วิธีการตัดสินใจว่าเมื่อใดควรจ้างบุคคลภายนอกสำหรับบทบาทงานเฉพาะ

การบริหารหน่วยงานดิจิทัลนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แม้ว่าการออกแบบเว็บจะมีกำไรสูง แต่การแข่งขันก็มีมาก และบางครั้งอัตรากำไรก็แทบไม่มี นั่นเป็นเหตุผลที่ความแตกต่างระหว่างเอเจนซีดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จและไม่ประสบความสำเร็จมักไม่เกี่ยวข้องกับความสามารถ ค่อนข้างเป็นเรื่องของประสิทธิภาพ เป็นการแข่งขันที่ยอดเยี่ยมในการดูว่าหน่วยงานใดสามารถดำเนินการได้น้อยที่สุดโดยไม่ประนีประนอมกับคุณภาพของงาน ไม่ต้องสงสัยเลยว่าหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดที่หน่วยงานดิจิทัลมีในการกำจัดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและควบคุมค่าใช้จ่ายคือการเอาท์ซอร์ส งานและบทบาทบางอย่างไม่ได้แสดงให้เห็นถึงการจ้างพนักงานประจำ บางครั้งนั่นเป็นเพราะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ในบางครั้ง เป็นเพราะบทบาทของงานนั้นอยู่นอกเหนือความสามารถหลักของเอเจนซี โดยไม่คำนึงถึงเหตุผล การรู้ว่าบทบาทใดที่ควรจ้างจากภายนอกอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างเอเจนซี่ที่ยิงกระบอกสูบทั้งหมดกับที่เดินกะเผลก

ข่าวดีก็คือมีกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายที่เอเจนซีดิจิทัลหรือธุรกิจอื่นๆ สามารถปฏิบัติตามได้เพื่อทำการตัดสินใจในการว่าจ้างบุคคลภายนอกอย่างชาญฉลาด บทความนี้จะอธิบายกระบวนการนั้นด้วยภาษาธรรมดา โดยสรุปแล้ว คุณจะมีเครื่องมือและความรู้ในการตัดสินใจว่าควรจ้างงานใดจากภายนอกและงานใดควรเก็บไว้ภายในองค์กร มาเริ่มกันเลย.

กำหนดคะแนนให้กับแต่ละบทบาทงาน

ขั้นตอนแรกในกระบวนการตัดสินใจจ้างบุคคลภายนอกคือการสร้างรายการของทุกบทบาทงานภายในบริษัท จากนั้น คุณควรกำหนดคะแนนให้กับแต่ละบทบาทที่อยู่ในรายการ โดยพื้นฐานแล้ว คุณควรให้แต่ละบทบาทงานเป็นประเด็นเดียวตามคำตอบในการยืนยันคำถามต่อไปนี้:

• บทบาทของงานไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานในแต่ละวันของธุรกิจหรือไม่?
• บทบาทงานอยู่นอกเหนือความสามารถหลักของธุรกิจหรือไม่?
• บทบาทงานต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านหรือไม่?
• บทบาทของงานใช้เวลานานหรือไม่?
• งานสามารถทำได้โดยปราศจากความรู้มากมายเกี่ยวกับธุรกิจหรือไม่?

โดยพื้นฐานแล้ว ยิ่งคะแนนที่กำหนดให้กับบทบาทงานสูงเท่าใด โอกาสที่จะเป็นเป้าหมายที่ดีสำหรับการเอาท์ซอร์สก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ด้วยคะแนนที่มีอยู่ ก็น่าจะเป็นไปได้ที่จะกำจัดบทบาทงานปัจจุบันในธุรกิจจำนวนมาก (หากไม่ใช่ส่วนใหญ่) บทบาทที่ถูกตัดออกอาจเป็นศูนย์กลางเกินไปในการดำเนินธุรกิจ หรือเกี่ยวข้องกับการทำงานที่ดีที่สุดโดยความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับพนักงานที่เหลือของธุรกิจ

คำนวณค่าโสหุ้ยของตำแหน่งงานที่มีคะแนนสูง

เนื่องจากข้อได้เปรียบที่สำคัญประการหนึ่งของการจ้างบุคคลภายนอกคือการช่วยให้มีค่าใช้จ่าย ขั้นตอนต่อไปคือการคำนวณค่าโสหุ้ยที่เกี่ยวข้องกับแต่ละบทบาทงานที่มีคะแนนสูงซึ่งระบุไว้ในขั้นตอนแรก ซึ่งจะเป็นฐานการเปรียบเทียบที่มั่นคงในการเสนอราคาจากบริษัทเอาท์ซอร์สหรือฟรีแลนซ์ ในการกำหนดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบทบาทงานแต่ละรายการ จำเป็นต้องพิจารณาบางสิ่ง

ขั้นแรก จำเป็นต้องคำนวณค่าโสหุ้ยรายเดือนทั้งหมดของบริษัท ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในสำนักงาน วัสดุสิ้นเปลือง เทคโนโลยี และสิ่งอื่นๆ ที่ธุรกิจมอบให้กับพนักงานแต่ละคน จากนั้นหารค่าใช้จ่ายทั้งหมดด้วยจำนวนพนักงานทั้งหมดที่บริษัทว่าจ้าง ซึ่งจะให้ค่าประมาณที่สมเหตุสมผลของค่าใช้จ่ายดิบต่อพนักงานของบริษัท

ขั้นตอนต่อไปคือการคำนวณค่าโสหุ้ยโดยตรงที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ให้บริการในแต่ละบทบาทงาน ซึ่งรวมถึงเงินเดือน สวัสดิการ ภาษีเงินเดือน และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้น เพิ่มผลลัพธ์ไปยังตัวเลขค่าโสหุ้ยต่อพนักงาน แล้วคุณจะได้ค่าใช้จ่ายรายเดือนรวมของแต่ละบทบาทงาน เพื่อการเปรียบเทียบที่ดีขึ้นในภายหลัง คุณสามารถหารผลลัพธ์เหล่านั้นด้วยจำนวนชั่วโมงรวมที่พนักงานแต่ละคนทำงาน (หรือจำนวนชั่วโมงที่พวกเขาใช้ไปกับการปฏิบัติหน้าที่ที่กำหนด) ซึ่งจะบอกคุณว่าแต่ละบทบาทงานมีค่าใช้จ่ายต่อชั่วโมงเท่าไร

คำนวณค่าใช้จ่ายในการเลิกจ้างพนักงาน

สิ่งต่อไปที่ต้องพิจารณาคือค่าใช้จ่ายเท่าไรในการเลิกจ้างพนักงานหากการจัดการเอาท์ซอร์สในท้ายที่สุดเรียกร้อง แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะเป็นค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียว แต่ธุรกิจจำเป็นต้องทำความเข้าใจก่อนที่จะดำเนินการตามแผนการจัดหาเอาท์ซอร์ส สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาในเบื้องต้นคือชุดค่าชดเชยและผลประโยชน์เพิ่มเติม (ถ้ามี)

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างพนักงานด้วย ตัวอย่างเช่น การเรียกคืนทรัพย์สินของบริษัทและการปิดใช้งานการเข้าถึงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและข้อมูลของบริษัทจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปมากขึ้นอยู่กับประเภทพนักงานและระยะเวลาการบริการ เป็นความคิดที่ดีเช่นกันที่จะเก็บพนักงานที่จากไปไว้ในบัญชีเงินเดือน เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ในระหว่างการเปลี่ยนไปใช้การจัดจ้างบุคคลภายนอก เนื่องจากอาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นชั่วคราว ธุรกิจจึงต้องพร้อมที่จะแบกรับภาระที่เพิ่มขึ้น

กำหนดระยะขอบของข้อผิดพลาดที่ยอมรับได้

หากการจัดจ้างบุคคลภายนอกเป็นการเปรียบเทียบแบบผลต่อผลจริงกับการให้พนักงานของคุณปฏิบัติงานตามบทบาทที่กำหนด ผลลัพธ์ของขั้นตอนก่อนหน้านี้จะตัดสินเสมอว่าบทบาทงานใดที่ควรจ้างบุคคลภายนอก อย่างไรก็ตาม งานจ้างจากภายนอกไม่เทียบเท่ากับงานที่ทำโดยพนักงานในบริษัท มักจะมีข้อผิดพลาดบางส่วนที่เกี่ยวข้องเนื่องจากระยะทางด้านลอจิสติกส์และกายภาพระหว่างธุรกิจและพนักงานที่กำลังจัดการแต่ละบทบาทงาน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงสิ่งนั้น

แนวคิดคือการหาว่าสำหรับแต่ละบทบาทงานที่คุณพิจารณาว่าจ้างจากภายนอก จำนวนข้อผิดพลาดหรือความล่าช้าในการปฏิบัติงานที่ธุรกิจสามารถทนได้นั้นมีจำนวนเท่าใด ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจเปลี่ยนสายงานให้กับบริษัทเอาต์ซอร์สหรือฟรีแลนซ์แล้วทำผิดพลาด ธุรกิจจะสามารถรอการแก้ไขได้นานแค่ไหนก่อนที่จะต้องเสียเงินและเสียชื่อเสียงมากกว่ามูลค่าของงาน

สิ่งนี้คือไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิดสำหรับคำถาม เป็นสิ่งที่แต่ละธุรกิจต้องตัดสินใจด้วยตัวเอง โดยพิจารณาจากความสัมพันธ์กับลูกค้าและมาตรฐานคุณภาพที่เลือกยึดถือ ในขั้นตอนนี้ เป็นไปได้ว่าบางตำแหน่งงาน—ไม่ว่าธุรกิจจะประหยัดได้มากเพียงใดจากการเอาท์ซอร์ส—จะไม่คุ้มกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ขอใบเสนอราคาเอาท์ซอร์ส

ขั้นตอนต่อไปและขั้นสุดท้ายในกระบวนการตัดสินใจจ้างคือการขอใบเสนอราคาสำหรับงานที่จำเป็น ที่ควรเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสถานะบางอย่างเกี่ยวกับคู่ค้าที่มีศักยภาพในการจ้าง สิ่งสำคัญคือต้องหาผู้สมัครที่มีประวัติที่มั่นคงเพื่อความสำเร็จและประสบการณ์ที่ตรวจสอบได้ในการทำงานที่ธุรกิจต้องการ จากนั้น คุณสามารถจัดเตรียมคำขอใบเสนอราคาสำหรับผู้สมัครที่ผ่านการรวบรวม นี่คือจุดที่ข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมในขั้นตอนก่อนหน้านี้มีประโยชน์ คุณสามารถใช้เพื่อสื่อสารหลายสิ่งหลายอย่างกับคู่ค้าที่มีศักยภาพในการเอาท์ซอร์ส รวมถึง:

• ลักษณะเฉพาะและขอบเขตของงานที่ต้องการ
• ขอบที่ยอมรับได้สำหรับข้อผิดพลาด
• สูงสุดที่ธุรกิจจะพิจารณาใช้จ่ายสำหรับงาน
• เมื่อการจัดจ้างจำเป็นต้องเริ่มต้นขึ้น

ณ จุดนี้ การตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับว่าคู่ค้ารายใดจะตกลงที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัทที่จุดราคาต่ำสุด สำหรับผู้ที่ทำเช่นนั้น ควรปฏิบัติตามการจัดการที่เหมาะสมต่อไป

บรรทัดล่างสุด - เมื่อใดควรจ้างคนภายนอก

เมื่อปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้น ดิจิทัลเอเจนซีหรือธุรกิจประเภทอื่นๆ ควรจะสามารถทำการตัดสินใจจ้างเอาท์ซอร์สได้อย่างชาญฉลาด เมื่อปฏิบัติตามแล้ว ขั้นตอนควรลดความเสี่ยงและปรับปรุงโอกาสที่การจัดจ้างเอาท์ซอร์สจะเป็นไปตามความต้องการของธุรกิจในขณะที่ลดต้นทุน แน่นอน เป็นไปได้ว่าการเอาท์ซอร์สจะไม่สมเหตุสมผลสำหรับเอเจนซีดิจิทัลหลายแห่ง ไม่มีอะไรผิดปกติกับสิ่งนั้น อย่างไรก็ตาม การใช้บริการเอาท์ซอร์สเป็นทางเลือกก็คุ้มค่าเสมอ เนื่องจากสภาพธุรกิจและการดำเนินงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้และบ่อยครั้ง