Etkili Bir Çalışan El Kitabı Oluşturmak İçin En İyi 5 Uygulama

Bugün her şirketin, çalışanlarının çalışmalarını ve uygulamalarını yöneten politikaları, kuralları ve prosedürleri olacaktır. Bazı durumlarda, ekibinize bunu yapmaları için neye ihtiyacınız olduğunu söylemeniz yeterli olacaktır. Ancak, bu her zaman işe yaramaz.

Şirketinizin politikalarının sözlü olarak paylaşılması, kafa karışıklığına ve tutarsız uygulamalara yol açabilir. Ekibiniz hakları, sorumlulukları ve sizin beklentileriniz konusunda bilgilendirilmemişse, onların bunlara uymasını bekleyemezsiniz, değil mi?

Ekibiniz için her şeyi erişilebilir ve anlaşılır hale getirmek için bir çalışan el kitabına ihtiyacınız var. Bu makalede, bunun neden önemli olduğunu ve nasıl harika bir tane oluşturabileceğinizi öğreneceksiniz.

Bir Çalışan El Kitabına Sahip Olmak Neden Önemlidir?

İyi bir çalışan el kitabı, çalışanın şirkette verimli bir şekilde çalışması için ihtiyaç duyduğu her şeyi içerecektir. Bu, kural ve düzenlemelerden işleriyle ilgili yasalara ve onlar için belirlenen sosyal normlara kadar her şeyi içerebilir.

İşletme Sektörü, işletmelerin çalışan el kitaplarına ihtiyaç duymasının ana nedenlerini, bunların neler içerdiğine bağlı olarak listeler:

• Şirketin misyonunu, kültürünü ve değerlerini tanımlayın. Bu, çalışanlara iş hedeflerinize nasıl katkıda bulunabileceklerini gösterecek ve misyonunuzu şeffaf tutacaktır.
• Şirketin beklenti ve politikalarını tanımlayın. Şirketinizde çalışan herkes, onlardan beklentileriniz konusunda güncel olmalıdır. Bu, ne zaman ve nerede çalışacaklarından ne tür kurallara sahip olduğunuza kadar her ayrıntıyı içerir.
• Kaynaklarınızı ve desteğinizi açıklayın. Çalışanlar hangi kaynakların mevcut olduğunu ve nereden destek alabileceklerini bilmelidir.
• Şirketin faydalarını listeleyin. Bu, ekibi motive edecek ve işyerinde eşitliği teşvik edecektir.
• Çatışmaları ve riskleri en aza indirin. Son olarak, el kitabı, davalar ve iddialar gibi risklerin yasal koruyucusu olarak hizmet edecektir.

Çalışan El Kitabınız İçin En İyi Uygulamalar

Artık bunun neden önemli olduğunu bildiğinize göre, eyleme geçirilebilir kısma geçelim - harika bir çalışan el kitabı oluşturmanıza yardımcı olacak en iyi uygulamalar.

1. El Kitabınıza Tüm Önemli Öğeleri Dahil Edin

Bir çalışan el kitabı oluşturmak devam eden bir çalışmadır, ancak onun ilk versiyonu sizin için en zorlayıcı olacaktır. Dahil edilecek çok şey var, bu yüzden nereden başlayacağınızı bilmemeniz çok doğal.

El kitabınızı oluşturmaya başladığınızda, onu bir kılavuz yazmak gibi düşünmek yardımcı olur. Fikir, şirketinizde çalışmanın tüm önemli yönlerini dahil etmek, çalışanların sahip olabileceği genel soruları yanıtlamak ve şirketinizin planları konusunda şeffaf olmaktır.

ABD Küçük İşletme İdaresi, bir çalışan el kitabının içermesi gereken şeyleri içeren çok yararlı bir kılavuza sahiptir. Kendi listenize başlamak için bu listeyi kullanmak isteyebilirsiniz:

• çalışma programları
• Tazminat ve çalışanlara sağlanan faydalar
• Genel istihdam bilgileri
• Gizlilik anlaşmaları
• Ayrımcılık karşıtı politikalar ve izin politikaları
• Bilgisayarlar/ teknoloji bölümü
• Şirkette emniyet ve güvenlik
• Davranış açısından standartlar ve beklentiler

Elbette bu, bu el kitaplarına en sık eklenen bazı şeyleri içeren genel bir listedir. Bunun üzerinde durmak zorunda değilsin. El kitabınıza ne eklediğiniz, şirketinize, beklentilerinize ve ekip için sahip olduğunuz görevlere bağlı olacaktır.

Önemli olduğunu düşündüğünüz veya ekibe değer katan her şeyi çalışan el kitabınıza ekleyebilirsiniz.

İlk seferinde doğru yapamayabilirsiniz, ancak unutmayın - çalışan el kitabınızı her zaman düzenleyebilir ve geliştirebilirsiniz. Bu devam eden bir çalışmadır ve ilk taslak en zoru olsa da, daha sonra düzenlemek çok daha kolaydır.

2. Bilgi Paylaşmak için Dahili Blog Kullanın

Çalışan el kitabınızı yayınlayacağınız dahili bir şirket bloguna sahip olmak harika bir fikir olabilir. Bu, çalışanların yönergelere istedikleri zaman ve istedikleri yerden erişmelerini sağlayacaktır. Ayrıca, gerektiğinde el kitabını değiştirmenize ve haberleri ve güncellemeleri tek bir yerde paylaşmanıza olanak tanır.

Yalnızca ekibinizin erişebileceği dahili bir blog , işyerinde iletişimi ve bilgi paylaşımını teşvik etmenin harika bir yoludur. El kitabınız için en doğal, en uygun yer burasıdır.

Blogunuzda bir el kitabı sayfası oluşturabilir ve ekibinizin indirebileceği faydalı kaynaklara, haberlere, dosyalara, bir sorunu çözmek için erişebilecekleri araçlara vs. bağlantı verebilirsiniz. El kitabınızı dijital ve kullanılabilir hale getirmek, herkesin erişebilmesini sağlamanın en iyi yoludur bilgiye - ihtiyaç duyduklarında.

3. Kurallara Ek Çözümler Sunun

Çalışan el kitabının en önemli amacı kurum içi iletişimi kolaylaştırmaktır . Bununla birlikte, el kitabınızın kurumsal donanım ve yazılım kullanımı, oturum açma prosedürleri, ortak kaynaklara erişim vb. gibi işleriyle ilgili teknik sorunları çözmeye yönelik talimatlar içerdiğinden emin olmalısınız.

Pek çok işletme, çalışanlarına sorunları ortaya çıktıklarında nasıl çözeceklerini söylemeden el kitaplarına kurallar ekleme hatasına düşüyor.

Diyelim ki çalışanlarınız yeni bir macOS kurduktan sonra bilgisayar hızlarında sorun yaşıyor. Tek yapmaları gereken, bu sorunu çözmelerine ve cihazı hızlandırmalarına yardımcı olacak Ventura hızlandırma yönergelerini bulmak için el kitabınıza başvurmak.

Bu tür araçlar, değerli BT desteği zamanından tasarruf edilmesine yardımcı olduğu için tüm şirketler, özellikle uzaktan öncelikli işletmeler için hayati önem taşır. Dahası, özellikle şirketinizde işe alındıktan sonraki ilk haftalarda ekibi etkili tutar.

4. İyi Göründüğünden Emin Olun

Çalışan el kitapları önemli bilgiler içerebilir, ancak gerçekçi olalım – onlar gerçek bir ruh hali öldürücüdür! Kurallar ve düzenlemelerle dolu bir el kitabının eğlenceli hiçbir tarafı yoktur.

Ekibiniz bu belgeyi okurken heyecanlanmayacak ve bir parça bilgi bulmak için belgeyi gözden geçirdiklerinde daha da az heyecanlanacaklardır.

Yani, sadece içine ne kattığınız değil, aynı zamanda onu nasıl sunduğunuz da önemlidir. Bunun işe yaramasını istiyorsanız, okuyucular için basit , ilgi çekici ve anlaşılır hale getirmelisiniz.

Basit ve net bir şeyle başlayalım. Sizin için çalışan herkesin yasal bir geçmişi yoksa, eyalet veya federal istihdam yasalarıyla ilgili karmaşık bölümleri anlamazlar. Bu, kelime kelime kopyalayamayacağınız ve onların çözmesini bekleyemeyeceğiniz anlamına gelir. Bunun yerine, hukuk ekibinizdeki birinden durumu daha net ve ilgi çekici hale getirmesini isteyin.

Sonraki, el kitabınızın görünümüdür. Kullandığınız biçimlere çok dikkat edin ve mümkünse parçayı daha çekici kılmak için bazı görseller ekleyin. Bir resim, özellikle bir sorunu çözmeye, bir şeyi yapmaya ya da adım adım bir prosedürü izlemeye ilişkin talimatları paylaşırsanız binlerce kelime anlatabilir.

Bu tür belgelerde görünüm çok önemlidir. İçeriği kolayca taranabilir hale getirmek ve çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları bilgileri hemen bulmalarını sağlamak için bol bol başlık ve alt başlık ekleyin, bol miktarda boşluk kullanın ve mümkün olan her yerde madde işaretleri ekleyin.

Şunu göz önünde bulundurun – bir çalışanın neyi yapıp neyi yapamayacağı konusunda bir sorunu veya şüphesi var. Çalışan el kitabını açmaya karar verirler. Az boşluklu ve kötü biçimli bir belgeyse, ihtiyaç duydukları bilgileri bulmak için sonsuza kadar uğraşırlar. Başlıklarınız ve madde işaretleriniz varsa, bu çok daha kolay olacaktır.

5. Düzenli Olarak Düzenleyin

Bu tek seferlik bir görev değil. Pek çok şirket, aynı el kitabını yıllarca, hatta on yıllarca hiçbir şeyi değiştirmeden kullanıyor. Daha önce işe yarayan şimdi işe yaramayabilir. İşverenler beklentilerini değiştirir, çalışanlar da öyle. Bahsetmiyorum bile, yasalar ve politikalar değişir. Daha önce bir şeyler eklemeyi unutmuş veya istisnalar yapmaya karar vermiş olabilirsiniz.

Çalışan el kitabı, herkesin erişebildiği ve saygı duyması gereken resmi bir belgedir. Bu nedenle, her zaman ilgili, güncel bilgileri içermelidir. Bu, çalışanlarınızın size daha fazla saygı duymasını sağlayacak ve sonu gelmeyen sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Güvende olmak için, el kitabınızın periyodik incelemelerini planlayın. Eklemek istediğiniz değişiklikler olduğunda notlar alın ve bu incelemeler sırasında o notlara geri dönün. El kitabını incelerken, son güncellemeden bu yana değişmiş olabilecek yasalara bakmak için zaman ayırın. Kanunlar sürekli değişir, bu nedenle hata yapmaktan ve maliyetli davalardan kaçınmak için hukuk ekibinize danışmak isteyebilirsiniz.

Son düşünceler

Halihazırda bir çalışan el kitabınız var mı? Varsa, bu listedeki her şeye sahip mi? İçinde ilgili bilgilere sahip misiniz ve güncel tutuyor musunuz?

Bu ipuçlarını tekrar gözden geçirin ve el kitabınızda neyin eksik olduğunu bulun. Bununla mümkün olan en kısa sürede ilgilenin ve ihtiyaç duyduklarında ekibinizin kullanımına sunulduğundan emin olun.