วิธีเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดด้วยซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยเร่งการสื่อสารและกระบวนการทางธุรกิจ

ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการลดต้นทุนการดำเนินงานในขณะที่เพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติได้เปิดโอกาสมากมายสำหรับองค์กรทุกขนาดในการทำให้งานที่สำคัญทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติและประหยัดเวลาของพนักงานในการทำงานซ้ำๆ

ขึ้นอยู่กับงานที่คุณทำให้เป็นอัตโนมัติ เครื่องมือทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อแง่มุมที่สำคัญหลายอย่างของกระบวนการประจำวันของคุณ

บล็อกนี้จะเจาะลึกลงไปในซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ และวิธีการนำไปใช้ในธุรกิจของคุณ เรามาเริ่มกันที่พื้นฐานของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติส่วนใหญ่มาพร้อมกับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ (UI) ที่ใช้งานง่าย ซึ่งทำให้ผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ด้านเทคนิคสามารถจัดการและนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้ในระบบของตนได้ง่าย แพลตฟอร์มเหล่านี้ยังรองรับแอพของบุคคลที่สามที่หลากหลาย ดังนั้นคุณจึงสามารถรวมแอพที่คุณเลือกและจัดการงานทั้งหมดของคุณได้จากที่เดียว

เหตุใดระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจึงมีความสำคัญ

เวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลใช้เวลาซึ่งอาจใช้กับงานที่สำคัญได้ดีกว่า การแทรกแซงของมนุษย์อย่างต่อเนื่องทำให้กระบวนการทำงานช้าลงและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

ต่อไปนี้เป็นเหตุผลบางประการที่คุณควรละทิ้งเวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลและดำเนินการให้เป็นอัตโนมัติแทน

1. ข้อผิดพลาดเพิ่มเติม

งานด้วยตนเองมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด แม้แต่ความไม่ถูกต้องเล็กน้อยก็อาจส่งผลร้ายแรงได้ การสูญเสียทางการเงิน กลยุทธ์ที่ไม่แม่นยำ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเนื่องจากข้อผิดพลาดอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ ระบบอัตโนมัติทำให้งานเดิมสำเร็จโดยมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

2. ต้นทุนแรงงานที่เพิ่มขึ้น

การจัดการงานที่ต้องทำด้วยตนเองที่ซับซ้อนนั้นต้องการพนักงานที่มีทักษะซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดหาและบำรุงรักษา ลองนึกถึงเวลาและทรัพยากรที่ต้องเสียไปในการว่าจ้างทักษะที่เหมาะสม และให้พวกเขาทำงานซ้ำๆ เดิมๆ แทนที่จะใช้ด้านธุรกิจที่สำคัญ การทำงานด้วยตนเองอาจนำไปสู่ต้นทุนด้านแรงงานที่เพิ่มขึ้น และทำให้ไม่มีที่ว่างสำหรับนวัตกรรมและการเติบโต

แล้วระบบอัตโนมัติจะช่วยได้อย่างไร?

ระบบอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนด้านแรงงานโดยขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งจ้างคนจำนวนมาก คุณจึงสามารถทำงานร่วมกับทีมที่มีขนาดกะทัดรัดและมีทักษะได้อย่างง่ายดาย

3. ความพึงพอใจของพนักงานลดลง

แทบจะไม่มีใครชอบทำงานเดิมๆทุกวัน งานที่ต้องทำด้วยตนเองซ้ำๆ มากเกินไปทำให้พนักงานเบื่อและลดแรงจูงใจ ส่งผลให้ผลิตผลและประสิทธิภาพลดลง การเติบโตทางวิชาชีพที่จำกัดอาจทำให้พวกเขามองหาโอกาสอื่นๆ

การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ทีมของคุณมีอิสระในการโฟกัสกับงานที่สำคัญมากขึ้น และเพิ่มขวัญกำลังใจและความพึงพอใจของพนักงาน

4. กระบวนการทำงานช้าลง

ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการพึ่งพากระบวนการด้วยตนเองมากขึ้นคือเวลาที่ใช้ในการก้าวไปข้างหน้า การอนุมัติจะช้าลงอย่างมากและต้องมีการสลับไปมาระหว่างแผนกอย่างต่อเนื่อง ส่วนหนึ่งเป็นเพราะการย้ายเอกสารที่เป็นกระดาษต้องใช้เวลา พลังงาน และความพยายาม การแจ้งเตือนแบบออฟไลน์ไม่ทำงานเช่นกัน ทำให้เกิดความล่าช้าเพิ่มเติม

กระบวนการที่ช้าลงอาจขัดขวางการเติบโตและการขยายตัวของธุรกิจอย่างมาก เนื่องจากการตอบสนองความต้องการผ่านการจัดหาวัสดุหรือการบรรลุเป้าหมายกลายเป็นปัญหา การย้ายไปยังการอนุมัติออนไลน์สามารถบรรเทาปัญหาเหล่านี้ได้มากมาย

5. ลดความพึงพอใจของลูกค้า

ความภักดีของลูกค้าเกิดจากประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมของลูกค้า หากการสนับสนุนลูกค้าของคุณไม่ได้มาตรฐาน ลูกค้าของคุณอาจไม่พึงพอใจ กระบวนการแบบแมนนวลที่ล่าช้าส่งผลให้รอนานขึ้น และลูกค้าไม่พอใจที่ไม่กล้าแสดงข้อร้องเรียนและข้อกังวลทางออนไลน์

การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติช่วยเร่งกระบวนการและปรับปรุงการตอบสนอง สิ่งนี้จะเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า สร้างลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้น และปรับปรุงชื่อเสียงของคุณ

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ด้วยซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ คุณไม่ต้องจดจ่อกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ หรือทำงานเอกสารกองโต คุณมีเวลามากขึ้นในการวางแผนสำหรับอนาคตและบรรลุการเติบโตของธุรกิจที่ดีขึ้น มีประโยชน์อะไรอีกบ้าง? ลองมาดูกัน

ปรับปรุงประสิทธิภาพของงาน

คุณสามารถรวมแอปพลิเคชันหลายตัวเข้ากับซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองทุกครั้งที่คุณสร้างงาน ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยทริกเกอร์และการดำเนินการเพื่อทำให้งานของคุณเป็นอัตโนมัติและประหยัดเวลาและความพยายาม

การจัดการที่มีประสิทธิภาพ

การเปลี่ยนไปใช้ระบบการอนุมัติออนไลน์อัตโนมัติจะช่วยให้คุณจัดการการอนุมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไฟล์และเอกสารดิจิทัลสามารถถ่ายโอนได้ง่ายกว่าไฟล์และเอกสารที่เป็นกระดาษ สามารถแชร์ไฟล์ผ่านอีเมลหรือลิงก์ได้ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชันที่ใช้ พร้อมการแจ้งเตือนออนไลน์ทันทีเพื่อให้มั่นใจว่าถึงกำหนดเวลา

การนำกระบวนการทั้งหมดมาออนไลน์ยังมีประโยชน์ต่อผู้บริหารระดับสูง ช่วยให้พวกเขาสามารถตรวจสอบการดำเนินงานได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้นด้วยการติดตามประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร

ค่าใช้จ่ายลดลง

การเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้า อย่างไรก็ตามสิ่งนี้สามารถชดเชยได้ในระยะยาว ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูล ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งโปรแกรมซอฟต์แวร์สำหรับระบบอัตโนมัตินั้นน้อยกว่าเงินเดือนและสวัสดิการของพนักงานประจำมาก

ใช้การบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง หรือแม้แต่ซอฟต์แวร์เตรียมความพร้อมพนักงานเพื่อประหยัดเวลา มิฉะนั้น จะใช้ไปกับการฝึกอบรมอย่างละเอียดสำหรับกระบวนการเหล่านี้ การทำงานอัตโนมัติทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลงอย่างมาก ซึ่งยังช่วยลดต้นทุนการจัดการข้อผิดพลาดอีกด้วย

ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีขึ้น

ในโลกที่หมุนไปอย่างรวดเร็ว ระบบอัตโนมัติในการบริการลูกค้าคือแนวทางที่มีประสิทธิภาพ พฤติกรรมและความคาดหวังของลูกค้าเปลี่ยนไปอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา พวกเขาคาดหวังการสนับสนุนและความละเอียดที่ดีกว่า เร็วกว่า และมีประสิทธิภาพมากกว่า เพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้น คุณต้องใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อใช้ความสามารถในการบริการลูกค้าดิจิทัลอย่างเต็มที่

ตัวอย่างเช่น รวมแพลตฟอร์มการสื่อสารทั้งหมดของคุณเข้ากับอินเทอร์เฟซแบบรวมเพื่อจัดการการโต้ตอบกับลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น คุณยังสามารถซิงค์แพลตฟอร์มการจำหน่ายตั๋วและระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อกำหนดตั๋วอัตโนมัติ จัดการการสอบถามของลูกค้า และติดตามทุกแง่มุมที่สำคัญโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงมากนัก

ประสิทธิภาพที่เพิ่งค้นพบนี้จะช่วยให้คุณสำรวจกลยุทธ์การมีส่วนร่วมกับลูกค้าเพื่อกระชับความสัมพันธ์และผลักดันยอดขายและรายได้ให้สูงขึ้น

การทำงานร่วมกันภายในที่ดีขึ้น

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยลดการจัดการระดับย่อยและทำให้การมอบหมายงานสะดวกยิ่งขึ้น คุณสามารถควบคุมข้อมูลของคุณได้มากขึ้นและสามารถจัดการการแบ่งปันข้อมูลระหว่างทีมหรือบทบาทงานได้ดีขึ้น

เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ผสานรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจต่างๆ ช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลและการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น ด้วยซอฟต์แวร์การรายงาน คุณจะสามารถสร้างรายงานโดยละเอียดพร้อมข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญโดยอัตโนมัติ และแชร์รายงานระหว่างทีมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

หากคุณใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams หรือ Slack สำหรับการทำงานระยะไกล คุณสามารถซิงค์เครื่องมือเหล่านั้นกับซอฟต์แวร์การจัดการงานของคุณได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติตามข้อความที่คุณได้รับและกำหนดการประชุม ง่ายใช่มั้ย?

พื้นที่มากขึ้นสำหรับการปรับขยายและการขยายตัว

เนื่องจากระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจัดการกับงานส่วนใหญ่ในแต่ละวันของคุณ จึงช่วยเพิ่มความคล่องตัวและจัดระเบียบงานของคุณได้ดีขึ้น กระตุ้นให้พนักงานสำรวจทักษะของตนและสร้างผลงานที่มีคุณภาพ

องค์กรที่ดีขึ้นกลายเป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมการทำงานของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้เร็วขึ้นและเตรียมพร้อมสำหรับโอกาสในการเติบโตที่มากขึ้น เมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้น คุณจะมีพนักงานที่มีทักษะพร้อมที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากระบบอัตโนมัติช่วยลดความจำเป็นในการจ้างทรัพยากร คุณจึงสามารถขยายธุรกิจของคุณได้อย่างราบรื่นโดยใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด

ประเภทของซอฟต์แวร์ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

คุณสามารถทำให้ธุรกิจของคุณในแง่มุมต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติตามเป้าหมายเฉพาะ ต่อไปนี้คือเครื่องมืออัตโนมัติบางส่วนที่จะช่วยคุณในการเริ่มต้น

ระบบอัตโนมัติทางการตลาด

เครื่องมือการตลาดแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้กิจกรรมการขายและการตลาดต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ รวมถึงการสร้างโอกาสในการขาย การเลี้ยงดู และการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อรับโอกาสในการขายมากขึ้นผ่านเนื้อหาที่มีรั้วรอบขอบชิด ผู้ใช้จะเต็มใจแบ่งปันรายละเอียดและข้อมูลการติดต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลเชิงลึกที่คุณนำเสนอ เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างเหมาะสมสามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากการสร้างโอกาสในการขายโดยอัตโนมัติ

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติทางการตลาดคือการสร้างหน้า Landing Page ที่รวมเข้ากับ CRM หรือฐานข้อมูลของคุณ เมื่อมีคนกรอกแบบฟอร์มเพื่อเข้าถึงเนื้อหาของคุณ เช่น ebook พวกเขาจะถูกเพิ่มลงในรายชื่ออีเมลโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์อื่นๆ ที่คุณอาจตั้งค่าไว้

เครื่องมือ CRM ของคุณสามารถแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเหล่านี้เพิ่มเติมและเรียกใช้แคมเปญที่ตรงเป้าหมายเพื่อให้มีคุณสมบัติตามโอกาสในการขาย เมื่อผ่านการรับรองแล้ว ทีมขายของคุณก็เข้าควบคุมและเปลี่ยนลีดเหล่านี้ให้กลายเป็นลูกค้าได้

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการ HR

การจัดการทรัพยากรมนุษย์เป็นเรื่องที่น่าเบื่อ ใช้เวลานาน และมีแนวโน้มที่จะขาดประสิทธิภาพและผลผลิตลดลง เมื่อใช้ซอฟต์แวร์กระบวนการทำงานอัตโนมัติ คุณสามารถทำให้ HR หลายๆ ด้านเป็นแบบอัตโนมัติ รวมถึงการประกาศรับสมัครงาน การคัดกรอง CV การติดตามผล และอื่นๆ อีกมากมาย

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อส่งอีเมลต้อนรับหรืออีเมลส่วนตัวอื่น ๆ พร้อมสื่อการสอนงานเมื่อรับพนักงานใหม่ สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมและมองเห็นงานของคุณได้ดีขึ้น ระบบอัตโนมัติยังสามารถทำให้การจัดการวันหยุดและการจ่ายเงินเดือนง่ายขึ้นมาก

ระบบอัตโนมัติอีคอมเมิร์ซ

การดำเนินธุรกิจอีคอมเมิร์ซหมายถึงการสวมหมวกหลายใบพร้อมกันและจัดการงานใหญ่และเล็กหลายรายการ ระบบอัตโนมัติของอีคอมเมิร์ซช่วยประหยัดเวลาที่นี่ ช่วยให้คุณทำงานที่ธรรมดาที่สุดโดยอัตโนมัติและบรรลุงานที่มีมูลค่าสูง

การจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติเป็นหนึ่งในกรณีการใช้งานที่ดีที่สุดของระบบอัตโนมัติอีคอมเมิร์ซ เมื่อสินค้ายอดนิยมใกล้หมด คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ผู้ซื้อสั่งซื้อก่อนที่สินค้าจะหมด คุณสามารถลบสินค้าที่หมดสต๊อกออกจากไซต์ของคุณโดยอัตโนมัติ และเรียกสินค้าคืนเมื่อสินค้าใหม่มาถึง

ด้วยการเพิ่มซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติให้กับโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ คุณสามารถเพิ่มความเร็วในการจัดส่งและลอจิสติกส์และปฏิบัติตามคำสั่งซื้อได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบสนับสนุนลูกค้าอัตโนมัติ

หากคุณโต้ตอบและสื่อสารกับลูกค้าในหลายแพลตฟอร์ม ให้ใช้ซอฟต์แวร์บริการลูกค้าเพื่อนำการโต้ตอบทั้งหมดมาไว้ในแพลตฟอร์มเดียวและป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงไปยัง CRM ของคุณ

คุณยังสามารถแบ่งปันข้อความอัตโนมัติ การแจ้งเตือน อีเมล และการอัพเดทที่สำคัญอื่นๆ เพียงเชื่อมโยงโซเชียลมีเดียและแพลตฟอร์มอีเมลกับ CRM ของคุณและแจ้งให้ลูกค้าทราบทันที

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์บริการลูกค้า คุณยังสามารถตั้งค่าแชทบอทบนเว็บไซต์หรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่นำผู้ใช้ไปยังทรัพยากรช่วยเหลือตนเอง เช่น ฐานความรู้ คำถามที่พบบ่อย วิดีโอแนะนำการใช้งาน และอื่นๆ ตามคำหลักที่เรียกใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

คุณสามารถซิงค์แอปพลิเคชันการบริการลูกค้าทั้งหมดเพิ่มเติมเพื่อการแบ่งปันและการจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น การแสดงภาพข้อมูลที่ดีขึ้นผ่านระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลและพัฒนากลยุทธ์ที่ดีขึ้น

เหตุใดระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจึงเป็นหนทางสู่อนาคต

ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น เวลาที่มีประสิทธิภาพ และต้นทุนที่ลดลงส่งผลดีต่อธุรกิจของคุณ ผลผลิตที่ดีขึ้นหมายถึงพนักงานให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและมีคุณภาพสูงขึ้น

ประสิทธิภาพด้านเวลาช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้เร็วขึ้นและทำงานเสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง ด้วยต้นทุนที่ลดลงและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น คุณสามารถขยายส่วนต่างกำไรและสร้างรายได้ให้กับธุรกิจของคุณมากขึ้น

ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีพลังที่จะช่วยให้โลกเผชิญกับความท้าทายและความต้องการของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทำให้บริษัทมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง ด้วยผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและบริการที่รวดเร็วขึ้น การแปลงเป็นดิจิทัลยังเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ๆ ส่งเสริมนวัตกรรม และช่วยคุณขยายฐานลูกค้า ประโยชน์ไม่มีที่สิ้นสุด!

ต้องการสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งเพิ่มผลผลิตของคุณและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายหรือไม่? นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้ด้วยการจัดการเวิร์กโฟลว์