8 สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนจ้างงานการจัดการเหตุการณ์และบริการการผลิต AV

ในกระบวนการจัดการงานกิจกรรม การว่าจ้างผู้ให้บริการจัดการงานกิจกรรมที่เหมาะสมมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้งานประสบความสำเร็จ บริษัทจัดการงานอีเวนต์ที่เป็นไปได้และบริษัท ผลิต AV ควรจะสามารถทำหน้าที่ทั้งหมดได้อย่างดีที่สุด

ในการเลือกบริษัทที่เหมาะสม มีหลายปัจจัยที่คุณต้องพิจารณา ในโพสต์นี้ เรากำลังพูดถึงองค์ประกอบหลักในเรื่องนี้เพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์การจัดการกิจกรรมที่ดีที่สุด

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาขณะจ้างงานการจัดการเหตุการณ์และบริการผลิตภาพและเสียง

หากคุณมีทักษะและอุปกรณ์ทั้งหมดภายในธุรกิจของคุณ การจัดการงานกิจกรรมของคุณเองถือเป็นเรื่องสำคัญ แต่ความจริงก็คือธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการเอาต์ซอร์ซงานกิจกรรมของตนออกไปเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น ต่อไปนี้คือปัจจัยสำคัญ 8 ประการที่ควรพิจารณาในการว่าจ้างบริษัทจัดการงานอีเวนต์

1. ต้นทุนโครงสร้าง

การทำความเข้าใจว่าคุณจะจ่ายอะไรและสิ่งที่คุณจะได้รับเป็นรางวัลนั้นเป็นรากฐานของกระบวนการตัดสินใจใดๆ ในเรื่องนี้ คุณต้องถามผู้ให้บริการด้านการผลิตและการจัดการเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับโครงสร้างต้นทุนของพวกเขา

ผู้คนใช้กลอุบายนับร้อยเพื่อซ่อนอัตราเงินเฟ้อในราคาของตน ดังนั้นการถามคำถามที่ถูกต้องสามารถช่วยได้ ไม่ว่าพวกเขาจะคิดค่าบริการรายชั่วโมงหรือตามต้นทุนบวกหรือไม่? และหากจะเรียกเก็บเป็นรายชั่วโมง ค่าธรรมเนียมการจัดการจะเป็นอย่างไร

นอกจากนี้ คุณต้องเปรียบเทียบราคาของผู้ให้บริการต่างๆ เพื่อตัดสินใจอย่างชาญฉลาดและรับบริการที่เป็นมิตรกับงบประมาณ

2. เครื่องมือและอุปกรณ์

ในกระบวนการจ้างงานของฝ่ายจัดการงานอีเวนต์และบริษัทผลิตภาพและเสียง จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ส่งมอบ ในแง่นี้ คุณสามารถถามผู้ให้บริการที่มีศักยภาพเกี่ยวกับการให้บริการเรนเดอร์ โมเดล 3 มิติของป้ายและการแสดงละคร เลย์เอาต์ แบบร่าง CAD ฯลฯ ตลอดกระบวนการ

นี่เป็นคำถามที่ต้องถามก่อนเซ็นสัญญา ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือและโสตทัศนูปกรณ์ดังกล่าวสามารถช่วยทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงนักวางแผน ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และผู้บริหาร

อีกประการหนึ่งคือความเป็นเจ้าของเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็น จะเห็นได้ว่าบริษัทจัดการผลิตภัณฑ์และกิจกรรมส่วนใหญ่เช่าอุปกรณ์จากบุคคลที่สาม การปฏิบัตินี้สามารถเพิ่มต้นทุนการจัดการเหตุการณ์

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่คุณทำสัญญาด้วยควรเป็นเจ้าของเครื่องมือการผลิตและการจัดการเหตุการณ์ที่จำเป็นทั้งหมด

3. ประสบการณ์ลูกเรือ

ในการทำให้กิจกรรมประสบความสำเร็จ คุณไม่สามารถละเลยบทบาทของประสบการณ์ของลูกเรือได้ หากผู้ให้บริการที่ได้รับการว่าจ้างของคุณมีสมาชิกที่ไม่มีประสบการณ์ในทีมจัดการกิจกรรม งานของคุณอาจประสบปัญหาได้ พวกเขาต้องมีความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาต้องทำในสถานการณ์เฉพาะ

บริษัท av การผลิต และการจัดการงานกิจกรรมมักจ้างพนักงานนอกเวลาเพื่อจัดการกับเหตุการณ์ต่างๆ พวกเขาทำเช่นนั้นเพื่อประหยัดค่าขนส่งและมีส่วนร่วมกับคนในท้องถิ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเหตุการณ์อยู่นอกสถานี ประเด็นนี้อาจไม่มีปัญหาหากคุณจัดกิจกรรมสุ่มที่ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน อย่างไรก็ตาม หากงานของคุณเป็นเช่นนี้ ให้จ้างผู้ให้บริการที่มีทีมงานมากประสบการณ์

4. หลักสูตรปฏิบัติการฉุกเฉิน

โศกนาฏกรรมสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อและเหตุการณ์ก็อาจได้รับผลกระทบเช่นกัน วิกฤตการณ์อาจมาในรูปของภัยธรรมชาติ เช่น แผ่นดินไหว ไฟไหม้ หรือภาวะการก่อการร้าย ขณะวางแผนจัดงาน ต้องมีแผนรับมือกับสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ดังกล่าว

ในเรื่องนี้ คุณต้องถามผู้ให้บริการของคุณเกี่ยวกับโปรโตคอลที่จะบังคับใช้ในสถานการณ์ดังกล่าว

5. โหมดการซ้อม

เพื่อการดำเนินการที่ถูกต้องในช่วงเวลาของเหตุการณ์ จำเป็นต้องฝึกฝนการกระทำทั้งหมดและตรวจสอบว่าอุปกรณ์ทั้งหมดทำงานอย่างถูกต้อง ช่วยในการหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในนาทีสุดท้ายเสมอ

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการงานกิจกรรม การซ้อมช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าอุปกรณ์ทั้งหมดทำงานอย่างถูกต้อง การนำเสนอทั้งหมดมีรูปแบบที่ถูกต้อง และกิจกรรมจะดำเนินไปด้วยดี ดังนั้นคุณต้องถามผู้ให้บริการที่มีศักยภาพของคุณในแง่นี้

6. ยังต้องลองใช้ไอเดีย

คุณยังไม่รู้เกี่ยวกับการจัดการงานอีเวนต์ของบริษัทคุณที่จะเกิดขึ้นใช่ไหม คุณสามารถถามผู้ให้บริการที่มีศักยภาพของคุณเกี่ยวกับแนวคิดที่พวกเขายังไม่ได้ลอง

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณได้รับแผนกิจกรรมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ๆ มากมาย นอกจากนี้ยังจะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับระดับความคิดสร้างสรรค์ของผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้อง ยิ่งไปกว่านั้น ยังเปิดช่องทางใหม่ๆ ของความคิดสร้างสรรค์ และทำให้ประสบการณ์ของครีเอเตอร์ นักวางแผน และผู้เข้าร่วมสนุกในทุกๆ ด้าน

7. ตั้งเวลา

นักวางแผนต้องรู้ว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการเตรียมสถานที่ การพิจารณาเวลาการตั้งค่าก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากคุณต้องระงับพื้นที่ที่เกี่ยวข้องไว้เป็นเวลานานนั้น อย่างไรก็ตาม อาจแตกต่างกันไปตามขนาด ความซับซ้อน และขอบเขตของกิจกรรม

มักพบว่านักวางแผนหมดเวลาและวิ่งแข่งจนครบเส้นตาย ซึ่งทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นและอาจนำไปสู่การฝึกซ้อมดับเพลิงในนาทีสุดท้าย

ดังนั้น จ้างบริษัทที่สามารถคาดการณ์เวลาตั้งค่าได้อย่างแม่นยำ ควบคู่ไปกับการดูแลความต้องการพื้นฐานของผู้คน

8. ชื่อเสียงในตลาด

ความน่าเชื่อถือและชื่อเสียงในตลาดมีความสำคัญอย่างยิ่ง แม้ว่าการตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการจะไม่ใช่เรื่องยาก แต่ผู้ให้บริการจำนวนมากพยายามปลอมเรื่องราวความสำเร็จของตนเพื่อดึงดูดลูกค้า

คุณต้องตระหนักถึงแง่มุมนี้และมองหาแพลตฟอร์มคำติชมเสมอ ซึ่งบริษัทต่างๆ ไม่สามารถปลอมแปลงความเห็นเพื่อช่วยเหลือพวกเขาได้ นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบบัญชีโซเชียลมีเดียของพวกเขาและรับคำติชมจากผู้ใช้รายอื่นเพื่อดูว่าคนอื่นคิดอย่างไรเกี่ยวกับผู้ให้บริการรายนั้น

เพื่อตรวจสอบความน่าเชื่อถือและชื่อเสียงในตลาด คุณอาจขอให้พวกเขาให้ข้อมูลติดต่อกับลูกค้าเก่าของพวกเขา เพื่อให้คุณสามารถทราบเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือและรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับบริการของพวกเขา

บทสรุป

กุญแจสำคัญเบื้องหลังความสำเร็จของงานคือทีมจัดการงานอีเวนต์ ยิ่งคุณจ้างงานที่มีประสิทธิภาพและมีอุปกรณ์ครบครันและทีม AV Production งานของคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้น

การพิจารณาปัจจัยที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ก่อนที่จะจ้างบริษัทดังกล่าวจะเป็นประโยชน์กับคุณอย่างแน่นอนโดยการทำให้กิจกรรมของคุณน่าจดจำและคุ้มค่า