DTM: เหตุใดจึงเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารในบริษัทของคุณ

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ไม่สามารถเป็นเพียงสโลแกนหรือธงที่จะโบกมือได้

เพื่อเป็นการปฏิวัติอย่างแท้จริง Digital Transformation จะต้องมีความสมบูรณ์ และต้องเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด และเวิร์กโฟลว์ภายในและภายนอกทั้งหมดของบริษัท อยู่ที่นี่แล้ว ในการเปลี่ยนกระบวนทัศน์ 360 องศา ซึ่งพลังที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอยู่ที่

ระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัล (DTM) เป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงประเภทนี้อย่างมีกลยุทธ์และเด็ดขาด...แม้ว่าจะไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควรก็ตาม

ในโพสต์นี้ เราต้องการเน้นในหัวข้อนี้อย่างกว้างขวาง: เราจะดำเนินการดังกล่าวโดยเริ่มจาก คำจำกัดความ ; จากนั้นเราจะวิเคราะห์ ข้อดี และ โอกาส ของ ระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัล สุดท้าย เราจะเน้นที่จุดเริ่มต้นที่สำคัญซึ่งเป็นพื้นฐานของทุกสิ่ง: document dematerialization

การจัดการธุรกรรมดิจิทัล - มันคืออะไร?

มาตรงประเด็นกัน: การจัดการธุรกรรมดิจิทัล เป็น หมวดหมู่กว้างๆ ของ บริการคลาวด์ ที่สร้างขึ้นเพื่อจัดการธุรกรรมทางเอกสารแบบดิจิทัล

ในแง่ที่เป็นรูปธรรม มันเป็นเรื่องของ ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ การโอนเอกสาร การรับรอง การเก็บถาวรที่ปลอดภัยและปราศจากเนื้อหา (และเราจะกลับมาที่การทำให้เป็นกลางเมื่อสิ้นสุดโพสต์นี้) ลายเซ็นดิจิทัล การรับรองความถูกต้อง แง่มุมทางกฎหมายของ "การไม่ปฏิเสธ" -การเรียกดู ระหว่างบริษัทและลูกค้า... โดยไม่ใช้เทคนิคมากเกินไป นี่เป็นเพียงส่วนที่สำคัญที่สุดบางส่วนเท่านั้น

จากภาพรวมนี้ คุณสามารถเห็นแล้วว่าเรากำลังพูดถึง ขอบเขตกว้างๆ และ ข้อดีของการนำระบบ DTM ไปใช้ นั้นมีมากมาย หลากหลาย และเชื่อมโยง ถึงกัน ก่อนแยก 5 อันที่ดูเหมือนสำคัญที่สุดสำหรับเรา ต่อไปนี้คือสถิติที่บอกได้จากการศึกษาเมื่อเร็วๆ นี้:

ในปี 2564 ตลาด การจัดการธุรกรรมดิจิทัล ทั่วโลกมีมูลค่า 8.04 พันล้านดอลลาร์และคาดว่าจะเติบโตจากปี 2565 เป็น 2573 ในอัตราเฉลี่ยต่อปี (CAGR) ที่ 25.5% (ที่มา: grandviewresearch.com)

กล่าวโดยสรุป เรากำลังพูดถึงตัวเลขที่แสดง การเติบโตอย่างมาก และยังคงดูเหมือนอยู่ในช่วงเริ่มต้นของเส้นโค้งที่ทะยานขึ้น ในแง่นี้มีโอกาสมากมายที่จะถูกยึด

ตามที่ได้สัญญาไว้ เราจะมาดูข้อดีหลัก 5 ประการที่บริษัทจะได้รับจากระบบ DTM

1. ประหยัดเวลาและเงิน

ข้อได้เปรียบอันดับแรกของการใช้ ระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัล คือระบบที่ใช้งานง่าย เรียบง่าย และตรงไปตรงมาที่สุด

การแปลงเอกสารและธุรกรรมให้เป็นดิจิทัลนำไปสู่การ ประหยัดทางการเงิน เนื่องจากสามารถขจัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ การสื่อสาร การเก็บถาวร และการรับรองได้ (รวมถึงบุคลากรที่เกี่ยวข้อง – ทั้งภายในและภายนอก – ที่ใช้ในการดำเนินงานเหล่านี้)

การออมไม่ใช่แค่ในแง่ของเงินเท่านั้น อันที่จริง กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลและทำให้เป็นอัตโนมัติ คุณประหยัด เวลา ได้เช่นกัน และเรารู้ว่าทั้งสองแง่มุมมีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิดอย่างไร

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม: สำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการลงนามในเอกสาร เวลาเฉลี่ยโดยประมาณโดยใช้ ระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัล คือ 37 นาที เมื่อเทียบกับค่าเฉลี่ย 5 วันในการปิดขั้นตอนเดียวกันกับระบบแบบเดิม (ที่มา: penneo.com)

ความแตกต่างนี้ไม่ต้องการคำอธิบายมากนัก! ประหยัดเวลาต่อหน้าลูกค้าอีกด้วย ! แง่มุมนี้มีผลกระทบอย่างมากต่อ ประสบการณ์ของลูกค้า (เราจะกลับมาที่จุดนี้ภายหลังในโพสต์)

2. เพิ่มความปลอดภัย

ระบบ DTM ช่วยคุณประหยัดเวลาและเงิน ในขณะที่ให้ประสิทธิภาพ

สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือต้องเน้นว่าด้วยวิธีนี้ กระบวนการต่างๆ จึงปลอดภัยยิ่งขึ้น ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพ การสูญหายหรือความเสียหายระหว่างการถ่ายโอน ความเสี่ยงของการปลอมแปลงและการรั่วไหลของข้อมูลหรือการสูญเสียโดยทั่วไปล้วน ลด ลง อันที่จริงแล้ว ทุกอย่าง สามารถติดตาม ได้อย่างสมบูรณ์ กู้คืนได้ และ ตรวจสอบ ได้เสมอ ในขณะที่ความเสี่ยงจากการบุกรุกหรือการจัดการข้อมูลอย่างงุ่มง่ามจะลดลง

และเมื่อระบบ DTM ตั้งอยู่บนโครงสร้างที่มั่นคง ระดับความปลอดภัยและการปกป้องความเป็นส่วนตัวก็รับประกันในระดับที่ไม่มีใครเทียบได้เมื่อเทียบกับในอดีต

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การทำซ้ำ: ควบคู่ไปกับความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัวยังแข็งแกร่งขึ้น ด้วยการอัปเดตอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับกฎระเบียบที่บังคับใช้

3. ความยืดหยุ่นและความยืดหยุ่น

ดังที่เราได้เห็นแล้ว ระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัล สร้างขึ้นบนโครงสร้างคลาวด์คอมพิวติ้ง ทั้งหมดนี้แปลเป็นการเพิ่มความปลอดภัยอย่างเห็นได้ชัด แต่ยัง – และเหนือสิ่งอื่นใด – ในข้อได้เปรียบมหาศาลที่เกิดจากความยืดหยุ่นและ scalability

ใน ระบบนิเวศ ที่ให้ผลผลิตแบบไดนามิกและไหลลื่นนี้ ตัวอย่างเช่น กรณีของสตาร์ทอัพที่พบว่าตนเองเติบโตขึ้นจากกระแสแห่งความสำเร็จอย่างรวดเร็วและบางครั้งก็คาดเดาไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จดังกล่าวอาจถูกทำให้หายใจไม่ออกในเร็วๆ นี้ หากโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ไม่สามารถปรับขนาดได้ เพื่อให้สามารถขยายการดำเนินงานได้โดยเร็วที่สุด กล่าวโดยย่อ: ความเสี่ยงคือการสร้างคอขวดที่ชะลอการเติบโต

ความยืดหยุ่นของระบบคลาวด์คอมพิวติ้งเป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับการเอาชนะปัญหาเหล่านี้

ที่จริงแล้ว คุณสามารถ จัดการบริการและความสามารถในการประมวลผลตามต้องการ ขยายโครงสร้างพื้นฐานการจัดการธุรกรรมดิจิทัลของคุณ ในเวลาอันสั้น ในขณะเดียวกัน เมื่อจำเป็น “โครงสร้างพื้นฐาน” นี้สามารถกลับคืนสู่สภาพเดิมได้มากขึ้น โดยมีความยืดหยุ่นสูงสุด ไม่มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ และไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการลดขนาด

4. การบูรณาการกับ CRM และ CCM

เราได้เน้นประเด็นนี้ในตอนต้นของโพสต์แล้ว: Digital Transformation นั้นมีความสมบูรณ์มากเมื่อเกี่ยวข้องกับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด ในการผสานรวมทั้งหมดที่มีประโยชน์ในทุกระดับ ทั้งในด้านบริษัทและฝั่งลูกค้า

และที่นี่เรามาถึงจุดแตกหัก: ความเป็นไปได้ของการบูรณา การระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัลกับระบบการจัดการ ลูกค้าสัมพันธ์ และ การจัดการการสื่อสารลูกค้า

โดยไม่ให้มีเทคนิคมากเกินไป เรามาเริ่มด้วยคำถามกันดีกว่า: อะไรคือประเด็นสำคัญของการรวมประเภทนี้? คำตอบนั้นง่ายมาก มัน คือ data

ในวงจรคุณธรรมดิจิทัลนี้ ธุรกรรมทั้งหมดและความสัมพันธ์กับลูกค้ายังคงติดตามและตรวจสอบได้ ข้อมูลที่ละเอียดมากจำนวนมากนี้ช่วยให้คุณสามารถ ปรับกระบวนการให้เหมาะสม สิ่งแรกและสำคัญที่สุด โดยการระบุจุดที่ละเอียดอ่อน อุปสรรค์ และสิ่งใดก็ตามที่สามารถปรับปรุงได้อย่างรวดเร็วและอัตโนมัติ แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด แน่นอน

อันที่จริง การวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้สามารถปรับแต่งความรู้เกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของลูกค้า ลักษณะเฉพาะ ความชอบ นิสัย และความต้องการที่เป็นไปได้ของลูกค้าอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน

ไม่ใช่เป้าหมายเดียวและไม่เลือกปฏิบัติอีกต่อไป แต่ เป็นการรวมเป้าหมายย่อยที่แตกต่างกันจำนวนมาก ทั้งหมดนี้ต้องได้รับการวิเคราะห์ด้วยความสนใจสูงสุด จากนั้นจึงเข้าหาด้วย การดำเนินการและกระบวนการ ที่ กำหนดเอง

จุดที่มาถึง? คน . หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ซึ่งเราจะเน้นในจุดที่ห้าและจุดสุดท้าย

5. การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ในยุคดิจิทัล ความท้าทายของตลาดเกิดขึ้นจากประสบการณ์ของลูกค้า ลองนึกดูว่ายักษ์ใหญ่ของภาคเทคโนโลยีกำลังเคลื่อนไหวไปในทิศทางนี้อย่างไร: บริษัทต่างๆ เช่น Amazon, Apple, Microsoft หรือ Google (เพื่อตั้งชื่อเฉพาะชื่อที่มีชื่อเสียงและโดดเด่นที่สุด) วางลูกค้าไว้ที่ศูนย์กลางของทุกสิ่ง และประสบการณ์ดิจิทัลทั้งหมดหมุนรอบลูกค้าแต่ละราย

อย่างแรกและสำคัญที่สุด คือคำถามเกี่ยวกับ Customer Journey ดิจิทัล ซึ่งต้องมีความลื่นไหล ใช้งานง่าย และรวดเร็ว

และที่นี่ – แม้แต่ในสาขานี้ – ระบบ DTM ได้รับการพิสูจน์ว่าประเมินค่าไม่ได้…หรือมากกว่านั้น ที่ขาดไม่ ได้

พวกเราไม่มีใครต้องการจัดการกับกระบวนการที่ใช้กระดาษซึ่งเสียเวลา สัญญาที่ต้องรอในกล่องจดหมายจึงจะลงนามและส่งคืน ข้อตกลงทางกฎหมายที่ใช้กระดาษ ทำให้ขั้นตอนของระบบราชการหมดไปในการสรุปธุรกรรมง่ายๆ ทั้งหมดนี้กลายเป็นเรื่องในอดีตมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม อนาคตของความสัมพันธ์และการทำธุรกรรมระหว่างบริษัทและลูกค้านั้นทำได้ภายในไม่กี่คลิกหรือแตะเพียงไม่กี่ครั้งบนสมาร์ทโฟนของคุณ

นี่เป็นสถิติที่บอกได้ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้:

ในการศึกษาของ Forrester ที่ได้รับมอบหมายจาก DocuSign ผู้ตอบแบบสอบถาม 32% กล่าวว่าพวกเขาละทิ้งสัญญาการปิด ข้อตกลง และการทำธุรกรรม เนื่องจากพวกเขา ไม่เห็นด้วยกับขั้นตอนของกระดาษและคู่มือ (ที่มา: docusign.co.uk)

ต้นน้ำของทุกสิ่ง: เอกสาร dematerialization

เราได้กำหนดการ จัดการธุรกรรมดิจิทัล และขอบเขตการใช้งานที่หลากหลาย และเราได้รวบรวมข้อดีของการนำระบบ DTM ไปใช้ในประเด็นสำคัญ 5 ประการ

คำถามสุดท้ายและหลักยังคงอยู่: อะไรคือจุดเริ่มต้นของต้นน้ำ? ในกรณีนี้ คำตอบตรงไปตรงมามาก: document dematerialization ให้ชัดเจน: การแปลงเป็นดิจิทัลและการลดขนาดเป็นสองแนวคิดที่แตกต่างกัน ในที่นี้ เรากำลังพูดถึงความแตกต่างที่เกี่ยวข้องกับระดับกฎหมายและระดับปฏิบัติการ

อันที่จริง Dematerialization เป็นแนวคิดที่นอกเหนือไปจากการแปลงเป็นดิจิทัลอย่างง่าย ด้วยการทำเช่นนี้ เอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูก ขจัดออกไปโดยสิ้นเชิง เนื่องจากระบบดิจิทัลของพวกเขาใช้มูลค่าทางกฎหมายและการพิจารณาคดีอย่างเต็มรูปแบบ

แน่นอนว่าในพื้นที่นี้คุณไม่สามารถด้นสดได้ และ จำเป็นต้องพึ่งพาบริษัทที่เชี่ยวชาญในด้าน นี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริการ Dematerialization ที่นำเสนอโดย Doxee ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายและรับประกันการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับกฎระเบียบ: ได้รับการออกแบบตามความต้องการของแต่ละบริษัทเพื่อให้สามารถรวมเข้ากับระบบ CRM และ CCM ในทุกช่องทางและข้อมูล - มุมมองที่ขับเคลื่อน

นี่คือวิธีที่วงจรปิด: ประหยัดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการดิจิทัล และความสัมพันธ์ใหม่กับลูกค้าที่ใกล้ชิดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น