ใบสั่งซื้อคืออะไร? – ความเข้าใจอย่างเต็มที่ในการจัดการ One

ใบสั่งซื้อเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมด อย่างไรก็ตาม “ใบสั่งซื้อคืออะไร” และ “ธุรกิจจะจัดการคำสั่งซื้อนี้ได้อย่างไร” ยังคงเป็นคำถามที่ยุ่งยากสำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่หรือผู้ที่ต้องการเริ่มต้นธุรกิจ ไม่ต้องกังวล. บทความนี้จะตอบทุกคำถามของคุณเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายซึ่งสร้างโดยผู้ซื้อและส่งไปยังผู้ขาย

ใบสั่งซื้อช่วยให้ธุรกิจติดตามการซื้อของพวกเขา – ปริมาณ ต้นทุน เวลาชำระเงิน เนื่องจากทุกอย่างจะแสดงอยู่ในใบแจ้งหนี้และใบบรรจุภัณฑ์ นอกจากนี้ยังมีความสำคัญสำหรับการตรวจสอบระดับสินค้าคงคลัง เนื่องจากเป็นไปตามจำนวนสินค้าและเวลาในการจัดส่ง สิ่งนี้ทำให้พวกเขาเป็นส่วนสำคัญของบันทึกและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดของซัพพลายเออร์

PO เป็นประโยชน์ต่อซัพพลายเออร์เช่นกัน ควรมีเวลาในการเตรียมสินค้าและรับเงินที่ตรงเวลาและถูกต้อง เนื่องจากเลขที่ใบสั่งซื้อตรงกับใบกำกับสินค้าและใบบรรจุภัณฑ์

ใบสั่งซื้อทำงานอย่างไร

1. ผู้ซื้อสร้างใบขอซื้อ

ขั้นแรก ฝ่ายบริหารจะแจ้งฝ่ายจัดซื้อของบริษัทของคุณว่าต้องมีการสั่งซื้อ บริษัทได้ส่งเอกสารนี้ไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อติดตามสินค้าที่สั่งซื้อ

2. ผู้ซื้อสร้างคำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นเมื่อสินค้าที่จะซื้อได้รับการตกลงกัน ใบสั่งซื้อแสดงวันที่สั่งซื้อ ข้อมูลการจัดส่ง FOB เงื่อนไขส่วนลด ชื่อผู้ซื้อและผู้ขาย คำอธิบายของสินค้าที่ซื้อ หมายเลขสินค้า ราคา ปริมาณ และหมายเลขใบสั่งซื้อ

3. ผู้ขายยอมรับ (หรือปฏิเสธ) คำสั่งซื้อ

ผู้ซื้อส่งคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ ซึ่งตัดสินใจว่าจะทำได้และต้องการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ จะกลายเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายสำหรับทั้งสองฝ่ายเมื่อคำสั่งซื้อได้รับการยอมรับ

4. ผู้ซื้อบันทึกการซื้อ

ผู้ซื้อชำระเงินตามราคาที่ตกลงกันไว้ (หรือวันที่ตกลงกันซึ่งระบุไว้ในคำสั่งซื้อ)—ซัพพลายเออร์จะจัดส่งใบสั่งซื้อพร้อมกับใบแจ้งหนี้ ฝ่ายการเงินของผู้ซื้อจะเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้นี้กับใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งสองมีความสอดคล้องกัน

ซัพพลายเออร์จะจัดส่งสินค้าตามวันที่ระบุและผู้ซื้อจะชำระเงิน ทั้งสองฝ่ายจะต้องปฏิบัติตาม PO ตามนั้น

ประเภทของใบสั่งซื้อ

1. ใบสั่งซื้อมาตรฐาน (ใบสั่งซื้อแบบใช้ครั้งเดียว) – ข้อตกลงการสั่งซื้อนี้ยังคงมีผลจนกว่าผู้ซื้อจะได้รับสินค้าทั้งหมด

ใช้สำหรับคอลเลกชันที่ผิดปกติ หายาก หรือครั้งเดียว ประกอบด้วยข้อกำหนดการซื้อที่สมบูรณ์ซึ่งมีรายละเอียดราคา ปริมาณ การชำระเงิน และเวลาจัดส่ง

2. ใบสั่งซื้อตามแผน (Pre-order) – คล้ายกับข้างต้น แต่โดยทั่วไปจะเป็นข้อตกลงระยะยาวซึ่งไม่รวมวันที่ส่งมอบที่ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถคาดการณ์ความต้องการในอนาคตได้

ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะต้องนำเสนอตามลำดับที่วางแผนไว้ เช่น รายละเอียดของสินค้าและบริการและต้นทุน จะมีการออกเอกสารให้ยืนยันกำหนดการส่งมอบเมื่อมีการตั้งค่าข้อมูลการจัดส่งสำหรับสินค้าบางรายการ

3. ใบสั่งซื้อ แบบครอบคลุม – บริษัทขนาดใหญ่สามารถใช้คำสั่งซื้อแบบครอบคลุมเพื่อติดตามรายการทั้งหมดที่สั่งซื้อสำหรับแผนกหรือโครงการเฉพาะ คำสั่งซื้อแบบครอบคลุมอาจมีหรือไม่มีการกำหนดราคา

ใบสั่งซื้อนี้มักใช้เพื่อซื้อสินค้าเฉพาะเจาะจงจากซัพพลายเออร์ เช่น วัสดุหลักและวัสดุสิ้นเปลืองของ B.

4. ใบสั่งซื้อตามสัญญา

ใบสั่งซื้อตามสัญญาใช้เพื่อสร้างข้อตกลงและเงื่อนไขการจัดส่งระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ ในการสั่งสินค้า ผู้ซื้ออาจอ้างอิงคำสั่งตามสัญญาในกรณีของการซื้อแบบมาตรฐาน

ประโยชน์ของใบสั่งซื้อ

1. หลีกเลี่ยงคำสั่งซื้อที่ซ้ำกัน

เมื่อบริษัทขยายธุรกิจ ใบสั่งซื้อสามารถช่วยติดตามสิ่งที่สั่งซื้อและใครเป็นผู้สั่งซื้อได้ แม้ว่าผู้ซื้อจะสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะตรวจสอบใบกำกับสินค้า ใบสั่งใช้เป็นเช็คสำหรับใบแจ้งหนี้ที่จะต้องจ่าย

2. ติดตามคำสั่งซื้อที่เข้ามา

นี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่ระบบการสั่งซื้อที่มีการจัดการที่ดีช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการสินค้าคงคลังและการจัดส่งโดยทำให้ง่ายต่อการดูว่าผลิตภัณฑ์ใดที่จะเข้ามาได้ตลอดเวลา

3. รับรองการสื่อสารที่ชัดเจน

ที่แกนหลัก คำสั่งซื้อจะสื่อสารรายละเอียดการซื้อทั้งหมด คุณสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งหรือความสับสนที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ด้วยการชี้แจง อธิบาย และจัดทำเอกสารทุกส่วน

4. ทำหน้าที่เป็นเอกสารทางกฎหมาย

หากมีข้อพิพาทเกี่ยวกับคำสั่งซื้อหรือราคาที่ตกลงกันในการทำธุรกรรมในอนาคต คำสั่งดังกล่าวจะเป็นเอกสารทางกฎหมายที่บังคับใช้ได้ ที่สำคัญที่สุดคือปกป้องทั้งสองฝ่าย

ข้อเสียของใบสั่งซื้อ

1. เอกสารเพิ่มเติม

ใบสั่งซื้อจะสร้างเอกสารเพิ่มเติม ซึ่งอาจสร้างความรำคาญให้กับการซื้อที่มีขนาดเล็กลง และใช้เวลานานสำหรับทีมที่มีขนาดเล็ก

2. มันอาจจะถูกแทนที่ได้อย่างง่ายดาย

แม้ว่าจะไม่ทำหน้าที่เป็นสัญญาทางกฎหมายระหว่างผู้ขายและซัพพลายเออร์ แต่บัตรเครดิตสามารถแทนที่ PO เพื่อช่วยในการบันทึกการซื้อได้

ใบสั่งซื้อประกอบด้วยอะไรบ้าง?

1. หมายเลขใบสั่งซื้อ – ช่วยให้ฝ่ายต่างๆ สามารถจับคู่ความต้องการในการจัดส่งและใบแจ้งหนี้ได้
2. รายละเอียดผู้ซื้อ – รวมชื่อธุรกิจและรายละเอียดการติดต่อ
3. รายละเอียดการจัดส่ง – ที่อยู่จัดส่ง วิธีการจัดส่ง วันที่ และเวลาจัดส่ง
4. รายละเอียด ซัพพลายเออร์ – ข้อมูลซัพพลายเออร์ พร้อมรายละเอียดการติดต่อที่เหมาะสมของบุคคลในธุรกิจของซัพพลายเออร์ที่รับผิดชอบ
5. เงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง – รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงินและคำอื่นๆ เช่น การจัดการในการจัดส่ง
6. รายการสินค้า – รวมหมายเลขประเภท ปริมาณ ราคา และยอดรวม
7. รายละเอียดของสินค้าและบริการ – เพิ่มบริบทให้กับรายการสินค้า

วิธีจัดการใบสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพในร้านค้าอีคอมเมิร์ซ?

1. ติดตามคำสั่งซื้อ

เจ้าของร้านต้องจัดการกับข้อมูลการสั่งซื้อจำนวนมากในแต่ละเดือน การระบุหมายเลขคำสั่งซื้อเป้าหมายจะช่วยติดตามและตรวจสอบสถานะได้อย่างรวดเร็ว

ผู้ประกอบการสามารถใช้รหัสเพื่อค้นหาคำสั่งซื้อเฉพาะและตรวจสอบรายละเอียดได้อย่างรวดเร็ว

2. อนุญาตการสั่งซื้อจำนวนมาก

ร้านค้าอีคอมเมิร์ซอนุญาตให้ลูกค้าสั่งซื้อจำนวนมาก ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าโดยเฉพาะร้านค้า B2B สามารถซื้อสินค้าจำนวนเท่าใดก็ได้ในคำสั่งซื้อเดียว ลดจำนวนคำสั่งซื้อที่ร้านค้าออนไลน์ต้องจัดการ

3. ใช้บาร์โค้ดและใบแจ้งการจัดส่งขั้นสูง

สำหรับการจัดส่งขาเข้าทั้งหมด ผู้ซื้อสามารถแจ้งการจัดส่งด้วยฉลากบาร์โค้ดสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ ช่วยให้ผู้ขายระบุได้ทันทีว่าสินค้าที่สั่งซื้อใดมาถึงจุดรับโดยการสแกนบาร์โค้ด

การใช้บาร์โค้ดช่วยควบคุมระบบสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเจ้าของร้านสามารถระบุสินค้าแต่ละรายการและจับคู่กับคำสั่งซื้อที่ถูกต้องได้

4. ตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามหมายเลขคำสั่งซื้อ

จำเป็นต้องส่งสำเนาคำสั่งซื้อ ข้อมูลการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติหลังจากเสร็จสิ้นการช็อปปิ้งที่ร้านค้าของคุณ

เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ เจ้าของร้านจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูล เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ตามหมายเลขคำสั่งซื้อ ทำให้ระบบง่ายต่อการจัดการเมื่อลูกค้าชำระเงิน

บทสรุป

มีการอธิบายทุกอย่างเกี่ยวกับคำถาม "ใบสั่งซื้อคืออะไร" หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณหากคุณกำลังวางแผนที่จะเริ่มต้นธุรกิจ

และสำหรับเจ้าของร้านค้า โปรดจำไว้ว่าด้วยการเติบโตของอีคอมเมิร์ซในปัจจุบัน การเพิ่มขึ้นของคำสั่งซื้อออนไลน์เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณต้องมีความกระตือรือร้นในการจัดการคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากสิ่งนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจของพวกเขา