun: Müşterileri E-Ticaret Mağazanıza Nasıl Çekersiniz?

güncellik

Güvenilir bir iş ortağı olmak, farklı firmalarla verimli işbirlikleri yapmak veya harika bir sunum yapmak istiyorsanız, mutlaka sadece güncel ve güvenilir bilgileri kullanmanız gerekecektir. Kitlenizin güvenini kazanmak kolay değildir, ancak birkaç dakika içinde kaybedilebilir. Emin olmadığınız gerçekleri asla göstermeyin.

Kitle

Kitlenizin beklentilerini karşılamanız gerekecek. Örneğin, müşterilerinizin web sitenizde kullanabileceği promosyon kodunu içeren bir e-posta gönderiyorsanız, mesajınızın kodu içerdiğinden emin olun. Yapabileceğiniz en kötü şey okuyucularınıza veya dinleyicilerinize yalan söylemektir.

Ayrıca, hedef kitlenizi anlamak da gereklidir. Çok çeşitli olması durumunda, farklı hedef gruplar için farklı mesajlar oluşturmanız gerekebilir. Bu, çok sayıda farklı insanın ihtiyaç ve taleplerini dikkate almanızı sağlayacaktır. Konunuz hedef kitleye tam olarak uymalıdır.

Unutulmaz

Etkili bir işbirliği kurmak için yapabileceğiniz en iyi şey akılda kalıcı olmaktır. Mesajınızı benzersiz ve unutulmaz kılmak için bazı alakalı resimler veya yazı tipleri kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, e-postanızda veya sunumunuzda medyayı ve diğer içerik türlerini aşırı kullanmamak, sağlıklı bir denge bulmak çok önemlidir.

Hatta bazı iş dünyası yazarları, hedef kitleye ulaşmak için mesajları hazırlarken mizaha bile başvururlar. Yine de espriler eklerken dikkatli olmakta fayda var. Örneğin, mizah eklemek belirli bir sunuma uyabilir. Ancak, iş mektuplarında, tekliflerde ve diğer birçok iletişim türünde kabul edilemez. Yazışmalarda mizah kullanmaya karar verirseniz, her zaman saldırgan olmadığından ve mesajınızın konusuyla ilgili olduğundan emin olun. İnsanların hepsi farklıdır, bu yüzden şakanızın doğru ve anlaşılması kolay olup olmadığını bir kez daha kontrol edin.

Etkili bir şekilde iletişim kurmayı planlıyorsanız, bu unsurları sağlam bir şekilde kavramanız çok önemlidir. Her neyse, kesin, anlaşılır olmaya çalışın ve uzun laftan kaçının. İzleyicilerin mesajınızı anlamasını sağlamak için basit ifadeler ve cümleler seçmek daha iyidir.