ขั้นตอนการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจมีอะไรบ้าง?

การจัดการการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญในการจัดการการเดินทาง องค์กรปรับปรุงการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจโดยใช้นโยบายการเดินทางที่กำหนดไว้อย่างดี พนักงานสามารถดูนโยบายการเดินทางเพื่อทราบว่าพวกเขาสามารถจองอะไรได้บ้างและจองอะไรไม่ได้

นอกเหนือจากการลดความซับซ้อนของการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจแล้ว นโยบายยังมุ่งเน้นที่การควบคุมต้นทุนการเดินทางเพื่อธุรกิจ ในการทำเช่นนั้น บริษัทต่าง ๆ สนับสนุนให้จองล่วงหน้าโดยสร้างแรงจูงใจให้พนักงานเลือกตัวเลือกการจองที่ประหยัดต้นทุน

ในขณะเดียวกัน พนักงานคาดหวังว่านายจ้างจะอนุญาตให้พวกเขาจองผลิตภัณฑ์และบริการการเดินทางเพื่อธุรกิจที่พวกเขาเลือก เป็นผลให้เกิดขั้นตอนมากมายในการจัดการการ จอง การเดินทางเพื่อธุรกิจ

บริษัทจะทำให้การจองการเดินทางเพื่อธุรกิจง่ายขึ้นได้อย่างไร

องค์กรต่างๆ ให้พนักงานมีวิธีต่างๆ ในการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ บางองค์กรปรับใช้ผู้จัดการการเดินทางภายในองค์กร ในขณะที่องค์กรอื่นๆ เป็นพันธมิตรกับบริษัทจัดการการเดินทางหรือใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการการ เดินทาง ดังนั้น ขั้นตอนการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจจึงแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร

การปรับใช้ผู้จัดการการเดินทางภายในองค์กร

ผู้จัดการการเดินทางเพื่อธุรกิจจัดการความต้องการการเดินทางเพื่อธุรกิจขององค์กรอย่างเต็มที่ นอกเหนือจากการจัดทำนโยบายการเดินทางและรับรองการปฏิบัติตามนโยบายแล้ว ผู้เชี่ยวชาญยังช่วยพนักงานจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ ผู้จัดการการเดินทางช่วยให้พนักงานจองผลิตภัณฑ์การเดินทางเพื่อธุรกิจที่ดีที่สุดตามนโยบายการเดินทางขององค์กร

นอกจากนี้ พวกเขายังเจรจากับซัพพลายเออร์และผู้ขายหลายรายเพื่อให้ผลิตภัณฑ์การเดินทางเพื่อธุรกิจมีจำหน่ายในราคาที่ต่ำกว่า นอกเหนือจากการอำนวยความสะดวกในการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจแล้ว ผู้จัดการการเดินทางยังกระทบยอดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและจัดการธุรกรรมบัตรเครดิต ดังนั้น พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่แง่มุมอื่น ๆ ของการเดินทางเพื่อธุรกิจได้ เมื่อบริษัทมีผู้จัดการการเดินทางภายในบริษัท

การเป็นพันธมิตรกับบริษัทจัดการท่องเที่ยว

บริษัทหลายแห่งจัดการโปรแกรมการเดินทางเพื่อธุรกิจโดยร่วมมือกับบริษัทจัดการการเดินทาง (TMC) TMC นำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการด้านการเดินทางที่จำเป็นในราคาที่ถูกลงโดยการสร้างสายสัมพันธ์ทั่วทั้งอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานมีทางเลือกในการจองที่กว้างขึ้นโดยทำให้สามารถเข้าถึงรายการท่องเที่ยวในประเทศและต่างประเทศได้

TMC หลายแห่งจองผลิตภัณฑ์การเดินทางสำหรับองค์กรสำหรับพนักงานตามนโยบายการเดินทางขององค์กร ยิ่งไปกว่านั้น TMC หลายแห่งยังมีเครื่องมือในการจองด้วยตนเองให้พนักงานอีกด้วย เครื่องมือจองด้วยตนเองช่วยให้พนักงานจองทริปทำงานด้วยตนเองได้ อย่างไรก็ตาม พวกเขามีตัวเลือกในการรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญโดยติดต่อ TMC ขณะทำการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การใช้ซอฟต์แวร์จัดการการเดินทาง

หลายบริษัทปรับปรุง การจัดการการเดินทางเพื่อธุรกิจ ผ่านระบบอัตโนมัติ พวกเขามาพร้อมกับซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางที่มีโซลูชันการจัดการการเดินทางและการจัดการค่าใช้จ่ายในตัว พนักงานสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเข้าถึงรายการการเดินทางขนาดใหญ่ของเที่ยวบิน ที่พัก และรถเช่า นอกจากนี้ยังสามารถจองผลิตภัณฑ์การเดินทางเพื่อธุรกิจได้ภายในไม่กี่นาทีโดยใช้เครื่องมือจองการเดินทางด้วยตนเองที่ซอฟต์แวร์จัดเตรียมไว้ให้

โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางดังกล่าวช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้นโยบายการเดินทางขององค์กรได้ พวกเขาตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานไม่ละเมิดนโยบายการเดินทางในขณะที่เลือกและจองผลิตภัณฑ์การเดินทาง นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางยุคใหม่ยังแนะนำตัวเลือกเที่ยวบินและโรงแรมที่ดีที่สุดสำหรับนักเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจเป็นประจำ โดยพิจารณาจากการตั้งค่าการจองและประวัติการเดินทางของพวกเขา

สิ่งที่พนักงานพิจารณาขณะทำการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ธุรกิจส่วนใหญ่อนุญาตให้นักท่องเที่ยวจองผลิตภัณฑ์และบริการด้านการท่องเที่ยว พวกเขาติดตั้งเครื่องมือการจองด้วยตนเองที่ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงรายการการเดินทางที่กว้างขวางและเลือกตัวเลือกการเดินทางเพื่อธุรกิจได้ แต่พนักงานต้องพิจารณาปัจจัยหลายประการในขณะที่ทำการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ นี่คือปัจจัยบางส่วน:

นโยบายองค์กร

ธุรกิจช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่ไม่สามารถเบิกคืนได้โดยใช้นโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย พนักงานสามารถดูนโยบายเพื่อตัดสินใจว่าสามารถจองชั้นโดยสารของสายการบินและโรงแรมระดับใดได้ ก่อนเริ่มจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ พนักงานใช้เวลาในการทำความเข้าใจนโยบายขององค์กร นอกจากนี้ พวกเขาถามคำถามหลายข้อเพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดนโยบายการเดินทาง

งบประมาณการเดินทาง

องค์กรบางแห่งสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้โดยการจัดทำงบประมาณการเดินทางของพนักงาน ในขณะที่อนุมัติคำขอการเดินทางเพื่อธุรกิจ ผู้จัดการจะแชร์ค่าใช้จ่ายการเดินทางเพื่อธุรกิจโดยประมาณกับพนักงาน ในกรณีเช่นนี้ พนักงานต้องให้ความสำคัญกับราคาเที่ยวบิน โรงแรม และรถเช่า เพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณการเดินทาง นอกจากนี้ พวกเขาสำรวจวิธีการจองผลิตภัณฑ์การเดินทางที่ต้องการโดยใช้ประโยชน์จากข้อเสนอที่ดีที่สุด

กำหนดการเดินทาง

ในขณะที่ทำการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ กำหนดการเดินทางมีส่วนสำคัญ พนักงานติดตามกำหนดการของกิจกรรมและกิจกรรมระหว่างการเดินทางเพื่อทำงานโดยการวางแผนการเดินทางเพื่อธุรกิจ โดยอ้างถึงกำหนดการเดินทางเพื่อตัดสินใจเวลาออกเดินทางและเวลาถึงของเที่ยวบิน นอกจากนี้ พวกเขาตัดสินใจเลือกเวลาเช็คอินของโรงแรมเพื่อพักผ่อนและผ่อนคลายก่อนการประชุม

ไทม์ไลน์การจอง

บริษัทต่างๆ ควบคุมค่าใช้จ่ายโดยกระตุ้นให้พนักงานจองการเดินทางให้เสร็จก่อนกำหนด บางบริษัทกำหนดให้พนักงานทำการจองการเดินทางภายในระยะเวลาที่กำหนด เช่น 10 วันก่อนวันเดินทาง พนักงานดำเนินการจองการเดินทางให้เสร็จสิ้นก่อนกำหนดเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายขององค์กร นอกจากนี้ การจองการเดินทางล่วงหน้ายังช่วยให้พวกเขาจองเที่ยวบินและที่พักในช่วงฤดูท่องเที่ยวได้อีกด้วย

การลดความเครียด

การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจกลายเป็นเรื่องยากมากหากพนักงานมีความเครียดในระหว่างการเดินทางเพื่อทำงาน อย่างไรก็ตาม ความเครียดและความวิตกกังวลหลังจากการเดินทางด้วยเครื่องบินเป็นเวลานานถือเป็นเรื่องปกติในหมู่ผู้ที่เดินทางบ่อย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว นักเดินทางเพื่อธุรกิจที่ชาญฉลาดจึงลดเวลาเดินทางโดยเครื่องบินเพื่อให้ยังคงผ่อนคลายและมีพลังหลังจากการเดินทางโดยสายการบิน พวกเขาทำได้โดยการจองเที่ยวบินตรงและไม่หยุดแทนเที่ยวบินต่อเนื่องเพื่อลดความเครียดและลดความเสี่ยงของความล่าช้าและการยกเลิกเที่ยวบิน

ความปลอดภัย

การรักษาชีวิตให้ปลอดภัยกลายเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของผู้เดินทางเพื่อทำงานหลังจากเกิดโรคระบาด ในขณะที่เปรียบเทียบที่พักสำหรับการจอง พวกเขาตรวจสอบมาตรการที่โรงแรมใช้เพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าพัก นอกจากนี้ ผู้เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจจำนวนมากให้ความสำคัญกับสถานที่ตั้งของโรงแรมเพื่อลดเวลาในการเดินทางและเพลิดเพลินกับเวลาหยุดทำงาน

ตัวเลือกในการบันทึก

หลายองค์กรควบคุมค่าใช้จ่ายโดยสร้างแรงจูงใจให้พนักงานเลือกใช้โซลูชั่นการเดินทางที่คุ้มค่า พวกเขาแบ่งปันเงินออมส่วนหนึ่งกับพนักงานเพื่อเป็นรางวัล พนักงานสำรวจวิธีลดต้นทุนการเดินทางโดยไม่กระทบต่อประสบการณ์การเดินทางเพื่อธุรกิจและความปลอดภัย หากนโยบายการเดินทางขององค์กรตอบแทนพวกเขาสำหรับการลดต้นทุนการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจ

คำสุดท้ายใน

ปัจจุบัน องค์กรต่างๆ มีขั้นตอนต่างๆ มากมายในการจัดการกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ ดังนั้น ขั้นตอนการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจจึงแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่แต่ละองค์กรมุ่งเน้นที่การทำให้การจองเที่ยวบินและโรงแรมง่ายขึ้นสำหรับพนักงาน ในทำนองเดียวกัน พนักงานต้องการจองผลิตภัณฑ์การเดินทางเพื่อธุรกิจที่ทำให้พวกเขาปลอดภัยและปราศจากความเครียดในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ