ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร: โอกาสในการทำให้เป็นดิจิทัล

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการทำให้กระบวนการเป็นดิจิทัลและคิดใหม่ทั้งหมดเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขจัดความไม่ประหยัดที่มักเป็นลักษณะเฉพาะของกระบวนการแบบดั้งเดิม

คุณค่าทางกฎหมายและความเป็นไปได้ในการใช้งานในหลาย ๆ สถานการณ์ทำให้เป็นเครื่องมือที่แข็งแกร่งในการสนับสนุนการแปลงเป็นดิจิทัล

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเทคโนโลยีที่ทำให้สามารถลงนามในเอกสารหรือสัญญาโดยไม่ต้องพิมพ์และไม่ต้องลงลายมือชื่อที่เขียนด้วยลายมือ

เมื่อลงนามในสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ เราจะเชื่อมโยงชุดของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เองกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อีกชุดหนึ่ง ซึ่งเป็นรูปแบบเอกสารหรือสัญญาที่เราต้องลงนาม

ซึ่งสามารถทำได้โดยการคลิกที่ปุ่ม ตัวอย่างเช่น

Scrive ซึ่งเป็นพันธมิตรของ Doxee สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รับรองหลักฐานขององค์ประกอบหลักเหล่านี้ด้วย Evidence Package ซึ่งเป็นชุดข้อมูลที่อธิบายเหตุการณ์ต่างๆ ทั้งหมดที่เอกสารประสบ และแนบมากับเอกสารที่ลงนาม แพ็คเกจหลักฐาน Scrivive ซึ่งกำหนดมาตรฐานอุตสาหกรรมแนบมากับเอกสารที่ลงนามทุกฉบับ เป็นการรวบรวมหลักฐานคุณภาพสูงที่ละเอียดและสำคัญที่สุด ซึ่งครอบคลุมทุกเหตุการณ์ในขั้นตอนการเซ็นเอกสาร ตั้งแต่ตอนที่ผู้เขียนเตรียมเอกสารสำหรับการเซ็นเสร็จจนกระทั่งเอกสารที่ลงนามขั้นสุดท้ายถูกปิดผนึกแบบดิจิทัล

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันตามกฎหมายเนื่องจากองค์ประกอบสามประการภายในชุดหลักฐานที่ต้องมีอยู่และชัดเจนเสมอ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของเอกสาร - กระดาษหรือดิจิทัล และองค์ประกอบเหล่านี้กำหนดวงจรชีวิตของเอกสารที่ลงนาม - นับจากเวลาที่แบ่งปัน กับคู่สัญญาเมื่อลงนามแล้ว

องค์ประกอบ 3 ประการที่รับประกันมูลค่าทางกฎหมายของสัญญาที่ลงนามสามารถสรุปได้ดังนี้:

• หลักฐาน แสดงเจตนา กล่าว คือ เจตนาของผู้ลงนามเห็นด้วยกับเอกสารและเนื้อหา
• ตัวตน ของผู้ลงนาม
• ความสมบูรณ์ ของเอกสารเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ถูกแก้ไข

หลักฐานที่รวบรวมใน Evidence Package ประกอบด้วย บันทึก การตรวจสอบที่แสดง เช่น:

• ภาพหน้าจอ ของข้อตกลงใน Scrive UI เพื่อแสดงเจตนา
• หลักฐาน การระบุตัวตนของผู้ลงนาม ซึ่งอาจเป็นที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หรือวิธีการอื่นๆ ของ eID
• การอ้างอิงเวลา ที่แสดงวันที่และเวลาที่แน่นอนของเหตุการณ์ เช่น การระบุตัวตน การเปิดเอกสาร และการลงนาม
• สุดท้าย ลายเซ็นดิจิทัล (หรือ ตราประทับดิจิทัล ) จะติดอยู่กับเอกสารที่ลงนาม ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ถูกดัดแปลงและรับประกันความสมบูรณ์ของเอกสาร

เมื่อเราพูดถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศในสหภาพยุโรป เราควรพิจารณาระเบียบ eIDAS ก่อนเสมอ ซึ่งควบคุมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ และมีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกันทั้งจากมุมมองทางเทคโนโลยีและทางกฎหมาย นี่คือเหตุผลที่การใช้และนำโซลูชั่น e-Signature ไปใช้งานจึงมอบโอกาสที่ดีในการสร้างบริการใหม่ๆ และสร้างประสิทธิภาพที่มากขึ้นในธุรกิจปกติและกระบวนการเริ่มต้นระบบดิจิทัล

เหตุใดจึงต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำให้กระบวนการดิจิทัลของคุณง่ายขึ้น

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้กระบวนการลงนามรวดเร็วขึ้น เนื่องจากทำให้สามารถลงนามในสัญญาได้ทุกที่ ทุกเวลา และจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือสมาร์ทโฟน คุณสามารถเลือกโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะกับความต้องการมากที่สุด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกระบวนการเฉพาะและประเภทของสัญญา นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของ ประโยชน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้สามารถบรรลุเป้าหมายสุดท้ายได้ นั่นคือการลดความซับซ้อนของกระบวนการดิจิทัล

ท่ามกลางผลประโยชน์ในทันที ได้แก่ ต้นทุนการจัดการที่ลดลง ระยะเวลาของกระบวนการที่คล่องตัว และความเป็นไปได้ในการได้รับลายเซ็นที่มีมูลค่าทางกฎหมายเต็มรูปแบบในไม่กี่ขั้นตอน แม้ว่าจะมีผู้ลงนามมากกว่าหนึ่งคนก็ตาม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐาน (BES) และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) มักจะเป็น ตัวเลือกที่ดีที่สุด เมื่อต้องทำให้กระบวนการออนบอร์ดหรือเซ็นชื่อเป็นดิจิทัล: สิ่งเหล่านี้รวมความต้องการประสิทธิภาพเข้ากับความต้องการเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย BES และ AES ใช้งานง่ายและไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับผู้ลงนาม นอกจากนี้ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องจัดการข้อมูลรับรองส่วนบุคคล รหัสผ่าน หรืออุปกรณ์เพิ่มเติมใหม่ เช่น สมาร์ทการ์ดหรือโทเค็น USB ที่อยู่อีเมล โทรศัพท์มือถือ และวิธีการระบุตัวตนคือทั้งหมดที่พวกเขาต้องการในการเข้าถึงเอกสารและลงนาม

คุณสามารถทำอะไรกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา กระบวนการจัดซื้อเกือบทั้งหมดได้เปลี่ยนเป็นการทำธุรกรรมออนไลน์ ตั้งแต่การซื้อสินค้าทุกประเภท ไปจนถึงการลงนามในสัญญา และจากการจัดหาบริการและสัญญาประกันภัย ไปจนถึงการสร้างบัญชีธนาคารใหม่

ธุรกรรมจำนวนมากที่ตอนนี้ถูกเปลี่ยนเป็นกระบวนการดิจิทัล ครั้งหนึ่งเคยเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อมีหรือมีการสนับสนุนที่จำเป็นจากผู้ดำเนินการ

นี่คือสิ่งที่เราหมายถึงเมื่อเราพูดถึง การเริ่มต้นระบบดิจิทัล การเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัลประกอบด้วยกระบวนการที่แปลงขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นให้เป็นแบบดิจิทัลเพื่อให้ลูกค้าใหม่ดำเนินการซื้อผลิตภัณฑ์หรือเปิดใช้บริการได้

คุณอาจสงสัยว่าทำไมเราถึงแนะนำแนวคิดนี้และเกี่ยวข้องกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร

ทุกความสัมพันธ์กับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าใหม่หรือลูกค้าเดิม สามารถเปลี่ยนเป็นความสัมพันธ์ทางดิจิทัลได้ ทำให้ทั้งสองฝั่งมีประสิทธิภาพและน่าพึงพอใจมากขึ้น แต่อย่างไร?

ในการใช้กระบวนการเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัล เราต้องเริ่มต้นด้วยการดูแต่ละขั้นตอนของความสัมพันธ์กับลูกค้าและทำความเข้าใจว่าเราจะทำให้ขั้นตอนเหล่านี้เป็นแบบดิจิทัลได้ดีที่สุดอย่างไร เพื่อให้มั่นใจว่าเราให้การสนับสนุนที่จำเป็นเสมอและชดเชยส่วนที่ขาดหายไปของ " มนุษย์ " คอมโพเนนต์ เช่น ติดต่อกับโอเปอเรเตอร์

นั่นคือเวลาที่จะสามารถผสานรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้สำเร็จ โดยเป็นเครื่องมือที่เปลี่ยนช่วงเวลาของการได้รับลายเซ็นให้เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ราบรื่น และประหยัดเวลา หากเราใช้สถานการณ์อิตาลีเป็นตัวอย่าง การวิจัยแสดงให้เห็นว่า:

• หลังการแพร่ระบาดของโควิด-19 ชาวอิตาลี 68% คาดว่าจะสามารถติดต่อบริษัทผ่านช่องทางดิจิทัล (IlSole24Ore)
• การเตรียมความพร้อมสู่ระบบดิจิทัล รวมถึงการลงนามในสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหนึ่งใน 10 ลำดับความสำคัญสูงสุดในการลงทุนสำหรับภาคการธนาคาร (รายงาน ABILab, 2022)

ลองมาดูตัวอย่างสองสามตัวอย่างและดูวิธีใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อปลดล็อกโอกาสในการแปลงเป็นดิจิทัลที่สำคัญ

กรณีการใช้งาน: ภาคยูทิลิตี้

กิจกรรมที่ส่งผลให้คิวสั้นลงที่เคาน์เตอร์ด้วยตนเองเพื่อสนับสนุนดิจิทัลคือการซื้อสัญญาใหม่สำหรับอุปกรณ์อเนกประสงค์และการจัดการทุกขั้นตอนและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในภายหลัง ในกรณีนี้ สามารถใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาจอยู่ในรูปแบบของ BES ที่ "แข็งแกร่ง" วิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มมูลค่าของ SES คือการใช้ รหัส OTP (รหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว) เพื่อส่งไปยังผู้ลงนาม ผ่านทาง SMS แอพ หรืออีเมล การส่งรหัส OTP ไปยังอุปกรณ์ของผู้ลงนามเป็นรูปแบบหนึ่งของการรับรองความถูกต้องโดยพวกเขา และอนุญาตให้บุคคลนั้นยืนยันความเต็มใจที่จะลงนามในเอกสารนั้นเพิ่มเติม

เอกสารที่จำเป็นสามารถพร้อมลายเซ็นได้อย่างง่ายดายทางอีเมลหรือโดยการอัปโหลดบนพื้นที่เว็บเฉพาะ และเป็นไปได้ที่จะสร้างประสบการณ์ดิจิทัลที่หลากหลายและเป็นส่วนตัวมากขึ้นสำหรับลูกค้า

นอกจากการทำให้สัญญาและการสมัครรับข้อมูลเป็นสาระสำคัญแล้ว ยังสามารถสร้างกระบวนการที่ปฏิสัมพันธ์อื่นๆ ระหว่างบริษัทและลูกค้าจะไม่เกิดขึ้นที่เคาน์เตอร์หรือทางโทรศัพท์อีกต่อไป แต่เป็นแบบดิจิทัล ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ถูกต้องและจุดติดต่อและคำกระตุ้นการตัดสินใจที่จำเป็น คุณสามารถเสนอทางเลือกให้ลูกค้าในการนัดหมายกับผู้ให้บริการหรือเปิดใช้บริการใหม่ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ซึ่งจะเป็นการสร้างโอกาสในการขายต่อเนื่องและการขายต่อยอด เอกสารทั้งหมดสามารถให้ลายเซ็นทางอีเมลหรือผ่านพื้นที่เว็บเฉพาะ และเป็นไปได้ที่จะสร้างประสบการณ์ลูกค้าดิจิทัลที่หลากหลายและเป็นส่วนตัวมากขึ้น

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสาร HR

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายยังสามารถใช้เพื่อแยกส่วนและทำให้รายงานและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลบางรายการมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายเมื่อขอเวลาลาพักร้อน ลางาน ขอฝึกอบรม หรือเรียกร้องค่าใช้จ่าย ในเรื่องนี้ เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงคำชี้แจงล่าสุดจากหน่วยงานสรรพากรของอิตาลี ซึ่งมีอยู่ในคำตอบหมายเลข 740 ของวันที่ 20 ตุลาคม 2021 เกี่ยวกับการจัดการรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นเอกสารประเภททั่วไปใน HR คำตอบของหน่วยงานอิตาลีชี้แจงว่ารายงานค่าใช้จ่ายดิจิทัลไม่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือลายเซ็นขั้นสูงโดยพนักงาน จึงทำให้มีความเป็นไปได้อย่างสมบูรณ์ที่จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐาน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับประกาศความเป็นส่วนตัว

นโยบายความเป็นส่วนตัวสามารถลงนามผ่านโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ง่ายๆ เมื่อผู้ลงนามมีโอกาสที่จะดูและอ่านเอกสารได้อย่างถูกต้องนอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการผ่านทางอีเมลหรือสามารถให้ข้อมูลในพื้นที่เว็บพิเศษที่ผู้ลงนามเข้าถึงด้วยข้อมูลประจำตัวคู่หนึ่ง คำกระตุ้นการตัดสินใจสำหรับลายเซ็น ในรูปแบบของการแก้ปัญหาแบบชี้แล้วคลิก (เช่น ปุ่มที่แสดงความเต็มใจที่จะลงนามในเอกสารอย่างชัดเจน) สามารถวางไว้ที่ส่วนท้ายของการเปิดเผยเพื่อให้ผู้ลงนามสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง ดูมัน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการอนุมัติใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อ

การยอมรับการประมาณการหรือใบสั่งซื้อเป็นกิจกรรมอื่นที่สามารถทำได้โดยการติดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะเป็นการแปลงเป็นดิจิทัลและนำประสิทธิภาพมาสู่ธุรกรรมประเภทนี้ นอกจากนี้ ในกรณีนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานยังช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการที่อาจจำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยน พิมพ์ และสแกนเอกสารต่างๆ เพื่อให้ได้ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ขั้นตอนเหล่านี้จะลดลงอย่างมากหากไม่ตัดออก ด้วยการนำแนวทางดิจิทัลมาใช้ นอกจากนี้ คุณค่าทางกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนในกฎระเบียบ eIDAS ของยุโรป ในขณะที่ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือแบบสแกนไม่สามารถพูดได้เช่นเดียวกัน

บทความที่เขียนร่วมกับ Scriv