Şirketinizin Uygulaması Gereken 4 Uyum Unsuru

Sektör ne olursa olsun, tüm işletmeler yönetmeliklere uymak zorundadır. Bu yasalar ve uygulamalar ister genel ister sektöre özel olsun, uyumluluk programları şirketlerin aynı çizgide kalmasına yardımcı olur.

Uyum programları, sürücülerin ve bisikletçilerin yollarda karşılaştıkları ipuçlarına benzer. Korkuluklar ve şeritler, insanların belirli sınırlar içinde hareket etmesini sağlar ve yön duygusu sağlar. İşaretler ve trafik lambaları, olumsuz koşullar hakkında uyarıda bulunmaya ve kazaları önlemeye yardımcı olur.

İlgili Yazı: Uyumluluğu Geliştirmenin 11 Yolu İşinizi Büyütmeye Yardımcı Olabilir

Uyumluluk programları, çalışanlar için mecazi korkuluklar, şeritler, işaretler ve trafik ışıkları oluşturur. Bununla birlikte, bu programlar aynı zamanda işletmelere mevzuat uyumluluğuna bağlı her şeyi gözden geçirme ve takip etme yolu da sağlar. Bu, belirli iş rolleri, departman işlevleri veya organizasyonel kültürler için geçerli olan prosedürleri içerebilir.

Uyum programının bazı yönleri kanunla belirlenirken, diğerleri sadece sağlam iş uygulamalarıdır. İşte uygulamayı düşünmeniz gereken dört şey.

1. Denetimler ve İzleme Uygulamaları

Denetimler, bir işletmenin prosedürlerinin endüstri düzenlemeleri ve standartlarıyla ne kadar uyumlu olduğunu belirlemeye yardımcı olabilir. Örneğin, sağlık kuruluşları HIPAA düzenlemelerine uymak zorundadır. Sağlık sektörü dışındaki işletmelerin, mali belgeleri düzenleyen ayrı tüketici gizliliği düzenlemelerine ve kanunlarına uyması gerekebilir. Dış ve iç denetimler, liderlere şirketin iyi olduğu alanları ve hangi iyileştirmeleri yapmaları gerektiğini gösterir.

İşletmenizin birden çok müşteri için veri depolayan bir bulut hizmetleri sağlayıcısı olduğunu varsayalım. Veri uygulamalarınızın ve dahili kontrollerinizin müşteri bilgilerini koruyacak kadar güvenli olup olmadığını bilmek istiyorsunuz.

Bir SOC 2 denetim kılavuzundaki sektör yönergeleri, işletmenizin uyumlu olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Denetim kılavuzları ayrıca bir denetimden ne bekleneceğini ve sektör tavsiyelerine göre nasıl ilerleneceğini de tanımlar.

Elbette gerçek bir denetim, bir işletmenin prosedürlerinin nerede olduğunu belirlemenin daha kapsamlı bir yoludur. Denetimler arasında izleme, uygulamaların ve prosedürlerin yoldan çok uzaklaşıp uzaklaşmadığını belirler. İzleme genellikle çalışan gözlemleri gibi kalite kontrol önlemlerini içerir.

Eğitim sektöründe, sınıf gözlemleri öğretmenlerin müfredat gerekliliklerini yerine getirip getirmediğini belirler. Bu gözlemler, organizasyonun uyumluluğunu sürdürmesini sağlamak için her bir çalışanın nerede ek koçluğa ihtiyaç duyabileceğini belirlemek için fırsatlardır. Personel, eksiklikleri gidermek ve mevcut güçlü yönleri geliştirmek için yöneticilerle birlikte çalışır.

Ayrıca Okuyun: Karlı Niş İş Fikirleri Bulmak İçin 10 Adım

2. Çalışan Eğitimi

Çalışanlar anlamadıklarını, bilmediklerini uygulayamazlar. İşletmenizin uyumlu kalmasına nasıl yardımcı olacağınız konusunda personelinizi eğitmek çok önemlidir. Ancak onlara bir uyum programının ve prosedürlerinin neden gerekli olduğu hakkında arka plan bilgisi vermek de öyle. Endüstri gazileri yeni işe alınanlardan daha fazla bilgiye sahip olsa da, gelişen düzenlemeler muhakeme veya amaçta değişiklikler anlamına gelebilir.

Uyum programının ardındaki amacı anlamayan veya bilmeyen çalışanlar, programı yürütmek için daha az motive olabilir. McKinsey & Company'nin araştırması, çalışanların %70'inin amaçlarını iş aracılığıyla tanımladığını gösteriyor.

Uyumluluk programları ve endüstri düzenlemeleri, genellikle bir kuruluşun genel misyonu veya amacı ile el ele gider. Resmi ve gayri resmi eğitim, çalışanlara bu misyonu şekillendirmeye yardımcı olma şansı verir. Kurslar, toplantılar, sohbetler ve iş başında eğitim oturumları, bireyin ve kuruluşun çabaları arasındaki boşlukları kapatır. Çalışanlar, uyum da dahil olmak üzere rollerinin ve eylemlerinin şirketin başarısına nasıl uyduğunu öğrenirler.

Personel üyeleri soru sorma, endişelerini dile getirme ve iyileştirmeler için önerilerde bulunma şansına sahiptir. İşletme içindeki bireysel amaçları veya rolleri daha net hale gelir ve sorumlulukları yerine getirmek için motivasyon sağlayabilir.

3. Atanmış Bir Nokta Kişisi veya Ekibi

Her geminin yelken açmak için bir kaptana ihtiyacı vardır ve aynı şey uyum programının başarılı olması için de geçerlidir. Şirketinizin, programın tasarımını ve uygulamasını denetleyen bir kişi veya ekibe sahip olması gerekir.

Ekip üyelerinin sayısı muhtemelen işletmenin büyüklüğüne ve kapsamına bağlı olacaktır. Tek bir konuma sahip küçük bir kuruluşun yalnızca bir kişiye ihtiyacı olabilir. Daha büyük firmalar muhtemelen birden fazla tesiste uyumluluğu yönetmek için bir gruba ihtiyaç duyacaktır.

Ayrıca Okuyun: Borçlarınızı Etkili Bir Şekilde Yönetmenin En İyi Yolları

Uyumluluk liderinin veya ekibinin rolü, bir programın plana göre ilerlemesini sağlamaktır. Nokta kişi veya ekip, uyumsuzluğun ortaya çıkma olasılığının daha yüksek olduğu zayıf alanların belirlenmesine yardımcı olur. Uyumluluk ekipleri, sorunların zaten nerede olduğunu da saptayabilir ve bunları düzeltmek için çalışanlarla birlikte çalışabilir.

Diyelim ki bir uyum görevlisi, tesis dışında ayrı veri yedeklemelerinin yapılmadığını keşfetti. Bazı çalışanlar bu yedeklemelerin yapılması gerektiğinin farkındadır. Ancak, veri yedeklemelerini başarılı bir şekilde gerçekleştirmeye yönelik araç ve dahili denetimlerin eksikliğini ilgili kişiye bildirirler. Uyumluluk noktası kişisi veya ekibi, personel üyelerine gerekli araçları sağlamak için liderlerle birlikte çalışabilir. Uyumluluk ekibi, doğrulama prosedürleri de dahil olmak üzere daha iyi kontroller tasarlayabilir.

4. Belgelenmiş Prosedürler ve Standartlar

En fotografik hafızanın bile başvuracak bir şeye ihtiyacı vardır. Tüm çalışanların erişebileceği yazılı belgeler, yüz yüze iletişim kadar zorunludur. Belgelenmiş uyumluluk prosedürleri, çalışanlara hareket ederken ihtiyaç duydukları işaretleri ve kılavuz direkleri verir.

Belgelenmiş standartlar, canlı bir kişi bulunmadığında talimatlar sağlar. Çalışanlar, yaptıklarını durdurmak zorunda kalmayacak ve potansiyel olarak bir müşteriyi rahatsız etmeyecek. Basit soruların yanıtlarını alabilirler ve yaşıtlarıyla aynı standartları takip edebilirler.

Ayrıca Oku: Uzaktan Çalışma Neden Yeni Normal Olacak?

Yazılı belgeler herkese aynı kuralları verir ve bu standartların aynı şekilde uygulanmasını sağlar. Bununla birlikte, belgelerin takip edilmesi kolay olmalıdır. Güncel ve ilgili olduklarını doğrulamak için yazılı kaynakları düzenli olarak gözden geçirmek de çok önemlidir. Yazılanların toplantılarda iletilenlerle eşleşmemesi, uyumsuzluğa yol açabilecek bir kafa karışıklığı yaratır. Belgeler aynı zamanda iş rolleri için de geçerli olmalıdır, böylece çalışanlar ihtiyaç duyduklarını hızlı bir şekilde bulabilirler.

Uyumda Kalmak

Uyum programları, işletmelerin sektör düzenlemelerini ve uygulamalarını takip etmelerine yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Ancak şirketlerin belli sınırlar içinde çalışmasını sağlamak için uyum programlarının etkili olabilmesi için belirli bileşenleri içermesi gerekir. Bunlardan bazıları denetimleri, eğitim oturumlarını, gözetim ekiplerini ve belgelenmiş standartları içerir. Bu hususları şirketinizin uyum programının bir parçası haline getirmek, başarı şansını artıracaktır.