เรากำลังดำเนินการ DAM! ฉันจะเริ่มต้นที่ไหน

ยินดีด้วย! คุณได้รับการอนุมัติและงบประมาณสำหรับโซลูชันการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ตัวแรกของบริษัทและพร้อมที่จะก้าวเข้ามา แล้วอะไรล่ะ ความตื่นเต้นในช่วงแรกๆ ของการเดินทาง DAM ของคุณสามารถทำให้เกิดความเข้าใจได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องเผชิญกับคำถาม: ฉันจะเริ่มจากตรงไหนดี

ทรัพย์สินของฉันอยู่ที่ไหน

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับระบบ DAM ที่เหมาะสมและปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณต้องการ คุณต้องมีภาพที่สมบูรณ์ของสิ่งที่คุณกำลังทำงานด้วยเกี่ยวกับจำนวนสินทรัพย์และขนาดไฟล์ หากบริษัทของคุณผลิตเนื้อหาวิดีโอความละเอียดสูงจำนวนมากซึ่งจะจัดเก็บไว้ใน DAM ก็อาจใช้พื้นที่จัดเก็บจำนวนมากได้ ไม่เคยเร็วเกินไปที่จะเริ่มขุดค้นและรวบรวมทรัพย์สินของบริษัทของคุณ

เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจาก DAM ของคุณ จะต้องเป็นแหล่งความจริงแห่งเดียวสำหรับทรัพย์สินทั้งหมดของคุณ อย่าปล่อยให้หินถูกเปิดออก บัญชีสำหรับไฟล์ทุกประเภท รวมถึงรูปภาพ วิดีโอ เอกสาร และไฟล์ต้นฉบับ อย่าถือว่าทรัพย์สินทั้งหมดของคุณอยู่ในไดรฟ์ที่แชร์ของบริษัท ไดรฟ์ที่แชร์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่ให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูไซต์ Sharepoint โทรหาอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอก และค้นหาว่าผู้ใช้ของคุณมีนิสัยชอบจัดเก็บสิ่งต่างๆ ไว้ในฮาร์ดไดรฟ์หรือไม่ บริษัทของคุณทำงานร่วมกับเอเจนซี่หรือไม่? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้ให้ไฟล์ทั้งหมดตามสัญญาที่ให้ไว้แก่คุณ

ตัวชี้วัดเบื้องต้น

เมื่อคุณดำเนินการรวบรวมทรัพย์สินทั้งหมดของคุณคืบหน้าแล้ว ให้ดูสิ่งที่คุณได้รวบรวมและดูว่าคุณสามารถเริ่มระบุข้อกำหนดเบื้องต้นอย่างกว้างๆ ได้หรือไม่:

1. DAM ของคุณต้องรองรับไฟล์ประเภทและขนาดใดบ้าง
2. เมื่อพิจารณาจากปริมาณ ความลึก และประวัติของสินทรัพย์ที่คุณเห็น ทุกอย่างควรเข้าไปใน DAM ตั้งแต่วันแรกหรือไม่ หรือควรเลือกวันที่สำคัญและอัปโหลดเนื้อหาทั้งหมดที่สร้างตั้งแต่วันนั้นไปยัง DAM โดยที่ยังคงรักษาเนื้อหาที่เก็บถาวรไว้ในที่อื่น โปรดจำไว้ว่าหากคุณรักษาทรัพย์สินที่เก็บถาวรไว้ในตำแหน่งที่แยกจากกัน ผู้ใช้ที่กำหนดควรเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยทั่วไปแล้ว คุณจะพบว่าสินทรัพย์เดิมบางส่วนที่ยังคงได้รับการอนุมัติสำหรับการใช้งานในปัจจุบันจะอยู่นอกขอบเขตของสิ่งที่คุณโหลดลงใน DAM สำหรับการเปิดตัว เนื้อหาเหล่านี้จะต้องอัปโหลดไปยัง DAM ตามที่ผู้ใช้ร้องขอ
3. คุณมักจะสร้างการแสดงซ้ำหลายรายการสำหรับเนื้อหาเดียวหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณไม่เพียงแต่มีเวอร์ชันดั้งเดิมแต่ยังมีภาพขนาดย่อ ขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ด้วยหรือไม่
4. คุณจะต้องทำบัญชีสำหรับการกำหนดเวอร์ชันหรือไม่ เมื่อคุณอัปโหลดเนื้อหาเวอร์ชันใหม่ลงใน DAM คุณจำเป็นต้องเก็บเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวรและเชื่อมโยงกับเวอร์ชันปัจจุบันหรือไม่ จำเป็นต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในเวอร์ชันต่างๆ หรือไม่
5. มีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือข้อบังคับเฉพาะเกี่ยวกับทรัพย์สินบางส่วนหรือทั้งหมดของคุณหรือไม่?

มองเห็นเป็นสองเท่า หรือสามเท่า

งานที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์อื่นที่คุณต้องการแก้ไขเร็วกว่าในภายหลังคืองานซ้ำ ด้วยทรัพย์สินที่กระจัดกระจายไปตามสถานที่หลายแห่ง สำเนาที่ซ้ำกันของทรัพย์สินเดียวกันจะต้องอยู่ในหลายตำแหน่ง พวกเขาทั้งหมดอาจมีชื่อไฟล์เหมือนกัน ทำให้สามารถระบุได้ง่าย หรืออาจไม่มี บ่อยครั้งที่ทีมครีเอทีฟโฆษณาหรือผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาต้องอาศัยสายตาที่ผ่านการฝึกอบรมมาเพื่อระบุเนื้อหาที่ซ้ำกันซึ่งมีชื่อไฟล์ต่างกัน

ยิ่งคุณเริ่มระบุและกำจัดรายการซ้ำได้เร็วเท่าไรในขณะที่คุณกำลังรวบรวมทรัพย์สิน ก็ยิ่งดี คุณน่าจะคุ้นเคยกับหลักการ "ขยะเข้า ขยะออก" แล้ว และคุณควรจำไว้เมื่อเตรียมเนื้อหาสำหรับการอัปโหลดไปยัง DAM ของคุณ แน่นอนว่าคุณสามารถทิ้งทุกอย่างลงไปแล้วทำความสะอาดในภายหลัง แต่คุณจะทำไหม และในระหว่างนี้ ผู้ใช้ปลายทางของคุณมีความสับสนมากเพียงใด ซึ่งบางคนกำลังเผชิญกับ DAM เป็นครั้งแรก คุณต้องหาเวลาและทรัพยากรเพื่อจัดการกับรายการที่ซ้ำกัน ดังนั้นให้จัดลำดับความสำคัญก่อนจะพร้อมสำหรับการอัปโหลดเนื้อหาจำนวนมากไปยัง DAM ใหม่ที่เป็นประกายของคุณ คุณสามารถประหยัดเวลาในการทำงานที่ไม่ซ้ำซ้อนโดยใส่ข้อมูลเมตาลงในเนื้อหาที่มีแนวโน้มว่าจะถูกลบหลังจากอัปโหลดไปยัง DAM ไม่นาน

ใครขับรถไฟ DAM นี้? แล้วใครล่ะที่จะนั่งรถไป?

พิจารณานำบรรณารักษ์ DAM เข้ามาอย่างจริงจัง ยิ่งเร็วได้ยิ่งดี. คุณอาจลังเลที่จะใช้ส่วนหนึ่งของงบประมาณ DAM กับบรรณารักษ์เต็มเวลา และใช่ ฉันอาจจะลำเอียงเล็กน้อยเกี่ยวกับประเด็นนี้ แต่จะคุ้มค่าทุกเพนนี การมีบรรณารักษ์ที่ทุ่มเทให้กับโครงการตั้งแต่เริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากนี่เป็น DAM แรกของบริษัทของคุณ และเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนของคุณ ให้ค้นหาผู้ที่มีประสบการณ์สามประการของ DAM: การเลือก การตั้งค่า และการบำรุงรักษา DAM นำพวกเขาเข้ามาโดยเร็วที่สุด มันจะช่วยประหยัดเวลาและเงินของคุณในระยะยาว เพราะมันสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องตัดสินใจแต่เนิ่นๆ ซึ่งคุณจะต้องทุ่มเททรัพยากรเพื่อแก้ไขในภายหลัง

ในฐานะบรรณารักษ์ที่ช่วยบริษัทสามแห่งในการเปิดตัว DAM ฉันรู้ดีว่าอะไรไม่ควรทำ และฉันสามารถแนะนำคุณให้พ้นจากการตัดสินใจที่คุณจะเสียใจในภายหลัง การรอใครสักคนเข้ามาจนกว่าคุณจะรู้ว่าคุณอยู่ในหัวและได้ตัดสินใจที่ไม่เหมาะสม นั่นหมายถึงบรรณารักษ์ของคุณอาจต้องใช้เวลาหลายเดือน หรือหลายปีหลังจากที่พวกเขามาถึงโหมด "แก้ไข" ในขณะทำ ควบคุมความเสียหายและพยายามโน้มน้าวผู้ใช้ว่าสามารถไว้วางใจระบบที่ไม่สร้างความประทับใจแรกพบได้ดีที่สุด

หากบรรณารักษ์ DAM ของคุณเป็นคนขับรถไฟ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือผู้โดยสารวีไอพีชั้นหนึ่งของคุณ การระบุตัวพวกเขาและรับความมุ่งมั่นในโครงการควรเกิดขึ้นโดยเร็วที่สุด ซึ่งช่วยให้มีเวลาสำหรับพวกเขาในการได้รับการอนุมัติที่จำเป็นจากผู้นำและเตรียมตารางเวลาสำหรับความมุ่งมั่นด้านเวลา เมื่อระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมผู้คนจากแผนกต่างๆ ในบริษัทของคุณที่จะมีส่วนร่วมโดยตรงกับ DAM กลุ่มหรือแผนกใด ๆ ที่จะรวมผู้ใช้ทั่วไปของ DAM ควรเป็นตัวแทน และอย่าลืมว่าต้องมีแผนกไอทีและกฎหมายด้วย

ในขณะที่คุณต้องการให้มั่นใจว่าคุณมีความคิดเห็นจากแต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องของบริษัท ให้ระมัดระวังเกี่ยวกับการจัดตั้งกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีขนาดใหญ่เกินไป ซึ่งอาจทำให้การอภิปรายไม่เอื้ออำนวยและนำไปสู่ปัญหาที่จะเกิดขึ้นเป็นเอกฉันท์ บทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่วนหนึ่งคือการเป็นตัวแทนของหน่วยงานของตนและเป็นกระบอกเสียงเดียวในการประชุม ดังนั้นต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพียงคนเดียวต่อพื้นที่ กำหนดพารามิเตอร์ของบทบาทและความคาดหวังของคุณให้ชัดเจนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้เวลาที่จะต้องมีส่วนร่วม และรับคำมั่นสัญญาที่พวกเขาเต็มใจและสามารถมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ตลอดระยะเวลาของการทำงาน การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณสามารถช่วยหรือทำร้ายความคืบหน้าและไทม์ไลน์ของโครงการของคุณได้อย่างมาก ดังนั้นให้กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น

แม้ว่าการเดินทาง DAM ของคุณจะคุ้มค่าในที่สุด แต่ก็มีขึ้นและลงตลอดทาง การทำตามขั้นตอนแรกที่เฉพาะเจาะจงสองสามขั้นเหล่านี้จะเริ่มต้นการเดินทางของคุณในเส้นทางที่ถูกต้อง และเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จในอนาคต

ความคิดเห็นที่แสดงในบทความนี้เป็นความคิดเห็นของผู้เขียนรับเชิญและไม่จำเป็นต้องเป็น MarTech ผู้เขียนพนักงานอยู่ที่นี่