ซอฟต์แวร์ติดตามการรับสมัครคืออะไรและเหตุใดฉันจึงควรสนใจ

ด้วยทุกสิ่งที่เป็นดิจิทัลในโลกของเรา จึงไม่น่าแปลกใจที่วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยต่างๆ เลือกใช้การลงทะเบียนออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ ไม่เพียงแค่นั้น แต่พวกเขายังเปลี่ยนจากวิธีการแบบเดิมๆ สำหรับขั้นตอนการสมัครอีกด้วย เพื่อประหยัดเวลา พื้นที่ และเงิน สถาบันหลายแห่งหันมาใช้ซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียน

ซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนเป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการรับสมัครของโรงเรียน สำนักงานรับสมัครสามารถใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเพื่อตรวจสอบนักเรียนปัจจุบันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่เลือก ซึ่งรวมถึงการติดตาม:

• วิชาไหนที่พวกเขาเลือกเรียน

• กิจกรรมนอกหลักสูตรของพวกเขา

• วันที่คาดว่าจะสำเร็จการศึกษาของพวกเขา

• การเลือกเข้าร่วมสมาคมศิษย์เก่า

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้เหมาะสำหรับการศึกษาระดับอุดมศึกษาเพราะช่วยในการรวบรวมข้อมูลของนักเรียนอันมีค่าที่สามารถนำมาใช้ในระหว่างกระบวนการรับสมัครได้ ข้อมูลนี้สามารถนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐานการรับเข้าเรียนในปัจจุบัน ทำให้ขั้นตอนการคัดเลือกยากขึ้นมาก ข้อมูลนี้สามารถใช้ร่วมกับระบบข้อมูลของนักเรียนเพื่อช่วยปรับปรุงประสบการณ์การเรียนในวิทยาลัยของนักเรียนทั้งหมด

เหตุใดซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนจึงจับคู่กับระบบอัตโนมัติของอีเมลได้ดี

แม้ว่าซอฟต์แวร์ติดตามการเข้าศึกษาในวิทยาลัยอาจดูเหมือนมีการใช้งานหลัก แต่เมื่อรวมกับซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมแล้ว ข้อมูลอันมีค่าก็สามารถเก็บรวบรวมได้ ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อปรับปรุงอาชีพในวิทยาลัยของนักเรียนได้ทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนี้สามารถเสียบเข้ากับซอฟต์แวร์ CRM ของสถานศึกษาเพื่อช่วยสร้างอีเมลอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาและความต้องการของพวกเขาโดยเฉพาะ นั่นหมายความว่าการส่งอีเมลต่อไปนี้สามารถทำได้ง่ายกว่ามาก:

• สถานะการสมัคร

• ชำระค่าธรรมเนียมที่ถึงกำหนด

• กิจกรรมที่จะเกิดขึ้นซึ่งปรับให้เข้ากับพื้นที่การศึกษาของพวกเขา

• กิจกรรม/ประกาศเฉพาะวิทยาเขตและอื่นๆ

4 ตัวอย่างจริงของซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนที่ทำงานร่วมกับระบบอีเมลอัตโนมัติ

จุดสำคัญของระบบอีเมลอัตโนมัติคือการส่งข้อความอีเมลที่ถูกต้องไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ในการทำเช่นนี้ วิทยาลัยจำเป็นต้องสามารถรวบรวมข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับนักเรียนของตนได้ เพื่อที่พวกเขาจะได้ส่งเนื้อหาที่เกี่ยวข้องไปให้พวกเขาเสมอ นี่คือเหตุผลที่การมีซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนมีความสำคัญต่อสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษา

ด้วยข้อมูลที่รวบรวมโดยซอฟต์แวร์นี้ อีเมลสามารถจัดตามความต้องการของนักเรียนได้ วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่จำเป็นทั้งหมด

ด้วยการรวมซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนเข้ากับซอฟต์แวร์ CRM ของวิทยาลัยของคุณ คุณจะสามารถส่งข้อความอีเมลที่ปรับแต่งมาอย่างดีได้ เช่น สี่ข้อความที่แสดงด้านล่าง

อีเมลการแข่งขันกีฬา

การแข่งขันกีฬาระดับวิทยาลัยจะยิ่งใหญ่เพียงใด แต่ก็ไม่ใช่ถ้วยชาของทุกคนเสมอไป

การใช้ข้อมูลจากซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนสามารถช่วยให้คุณสร้างรายชื่ออีเมลเฉพาะได้ รายการเหล่านี้สามารถออกแบบและสร้างตามพื้นที่ที่สนใจได้

ตัวอย่างนี้ดีมากเพราะเป็นแบบส่วนบุคคล อนุญาตให้บุคคลทำการเปลี่ยนแปลงอีเมลที่จำเป็นได้ทันที มหาวิทยาลัยสามารถทำตามตัวอย่างนี้ได้โดยการส่งอีเมลขอบคุณอัตโนมัติไปยังนักศึกษาที่ลงทะเบียนในกิจกรรมต่างๆ ได้แก่:

• กีฬา

• โรงภาพยนตร์

• ศิลปะและอื่น ๆ

สิ่งนี้นำไปสู่การสูญเสียทรัพยากรน้อยลงและบุคคลที่มีความสุขมากขึ้นด้วยกล่องจดหมายที่รกน้อยลง

ที่มา: Pinterest

อีเมลตอบรับ

ตลอดทั้งปี นักเรียนทั่วโลกต้องทนทุกข์ทรมานกับช่วงเวลารออันเลวร้ายก่อนที่จะได้รับการยอมรับ นี่คือช่วงเวลาระหว่างการลงทะเบียนเรียนในวิทยาลัยที่ตนเลือกและรอการตอบกลับเกี่ยวกับการตัดสินใจของสถาบันในการยอมรับ ไปเป็นวันของจดหมายตอบรับจดหมายหอยทาก ในทางกลับกัน สถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษาจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เลือกที่จะใช้อีเมลสำหรับการสื่อสารนี้ และเนื่องจากเป็นข้อความสำคัญและน่าตื่นเต้นที่จะแชร์กับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นนักเรียน คุณจึงมีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะอีเมลเพื่อทำให้เป็นอีเมลพิเศษเฉพาะบุคคลอย่างแท้จริง

ในตัวอย่างนี้ด้านล่าง นักเรียนได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเพียงให้เปิดข้อความและเฉลิมฉลองการยอมรับของเธอที่ North Carolina State University

สำหรับมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยที่เลือกใช้ซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนร่วมกับซอฟต์แวร์ CRM ของตน เมื่อใบสมัครของนักเรียนได้รับการยอมรับแล้ว ซอฟต์แวร์จะกระตุ้นแคมเปญอีเมลตอบรับได้ สิ่งนี้ยอดเยี่ยมเพราะช่วยให้สถาบันอุดมศึกษาสามารถเชื่อมโยงกับทรัพยากรอันมีค่าของพวกเขา เช่น:

• แพ็กเก็ตข้อมูลนักเรียน

• ข้อมูลฝ่ายการเงินและอื่น ๆ อีกมากมาย

ที่มา: Twitter

อีเมลวันเกิดนักเรียน

แสดงให้นักเรียนเห็นว่าคุณใส่ใจ! แทนที่จะปฏิบัติกับพวกเขาเหมือนเป็นนักเรียนคนอื่น ทำไมไม่ใช้เวลาสร้างและส่งข้อความอีเมลวันเกิดถึงนักเรียนของคุณล่ะ

กระบวนการนี้สามารถทำได้ง่ายมากด้วยการใช้ข้อมูลที่รวบรวมโดยซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียน ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อคุณรวมเข้ากับระบบข้อมูลของนักเรียนหรือซอฟต์แวร์ CRM แล้ว คุณสามารถส่งข้อความเช่นนี้จากมหาวิทยาลัยอีสเทิร์นอิลลินอยส์โดยอัตโนมัติเมื่อใกล้จะถึงวันเกิดของนักเรียนหรือศิษย์เก่า

แนวคิดนี้สามารถนำไปใช้กับวันครบรอบต่างๆ ของนักเรียน รวมไปถึง:

• การสำเร็จการศึกษา

• วันย้ายเข้า

• กิจกรรมในวิทยาเขตที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ที่น่าสนใจของนักเรียน

ที่มา: Gmail

อีเมลสมาคมศิษย์เก่า

เมื่อสำเร็จการศึกษา ความสัมพันธ์ของนักเรียนกับสถาบันไม่จำเป็นต้องจบเพียงแค่นั้น เมื่อนักเรียนเริ่มใกล้สำเร็จการศึกษา สามารถส่งแคมเปญสมาคมศิษย์เก่าได้

แคมเปญเหล่านี้สามารถใช้เพื่อขอให้นักเรียนเข้าร่วมสมาคมก่อนสำเร็จการศึกษา โดยมีการส่งอีเมลเตือนความจำหลังจากสำเร็จการศึกษา หากไม่มีการชำระค่าธรรมเนียมศิษย์เก่าหรือนักเรียนเลือกที่จะปล่อยให้สมาชิกภาพหมดสภาพ ก็สามารถส่งอีเมลเตือนความจำออกไปได้เช่นกัน

แคมเปญอีเมลเพื่อการมีส่วนร่วมอีกครั้งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการใช้ข้อมูลที่รวบรวมโดยซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนและระบบข้อมูลของนักเรียนอื่นๆ หากคุณสังเกตเห็นว่านักเรียนรายหนึ่งหลุดจากรายชื่อศิษย์เก่า คุณสามารถเริ่มแคมเปญอีเมลเพื่อการมีส่วนร่วมอีกครั้งเพื่อพยายามดึงดูดพวกเขากลับมา

ที่มา: Gmail

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตลาดผ่านอีเมลสำหรับการศึกษาระดับอุดมศึกษา

การรู้ว่าซอฟต์แวร์ติดตามการรับสมัครสามารถใช้ร่วมกับความพยายามทางการตลาดทางอีเมลของคุณนั้นยอดเยี่ยมได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม เราต้องครอบคลุมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการเกี่ยวกับการตลาดทางอีเมลสำหรับสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษา

เมื่อทุกอย่างเป็นดิจิทัล บางคนอาจถามว่าเหตุใดจึงควรเน้นที่อีเมล และเรามีคำตอบให้คุณ อีเมลเป็นช่องทางดิจิทัลที่สร้าง ROI โดยรวมสูงสุดในปัจจุบัน สำหรับทุกๆ 1 ดอลลาร์ที่ใช้ไป การตลาดทางอีเมลจะสร้าง ROI มูลค่า 38 ดอลลาร์

แน่นอนว่าโซเชียลมีเดียสามารถมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารได้ อย่างไรก็ตาม อีเมลถือว่ามีประสิทธิภาพมากกว่าทั้ง Facebook และ Twitter รวมกันเกือบ 40 เท่า

เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับจำนวนหนึ่งสำหรับการสร้างแคมเปญอีเมลการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ประสบความสำเร็จ

แบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณ

การแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณอย่างเหมาะสมมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย สถาบันเหล่านี้มีรายชื่ออีเมลจำนวนมาก และเพียงแค่ส่งเนื้อหาเดียวกันไปยังแต่ละสถาบัน และทุกคนก็เสียเวลาและขอความช่วยเหลือ ดังนั้น การแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ดังต่อไปนี้มีความสำคัญมาก:

• สถานะการลงทะเบียน

• วิชาเอกหรือโรงเรียน

• สภาพความเป็นอยู่ในวิทยาเขต

• ที่ตั้งบ้าน

• ความสนใจนอกหลักสูตร

• โซเชียลคลับ

ตอนนี้ รายการเหล่านั้นดูคุ้นเคย และควรเพราะข้อมูลนี้สามารถเก็บรวบรวมด้วยซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนของคุณ เมื่อคุณมีข้อมูลดังกล่าวแล้ว คุณสามารถแบ่งกลุ่มรายการของคุณตามนั้น เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะได้รับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องในทันที

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นสิ่งสำคัญ

นอกจากการแบ่งส่วนแล้ว การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณยังเป็นแบบส่วนตัว และการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นมากกว่าแค่การใส่ชื่อนักเรียนที่ตอนต้นของอีเมล การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นอีกครั้งเกี่ยวกับการส่งเนื้อหาที่ถูกต้องไปยังผู้อ่านที่เหมาะสมเมื่อพวกเขาต้องการมากที่สุด

นักการตลาดผ่านอีเมลจำเป็นต้องทำความรู้จักกับสมาชิกของตนอย่างจริงใจ และในกรณีนี้ นักศึกษาทั้งในและนอกมหาวิทยาลัย เช่นเดียวกับการแบ่งกลุ่มรายการ คุณจะต้องทราบความสนใจของนักเรียน วิชาการและนอกหลักสูตร พวกเขาใช้เวลาอย่างไร และอื่นๆ เมื่อคุณมีข้อมูลนั้นแล้ว และได้แบ่งกลุ่มตามนั้นแล้ว คุณสามารถส่งข้อความที่เกี่ยวข้องและเป็นส่วนตัวซึ่งพวกเขาจะพบว่ามีประโยชน์ต่อพวกเขา

ออกแบบอีเมลของคุณสำหรับอุปกรณ์ทั้งหมด

เมื่อทุกอย่างเคลื่อนไหวทางออนไลน์ การรักษาความสอดคล้องของแบรนด์เป็นสิ่งสำคัญ นั่นหมายถึงการมีแบรนด์เดียวกันทั่วทั้งเว็บไซต์ สื่อสิ่งพิมพ์ และอีเมลของคุณ ด้วยความสำคัญของอีเมลสำหรับนักเรียนในแต่ละวัน การตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลในวิทยาเขตของคุณเปิดอย่างถูกต้องในทุกอุปกรณ์เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

เมื่อก่อนมีการออกแบบอีเมลที่ตอบสนองได้เพียงพอ ซึ่งหมายความว่าข้อความของคุณจะเปลี่ยนขนาดตามขนาดของหน้าจออุปกรณ์ที่กำลังดูข้อความอยู่ แม้ว่าจะเป็นขั้นตอนในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ก็ไม่ได้รับประกันว่าเนื้อหาทั้งหมดของคุณจะสามารถดูได้ง่าย

สิ่งสำคัญกว่าคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณได้รับการออกแบบมาให้เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งหมายความว่าอีเมลของคุณจะมีลักษณะเหมือนกันไม่ว่าผู้อ่านจะใช้อุปกรณ์ใด แม้ว่าจะไม่สมบูรณ์แบบ แต่ก็กำลังกลายเป็นมาตรฐานอย่างรวดเร็ว เนื่องจากผู้คนจำนวนมากขึ้นเริ่มเปิดและโต้ตอบกับอีเมลของตนบนอุปกรณ์เคลื่อนที่และสมาร์ทโฟน

ที่มา: Emma

ทดสอบก่อนส่งทุกครั้ง

นี้ไม่สามารถเครียดเพียงพอ การทดสอบอีเมลของคุณด้วยตัวอย่างรายชื่ออีเมลของคุณเพียงเล็กน้อยจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งข้อมูลที่ถูกต้องไปยังผู้ที่ต้องการรับ การทดสอบ A/B ช่วยให้คุณสามารถทดสอบส่วนประกอบต่างๆ ของอีเมลของคุณได้ ทำได้โดยการสร้างเวอร์ชัน "A" และเวอร์ชัน "B" ซึ่งจะถูกส่งไปที่ตัวอย่างเล็กๆ สองรายการในรายชื่ออีเมลของคุณ อันใดที่ทำงานได้ดีกว่า คือสิ่งที่ควรส่งไปยังรายชื่ออีเมลที่เหลือของคุณ

สรุป

ซอฟต์แวร์ติดตามการรับเข้าเรียนเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับนักการตลาดอีเมลของวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยด้วยเหตุผลหลายประการ สิ่งสำคัญที่สุดคือช่วยให้พวกเขารวบรวมข้อมูลสำคัญที่จำเป็นในการส่งอีเมลคุณภาพสูงไปยังนักเรียนและเจ้าหน้าที่ เมื่อพวกเขามีข้อมูลแล้ว การทำสี่ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณออกแบบแคมเปญอีเมลที่ดีที่สุดเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของสถาบันของคุณ:

• แบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณ

• การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นสิ่งจำเป็น

• การออกแบบเพื่อนมือถือเป็นสิ่งสำคัญ

• ทดสอบก่อนส่งทุกครั้ง

ด้วยมหาวิทยาลัยมากกว่า 800 แห่งทั่วโลกที่ใช้ประโยชน์จาก Emma HQ คุณไม่คิดว่าถึงเวลาที่จะดูว่าโฆษณาทั้งหมดเกี่ยวกับอะไร ขอการสาธิตของคุณวันนี้