İş Süreçleri Otomasyonunda Yapılması ve Yapılmaması Gereken 4 Şey\u00a0

İş süreçlerinizde zamandan tasarruf etmenin ve verimliliği artırmanın yollarını mı arıyorsunuz? Öyleyse, henüz belirli görevleri otomatikleştirmeye baktınız mı? İş süreci otomasyonu harika bir araç olabilir.

İş süreci otomasyonu (BPA), kurumsal görevleri ve süreçleri otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılmasıdır. Müşteri hizmetlerini kolaylaştırmak ve daha verimli iş akışı süreçleri oluşturmak için kullanılabilir. Bilgisayarların bir işin veya sürecin belirli yönlerini devralmasını sağlar, böylece el emeğine dayanmadan hızlı ve doğru bir şekilde tamamlanabilir. BPA, sıradan görevleri otomatikleştirerek, işletmede başka bir yere tahsis edilebilecek kaynakları serbest bırakır.

Otomasyon, günümüzde işletmeler için mevcut olan en güçlü araçlardan biridir. Operasyonları kolaylaştırmaya, maliyetleri düşürmeye ve müşteri hizmetlerini iyileştirmeye yardımcı olabilir. Yine de işletme sahipleri, bundan en iyi şekilde yararlanmak için iş süreci otomasyonunda yapılması ve yapılmaması gerekenleri anlamalıdır.

Başarılı iş süreci otomasyonunun temel bileşenlerinden biri karar yönetimi yazılımıdır . İşletmelerin, sürekli değişen bir pazarda rekabetçi kalmalarına yardımcı olmada paha biçilmez olabilecek veriye dayalı içgörülere dayalı olarak hızlı ve doğru kararlar almalarına olanak tanır. BPA'yı uygularken, etkili ve başarılı bir şekilde kullanıldığından emin olmak için bazı yapılması ve yapılmaması gerekenlere uyulmalıdır.

doz

• Uzun, Tekrarlayan Görevleri Otomatikleştirin

Uzun ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek, iş süreci otomasyonunun başlıca faydalarından biridir. Bir işletme bu tür işlevleri yerine getirmek için teknolojiyi kullandığında zamandan ve paradan tasarruf edebilir ve hata olasılığını azaltabilir.

Yinelenen görevlerin otomatikleştirilmesi, çalışanların daha karmaşık ve stratejik görevlere odaklanmalarını sağlayarak üretkenliğin ve iş memnuniyetinin artmasına yol açar. Otomatikleştirilebilen işlevlerden bazıları veri girişi, belge yönetimi ve zamanlamayı içerir. Unutmayın, tüm görevler otomasyona uygun değildir. Bu nedenle, otomasyonun size fayda sağlayıp sağlamayacağını belirlemek için her süreci değerlendirmelisiniz.

• Otomasyonu İnsan Denetimiyle Birleştirin

Otomasyonun tekrar eden ve zaman alan görevlerin üstesinden geleceğine şüphe yok. Ancak, bazı işlevler insan uzmanlığı ve muhakeme gerektirir. İşletmeler, temel süreçlerin doğru ve verimli bir şekilde ele alınmasını sağlamak için otomasyonu insan denetimiyle birleştirebilir.

Ayrıca birleştirme, monoton görevleri ortadan kaldırarak ve daha karmaşık işlere odaklanmalarını sağlayarak ekip üyelerinin üretkenliğini ve memnuniyetini artırabilir. İnsan denetimi gerektirip gerektirmediğini ve en iyi sonuçları elde etmek için en iyi şekilde nasıl uygulanacağını belirlemek için her süreci değerlendirmelisiniz.

• Etki ve Fizibiliteye Dayalı Otomasyon Süreçlerini Önceliklendirin

Şirketler, etkilerine ve fizibilitelerine göre otomasyon süreçlerine öncelik vermelidir. Bu, iş için kritik olan, önemli miktarda zaman ve kaynak tüketen ve kolayca otomatikleştirilebilen stratejileri belirlemek anlamına gelir. Bu yaklaşım, otomasyonun başarılı bir şekilde uygulanmasını ve işletmenin zaman içinde otomasyonun tüm faydalarını gerçekleştirmesini sağlamaya yardımcı olabilir.

İşletmeler, iş etkisi yüksek, teknik olarak uygulanabilir ve iyi bir yatırım getirisi olan süreçlere odaklanarak, otomasyonun stratejik ve uygun maliyetli bir şekilde uygulanmasını sağlayabilir.

• Manuel İşlemleri Kademeli Olarak Ortadan Kaldırın

Tüm süreçleri aynı anda otomatikleştirmek bunaltıcı ve yönetimi zor olabilir. Sonuç olarak, manuel süreçleri kademeli olarak ortadan kaldırmak istiyorsunuz. İşletmeler bunu yaparak, otomasyonun başarılı bir şekilde uygulanmasını ve çalışanların değişikliklere uyum sağlamak için zamana sahip olmasını sağlayabilir.

En fazla etkiye sahip olacak ve kolayca otomatikleştirilebilecek basit süreçlerle başlayın. Bu süreçler otomatikleştirildikten sonra, işletmeler daha karmaşık işlemlere geçebilir. Bu yaklaşım, şirketlerin otomasyonun faydalarını erkenden görmelerini sağlar. Ayrıca, otomasyon projesi için destek oluşturulmasına yardımcı olabilir.

Yapılmayacaklar

• Hatasız Sonuçlar Beklemeyin

İş süreci otomasyonundan hatasız sonuçlar beklemek gerçekçi değildir. Diğer sistemler gibi otomatik sistemler de hata yapabilir. Bu nedenle, bunları ele almak için bir planınız olmalıdır. Otomatik sistemler, yazılım hataları, yanlış veri girişi veya süreçteki beklenmedik değişiklikler nedeniyle hatalar yapabilir.

İşletmeler, hataları meydana geldikçe tespit etmek ve ele almak için otomatikleştirilmiş süreci izleme ve test etme sistemlerine sahip olmalıdır . Bu, doğruluğunu sağlamak için otomatik prosedürün rastgele bir örneğini bir insan tarafından gözden geçirmeyi veya hata modellerini belirlemek için veri analitiğini kullanmayı içerebilir.

• Otomasyona Aşırı Bağımlı Olmayın

İşletmeler otomasyona aşırı güvenmemelidir. Otomasyon önemli faydalar sağlayabilirken, belirli görevlerin insan uzmanlığı ve muhakeme gerektirdiğini kabul etmelisiniz. İşletmeler, otomasyona aşırı güvenerek esnek olmayabilir ve beklenmeyen değişikliklere yanıt veremez hale gelebilir.

Şirketler, otomasyona aşırı güvenmekten kaçınmak için hibrit bir otomasyon yaklaşımını insan denetimiyle birleştirmelidir. Bu yaklaşım, çalışanların becerilerini ve yargılarını kullanmalarına izin verirken temel süreçlerin doğru ve verimli bir şekilde ele alınmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

• Yatırım getirisi konusunda gerçekçi olmayan beklentiler belirlemeyin

Önemli faydalar sağlayan otomasyona rağmen, potansiyel yatırım getirisi hakkında gerçekçi beklentilere sahip olmak yine de önemlidir. Otomasyonun yatırım getirisinin hemen olmayabileceğini ve tasarrufların gerçekleşmesinin zaman alabileceğini bilmelisiniz.

Şirketler ayrıca teknoloji, uygulama ve bakım maliyeti dahil olmak üzere otomasyonla ilgili tüm maliyetleri dikkate almalıdır. Bu maliyetler ROI hesaplamalarına dahil edilmelidir.

İşletmeler, otomasyonun yatırım getirisi hakkında gerçekçi beklentilere sahip olarak, otomasyon projesi hakkında bilinçli kararlar aldıklarından ve projenin başarısını zaman içinde ölçebildiklerinden emin olabilirler.

• Diğer Çözümleri Reddetmeyin

İş otomasyonu , verimliliği artırmak ve hataları azaltmak için güçlü bir araç olabilse de, bir süreci otomatikleştirmeden önce diğer çözümleri değerlendirmek çok önemlidir. Otomasyon, tekrarlanan ve zaman alan görevlerin üstesinden gelebilirken, diğer çözümler daha uygun maliyetli veya verimli olabilir. Örneğin, gecikmelere neden olan bir süreç, otomasyon yerine sürecin yeniden tasarlanması veya optimizasyonu yoluyla çözülebilir. Veya çok fazla kaynak tüketen bir süreç, üçüncü taraf bir sağlayıcıya yaptırılabilir.

Otomatikleştirmeden önce mevcut süreci değerlendirin ve tüm olası çözümleri göz önünde bulundurun. İşletmeler, olası tüm çözümleri göz önünde bulundurarak, sürecin amaç ve hedeflerini karşılamak için en iyi seçeneği seçtiklerinden emin olabilirler.

Çözüm

İş süreci otomasyonu, işletmeler için artan verimlilik ve azaltılmış hatalar gibi önemli faydalar sağlayabilir. Ancak, başarıyı sağlamak için BPA'ya stratejik bir planla yaklaşmak çok önemlidir. İşletmeler, bu yapılması ve yapılmaması gerekenleri takip ederek otomasyonun başarılı bir şekilde uygulanmasını ve şirketin otomasyonun tüm faydalarını gerçekleştirmesini sağlayabilir.