Tek gerçek kaynağınızı nasıl koruyabilir ve geliştirebilirsiniz?

Çocukken Telefon (namı diğer Fısıltı Yolunda) oynadığınızı hatırlıyor musunuz?

İşte burada siz bir cümleyi başkasına fısıldayan birinin kulağına fısıldarsınız ve bu cümle satırın sonuna kadar devam eder. Daha sonra son kişi duyduklarını anons ederek orijinaline ne kadar benzediğini görür. Spoiler uyarısı: Neredeyse hiçbir zaman aynı olmadı. Bazı durumlarda nihai sonuç, kaynak materyalden tamamen tanınamayacak kadar büyük ölçüde farklı olabiliyordu.

Bir şirketin dijital varlık yönetimi sisteminin (DAM), tüm varlıkları için "tek gerçek kaynak" olarak anıldığını duymak yaygındır. Bir varlığın güncel, onaylanmış versiyonuna ihtiyaç duyduğunuzda ilk ve tek durağınız burası olmalıdır. Peki bu varlığı indirip ardından bir veya daha fazla ayrı sistem veya siteye yüklediğinizde ne olur? Bu varlık güncellenirse diğer tüm konumlardaki kopyaları nasıl güncellersiniz?

O zaman Telefon'da olana benzer bir durumla karşılaşmak çok kolaydır.

Varlık ve meta verileri DAM'den ne kadar uzaklaşırsa güncelliğini yitirme olasılığı da o kadar artar. DAM'inizden bir varlığı alıp başka bir sisteme manuel olarak yüklediğiniz her seferde, riski beraberinde getirirsiniz. Meta veriler yanlış girilebilir veya tamamen düşebilir, dosya adları değişebilir. Bunlar olmadan, o varlıkla ne zaman, nerede ve kim tarafından yapıldığına dair her türlü kaydı kaybedersiniz. Takip etmek ne kadar zor olursa, marka yönetiminiz genelinde tutarlılık o kadar az olur.

Daha derine inin: DAM meta verileri: Neden daha azı daha fazladır

Aynı varlığın birden fazla konuma yüklenmesi hem riskli hem de verimsizdir. Her yükleme gereksiz bir görevdir. Çalışanların zamanı daha fazla değer sağlayan işlere daha iyi harcanır. Unutmayın, depolama alanı sınırsız değildir ve ücretsiz değildir. Daha fazla kopya, daha fazla depolama kapasitesi için size daha fazla masraf getirebilir.

Hiçbir BARAJ bir ada değildir

Riski en aza indirmenin, içerik tutarlılığını korumanın, verimlilik oluşturmanın ve DAM'inizin genel yatırım getirisini artırmanın önemli bir yolu, onun diğer araç ve sistemlerinizle entegre olmasını sağlamaktır.

DAM'inizdeki varlıkları kullanan (veya kullanması gereken) bu araçlardan herhangi birine sahip misiniz?

• Marka yönetimi platformu.
• İçerik yönetim sistemi (CMS).
• Müşteri ilişkileri yönetim sistemi (CRM).
• Kurumsal risk yönetimi sistemi (ERM).
• Pazarlama otomasyonu.
• Ürün bilgi yönetim sistemi (PIM).
• Sosyal medya yönetim araçları.

DAM'inizle ne kadar iyi entegre olduklarını biliyor musunuz? Eğer yapmazsan yapmalısın.

Entegrasyonlarınızı DAM'inizin aşağısındaki sistem ve araçlarla sınırlamayın. Evet, DAM'in bu nihai, onaylanmış varlığı doğrudan ihtiyaç duyulan sayıda yere göndermesini istiyorsunuz, ancak bunun yukarı akışında ne var? İçerik oluşturma, işbirliği ve onay süreçlerinizde hangi iş akışları mevcut? Ayrıca bu sistemleri ve araçları olası entegrasyon adayları olarak değerlendirin:

• Tasarım yazılımı ve/veya belge oluşturma araçları
• Proje yönetimi yazılımı

Peki ya analitik? Varlıklarınızı DAM'den ayrıldıktan sonra takip etmek için entegre, otomatik bir yönteme sahip olmak, pazarlamanızın nasıl gittiğini gerçek zamanlı olarak gösterebilir ve varlıklarınıza somut bir değer katmanıza olanak tanır. DAM'iniz muhtemelen bir varlığın kaç kez indirildiğini size bildirme yeteneğine sahiptir, ancak bundan sonra kaç kez kullanıldı? Kaç göz gördü ve nerede? Bir varlığın ne zaman, nerede ve nasıl kullanıldığına dair ne kadar görünürlüğe sahip olursanız, hem dijital stratejinizi oluşturmada hem de başarılı içeriği yeniden kullanarak verimlilik bulmada o kadar etkili olabilirsiniz.

Haritayı çizmek

DAM'inizle entegre etmek istediğiniz sistem ve araçları belirledikten sonra nereden başlayacaksınız?

Meta verilere odaklanmanızı öneririm. DAM'inizdeki meta veri şeması tanımlanmış ve düzenlidir, ancak entegre olacağınız diğer sistemlerde nasıl görünüyor? Meta verileri tüm sistemlerinizde hizalamak yalnızca veri yönetimi ve meta veri bütünlüğünü desteklemek için en iyi uygulama değildir, aynı zamanda sistemler arasında sorunsuz bir bağlantı için de gereklidir. Meta verileriniz sistemleriniz arasında uyumlu değilse, bu, farklı diller konuşan bir grup insanı bir odaya bir araya getirip onlardan anında sorunsuz bir şekilde iletişim kurmalarını beklemeye eşdeğerdir. Elbette eninde sonunda çözecekler ama o zamana kadar uzun ve inişli çıkışlı bir yol olacak.

DAM'inizi başka bir sistemle entegre etmeye hazırlanıyorsanız kendinize meta verilerle ilgili şu soruları sormak isteyeceksiniz:

• Varlıklar bir üst sistem veya araçtan DAM'a geliyorsa, onlarla birlikte hangi meta veriler gelecek? DAM'de bu yukarı akış sistemine eklenebilecek veya eklenmesi gereken meta veriler var mı?
• Varlık DAM'e ulaştığında ona hangi ek meta verilerin eklenmesi gerekebilir?
• Entegrasyon yaptığınız her bir alt sistem için, varlıkla birlikte hangi meta verilerin gitmesi gerekiyor? DAM'den aşağı akış sistemine hangi alanların eşleştirilmesi gerekir?

Sistemleriniz genelinde hangi meta veri alanlarının eşleneceğini tanımladıktan sonra, hem alan adlarını hem de bu alanlara eklenen kontrollü sözlükleri hizalamak isteyeceksiniz. Markanızla ilişkili belirli bir terimi kullanan bir sistem ile o terimin kısaltmasını kullanan başka bir sisteme sahip olmak, kafa karışıklığının reçetesidir. Herkesin aynı dili konuşmasını sağlayın.

Büyümeniz için size yer veriyorum

DAM'inizi entegre etmek sadece sahip olunması gereken bir şey değil, aynı zamanda bir zorunluluktur. DAM, tek gerçek kaynağınızdır; marka mesajlarınızı dünyaya tanıtmanıza yardımcı olmaya hazır tüm nihai onaylanmış varlıklarınız için merkezi konumunuzdur. Entegrasyonlar, marka sesinizin tutarlılığı için bu mesajları yönetmenize ve kontrol etmenize yardımcı olur. Ayrıca manuel, gereksiz görevleri otomatikleştirerek ve mevcut içeriğin yeniden kullanımını teşvik ederek ekip üyelerine değerli, yaratıcı çalışmalara daha fazla zaman ayırarak verimliliği artırır ve riski en aza indirir.