การตรวจสอบความถูกต้องของอีเมล 101: มันคืออะไรและทำไมฉันจึงควรสนใจ

เราได้ร่วมมือกับ Lauren Meyer ที่เลียนแบบไม่ได้ รองประธานฝ่ายจัดส่งและหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการระดับโลกของ Mailjet ในอเมริกาเหนือ เพื่อนำเสนอชุดบล็อกเกี่ยวกับการตรวจสอบ ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่เข้าใจผิดมากที่สุดแต่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อในกล่องเครื่องมือของนักการตลาดผ่านอีเมล เราจะเริ่มต้นด้วยพื้นฐาน

การตรวจสอบรายการคืออะไร?
กล่าวโดยย่อ การตรวจสอบความถูกต้องของรายการสามารถช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าผู้รับในรายการของคุณยังคงใช้ที่อยู่อีเมลเดียวกันกับที่พวกเขาให้ไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้ส่งอีเมลถึงพวกเขามาระยะหนึ่งแล้ว ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งการอัปเดตบัญชีที่สำคัญ เช่น การเปลี่ยนแปลงในนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ (บางสิ่งที่ Mailjet รู้ดีเกินไปเนื่องจาก GDPR ของปีที่แล้ว) คุณจะต้องแน่ใจว่าอีเมลที่คุณมีอยู่จริง เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ การตรวจสอบความถูกต้องของรายการในขั้นแรก คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะเพิ่มความสามารถในการส่งสูงสุด และแสดงข้อความของคุณต่อหน้าคนที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่การตรวจสอบความถูกต้องของรายการ ไม่สามารถ ทำได้คือสร้างการอนุญาตโดยที่ไม่ได้รับความยินยอมที่แท้จริงจากผู้รับ ฉันกำลังดูคุณอยู่ หัวหน้าฝ่ายการตลาด ที่เพิ่งซื้อรายการให้กับทีมขายของคุณ

มี สองวิธีหลัก ในการตรวจสอบรายชื่ออีเมล การตรวจสอบแบบใกล้เรียลไทม์ ("ทันที") เกิดขึ้นเมื่อมีการรวบรวมที่อยู่ หรือการตรวจสอบผ่านการอัปโหลดจำนวนมาก ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะดำเนินการเป็นชุดทุกวัน ในหลาย ๆ กรณีกับลูกค้าของเรา ทั้งการตรวจสอบทันที (การตรวจสอบเบื้องต้น ณ จุดรวบรวม) และการอัปโหลดจำนวนมาก (การตรวจสอบสุขภาพจิตรองหลังจากข้อเท็จจริง) อยู่ในการผสมผสาน ตามรายงานของ Relevancy Group เรื่อง “พลังของการยืนยันอีเมลและสุขอนามัยแบบหลายวิธีการ” นักการตลาดที่ใช้วิธีตรวจสอบความถูกต้องหลายวิธีนั้นมีประสิทธิภาพดีกว่าวิธีการที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ตามหลักการทั่วไป โซลูชันการตรวจสอบความถูกต้องของรายการส่วนใหญ่จะให้ผลลัพธ์จำนวนหนึ่ง โดยหลักแล้ว ใช้ได้ หรือ ไม่สามารถส่งมอบได้ ตามด้วยการจัดประเภทย่อยจำนวนหนึ่งเพื่อช่วยแจ้งให้นักการตลาดทราบถึงองค์ประกอบของรายการ:

• ถูกต้อง : ที่อยู่ได้รับการตรวจสอบ โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ที่ระดับ SMTP เป็นที่อยู่ที่สามารถรับจดหมายได้ หมายเหตุ: นี่ไม่ได้หมายความถึงความถูกต้องสมบูรณ์
• ไม่สามารถส่งได้ (หรือ “ไม่ถูกต้อง”) : ที่อยู่ถูกกำหนดให้ไม่ถูกต้อง เนื่องจากสาเหตุที่แตกต่างกัน: ข้อผิดพลาด SMTP (เช่น รหัสตีกลับ หรือผู้รับแจ้งเราโดยเฉพาะว่าไม่สามารถเข้าถึงที่อยู่ได้) ระเบียน MX ที่ไม่ถูกต้อง (หมายถึง ที่อยู่รับอาจไม่ได้รับการกำหนดค่าให้รับอีเมล) เป็นต้น
• ยอมรับ-ทั้งหมด : โดเมนรับของที่อยู่ยอมรับข้อความขาเข้าทั้งหมดและไม่ส่งคืนการตอบกลับ SMTP ที่ระบุถึงความถูกต้องหรือไม่ถูกต้อง แม้ว่าที่อยู่ของ Verizon Media Group (AOL, Yahoo, verizon.net) เป็นที่รู้จักสำหรับพฤติกรรมประเภทนี้ ที่อยู่ที่ยอมรับทั้งหมดนั้นเป็นกลวิธีทั่วไปที่ใช้โดยเครือข่ายเซ็นเซอร์เพื่อตรวจจับเมื่อนักการตลาดกำลังส่งอีเมลที่อยู่ที่ไม่ควรส่งอีเมล
• ใช้แล้วทิ้ง : ที่อยู่อีเมลเป็นที่อยู่ที่ ใช้แล้วทิ้ง ชั่วคราว ซึ่งจะหมดอายุหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง
• บทบาท : ตำแหน่งหน้าที่มักจะไม่ใช่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่เป็นกลุ่ม แผนก หรือรายชื่อการแจกจ่ายที่ส่งต่อไปยังบุคคลหลายคน
• การพิมพ์ผิด : ที่อยู่อีเมลน่าจะพิมพ์ผิดที่จุดรวบรวม
• เสี่ยง : ที่อยู่อีเมลถูกกำหนดให้มีความเสี่ยงตามปัจจัยหลายประการ โซลูชันการตรวจสอบความถูกต้องบางอย่างชี้ไปที่การร้องเรียนบ่อยครั้ง ที่อยู่ที่ระบุไว้ในการละเมิดข้อมูล หรือที่อยู่ที่เกี่ยวข้องกับเครือข่ายเซ็นเซอร์ทั่วไปหรือกับดักสแปม
• Unknown : ในบางกรณี ปัญหาการเชื่อมต่อไม่ต่อเนื่องหรือเซิร์ฟเวอร์ SMTP ที่ไม่ตอบสนอง ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่อีเมลได้ ซึ่งอาจเกิดจากการหยุดรับกล่องจดหมายจริง แต่เรามักเห็นกรณีที่บริการตรวจสอบความถูกต้องถูกบล็อกทันทีและป้องกันไม่ให้ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้อง

การตรวจสอบความถูกต้องกับการตรวจสอบ
แนวคิดของ การตรวจสอบรายการ และการ ยืนยันอีเมล มักมีการแลกเปลี่ยนกัน แต่สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะระหว่างสองสิ่งนี้ การตรวจสอบความถูกต้องเป็นเพียงวิธีการในการพิจารณาว่าข้อความสามารถส่งไปยังที่อยู่เฉพาะหรือไม่

ในทางกลับกัน การยืนยันอาจถือได้ว่าเป็นสิ่งที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เมื่อเราให้ความรู้แก่ลูกค้า Mailjet เกี่ยวกับการยืนยัน เรามักจะพูดถึงการดำเนินการที่ ยืนยัน ที่อยู่ เช่น อีเมลยืนยันการเลือกรับ ลิงก์การเปิดใช้งานการสมัคร ฯลฯ ข้อความที่ทริกเกอร์ประเภทนี้มีอะไรที่เหมือนกัน? พวกเขากำลังขอให้ผู้รับยืนยันที่อยู่อีเมลโดยดำเนินการบางอย่าง เรามองว่าการยืนยันอีเมลเป็นประโยชน์เพิ่มเติมในการตรวจสอบ ไม่เพียงแต่ที่อยู่อีเมลจะถูกต้อง แต่คุณยังยืนยันความยินยอมจากผู้รับด้วย

ตำนานการตรวจสอบ
ที่ Mailjet เรามักจะทำงานร่วมกับแบรนด์ต่างๆ ที่ยังไม่ค่อยเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเครื่องมือตรวจสอบรายการสามารถทำอะไรได้บ้างและไม่สามารถทำได้ เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าการตรวจสอบรายการใดสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้ เราได้รวบรวมตำนานทั่วไปเจ็ดประการไว้ด้านล่าง และวิธีที่คุณจะเอาชนะมันได้ดีที่สุด

การตรวจสอบสามารถลบกับดักสแปมทั้งหมดในรายการของคุณได้

เกลียดที่จะพูด แต่ไม่! บริการตรวจสอบรายชื่อบางรายการโฆษณาเพื่อลบกับดักสแปมทั้งหมดออกจากฐานข้อมูลอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า ISP และหน่วยงานต่อต้านสแปม จะไม่ เปิดเผยว่าที่อยู่อีเมลใดเป็นกับดัก เป็นไปได้ว่าบริการตรวจสอบรายการสามารถระบุกับดักบางอย่างได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับดักที่พิมพ์ผิด แต่คุณควรพิจารณาถึงความน่าเชื่อถือของบริษัทใดๆ ที่อ้างว่าลบกับดักที่สร้างโดย ISP, Spamhaus หรือหน่วยงานต่อต้านสแปมอื่น ๆ 100% . หากคุณกำลังพิจารณาบริการที่เสนอตัวกรองกับดักสแปม อย่าลืมถามคำถาม เช่น ที่พวกเขาได้รับกับดักสแปมจากที่ใด และการขอความช่วยเหลือประเภทใดที่คุณคาดหวังได้หากคุณยังคงตกหลุมพรางหลังจากใช้บริการของพวกเขา

การล้างรายการสามารถช่วยแก้ปัญหาการทิ้งระเบิดรายชื่อได้

การวางระเบิดรายชื่อหมายถึงการใช้หน้าลงทะเบียนรายชื่ออีเมลในทางที่ผิดโดยทำให้มีที่อยู่อีเมลใหม่จำนวนมากในเวลาเดียวกัน ขออภัย ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของรายการมีประสิทธิภาพในการช่วยระบุที่อยู่ที่ไม่ใช้งาน ไม่ถูกต้อง และอาจมีความเสี่ยงเท่านั้น ผู้ที่เคยใช้ที่อยู่อีเมลของตนในทางที่ผิดโดยเป็นส่วนหนึ่งของการโจมตีแบบลิสต์บอมบ์ยังคงเป็นผู้รับจริง ดังนั้นเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องจึงไม่สามารถแยกแยะระหว่างอีเมลจริงกับอีเมลจริงที่เกี่ยวข้องกับการทิ้งระเบิดรายชื่อได้

บริการตรวจสอบรายการทั้งหมดเหมือนกัน ดังนั้น เลือกที่ถูกที่สุด

เช่นเดียวกับสิ่งอื่นใด คุณภาพจะแตกต่างกันอย่างมากโดยขึ้นอยู่กับว่าแต่ละบริการตรวจสอบความถูกต้องของรายการอย่างไรและให้บริการรายการอย่างไร ความต้องการของทุกคนแตกต่างกัน ดังนั้นในขณะที่ค่าใช้จ่ายสามารถเป็นหนึ่งในข้อพิจารณาของคุณได้ อย่าลืมพิจารณาชื่อเสียง วิธีการเบื้องหลังการรายงานของพวกเขา และวิธีที่ API ของพวกเขาทำงานร่วมกับ ESP ของคุณ

รายการของคุณสะอาดอย่างสมบูรณ์หลังจากการตรวจสอบแล้ว

คุณเชื่อไหมว่าบริการทำความสะอาดบ้านที่อ้างว่าทำให้อพาร์ตเมนต์ของคุณสะอาดได้ 100%? คุณคิดถูกแล้วที่จะสงสัยในคำสัญญานี้เล็กน้อย ไม่มีบริการใดที่สามารถเข้าใจผิดได้ 100% เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของรายการกำลังเรียกใช้ชุดการทดสอบและการตรวจสอบโดยพื้นฐานแล้วเพื่อกำหนด ความน่าจะ เป็นที่ที่อยู่อีเมลจะถูกต้องและปลอดภัยที่จะยังคงอยู่ในรายการของคุณ ผู้ให้บริการส่วนใหญ่อ้างว่าอัตราความแม่นยำ 98% หรือสูงกว่า อย่างไรก็ตาม ในอดีต ผลลัพธ์อาจแตกต่างกันอย่างมาก ไม่ใช่เรื่องแปลกที่นักการตลาดอีเมลยังคงสร้างอัตราการตีกลับอย่างหนักถึง 5-10% แม้ว่าจะผ่านการตรวจสอบแล้วก็ตาม ความจริงก็คือ แม้จะมีเครื่องมือที่ดีที่สุดในตลาด คุณก็ยังควรคาดหวังว่าจะได้เห็นการตีกลับอย่างหนัก

ปัญหาการส่งมอบทั้งหมดของคุณจะได้รับการแก้ไขหลังจากที่คุณตรวจสอบรายการของคุณแล้ว

คุณภาพของข้อมูลมีความสำคัญสูงสุดสำหรับการส่งมอบที่เหมาะสมที่สุด บริการตรวจสอบความถูกต้องสามารถช่วยให้แน่ใจว่ารายการของคุณมีที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องน้อยกว่า แต่ไม่สามารถแก้ปัญหาที่มีการร้องเรียนสูงหรือการมีส่วนร่วมต่ำซึ่งมาจากการรวบรวมรายชื่อที่ไม่ดีอย่างน่าอัศจรรย์ การตรวจสอบรายการเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งในกล่องเครื่องมือของคุณ แต่จะไม่แทนที่เครื่องมืออื่นๆ เช่น การตรวจสอบการเลือกใช้งานที่ชัดเจน การกำหนดเป้าหมายผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ และการปรับปรุงจังหวะอีเมล

บริการตรวจสอบรายชื่อควรแก้ไขที่อยู่อีเมลที่สะกดผิด

หากคุณกำลังพยายามล้างรายการการพิมพ์ผิดหรือโดเมนที่ไม่ถูกต้อง การตรวจสอบความถูกต้องของรายการไม่ใช่คำตอบของคุณ หากมีคนพิมพ์ "[email protected]" แทน [email protected] โดยไม่ได้ตั้งใจ คุณอาจมีอีเมลที่ไม่ถูกต้อง แต่การตรวจสอบรายการไม่ทราบแน่ชัด บางทีอีเมลอาจเป็นของใครก็ตามที่ไปกับ Jo HM Smith? ?นี่คือเหตุผลที่การเลือกเข้าร่วมสองครั้งมีความสำคัญมาก ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณได้รับอีเมลที่ถูกต้อง แต่ยังช่วยให้ผู้ติดต่อของคุณได้รับเนื้อหาที่ต้องการ

หลังจากล้างรายการแล้ว คุณควรส่งไปยังที่อยู่ทั้งหมดที่ไม่ได้จัดประเภทว่า "ไม่ถูกต้อง"

บริการตรวจสอบรายการส่วนใหญ่จะให้ข้อมูลสรุปรายการของคุณ โดยแยกที่อยู่ออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ที่อยู่เหล่านั้นที่ถูกแท็กว่า ถูกต้อง มักจะปลอดภัยในการส่งจดหมาย และควรลบที่อยู่ที่ ไม่ถูกต้อง ออก แต่มีหมวดหมู่อื่นๆ อีกมากมายสำหรับผู้ส่งที่ต้องจัดการ โดยพิจารณาจากระดับความเสี่ยงที่พวกเขายินดีรับ ลองนึกภาพตู้เย็นของคุณที่คุณอาจมีรายการอาหารสด รายการที่ใกล้หมดอายุ รายการที่หมดอายุ (แต่ลึกๆ คุณทราบดีว่ายังคงใช้ได้) และแน่นอนว่ารายการที่ค้างชำระนานเกินไปจะถูกโยนทิ้ง หากคุณมีบาร์บีคิว คุณยังอาจเสิร์ฟซอสมะเขือเทศที่ เพิ่ง หมดอายุ แต่คนอื่นอาจไม่ใช่! หมวดหมู่ที่คุณได้รับหลังจากการตรวจสอบมีความคล้ายคลึงกัน มีระดับความเสี่ยงที่แตกต่างกัน มันขึ้นอยู่กับนักการตลาดที่จะตัดสินใจว่าจะปราบปรามพวกเขาทั้งหมดหรือทอยลูกเต๋าโดยมีความเสี่ยงปานกลาง เช่น ที่อยู่ตามบทบาท (เช่น [ป้องกันอีเมล])

ครั้งหน้าเราจะมาดูข้อดีข้อเสียของการใช้บริการตรวจสอบความถูกต้องกัน เพราะเช่นเดียวกับทุกอย่าง ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์แบบและจำเป็นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ จนกว่าจะถึงครั้งต่อไป.