Bir İş İletişim Platformu Oluşturmanın 5 Adımı

İyi iç iletişim, herhangi bir işletmenin başarısı için kritik bir unsurdur. Aslında bir araştırma, modern bir işyerinde çalışanların zamanlarının yaklaşık %80'ini işbirlikçi faaliyetlere harcadıklarını göstermiştir. Bu modern iş dünyasında, dijital iletişim araçları bu etkileşimleri en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır.

İlgili Yazı: Teknoloji İş İletişimini Nasıl Değiştirdi?

Ne yazık ki, çoğu işletme parçalanmış, bağlantısız şirket içi platformlardan muzdariptir. 5-10 çalışanı olan küçük bir girişim, e-posta veya sosyal medya uygulamaları gibi normal habercilerle iyi çalışabilir. Bununla birlikte, yeni çalışanlar işe aldıkça ve daha dallanmış bir yapı oluşturdukça, mevcut süreçlerinize sorunsuz bir şekilde dahil olan ve çalışanlarınızın gereksinimlerine göre özel olarak oluşturulmuş özel bir dahili iletişim platformuna ihtiyacınız olacak.

Ek olarak, iletişim platformunuza dahil edebileceğiniz ve müşterileriniz ve müşterilerinizle sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmanıza olanak tanıyan bir arama çözümü gibi bir çözüm istiyorsunuz. İlgileniyorsanız, Call Cowboy'un sattığı 1800 numaraya bir göz atın.

Bu kapsamlı kılavuzla, özel bir iş iletişimi aracının avantajlarından ve sıfırdan nasıl bir araç oluşturmanız gerektiğinden bahsedeceğiz.

Dahili İş İletişimi Platformunun Faydaları

İletişim aracınızı oluşturmak, işletmenize çeşitli şekillerde yardımcı olabilir. Özelleştirilmiş dahili iş iletişimi yazılımının faydalarından bazıları şunlardır:

1. Verimlilik Artışı

Bir işletmenin kurumsal iletişim platformu geliştirmesinin temel nedeni çalışan verimliliğini artırmaya yardımcı olmaktır. İletişim daha hızlı ve daha kolay olduğunda, çalışanlarınız odaklanabilir ve diğer önemli işlere daha fazla zaman ayırabilir. Özel yazılım ile çalışanlarınız en son güncellemelere ve ilgili bilgilere herhangi bir cihazdan her yerden ve her zaman kolayca erişebilir.

İsterseniz, personeliniz için yepyeni olanaklar sağlayan e-posta gelen kutuları veya paylaşılan çalışma alanları gibi ortak çalışma araçlarını da platformunuza dahil edebilirsiniz. Bütçeniz varsa otomasyon, çalışanlarınıza zaman kazandırmak için rutin görevleri otomatikleştirip basitleştirerek üretkenliği artırmanın başka bir yoludur.

2. Daha İyi Uzaktan Çalışan Deneyimi

Modern iş yeri, özellikle şu anda COVID-19 salgını sayesinde artan uzaktan çalışma trendiyle birlikte, tam bir dijital dönüşüm gerektiriyor. Ancak pandemi azalmaya ve işletmeler kapılarını yeniden açmaya başladıkça, çoğu kuruluş artık hibrit bir kurulum kullanıyor; geleneksel ofis ve uzaktan çalışmanın birleşimi.

Her iki durumda da, özellikle hibrit bir iş yeri söz konusu olduğunda, sorunsuz dahili iletişim işletmeler için kritik öneme sahiptir. Özelleştirilmiş bir iletişim aracı, mevcut süreçleri düzene koyarken üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.

3. Daha Kolaylaştırılmış Süreçler

Kurumsal iletişim genellikle farklı amaçlar için birkaç kanal içerir. Bu, iletişim siloları oluşturabilir ve çalışanların bağlantısının kesilmesine neden olabilir. Özel bir dahili iletişim platformu oluşturarak, farklı platformlar ve uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak süreçleri kolaylaştırırken birleşik bir iletişim oluşturabilirsiniz.

Sonuç olarak, çalışanlarınız gerekli verileri ve bilgileri aramak için daha az zaman harcayabilir. Bunun yerine, mevcut tüm temel içeriği tek bir yerden alabilirler.

Ayrıca Okuyun: Bir Kişisel Yaralanma Davasında Zararları Tazmin Etmek İçin 7 Adım

4. Açık ve Şeffaf Bir Kurum Kültürü Teşvik Edin

Dahili kurumsal iletişim için özel bir platform, fikir ve fikirleri paylaşmak için açık ve arkadaşça bir kültür yaratmanın yanı sıra iş arkadaşlarınızı tanımanıza ve güven ve dostluğu artırmanıza yardımcı olur.

Düzgün bir şekilde geliştirildiğinde, bir iş iletişimi platformu, kurum kültürünüzü yaymak ve tanıtmak için de bir yer olabilir. Duyurular yayınlamanıza, kurumsal fotoğraflar paylaşmanıza, çevrimiçi atölyeler ve sanal etkinlikler düzenlemenize veya personelinizi onurlandırmanıza olanak sağlayabilir; bunların tümü iş yerlerinde memnuniyeti, motivasyonu ve kapsayıcılığı artırabilir.

Bir İş İletişim Platformu Nasıl Oluşturulur

1. Deneyimli Bir Yazılım Geliştirme Firması Seçin

Sıkı bir yazılım geliştirme geçmişine sahip bir programcı değilseniz, iletişim platformunuzu geliştirmek, bir iletişim platformu oluşturmak için bir yazılım geliştirme firmasıyla çalışmanız veya dışarıdan hizmet almanız gerektiği anlamına gelir.

İletişim yazılımınızı oluşturmaktan sorumlu kişi olarak, yeterli bilgiye sahip birini istiyorsunuz. Geçmiş projeleri ve ihtiyacınız olan çözümü oluşturma konusunda deneyime sahip olup olmadıklarını sormayı düşünün. Geçmiş performanslarını kontrol edin ve hizmetleriyle ilgili incelemeleri ve referansları okuyun.

En iyi yazılım geliştirme firması, şirketiniz için özelleştirilmiş bir iletişim platformu geliştirmek için gereken sağlam araçlara ve kaynaklara sahip olmalıdır. Örneğin Airdev, güvenli ve ölçeklenebilir yazılım ürünleri oluşturmaya yardımcı olmak için balon geliştirme gibi en son teknolojileri ve programlama dillerini kullanır.

Ayrıca, yazılım geliştirmenin tamamlanması aylar alabilir. Dolayısıyla, kesintisiz ve şeffaf iletişime sahip olan ve projenin ilerleyişi hakkında sizi sürekli güncelleyen bir şirket istiyorsunuz.

Ayrıca Okuyun: Kişisel Yaralanma Davasında Avukatın Rolünü Anlamak

2. Araştırmanızı Yapın

Ortak olmak için doğru geliştirmeyi bulduğunuzda, onlarla araştırma yapmaya başlayabilirsiniz. Her projede olduğu gibi, iş iletişimi platformu geliştirmeye kapsamlı bir planlama ile başlamanız gerekir. Siz ve geliştiriciniz, pazar durumunu ve iklimi kapsamlı bir şekilde araştırmalısınız. Geliştirme şirketinizin kullandığı yazılım geliştirme yaşam döngüsüne bağlı olarak süreç değişiklik gösterecektir.

Bununla birlikte, genel olarak, kurumsal iletişim yazılımı pazarını araştırmak, şu temel soruları yanıtlamanızı gerektirir:

Bir İletişim Platformu İçin İşletmenizin İhtiyaçları Nelerdir?

Özel bir iş iletişimi platformu, onu iş ihtiyaçlarınıza göre mükemmel bir şekilde uyarlamanıza olanak tanır. Peki, şimdi soru şu: Bu ihtiyaçlar neler?

İş ihtiyaçlarınızı anlamak için kim, ne ve nasıl sorularını dikkate alın.

Yazılımı kim kullanacak? Belirli departmanlar için mi yoksa şirket çapında bir çözüm mü? Çalışanlarınız bunu nasıl kullanacak? Bağlantıda kalmak ve şirket haberlerini paylaşmak için basit bir grup sohbeti uygulamasına mı ihtiyaçları var? Fikirlere ve bilgilere erişmek ve paylaşmak için birkaç belirli departman için bir proje yönetimi veya işbirliği aracına mı ihtiyacınız var? Belki de üst düzey yöneticileriniz ve yönetim kurulu üyeleriniz için bir iletişim çözümü gibi özel bir şeye ihtiyacınız var? Ya da belki hepsini istiyorsun?

Bir Web Çözümüne, Mobil Uygulamaya veya Her İkisine de mi İhtiyacınız Var?

İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra, yalnızca web/mobil çözümü seçmeye veya iş iletişimini mümkün kılmak için her ikisini de kapsamaya karar vermeniz gerekir.

Genel olarak, geleneksel ofis masaüstü bilgisayarlardan ve dizüstü bilgisayarlardan oluşur. Bu nedenle, işletmeler için çoğu dijital iletişim çözümü genellikle web tabanlıdır. Bununla birlikte, uzaktan çalışmanın artan popülaritesi ile mobil öncelikli uygulamalar da önemli ölçüde arttı.

Çoğu durumda, bugünlerde web tabanlı bir platform bile mobil uyumlu olmalıdır. Ancak, hibrit bir işyerine hitap etmenize izin verecek şekilde (bütçeniz olması koşuluyla) her ikisini de geliştirmek en iyisidir.

Başarı KPI'larınız Nelerdir?

Net başarı KPI'ları belirlemek, onlara ulaşmak için ihtiyacınız olan en iyi özellikleri daha iyi anlamanıza olanak tanır. Ayarlamanız gereken metriklerin tam listesi iş gereksinimlerinize bağlı olacaktır. Bununla birlikte, genel olarak, etkili bir iş iletişimi platformunun başarı KPI'ları şunları içerebilir:

Ayrıca Okuyun: Ünlüler ve Kumarla İlgili Beklenmedik Hikayeleri!

1. Etkileşim Metrik

Bu, çalışanların platformla nasıl etkileşime gireceğini ve kurumsal ve sosyal iletişim faaliyetlerinde bulunacağını ifade eder. Örneğin, açma, yanıtlama, tıklama ve diğer ilgili metrikleri içerebilir.

2. Davranışsal Metrik

Bu, çözümün çalışanların davranışlarını, tutumlarını ve görüşlerini nasıl etkilediğini ifade eder. Bu, memnuniyet ve güven düzeyini, ortalama yanıt oranını ve daha fazlasını içerebilir.

3. Verimlilik Metrik

Bu, platformun şirket içindeki üretkenliği ve çalışanları nasıl artırdığını ifade eder. Bazı örnekler, geliştirilmiş iç iletişim sayesinde ne kadar zaman kazanıldığını veya iletişim ve işbirliğinin ne kadar hızlı ilerlediğini içerebilir.

Araştırma aşamasında daha fazla sorunun ortaya çıkacağını unutmayın. Çoğu geliştirme firması, geliştirmenin ilk aşamasında bir proje hakkında bilinmesi gereken her şeyi özetlemenize yardımcı olabilir. Bu nedenle, seçtiğiniz geliştirme şirketiyle seçeneklerinizi ve ihtiyaçlarınızı tartışmak için zaman ayırın.

3. Merkezi Bir Hub Kurun

Herhangi bir etkili dahili iletişim aracı, işbirliği ve iletişim ihtiyaçlarınız için temel görevi gören merkezi bir merkez gerektirir.

Bu durumda, bir intranet kullanmayı düşünün. Tüm mevcut sistemleri entegre ederek çalışanlarınız için merkezi bir dijital iş yeri merkezi görevi görür. Ayrıca yönetici personelinizin iletişimi ve içeriği yönetmesini kolaylaştırırken diğer çalışanlarınızın gerekli bilgileri bulmasını ve birbirleriyle bağlantı kurmasını kolaylaştırır.

Tüm işbirliği ve iletişimin başlayabileceği bir yer sağlar ve kullanıcıların kişisel, yerel ve küresel olmak üzere üç farklı düzeyde bağlantı kurmasına olanak tanır.

Genel olarak, yazılım geliştirmeniz, iletişim platformu geliştirmenize paralel olarak şirketinizin intranetini kurmanıza yardımcı olabilir.

4. İhtiyacınız Olan Özellikleri Düşünün

İletişim platformunuzu geliştirmenin, şirketinizin ihtiyaçlarını mükemmel bir şekilde karşılamanızı sağladığından daha önce bahsetmiştik. Böylece, işlevselliği de uyarlanabilir. Bu, potansiyel özelliklerin listesini oldukça geniş hale getirir.

Ayrıca Okuyun: İçerik Pazarlama ROI: Hangi Yöntemler Ödül Kazandırır?

Aşağıda, bir dahili iletişim platformunun en yaygın özelliklerinden bazıları verilmiştir. Ne kadar çok özelliğe sahipseniz, yazılım geliştirme maliyetinin o kadar yüksek olacağını unutmayın.

1. Katılım

Katılımın ardındaki fikir, kullanıcılara rehberlik ederek ana özelliklerin neler olduğunu ve bunların nasıl kullanılacağını göstermektir. Bir iletişim platformu oluştururken, kısa bir tanıtım videosu veya platformun ve temel özelliklerinin birkaç ekran görüntüsü gibi farklı şekillerde bir katılım süreci uygulayabilirsiniz.

2. Profiller

Kurum içi iletişim şeffaflığa dayalıdır. Böylece, çalışanlarınızın giriş yapabilmelerini ve kendilerini tanıtabilmelerini istiyorsunuz. Kayıt işlemi, kullanıcıların e-posta veya telefon numaralarını sağlayabilecekleri diğer uygulamalardan farklı olmamalıdır. Veya yöneticilerinizin çalışan profilleri oluşturmasına izin verebilirsiniz. Profillerinde fotoğraf, isim, departman, pozisyon, iletişim bilgileri gibi gerekli bilgiler ve hobiler gibi iş dışı bilgiler bulunmalıdır ki bu, çalışan ilişkilerini geliştirmeye yardımcı olabilir.

3. Yem

Duyurular, başarılar, güncel projeler, kurumsal yaşam güncellemeleri ve daha fazlası gibi tüm bilgilerin yayınlanacağı yer burasıdır. Önemli duyuruları herkesin görebilmesi için sabitlemenize olanak tanıyan bir işlevsellik eklemelisiniz. Çalışanların gönderileri alaka düzeyine göre sıralayabilmesi için bir filtreleme sistemi de ekleyebilirsiniz.

4. Kütüphane

Çalışanlar için en önemli iletişim sorunlarından biri doğru dosyaları bulmaktır. Paylaşılan dosyalardan oluşan bir kitaplığa sahip olmak, çalışanlarınızın her şeyi tek bir yerde depolamasına ve ihtiyaç duyduklarında erişmesine yardımcı olabilir.

5. Gruplar

Bu özellik, belirli departmanların ekibe özel bilgileri paylaşmak üzere ayrılmış bir grup oluşturmasına yardımcı olmak için gereklidir. Duyurular ve diğer bilgiler sadece grup üyelerinin görebileceği ve erişebileceği şekilde yayınlanabilir.

6. Sohbet ve Görüntülü Arama

Anında mesajlaşma ve görüntülü arama işlevi, herhangi bir modern iş iletişimi platformu için bir zorunluluktur. Kullanıcılar arasında doğrudan mesajlaşma özelliklerine sahip olmak çok önemlidir. Görüntülü görüşme özelliği, uzaktaki ekiplerin sanal toplantılar ve konferanslar düzenlemesine de olanak tanır.

7. Dosya Paylaşımı

Bu, tüm ticari iletişim için gereklidir. İş gereksinimlerinize bağlı olarak, bir dosya türünü paylaşmak yeterli olabilir, ancak platformunuzun birden çok dosya türünü desteklemesi daha iyidir.

8. Bildirimler

Uygulama arka planda çalışırken çalışanların önemli mesajları veya duyuruları kaçırmamasını sağlamak için bildirimler gereklidir.

9. Yönetici Kontrolleri

Yönetici kontrolü önemli bir güvenlik özelliğidir. Dahili iletişimi izleyen, çalışan ekleyen veya kaldıran, erişim düzeylerini değiştiren ve daha fazlasını yapan bir yönetici atamanıza olanak tanır.

10. Entegrasyonlar

Üçüncü taraf uygulamaları ekleyebilme ve entegre edebilme seçeneği, mevcut çözümünüzle kusursuz bir uyum sağlar. Aynı zamanda maliyetlerden tasarruf etmeye de yardımcı olur. Örneğin, ortak belge düzenleme için bir özellik geliştirmek yerine, zaten kullandığınız Dropbox veya Office 365 gibi mevcut hizmetleri kolayca entegre edebilirsiniz.

Ayrıca Okuyun: Neden İşletme ve Yönetim Çalışmalı?

5. Bir Bütçe Belirleyin

Bir iş iletişimi platformu ucuz değildir. Özel rotaya giderseniz, bütçenizden önemli bir miktar ayırmanız gerekir. Genel olarak geliştiriciniz, platformunuzu belirlediğiniz bütçeye uyacak şekilde planlamanıza yardımcı olabilir.

Bununla birlikte, iletişim gelişimini etkileyen bazı faktörler şunlardır:

• İhtiyacınız olan uzman türleri (proje yöneticisi, android/iOS geliştiricisi, web geliştiricileri vb.)
• Geliştirme süresi
• İşlevsellik ve özellik
• Tasarım (önceden hazırlanmış arayüz veya sıfırdan yapılmış)
• Platformlar (web tabanlı veya mobil uygulama)

Götürmek

İş iletişimi, sosyal bağlantı değiştikçe gelişmeye devam ediyor. Bugün, şeffaf ve işbirliğine dayalı bir iş ortamı oluşturmak için özel bir iş iletişimi platformu her zamankinden daha kritik.

Bu nedenle, çalışanlarınıza, onların ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanmış ve mevcut iş akışlarınızla mükemmel bir şekilde eşleşen bir platform sağlamak için iş iletişimi yazılımı geliştirmenin daha popüler hale gelmesinin nedeni budur - önceden hazırlanmış çözümlerin sunamayacağı bir şey.

İşletmeniz, özelleştirilmiş bir dahili kurumsal iletişim aracıyla, özellikle artan genel üretkenlik olmak üzere sayısız avantajdan yararlanabilir. Ve üretken çalışanlara sahip bir işletme, başarılı bir organizasyondur.

İNFOGRAFİKLER