เคล็ดลับ 10 อันดับแรกในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล Salesforce ของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2021-08-18ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีการสื่อสารได้เปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจและลูกค้าโต้ตอบกัน จากการวิจัยของ Teradata พบว่าองค์กรกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ใช้ช่องทางตั้งแต่ 7 ช่องทางขึ้นไปเพื่อเข้าถึงลูกค้า ยิ่งลูกค้าของคุณใช้ช่องทางในการโต้ตอบกับคุณมากขึ้น และช่องทางที่ธุรกิจของคุณใช้ในการรวบรวมข้อมูลจากพวกเขามากเท่าไร คุณก็ยิ่งเสี่ยงต่อการซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดของข้อมูลอื่นๆ ในการเข้าสู่ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ของคุณมากขึ้น โชคดีที่ความก้าวหน้าในโซลูชันความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลทำให้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้ อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีปรับปรุงคุณภาพข้อมูล Salesforce ของคุณในไม่กี่ขั้นตอน
รับผิดชอบต่อคุณภาพของข้อมูล
แม้ว่าทุกคนจำเป็นต้องทำส่วนของตนเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของข้อมูล CRM แต่ก็มักจะเป็นความรับผิดชอบของผู้ดูแลระบบ Salesforce ที่จะเป็นผู้นำโดยการรวมเครื่องมือคุณภาพข้อมูลที่เหมาะสมกับแผนปฏิบัติการที่เหมาะสมสำหรับการนำไปใช้
โดยทั่วไปแล้ว สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการพัฒนาและบังคับใช้มาตรฐานคุณภาพ การฝึกอบรมผู้ใช้ในการทำงานกับ CRM การตรวจสอบและล้างข้อมูลอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล และทำให้สายการสื่อสารเปิดกว้าง ใช้เคล็ดลับ 10 ข้อต่อไปนี้เพื่อช่วยคุณจัดทำแผนปฏิบัติการที่ตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพ
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ 10 อันดับแรกในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล Salesforce ของคุณ
- เฝ้าสังเกต
ใครก็ตามที่ดูแลฐานข้อมูลขนาดเล็กจะยอมรับว่าคุณภาพของข้อมูลลดลงอย่างรวดเร็วและทวีคูณ ขณะอัปเดตระเบียนที่มีอยู่ บางครั้งผู้ใช้จะแทนที่ข้อมูลที่ถูกต้องด้วยข้อมูลที่ผิดพลาด หรือเพียงแค่เปลี่ยน/ลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ เร็กคอร์ดใหม่ ไม่ว่าจะป้อนด้วยตนเองหรือนำเข้า จะมีฟิลด์ที่มีปัญหาจำนวนหนึ่งอย่างสม่ำเสมอ แม้ว่าผู้ดูแลระบบจะพยายามป้องกันอย่างดีที่สุดแล้วก็ตาม ตรวจสอบฐานข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อระบุและแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาด - ทำให้เป็นมาตรฐาน
ผู้ดูแลระบบข้อมูลทุกคนควรพัฒนามาตรฐานคุณภาพที่กำหนดข้อมูลที่ "ไม่ดี" ในฐานข้อมูลของตน เช่นเดียวกับข้อมูล "ดี" มาตรฐานนี้เป็นชุดของกฎหรือการทดสอบที่เมื่อนำไปใช้กับฐานข้อมูล ระบุข้อมูลที่ไม่ดี และในบางกรณีจะแก้ไขโดยอัตโนมัติ แต่มาตรฐานยังป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น การกำหนดค่าตามความชอบสำหรับตัวย่อและกฎสำหรับการจัดรูปแบบชื่อ ที่อยู่ รัฐ รหัสไปรษณีย์ ฯลฯ หลังจากกำหนดมาตรฐานชุดแรกแล้ว คุณควรพยายามปรับปรุงและปรับปรุงมาตรฐานเหล่านั้นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มีคุณภาพ ยังคงอยู่ในระดับสูงไม่ว่าฐานข้อมูลจะพัฒนาไปอย่างรวดเร็วหรือมีการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจก็ตาม - ขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน
บันทึกที่ซ้ำกัน—ซ้ำซ้อน—สร้างความสับสน เสียเวลา และทำให้ผู้ใช้ได้รับมุมมองที่สมบูรณ์เกี่ยวกับความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ยากขึ้น ใช้เครื่องมือป้องกันการซ้ำซ้อนเพื่อค้นหาสิ่งปลอมปนในฐานข้อมูลเป็นประจำ และสร้างสถานการณ์ที่กำหนดว่าจะทำอย่างไรกับสิ่งหลอกลวงเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ เช่น รวม ลบออก หรือส่งการแจ้งเตือน - ทำความสะอาด
เมื่อกำหนดมาตรฐานคุณภาพสำหรับฐานข้อมูลของคุณแล้ว ระบุและใช้เครื่องมือล้างข้อมูลที่พิสูจน์แล้วเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ใช้ประโยชน์จากโซลูชันของบริษัทอื่นเพื่อค้นหาฐานข้อมูลสำหรับเรกคอร์ดที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพและแก้ไข เพื่อรักษาคุณภาพข้อมูลในระดับสูงอย่างสม่ำเสมอ การค้นหาและการรวมอัตโนมัติควรทำตามกำหนดเวลา—อาจเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลเปลี่ยนแปลงเร็วแค่ไหนในองค์กรของคุณ - ตรวจสอบความถูกต้อง
แม้ว่าผู้ใช้สามารถป้อนหรือนำเข้าข้อมูลที่สะอาดได้ 100 เปอร์เซ็นต์ มันจะไม่เปลี่ยนความจริงที่ว่าโลกเป็นสถานที่ที่มีพลวัต บริษัทเติบโต คนเปลี่ยนงาน ย้ายธุรกิจหรือควบรวมกิจการ ข้อมูลติดต่อที่ถูกต้องเมื่อสามเดือนที่แล้วอาจล้าสมัยไปแล้ว ใช้กระบวนการที่ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลทันเวลา ตรวจสอบข้อมูลกับแหล่งภายนอกที่น่าเชื่อถือเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ และใช้ประโยชน์จากโซลูชันการตรวจสอบอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลนั้นถูกต้อง - วี เอริฟาย
หลังจากดำเนินการแก้ไขตามรายการข้างต้นแล้ว คุณควรตรวจสอบว่าบันทึกได้รับการอัปเดตอย่างถูกต้องและฐานข้อมูลเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดอย่างแท้จริง เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น พนักงานทั่วทั้งองค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล โดยรู้ว่าข้อมูลที่พวกเขาใช้ทำนั้นเชื่อถือได้ - ให้ความรู้
คว้าทุกโอกาสที่จะให้ความรู้แก่ผู้ใช้และผู้จัดการเกี่ยวกับความสำคัญของคุณภาพของข้อมูล การสนับสนุนสาเหตุของความสมบูรณ์ของข้อมูลในองค์กร ตลอดจนพนักงานแต่ละคนที่พึ่งพาข้อมูลนั้น - บังคับใช้
การบังคับใช้ มาตรฐานที่ คุณสร้างขึ้น การดูแลให้ผู้ใช้ได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสม และการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลเมื่อจำเป็นเป็นกุญแจสำคัญ ออกแบบสคีมา โดยคำนึงถึงคุณภาพของข้อมูล พวกเขาควรจะ:- กำหนดฟิลด์ที่จำเป็น
- ใช้ค่าเริ่มต้นที่เติมโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ทำได้
- สร้างการพึ่งพาฟิลด์และกฎเวิร์กโฟลว์ (เช่น หากมี A และ B แสดงว่า C ต้องมีอยู่)
- การสร้างวัตถุควบคุม: ผู้ใช้รายใดที่ได้รับอนุญาตให้สร้างบัญชี ผู้ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย ฯลฯ
- ใช้กฎการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง
- กำหนดข้อจำกัดเกี่ยวกับข้อมูล Web-to-Lead
- สื่อสาร
ในฐานะผู้ดูแลระบบ Salesforce โดยทั่วไป คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตอบคำถามและแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงในส่วนต่อประสานผู้ใช้ CRM (เช่น การเพิ่มฟิลด์ใหม่หรือทั้งหน้าจอ) การแก้ไขข้อตกลงการตั้งชื่อ การอัปเดตนโยบายและมาตรฐาน และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อประสบการณ์การใช้งาน การสร้างบรรยากาศที่สนับสนุนซึ่งผู้ใช้รู้สึกสบายใจที่จะถามคำถาม อภิปรายปัญหา และแนะนำการปรับปรุงจะส่งเสริมการยอมรับของผู้ใช้และการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติ
- ขอ ความช่วยเหลือค่ะ
เพื่อให้บรรลุและรักษาระดับคุณภาพข้อมูล CRM ในระดับสูงอย่างสม่ำเสมอ ให้ตระหนักว่าคุณจำเป็นต้องก้าวไปไกลกว่าชุดเครื่องมือมาตรฐานและนำแอปพลิเคชันบุคคลที่สามขั้นสูงที่มีคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพมาใช้ พวกเขาจะกลายเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ แม้แต่การปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ 9 ข้อแรกของเรา คุณยังปรับปรุงคุณภาพข้อมูลได้มากขนาดนี้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง
ตอบสนองความท้าทายในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของ Salesforce
ด้วยการใช้ประโยชน์จากพลังของ Validity Connect ซึ่งเป็นชุดโซลูชันความสมบูรณ์ของข้อมูลที่มีคุณลักษณะมากมาย ซึ่งรวมถึง DemandTools, PeopleImport, DupeBlocker และ BriteVerify คุณสามารถบรรลุและรักษาข้อมูล Salesforce คุณภาพสูงที่ทุกคนในองค์กรของคุณไว้วางใจได้อย่างสม่ำเสมอ
