การประชุมแบบ Agile คืออะไรและจะจัดการอย่างไร

ในที่ทำงาน เรามีส่วนร่วมในโครงการต่างๆ และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของเราเป็นทีมในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยทั่วไป โครงการจะแบ่งออกเป็นงานย่อยหลายงาน และงานย่อยแต่ละงานจะถูกจัดสรรให้กับบุคคลโดยหัวหน้าทีม เพื่อให้แน่ใจว่าความคืบหน้าของโครงการมีความชัดเจน ราบรื่น และมีประสิทธิภาพ แต่กระบวนการนี้เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันความสำเร็จของโครงการ เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพ การส่งมอบตรงเวลา และความสำเร็จในที่สุด คุณจะต้องจัดการประชุมเป็นระยะๆ การประชุมทำให้คุณสามารถทราบสถานะโดยรวมของโครงการ สถานะของงานย่อยแต่ละงาน ปัญหาที่สมาชิกในทีมพบ แนวคิดใหม่ / แนวทางทางเลือกสำหรับโครงการ ฯลฯ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณเป็น เน้นและไม่เปลี่ยนเป็นเซสชั่นการแชท ดังนั้นจะจัดการประชุมที่มีประสิทธิผลได้อย่างไร? แน่นอน มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการประชุมได้ หนึ่งในการประชุมดังกล่าวเป็นกรอบการทำงานที่คล่องตัวซึ่งช่วยเพิ่มผลิตภาพของทีม ให้เราพิจารณาอย่างรวดเร็ว:

การประชุมแบบ Agile คืออะไร?

การประชุมแบบ Agile เริ่มต้นขึ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ในช่วงที่ผ่านมา การประชุมครั้งนี้ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการในทุกธุรกิจ ดังนั้นการประชุมที่คล่องตัวคืออะไร?

การประชุมแบบ Agile ดำเนินการโดยพิจารณาชุดของหลักการที่สรุปไว้ในรูปแบบของแถลงการณ์ โดยทั่วไปแล้ว Agile เกี่ยวข้องกับการทำงานในช่วงเวลาสั้นๆ ให้ข้อมูลอัปเดต วางแผนงาน อภิปรายผลตอบรับจากลูกค้า และแบ่งปันข้อมูลสำคัญอื่นๆ เกี่ยวกับโครงการ ดังนั้น ทั้งหมดเกี่ยวกับการพัฒนาซ้ำ ๆ มากกว่าการจัดการโครงการในวงสวิงเดียว

ใครมีส่วนร่วมในการประชุม:

โดยทั่วไป เมื่อคุณกำลังจัดการประชุม คุณจะต้องจำกัดบุคคลที่จะเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมให้แคบลงก่อน ในทำนองเดียวกัน สำหรับการประชุมที่คล่องตัว เรามีรายชื่อผู้เข้าร่วมที่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมเหล่านี้ได้:

1. เจ้าของผลิตภัณฑ์:

ส่วนสำคัญของทีมคือเจ้าของผลิตภัณฑ์ เนื่องจากต้องแน่ใจว่าเป็นไปตามขอบเขต ต้นทุน และกำหนดเวลา เป็นความรับผิดชอบของเจ้าของผลิตภัณฑ์ในการเพิ่มมูลค่าผลิตภัณฑ์ให้สูงสุดโดยเป็นตัวแทนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จัดลำดับความสำคัญของงานในมือ เพิ่มขีดความสามารถให้กับทีม และรักษากระบวนการ Agile และ Scrum

เจ้าของสินค้าต้องรับผิดชอบ

• การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและขับเคลื่อนมูลค่า
• การจัดการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างทีมพัฒนาและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• มอบวิสัยทัศน์ผลิตภัณฑ์ให้กับทีมพัฒนา
• การแก้ไขข้อขัดแย้งและการจัดการสถานการณ์หรือการยกระดับกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือสมาชิกในทีมพัฒนา
• การจัดลำดับความสำคัญของรายการค้าง
• ให้ความรู้แก่ทีมพัฒนาเกี่ยวกับค่านิยม หลักการ และกระบวนการของ Scrum
• การให้ความรู้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับประโยชน์ของ Scrum

เจ้าของผลิตภัณฑ์หรือที่รู้จักในชื่อผู้จัดการผลิตภัณฑ์คือบุคคลที่ได้รับการอัปเดตความคืบหน้าจากทีม ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการดำเนินโครงการต่อ และทำงานร่วมกับทีมเพื่อดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพด้วยคุณภาพ

2. ผู้จัดการโครงการ:

ผู้จัดการโครงการมีแรงจูงใจ จัดระเบียบ และมุ่งเน้นเป้าหมาย เขาหรือเธอเข้าใจดีว่าโครงการใดมีเหมือนกัน รวมทั้งบทบาทเชิงกลยุทธ์ในการที่องค์กรประสบความสำเร็จ เรียนรู้ และเปลี่ยนแปลง เป็นงานของผู้จัดการโครงการในการเริ่มต้น วางแผน ออกแบบ และจัดการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

หน้าที่ของผู้จัดการโครงการมีดังนี้:

• การวางแผน การจัดระเบียบ และการทำโครงการให้เสร็จ
• การรายงานทางการเงิน
• จัดทำกฎบัตรโครงการ
• การจัดการทรัพยากร
• การบริหารความเสี่ยง
• การบริหารการเปลี่ยนแปลง
• การจัดตารางเวลา
• การประมาณราคาและการพัฒนางบประมาณ
• การควบคุมคุณภาพเอกสาร
• การตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก
• การจัดการผู้ขาย
• การจัดการรายงานและเอกสารสำคัญอื่นๆ

3. ทีมพัฒนา:

ทีมพัฒนาประกอบด้วยสมาชิกที่พัฒนาผลิตภัณฑ์หรือให้บริการในบริษัท สิ่งที่เป็นที่รู้จักกันดีคือทีมพัฒนาในบริษัทซอฟต์แวร์คือทีมที่พัฒนาแอพ/เครื่องมือซอฟต์แวร์ ทีมนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเมื่อมีส่วนร่วมในการประชุม พวกเขายังเป็นทีมที่นำโครงการไปข้างหน้าอย่างแท้จริง ดังนั้นสมาชิกทุกคนในทีมนี้ควรมีส่วนร่วมในการประชุม

4. Scrum Master:

Scrum master เป็นผู้นำการประชุมที่ทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนในการประชุมปฏิบัติตามวิธีปฏิบัติของ Scrum พวกเขายังช่วยให้ทีมจดจ่อกับหัวข้อการประชุม ตอบคำถามและให้คำแนะนำที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ Scrum

5. คนที่ลงทุน:

คนเหล่านี้คือผู้ที่มีความสนใจในความคืบหน้าของโครงการแต่ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรง ซึ่งรวมถึงผู้เชี่ยวชาญ เช่น ผู้จัดการที่มองว่าทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล นักลงทุน/ลูกค้าที่ลงทุนเงินในโครงการหรือบริษัท เป็นต้น บางครั้งอาจมีพนักงานที่สนใจเข้าร่วมการประชุม Agile แม้ว่าจะไม่ได้มีส่วนร่วม ของทีมพัฒนา นี่เป็นเพราะพวกเขาสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทของตนและค้นพบวิธีการใหม่ๆ ในการทำงานให้สำเร็จ

ประเภทของการประชุม Agile:

การประชุมที่คล่องตัวมีสี่ประเภทหลักดังต่อไปนี้:

1. การวางแผน Sprint:

โดยทั่วไปแล้วการวางแผนการวิ่งจะดำเนินการในช่วงเริ่มต้นของการวิ่ง ในการประชุมนี้ หัวหน้าโครงการจะจัดลำดับความสำคัญของงานที่ทีมมุ่งเน้นและดำเนินการให้เสร็จสิ้นในการวิ่ง จากนั้นทีมจะวางแผนระยะเวลาสำหรับแต่ละงาน กำหนดเป้าหมายของแต่ละงาน และวิธีการบรรลุเป้าหมาย เนื่องจากการอภิปรายเหล่านี้ การวางแผนการวิ่งจึงใช้เวลานานขึ้น ซึ่งอาจใกล้ถึงสี่ชั่วโมง

2. ยืนขึ้นทุกวัน:

การประชุมที่บ่อยที่สุดและสั้นที่สุดในกรอบงานที่คล่องตัวคือการประชุมสแตนด์อัพประจำวัน ในการยืนขึ้นรายวัน รายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น งานที่สำเร็จเมื่อวาน งานที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้ ความยากลำบากที่สมาชิกในทีมต้องเผชิญในการทำงานให้สำเร็จ ฯลฯ จะมีการหารือกับสมาชิกในทีมแต่ละคน นอกจากนี้ยังให้ความคืบหน้าล่าสุดของโครงการสำหรับการวิ่ง การยืนขึ้นในแต่ละวันสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาและปรับปรุงระยะเวลาการผลิตของการวิ่งได้ การยืนขึ้นในแต่ละวันอาจใช้เวลาสั้นลงประมาณ 15-20 นาที

3. การตรวจสอบ Sprint:

การประชุมนี้จัดทำขึ้นเพื่อทบทวนและแสดงผลงานของสมาชิกในทีมทุกคน ในการทบทวน สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถแสดงงานที่พวกเขาทำเสร็จในระหว่างการวิ่ง นี่เป็นโอกาสในการให้ข้อเสนอแนะด้วย หัวหน้าการประชุมยังสามารถเชิญผู้สนใจและเจ้าของผลิตภัณฑ์ให้รีบตรวจทานเพื่อให้พวกเขาสามารถอภิปรายว่างานที่ทำสำเร็จของทีมสอดคล้องกับแนวทางโครงการอย่างไร โดยทั่วไป การตรวจสอบการวิ่งจะดำเนินการเมื่อสิ้นสุดการวิ่งแต่ละครั้งหรือหลังจากบรรลุเป้าหมายสำคัญของโครงการ บทวิจารณ์ Sprint อาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ขึ้นอยู่กับความชอบของทีม โดยทั่วไป การตรวจทานนี้มักใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสองชั่วโมง

4. Sprint ย้อนหลัง:

การดำเนินการย้อนหลังของการวิ่งจะดำเนินการเพื่อให้ทีมที่เกี่ยวข้องกับการวิ่งได้รับโอกาสในการหารือในรายละเอียด ทีมงานพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ประสบความสำเร็จในระหว่างการวิ่งและสิ่งที่อาจได้รับประโยชน์จากการปรับปรุง นี่เป็นแนวคิดสำหรับทีมในการกำหนดวิธีการวิ่งในอนาคตซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและป้องกันปัญหาได้ บางครั้ง แม้แต่ผู้สนใจและเจ้าของผลิตภัณฑ์ก็สามารถเสนอความคิดเห็นในการประชุมนี้ได้ เช่น วิธีที่ทีมสามารถปฏิบัติตามเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และกระบวนการอื่นๆ การวิ่งย้อนหลังมักจะเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดการวิ่ง และอาจใช้เวลานานถึงหนึ่งชั่วโมงครึ่ง

วิธีจัดการการประชุมแบบ Agile:

การจัดการการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นงานที่ท้าทาย การประชุมที่คล่องตัวเกินไปนั้นจำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นจะทำอย่างไร? ไม่เพียงแค่การประชุมที่คล่องตัวเท่านั้น เคล็ดลับด้านล่างนี้จะเหมาะสำหรับการจัดการการประชุมใดๆ:

(i) แก้ไขและเน้นหัวข้อ:

เมื่อใดก็ตามที่คุณจัดการประชุม ให้เน้นที่หัวข้อเฉพาะสองสามอย่างก่อน ช่วยประหยัดเวลาสำหรับสมาชิกทุกคนที่มีส่วนร่วมในการประชุมและยังช่วยให้ทีมมีสมาธิกับรายการที่สำคัญ ดังนั้น พยายามหลีกเลี่ยงการอภิปราย/หัวข้อที่เบี่ยงเบนความสนใจของหัวข้อการประชุม

(ii) ให้ข้อเสนอแนะ:

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจทานงานที่เสร็จสิ้นบ่อยๆ และให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกเพื่อจูงใจสมาชิกในทีม นอกจากนี้ ในกรณีที่มีความจำเป็นในการปรับปรุง สามารถให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ได้ด้วย ซึ่งจะทำให้สมาชิกในทีมพัฒนาต่อไปได้ การทำเช่นนี้บ่อยครั้งสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน

(iii) แก้ไขเป้าหมาย:

เป็นสิ่งสำคัญมากในการพัฒนาเป้าหมายสำหรับการประชุมใดๆ วิธีนี้จะช่วยคุณในการกำหนดหัวข้อที่จะเน้นในการประชุม ตามเป้าหมายและหัวข้อ คุณสามารถเตรียมคำถาม ทบทวนงาน ฯลฯ ในการประชุมได้

(iv) ยืมหู:

การฟังเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุม การฟังของคุณมีความสำคัญ ดังนั้นจงอดทนฟังสิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนพูด ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณถามคำถาม ให้รอคำตอบจากสมาชิกในทีมแล้วพูด สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาของสมาชิกในทีมในขณะที่จัดการโครงการ ความคิดของพวกเขา แก้ไขปัญหา ปรับปรุงเพิ่มเติม ฯลฯ

แม้ว่าจะมีหลายวิธีในการจัดการประชุมที่คล่องตัว แต่เราได้ให้ภาพรวมโดยย่อของการประชุมที่คล่องตัวและวิธีดำเนินการประชุม และจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและง่ายดาย