Bir İş İletişim Platformu Oluşturmanın 5 Adımı

İyi bir iç iletişim, herhangi bir işletmenin başarısı için kritik bir unsurdur. Aslında bir araştırma, modern bir işyerindeki çalışanların zamanlarının yaklaşık %80'ini işbirlikçi faaliyetlere harcadıklarını göstermiştir. Bu modern iş dünyasında, dijital iletişim araçları bu etkileşimleri en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır.

İlgili Yazı: Teknoloji İş İletişimini Nasıl Değiştirdi?

Ne yazık ki, çoğu işletme parçalanmış, bağlantısız şirket içi platformlardan muzdariptir. 5-10 çalışanı olan küçük bir başlangıç, e-posta veya sosyal medya uygulamaları gibi normal mesajlaşma programlarıyla iyi çalışabilir. Ancak, yeni çalışanları işe aldığınızda ve daha dallı bir yapı oluşturduğunuzda, mevcut süreçlerinize sorunsuz bir şekilde dahil olan ve çalışanlarınızın gereksinimlerine göre özel olarak oluşturulmuş özel bir iç iletişim platformuna ihtiyacınız olacak.

Ayrıca, iletişim platformunuza dahil edebileceğiniz ve müşterileriniz ve müşterilerinizle sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmanıza olanak tanıyan bir çözüm, örneğin bir arama çözümü istiyorsunuz. İlgileniyorsanız, Call Cowboy tarafından satılan 1800 numaraya bir göz atın.

Bu kapsamlı kılavuzla, özel bir iş iletişimi aracının yararları ve sıfırdan nasıl bir araç oluşturmanız gerektiği hakkında konuşacağız.

Dahili İş İletişimi Platformunun Faydaları

İletişim aracınızı oluşturmak, işinize çeşitli şekillerde yardımcı olabilir. Özelleştirilmiş şirket içi iletişim yazılımının avantajlarından bazıları şunlardır:

1. Verimlilik Artışı

Bir işletmenin kurumsal iletişim platformu geliştirmesinin temel nedeni, çalışan verimliliğini artırmaya yardımcı olmaktır. İletişim daha hızlı ve daha kolay olduğunda, çalışanlarınız diğer önemli işlere daha fazla odaklanabilir ve daha fazla zaman harcayabilir. Özel yazılım ile çalışanlarınız en son güncellemelere ve ilgili bilgilere herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda herhangi bir cihazdan kolayca erişebilir.

İsterseniz, e-posta gelen kutuları veya ortak çalışma alanları gibi ortak çalışma araçlarını da platformunuza dahil ederek personeliniz için yepyeni olanaklar sağlayabilirsiniz. Bütçeniz varsa otomasyon, üretkenliği artırmaya, çalışanlarınıza zaman kazandırmak için rutin görevleri otomatikleştirmeye ve basitleştirmeye yardımcı olmanın başka bir yoludur.

2. Daha İyi Uzaktan Çalışan Deneyimi

Modern iş yeri, özellikle COVID-19 salgını sayesinde artan uzaktan çalışma eğilimiyle birlikte tam bir dijital dönüşüm gerektiriyor. Ancak pandemi hafiflemeye ve işletmeler kapılarını bir kez daha açmaya başlayınca, çoğu kuruluş artık geleneksel ofis ve uzaktan çalışmanın bir kombinasyonu olan hibrit bir kurulum kullanıyor.

Her iki durumda da, özellikle hibrit bir iş yeri olan işletmeler için sorunsuz iç iletişim çok önemlidir. Özelleştirilmiş bir iletişim aracı, üretkenliğinizi artırmanıza ve aynı zamanda mevcut süreçleri düzenlemenize yardımcı olabilir.

3. Daha Kolaylaştırılmış Süreçler

Kurumsal iletişim genellikle farklı amaçlar için birkaç kanal içerir. Bu, iletişim siloları oluşturabilir ve çalışanların bağlantısının kesilmesine neden olabilir. Özel bir dahili iletişim platformu oluşturarak, süreçleri kolaylaştırırken farklı platformlar ve uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak birleşik bir iletişim oluşturabilirsiniz.

Sonuç olarak, çalışanlarınız gerekli veri ve bilgileri aramak için daha az zaman harcayabilir. Bunun yerine, mevcut tüm temel içeriği tek bir yerden alabilirler.

Ayrıca Okuyun: Bir Kişisel Yaralanma Davasında Hasarı Kurtarmak İçin 7 Adım

4. Açık ve Şeffaf Bir Kurum Kültürünü Destekleyin

Dahili kurumsal iletişim için özel bir platform, fikir ve fikirleri paylaşmak için açık ve samimi bir kültür yaratmanın yanı sıra iş arkadaşlarınızı tanımanıza ve güveni ve dostluğu artırmanıza yardımcı olur.

Doğru bir şekilde geliştirildiğinde, bir iş iletişim platformu aynı zamanda kurum kültürünüzü yaymak ve tanıtmak için bir yer olabilir. Duyurular yayınlamanıza, kurumsal fotoğrafları paylaşmanıza, çevrimiçi atölye çalışmaları ve sanal etkinlikler düzenlemenize veya personelinizi onurlandırmanıza olanak tanıyabilir; bunların tümü işyerlerinde memnuniyeti, motivasyonu ve kapsayıcılığı artırabilir.

İş İletişim Platformu Nasıl Oluşturulur

1. Deneyimli Bir Yazılım Geliştirme Firması Seçin

Sıkı bir yazılım geliştirme geçmişine sahip bir programcı değilseniz, iletişim platformunuzu geliştirmek, bir iletişim platformu oluşturmak için bir yazılım geliştirme firmasını kiralamanız veya dışarıdan temin etmeniz gerektiği anlamına gelir.

İletişim yazılımınızı oluşturmaktan sorumlu kişi olarak, yeterli bilgiye sahip birini istiyorsunuz. Geçmiş projeleri ve ihtiyacınız olan çözümü oluşturma konusunda deneyime sahip olup olmadıklarını sormayı düşünün. Performanslarını kontrol edin ve hizmetleriyle ilgili incelemeleri ve referansları okuyun.

En iyi yazılım geliştirme firması, şirketiniz için özelleştirilmiş bir iletişim platformu geliştirmek için gereken doğru araçlara ve kaynaklara da sahip olmalıdır. Güvenli ve ölçeklenebilir yazılım ürünleri oluşturmak için en son ve gelişen teknolojileri kullanıyor olmalıdırlar.

Ayrıca, yazılım geliştirmenin tamamlanması aylar alabilir. Bu, aylarca bir geliştirme firmasıyla çalışacağınız anlamına gelir. Yani kesintisiz ve şeffaf iletişimi olan ve projenin kilometre taşları hakkında sizi sürekli güncelleyen bir şirket istiyorsunuz.

Ayrıca Okuyun: Bir Kişisel Yaralanma Davasında Avukatın Rolünü Anlamak

2. Araştırmanızı Yapın

Ortak olmak için doğru geliştirmeyi bulduğunuzda, onlarla araştırma yapmaya başlayabilirsiniz. Her projede olduğu gibi, iş iletişimi platformu geliştirmeye kapsamlı bir planlama ile başlamanız gerekir. Siz ve geliştiriciniz, pazar durumunu ve iklimi kapsamlı bir şekilde araştırmalısınız. Geliştirme şirketinizin kullandığı yazılım geliştirme yaşam döngüsüne bağlı olarak süreç değişecektir.

Genel olarak, kurumsal iletişim yazılımı pazarını araştırmak, şu temel soruları yanıtlamanızı gerektirir:

Bir İletişim Platformu İçin İşletmenizin İhtiyaçları Nelerdir?

Özel bir iş iletişimi platformu, onu iş ihtiyaçlarınıza göre mükemmel bir şekilde uyarlamanıza olanak tanır. Şimdi soru şu: Bu ihtiyaçlar nelerdir?

İş ihtiyaçlarınızı anlamak için kim, ne ve nasıl olduğunu düşünün.

Yazılımı kim kullanacak? Belirli departmanlar için mi yoksa şirket çapında bir çözüm mü? Çalışanlarınız bunu nasıl kullanacak? Bağlantıda kalmak ve şirket haberlerini paylaşmak için basit bir grup sohbet uygulamasına ihtiyaçları var mı? Birkaç belirli departmanın fikir ve bilgilere erişmesi ve bunları paylaşması için bir proje yönetimi veya işbirliği aracına mı ihtiyacınız var? Belki de üst yöneticileriniz ve yönetim kurulu üyeleriniz için bir iletişim çözümü gibi özel bir şeye ihtiyacınız var? Ya da belki hepsini istiyorsun?

Bir Web Çözümüne, Mobil Uygulamaya veya Her İkisine mi İhtiyacınız Var?

İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra, yalnızca web/mobil bir çözüm seçip seçmemeye veya iş iletişimini etkinleştirmek için her ikisini de kapsamayı planlamaya karar vermeniz gerekir.

Genel olarak geleneksel ofis, masaüstü bilgisayarlar ve dizüstü bilgisayarlardan oluşur. Bu nedenle, işletmeler için çoğu dijital iletişim çözümü genellikle web tabanlıdır. Bununla birlikte, uzaktan çalışmanın artan popülaritesi ile mobil öncelikli uygulamalar da önemli ölçüde arttı.

Çoğu durumda, bugünlerde web tabanlı bir platform bile mobil uyumlu olmalıdır. Ancak, her ikisini de (bütçeniz olması koşuluyla) geliştirmek en iyisidir, bu da hibrit bir işyerine hitap etmenize olanak tanır.

Başarı KPI'larınız Nelerdir?

Net başarı KPI'ları belirlemek, onlara ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz en iyi özellikleri daha iyi anlamanızı sağlar. Ayarlamanız gereken metriklerin tam listesi, iş gereksinimlerinize bağlı olacaktır. Ancak, genel olarak, etkili bir iş iletişimi platformunun başarı KPI'ları şunları içerebilir:

Ayrıca Okuyun: Ünlüler ve Kumarla İlgili Beklenmedik Hikayeleri!

1. Etkileşim Metriği

Bu, çalışanların platformla nasıl etkileşime gireceğini ve kurumsal ve sosyal iletişim faaliyetlerine nasıl dahil olacağını ifade eder. Örneğin, açma, yanıtlama, tıklama ve diğer ilgili metrikleri içerebilir.

2. Davranış Metriği

Bu, çözümün çalışanların davranışlarını, tutumlarını ve görüşlerini nasıl etkilediğini ifade eder. Bu, memnuniyet ve güven düzeyini, ortalama yanıt oranını ve daha fazlasını içerebilir.

3. Verimlilik Metriği

Bu, platformun şirket içindeki üretkenliği ve çalışanları nasıl artırdığını ifade eder. Bazı örnekler, gelişmiş dahili iletişim sayesinde ne kadar zaman kazanıldığını veya iletişim ve işbirliğinin ne kadar hızlı gittiğini içerebilir.

Araştırma aşamasında daha fazla sorunun ortaya çıkacağını unutmayın. Çoğu geliştirme firması, geliştirmenin ilk aşamasında bir proje hakkında bilinmesi gereken her şeyi özetlemenize yardımcı olabilir. Bu nedenle, seçtiğiniz geliştirme şirketiyle seçeneklerinizi ve ihtiyaçlarınızı tartışmak için zaman ayırın.

3. Merkezi Bir Merkez Oluşturun

Herhangi bir etkili iç iletişim aracı, işbirliği ve iletişim ihtiyaçlarınız için temel olarak hizmet veren merkezi bir merkez gerektirir.

Bu durumda, bir intranet kullanmayı düşünün. Mevcut tüm sistemleri entegre ederek çalışanlarınız için merkezi bir dijital iş yeri merkezi görevi görür. Ayrıca yönetici personelinizin iletişimi ve içeriği yönetmesini kolaylaştırırken diğer çalışanlarınızın gerekli bilgileri bulmasını ve birbirleriyle bağlantı kurmasını kolaylaştırır.

Tüm işbirliği ve iletişimin başlayabileceği bir yer sağlar ve kullanıcıların kişisel, yerel ve küresel olmak üzere üç farklı düzeyde bağlantı kurmasına olanak tanır.

Genel olarak yazılım geliştirmeniz, iletişim platformu geliştirmenize paralel olarak şirketinizin intranetini kurmanıza yardımcı olabilir.

4. İhtiyacınız Olan Özellikleri Düşünün

İletişim platformunuzu geliştirmenin şirketinizin ihtiyaçlarını mükemmel bir şekilde karşılamanıza olanak tanıdığından daha önce bahsetmiştik. Böylece işlevselliği de özelleştirilebilir. Bu, potansiyel özelliklerin listesini oldukça büyütür.

Ayrıca Okuyun: İçerik Pazarlama Yatırım Getirisi: Hangi Yöntemler Ödül Getirir?

Aşağıda, bir iç iletişim platformunun en yaygın özelliklerinden bazıları verilmiştir. Ne kadar çok özelliğe sahip olursanız, yazılım geliştirme maliyetinin o kadar yüksek olacağını unutmayın.

1. İlk Katılım

Yerleştirmenin ardındaki fikir, ana özelliklerin ne olduğunu ve nasıl kullanılacağını göstererek kullanıcılara rehberlik etmektir. Bir iletişim platformu oluştururken, kısa bir tanıtım videosu veya platform ve temel özelliklerinin birkaç ekran görüntüsü gibi farklı şekillerde bir katılım sürecini uygulayabilirsiniz.

2. Profiller

İç iletişim şeffaflık üzerine kuruludur. Böylece çalışanlarınızın giriş yapabilmelerini ve kendilerini tanıtabilmelerini istiyorsunuz. Kayıt işlemi, kullanıcıların e-postalarını veya telefon numaralarını sağlayabileceği diğer uygulamalardan farklı olmamalıdır. Veya yöneticilerinizin çalışan profilleri oluşturmasına izin vermeyi seçebilirsiniz. Profilleri, fotoğraf, isim, departman, pozisyon, iletişim bilgileri ve hobiler gibi iş dışı bilgiler gibi çalışan ilişkilerini geliştirmede faydalı olabilecek gerekli bilgileri içermelidir.

3. Yem

Duyurular, başarılar, mevcut projeler, kurumsal yaşam güncellemeleri ve daha fazlası gibi tüm bilgilerin yayınlanacağı yer burasıdır. Herkesin görebilmesi için önemli duyuruları sabitlemenize olanak tanıyan bir işlev eklemelisiniz. Ayrıca, çalışanların gönderileri alaka düzeyine göre sıralayabilmeleri için bir filtreleme sistemi de ekleyebilirsiniz.

4. Kütüphane

Çalışanlar için en önemli iletişim konularından biri doğru dosyaları bulmaktır. Paylaşılan dosyalardan oluşan bir kitaplığa sahip olmak, çalışanlarınızın her şeyi tek bir yerde depolamasına ve ihtiyaç duyduklarında bunlara erişmesine yardımcı olabilir.

5. Gruplar

Bu özellik, belirli departmanların takıma özel bilgileri paylaşmak üzere özel bir grup oluşturmasına yardımcı olmak için gereklidir. Duyurular ve diğer bilgiler, yalnızca grup üyelerinin görebileceği ve erişebileceği şekilde yayınlanabilir.

6. Sohbet ve Görüntülü Görüşme

Anında mesajlaşma ve görüntülü arama işlevi, herhangi bir modern iş iletişimi platformu için bir zorunluluktur. Kullanıcılar arasında doğrudan mesajlaşma özelliklerine sahip olmak çok önemlidir. Görüntülü arama özelliği, uzaktaki ekiplerin sanal toplantılar ve konferanslar düzenlemesine de olanak tanır.

7. Dosya Paylaşımı

Bu, tüm iş iletişimi için gereklidir. İş gereksinimlerinize bağlı olarak, bir dosya türünü paylaşmak yeterli olabilir, ancak platformunuzun birden fazla dosya türünü destekleyebilmesi daha iyidir.

8. Bildirimler

Uygulama arka planda çalışırken çalışanların önemli mesajları veya duyuruları kaçırmamasını sağlamak için bildirimler gereklidir.

9. Yönetici Kontrolleri

Yönetici kontrolü önemli bir güvenlik özelliğidir. Dahili iletişimi izleyen, çalışan ekleyip çıkaran, erişim düzeylerini değiştiren ve daha fazlasını yapan bir yönetici atamanıza olanak tanır.

10. Entegrasyonlar

Üçüncü taraf uygulamaları ekleyebilme ve entegre edebilme seçeneği, mevcut çözümünüzle sorunsuz bir uyum sağlar. Ayrıca maliyetlerden tasarruf etmenize yardımcı olur. Örneğin, işbirliğine dayalı belge düzenleme için bir özellik geliştirmek yerine, Dropbox veya Office 365 gibi halihazırda kullandığınız mevcut hizmetleri entegre edebilirsiniz.

Ayrıca Okuyun: Neden İşletme ve Yönetim Çalışması

5. Bütçe Belirleyin

Bir iş iletişim platformu ucuz değildir. Özel rotaya giderseniz, bütçenizin önemli bir kısmını ayırmanız gerekir. Genel olarak geliştiriciniz, platformunuzu belirlediğiniz bütçeye uyacak şekilde planlamanıza yardımcı olabilir.

Bununla birlikte, iletişim gelişimini etkileyen bazı faktörler şunlardır:

• İhtiyacınız olan uzman türleri (proje yöneticisi, android/iOS geliştiricisi, web geliştiricileri vb.)
• Geliştirme süresi
• İşlevsellik ve özellik
• Tasarım (önceden yapılmış arayüz veya sıfırdan yapılmış)
• Platformlar (web tabanlı veya mobil uygulama)

Götürmek

Sosyal bağlantı değiştikçe iş iletişimi gelişmeye devam ediyor. Bugün, şeffaf ve işbirliğine dayalı bir iş ortamı oluşturmak için özel bir iş iletişimi platformu her zamankinden daha kritik.

Bu nedenle, iş iletişimi yazılımı geliştirme, çalışanlarınıza ihtiyaçları için özel olarak tasarlanmış bir platform sağlamanın yanı sıra mevcut iş akışlarınıza mükemmel şekilde uyan bir platform sağlamak için daha popüler hale geliyor - önceden hazırlanmış çözümlerin pek sunamayacağı bir şey.

Özelleştirilmiş bir şirket içi iletişim aracıyla işletmeniz, özellikle artan genel üretkenlik gibi sayısız avantajdan yararlanabilir. Ve üretken çalışanları olan bir işletme başarılı bir organizasyondur.