การประชุมทางธุรกิจ 101 – 7 เคล็ดลับเพื่อดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าการประชุมจะเป็นส่วนหนึ่งของการโต้ตอบประจำวันของเรา แต่เราไม่มีทางรู้ว่าการประชุมนั้นคืออะไร การประชุมที่มีประสิทธิผลสูงสุด หรือเพียงแค่การประชุมอื่นที่ไม่มีประโยชน์และทำให้เราเสียเวลา การประชุมสามารถช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วงหรือจบการประชุมหลายครั้งและอ้างว่าคุณยังไม่ได้ทำอะไรให้เสร็จ! เพราะคุณไม่สามารถพูดได้ว่าคุณไม่เคยเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ดี บางทีคุณอาจอยู่แค่คนเดียว หรือจำได้ว่าเมื่อการประชุมที่คุณเข้าร่วมไปไม่ได้ไปด้วยดี หรือเริ่มต้นได้ดีและจบลงด้วยไม่ดี คนมาประชุมสายหรือเปล่า? หรือพวกเขาไม่ได้สนใจ? มีคำถามมากมายที่ต้องตอบ แต่ในบทความนี้ เราจะหารือเพิ่มเติมว่าคุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ได้อย่างไร และดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

7 เคล็ดลับสำหรับการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณต้องการการประชุมไหม

หากทีมของคุณหรือสมาชิกในองค์กรไม่มีแรงจูงใจในการเข้าร่วมการประชุม พวกเขาอาจรู้สึกว่าการประชุมของคุณไม่จำเป็น เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คุณไม่เพียงแต่ทำให้คนอื่นเสียเวลาเท่านั้น แต่ยังเป็นการเสียเวลาของคุณเองอีกด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อไหร่ที่คุณรู้ว่าคุณต้องจัดการประชุม? ประการแรก คุณได้นั่งลงเพื่อคิดว่าสถานการณ์ในธุรกิจของคุณเป็นอย่างไร ถ้าไม่เช่นนั้น ให้จัดตารางเวลาการคิดตามลำพัง- สำหรับตัวคุณเองเท่านั้น แม้ว่าคุณจะต้องกำหนดเวลาการประชุม คุณก็ยังสามารถดำเนินการได้ในภายหลัง

คุณไม่จำเป็นต้องใช้ความคิดมากมายในการรู้ว่าธุรกิจของคุณอยู่ที่ไหน คุณสามารถลองนั่งลงอย่างน้อย 10 นาทีและคิดว่าคุณสามารถจัดการทุกอย่างด้วยตัวเองได้หรือไม่ จากนั้น ถ้าคุณต้องการการแทรกแซงจากภายนอกจากบุคคลที่เข้าร่วมการประชุม ให้ส่งอีเมลและกำหนดเวลาการประชุมทันที เพราะด้วยพลังของการประชุมออนไลน์ คุณไม่จำเป็นต้องจัดกำหนดการประชุมแบบเห็นหน้ากัน พวกเขาสามารถออนไลน์ได้

วางแผนและจัดโครงสร้างการประชุมที่มีประสิทธิภาพของคุณ

การประชุมทั้งหมดต้องมีโครงสร้างอย่างใด ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณเผยแพร่วัตถุประสงค์และระเบียบวาระการประชุมของคุณ แม้ว่าจะมีหัวข้อย่อยสองสามประเด็นก็ตาม เลือกกรอบเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณและให้แน่ใจว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณ จำไว้ว่าคุณต้องการหลีกเลี่ยงการประชุมที่ยาวนาน พวกเขาจะเข้ากับตารางเวลาของผู้คนได้ยากขึ้นและอาจใช้เวลานานมาก

เหนือสิ่งอื่นใด ไม่มีเวลาที่เหมาะสมในระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุม เนื่องจากคุณอาจไม่เคยรู้เลยว่าตารางงานของใครบางคนจะยุ่งแค่ไหน และระยะเวลาจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์โดยรวมของการประชุมทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ตามสถิติ กฎของการประชุมทั่วไปไม่ควรเกิน 60 นาที และควรอยู่ระหว่าง 15 ถึง 30 นาที

หรือคุณสามารถพูดคุยถึงตารางเวลากับผู้เข้าร่วมของคุณในเชิงลึกได้ หากเวลามีจำกัด ให้ลองจัดการประชุมให้สั้นลง และหากสะดวกกว่า ให้จัดการประชุมนานขึ้นสูงสุดหนึ่งชั่วโมง

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณเห็นว่ามีการประชุมสั้นลง คุณสามารถเริ่มส่งนามบัตรให้กับทุกคนที่เร่งรีบได้ บริการพิมพ์นามบัตรช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้ คุณจึงทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับคำถามที่พวกเขาอาจมีหลังการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาเร่งรีบ

กำหนดวาระ

คุณจะแปลกใจว่าการประชุมเริ่มต้นขึ้นโดยไม่ได้มีวัตถุประสงค์อะไรเลย และนั่นคือที่ที่ผู้เข้าร่วมจะถูกปลดออกจากการเข้าร่วม ระเบียบวาระการประชุมสามารถสรุปได้ในไวท์บอร์ดหรือแม้แต่เอกสารประกอบคำบรรยาย จากนั้นจึงอภิปรายบนไวท์บอร์ด อย่างไรก็ตาม ก่อนเริ่มการประชุม ทุกคนควรรู้ว่าทำไมพวกเขาถึงอยู่ที่ใด และจุดประสงค์ของการประชุมโดยรวม

วาระการประชุมจะเป็นแนวทางในการสนทนาและรับรองว่าการประชุมจะไม่นอกเรื่อง ดังนั้นหากคุณมีกำหนดการก่อนเริ่มการประชุม ทุกคนก็จะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นตั้งแต่ต้น นักธุรกิจส่วนใหญ่จะไม่ชอบเข้าร่วมการประชุมหากไม่มีวาระการประชุม จากการศึกษาพบว่า นักธุรกิจส่วนใหญ่เห็นพ้องต้องกันว่าหากไม่มีวาระการประชุม การประชุมอาจกลายเป็นเรื่องวุ่นวายได้อย่างรวดเร็ว ท้ายที่สุดไม่มีใครต้องการเข้าร่วมการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำเมื่อวานนี้!

ตัดสินใจว่าคุณควรจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพบ่อยเพียงใด

มีเหตุผลสำคัญสองประการที่อยู่เบื้องหลังการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการได้รับแรงผลักดันหรือเพื่อเปลี่ยนแนวทางการดำเนินงานของธุรกิจ การเปลี่ยนหลักสูตรหมายถึงการสนับสนุนให้มีช่วงการวางแผน การเจรจา การประชุมฉุกเฉิน และอื่นๆ เพื่อรักษาโมเมนตัม คุณต้องจัดการประชุมเป็นประจำ แต่คุณต้องจัดบ่อยแค่ไหน? การประชุมบ่อยเกินไปไม่ใช่ความคิดที่ฉลาด และอาจเป็นการเสียเวลาเปล่า ในทางกลับกัน การประชุมไม่เพียงพอไม่ใช่ความคิดที่ดี และการประเมินและการปรับปรุงถือเป็นการคิดภายหลังเท่านั้น

โดยรวมแล้ว ไม่มีเหตุผลที่จะต้องประชุมกันทุกวัน แต่การจัดประชุมสัปดาห์ละครั้งหรือสองครั้งเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด ตัวอย่างเช่น ตามที่ Mark Zuckenberg ได้กล่าวไว้ การประชุมทุกสัปดาห์มีความสำคัญต่อการรักษาระดับที่มีประสิทธิภาพสูงในบริษัทของคุณ นอกจากนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะพบปะกันทุกวันเมื่อมีพนักงานใหม่จนกว่าพวกเขาจะรู้เส้นทางของตนเอง นอกจากนี้ หากคุณรู้สึกสับสน คุณสามารถถามคำถามต่อไปนี้เพื่อประเมินจำนวนการประชุมที่คุณต้องมีได้ดีขึ้น:

• การประชุมเร่งด่วนหรือไม่? ทำทุกวัน.
• การประชุมสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนหรือไม่? เจอกันเป็นประจำแต่ไม่ทุกวัน
• ประชุมด่วนแต่ไม่สำคัญขนาดนั้น? ประชุมแปปเดียว.
• การประชุมของคุณไม่สำคัญหรือเร่งด่วน? อย่ามีการประชุมเลย เพียงแค่ส่งอีเมล

เลือกอย่างชาญฉลาดว่าผู้ชมของคุณเป็นใคร

เป็นความคิดที่ดีที่จะแบ่งปันข้อมูลกับทั้งทีมและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ ถึงกระนั้น คุณยังต้องพิจารณาถึงผลกระทบที่การประชุมมีต่อระดับผลิตภาพและงบประมาณของคุณ อย่างไรก็ตาม สมมติว่าคุณต้องการลดการเข้าร่วมประชุม ในกรณีนั้น คุณสามารถพิจารณาใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันได้ ซึ่งช่วยให้ทั้งทีมของคุณสามารถดูว่างานของพวกเขาส่งผลต่อความคืบหน้าของโครงการอย่างไร วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยไม่ต้องอัปเดตพนักงานเกี่ยวกับระดับความคืบหน้า ตัวอย่างเช่น เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันซึ่งคุณสามารถใช้ ได้แก่

• Trello
• ผู้จัดการโครงการ
• จิรา
• Wrike
• Monday.com และอื่นๆ

ตรงต่อเวลา

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมอาจมีเวลาไม่มาก นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องตรงต่อเวลามากเมื่อถึงเวลา ตัวอย่างเช่น หากการประชุมเริ่มเวลา 10.00 น. อย่ากดช้าไปหนึ่งนาทีหรือแม้แต่สิ้นสุดหลังจากเวลาสิ้นสุดที่ตั้งไว้ เวลาคือเงิน และทุกคนที่รอคอยที่จะคาดเดาว่าการประชุมจะเริ่มเมื่อไรนั้นเป็นเรื่องที่น่ากังวลและเปลืองทรัพยากรมาก ท้ายที่สุดถ้าใครอยากตรงต่อเวลาก็จะทำ

ผู้เชี่ยวชาญทั่วโลกเคารพเวลาเหนือสิ่งอื่นใด ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณนั่งคุยกับ Bill Gates เขาให้เวลาคุณแค่ห้านาที และถ้าคุณต้องการยืดเวลานั้น เขาจะตั้งเวลาอีกห้านาที คนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในโลกล้วนแต่ตรงต่อเวลา โดยเฉพาะเมื่ออยู่ในที่ประชุม

นอกจากนี้ เวลาสิ้นสุดมีความสำคัญพอๆ กับเวลาเริ่มต้น หากคุณมีนิสัยชอบจบช้ากว่าเวลาสิ้นสุด คนส่วนใหญ่จะรู้ว่าคุณไม่ตรงต่อเวลาและไม่จริงจังกับการประชุม กล่าวโดยย่อ คุณไม่ได้มาที่นี่เพื่อเสียเวลาของใครๆ รวมทั้งตัวคุณเองด้วย

อย่าลืมทัศนคติที่ดี

ไม่มีใครอยากเข้าร่วมการประชุมที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ดี ซึ่งรวมถึงทัศนคติที่ไม่ดีและอีกมากมาย นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อแสดงพฤติกรรมที่ดีเมื่อคุณอยู่ในที่ประชุม:

• ตรงต่อเวลา (ตรงเวลา)
• ใส่ใจกับสิ่งที่คนอื่นพูดอย่างใกล้ชิด
• ฟังเท่าที่พูด
• เป็นบวกและมีพลัง
• มีความรับผิดชอบ
• เคารพการมีอยู่ของผู้อื่น
• ไม่โทษคนอื่นในสิ่งใด

การดำเนินการต่อไปนี้จะเป็นการรักษาสภาพแวดล้อมที่ดีภายในการประชุมและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งใดๆ กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในการประชุม ท้ายที่สุดแล้ว ทุกคนต้องการอยู่ท่ามกลางคนที่คิดบวกและมีพลัง

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ – บทสรุป

นั่นคือเคล็ดลับ 7 ข้อในการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ หวังว่าคุณจะมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้มีการประชุมที่ดีขึ้นในธุรกิจของคุณ หลายคนจะเข้าร่วมการประชุมและไม่รู้ว่าทำไมพวกเขาถึงเข้าร่วมการประชุม นี่คือสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้เกิดขึ้นเพราะความสำคัญของการประชุมคือการระบุว่าปัญหาขององค์กรอยู่ที่ใด และส่งเสริมการปรับปรุงหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง การประชุมมีความสำคัญ และหากคุณพบความสมดุลที่เหมาะสมในการจัดการประชุม ทุกคน รวมถึงตัวคุณเองก็ยินดีที่จะเข้าร่วม