เคล็ดลับในการรวมการรวบรวมความรู้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ประจำวันของคุณ

สัปดาห์นี้ที่งานประชุมสุดยอด B2B ของ Forrester ในออสติน (งานแสดงตนครั้งแรกในรอบหลายปีของฉัน) แจ็กกี้ พาลเมอร์ รองประธานฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ที่ Demandbase และฉันพูดคุยเกี่ยวกับความไม่สะดวกที่เกิดขึ้นกับวัฒนธรรมการทำงานและสภาพแวดล้อมในปัจจุบันของเรา เธอบอกฉันว่าเธอเคยได้ยินจากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของฉันเมื่อวันก่อน แต่เนื่องจากเธอออกไปทานอาหารเย็นและดื่มเครื่องดื่ม เธอจึงปิดเสียงข้อความชั่วคราวเพื่อที่เธอจะได้กลับมาอ่านในภายหลัง

เราตกลงในประเด็นเหล่านี้: ขอบคุณพระเจ้าสำหรับการงีบหลับ และสิ่งที่สะดวกคือตอนนี้เราสามารถกำหนดเวลาส่งข้อความ (อีเมล, Slack DM, ข้อความ ฯลฯ) ให้ส่งได้ในภายหลัง ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทั้งสองนี้ทำให้เราทำสิ่งต่างๆ ได้สำเร็จเมื่อเวลาเอื้ออำนวย ทำให้มืออาชีพที่มีงานยุ่งสามารถทำงานที่นี่และที่นั่นได้อย่างรวดเร็ว (เช่น ไปทานอาหารเย็น) โดยไม่ถูกชะงักเมื่องานกลายเป็น ขนาดกัดน้อยกว่าที่เราคาดไว้ในตอนแรก

ตรวจสอบอีเมลแต่ไม่มีเวลาหรือทรัพยากรที่จะตอบกลับทันที? ใส่กลับเข้าไปในคิวหรือกำหนดเวลาให้ปรากฏขึ้นอีกครั้งเมื่อคุณน่าจะมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ มีความคิดที่คุณต้องการแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานหรือไม่? จดข้อความของคุณ แต่กำหนดเวลาให้ส่งถึงกล่องจดหมายเมื่อพวกเขาแน่ใจว่าจะจดจ่อกับงาน

เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ฉันวางกรอบงานสำหรับการจัดการความรู้ส่วนบุคคลและแชร์แอพบางตัวในกล่องเครื่องมือของฉัน ครั้งนี้ ผมจะมาแบ่งปันเทคนิคบางอย่างในการเก็บความรู้ที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกที่และถูกเวลา (ฉันรู้สึกว่านี่เป็นภาษาเดียวกับที่เราใช้เมื่อเราพูดถึงการหาลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าให้มีส่วนร่วมกับเนื้อหาของเรา)

คุณได้ย้ายจากแอปพลิเคชันรุ่นเก่าไปเป็นโซลูชันเชิงพาณิชย์ (หรือกลับกัน) หรือไม่? แจ้งให้เราทราบ!

ทำแบบสำรวจทดแทน MarTech 2022 วันนี้!

แนวคิดหลักเบื้องหลังเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ก็คือ สำหรับแต่ละประเภทของข้อมูลที่คุณรวบรวม — ข้อมูลติดต่อของบุคคล งานที่ต้องทำ บทความเชิงลึกที่คุณต้องการค้นหาในภายหลัง ฯลฯ — คุณมีปลายทางเดียวที่มีหลายจุด อินพุต ดังนั้น ไม่ว่าบริบทจะเป็นเช่นไร (การกดเช็คโทรศัพท์มือถือ ทำงานที่โต๊ะทำงานของคุณ ทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุมเสมือนจริง ฯลฯ) คุณมีวิธีง่ายๆ ในการรับข้อมูลนั้นไปยังที่ที่ถูกต้องเพื่อให้สามารถ ให้ปรากฏในเวลาที่เหมาะสม

รูปแบบที่แพร่หลาย

ฉันเป็นแฟนตัวยงของแบบฟอร์มในการเก็บรวบรวมข้อมูล เพราะพวกเขามีตัวเลือกมากมายในอีกด้านหนึ่ง คุณสามารถแบ่งและแบ่งข้อมูล หรือเพียงแค่ทำเป็นข้อความอิสระ

ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Zapier + ??

Zapier เสนอส่วนขยายสำหรับ Chrome ที่ให้คุณตั้งค่าฟอร์มให้แสดงเป็นแถบด้านข้างทางขวาถัดจากสิ่งที่คุณทำ ประโยชน์อย่างหนึ่งสำหรับสิ่งนี้คือเมื่อฉันต้องการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ในฐานข้อมูลของฉัน หรือเมื่อฉันรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขาย เมื่อฉันค้นคว้าเกี่ยวกับรายงาน MarTech Intelligence (MIR) บางครั้ง ข้อมูลนี้จะเกิดขึ้นเมื่อมีคนแนะนำให้ฉันรู้จักกับคนอื่นทางอีเมล บางครั้ง ฉันเริ่มกระบวนการนี้จากการหาข้อมูลออนไลน์บนหน้าเว็บ

ไม่ว่าในกรณีใด เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไปถูกที่ ฉันแตะส่วนขยาย Zapier สำหรับ Chrome ซึ่งให้แถบด้านข้างที่ฉันสามารถดึงข้อมูลจากหน้าจอหลักของฉันโดยไม่ต้องออกจากบริบทนั้น ในตอนนี้ ฉันต้องการให้ข้อมูลติดต่อถูกจัดเก็บและเข้าถึงได้จากที่ต่างๆ มากมาย ดังนั้นฉันจึงใช้ Zapier zap เพื่อส่งข้อมูลประเภทนั้นไปยัง Google Contacts, ClickUp, Airtable และ (เพราะว่าฉันกำลังทดสอบอยู่ในขณะนี้ ) พื้นบ้าน ฉันป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียวแล้วคลิกที่ปุ่มส่งและ voila - ไม่มีการป้อนข้อมูลซ้ำหรือตัดและวาง ไม่ สมบูรณ์แบบ แต่ช่วยได้มาก

Bo nus: นี่คือลิงค์ไปยัง Zapier zap ของฉันที่ทำสิ่งนี้ ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งให้เข้ากับแอปพลิเคชันของคุณเองได้

JotForm

เราขอให้ผู้จำหน่ายในหมวดหมู่ที่เรากล่าวถึงในรายงานข่าวกรอง MarTech ของเรากรอกแบบฟอร์มที่ตอบคำถามเกี่ยวกับบริษัทและข้อเสนอผลิตภัณฑ์ในภาคเทคโนโลยีที่เรากำลังตรวจสอบ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าเราถามคำถามเดียวกันกับผู้ขายทุกราย และด้วยคำถามบางประเภท เราสามารถเปลี่ยนคำตอบเป็นแผนภูมิหรือกราฟได้โดยตรง ส่วนสุดท้ายของแบบสอบถามจะถามความคิดเห็นเกี่ยวกับแนวโน้มที่ขับเคลื่อนหมวดหมู่โดยรวม ข้อมูลเชิงคุณภาพนี้เป็นข้อมูลที่มีค่ามากสำหรับฉัน ดังนั้นฉันจึงใช้ Zapier เพื่อให้แน่ใจว่าคำตอบของพวกเขาจะลงเอยที่ Mem ซึ่งฉันสามารถแสดงข้อมูลนั้นได้เมื่อร่างและเขียน

ฉันใช้แบบฟอร์มเหล่านี้ภายในด้วย พวกเขามีความสามารถมากมายที่ทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพมากกว่าส่วนขยายเบราว์เซอร์ Zapier และที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือความสามารถในการใช้ดรอปดาวน์ ช่องทำเครื่องหมาย และปุ่มตัวเลือก อินพุตประเภทนี้ช่วยรับรองว่าคุณจะได้รับข้อมูลที่มีโครงสร้างสอดคล้องกัน โดยไม่มีตัวเลือกที่น่ารำคาญหรือการสะกดผิด การพิมพ์ผิด ฯลฯ

ด้วยข้อมูลที่สม่ำเสมอนี้ การแยกส่วน และวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้นั้นง่ายกว่ามากโดยไม่ต้องทำการล้างข้อมูลครั้งใหญ่ เมื่อฉันรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายในหมวดหมู่ต่างๆ ในช่วงเริ่มต้นของการวิจัย MIR ฉันใช้แบบฟอร์มที่ป้อนข้อมูลลงใน Google Tables หรือ Airtable ซึ่งฉันสามารถวิเคราะห์ได้ทั้งหมดในภายหลัง ฉันจะตั้งค่าเดสก์ท็อปของฉันโดยให้ได้รับแบบฟอร์มที่ด้านหนึ่งของจอแสดงผลและข้อมูลปลายทางที่จะป้อนในอีกด้าน เนื่องจากฉันใช้ฟิลด์ดรอปดาวน์ เช่น "หมวดซอฟต์แวร์" ซึ่งฉันสามารถเลือกจากตัวเลือกต่างๆ ได้ ฉันสามารถดูบริษัททั้งหมดในหมวดหมู่นั้นเคียงข้างกันได้ในภายหลัง แม้ว่าฉันจะสามารถข้ามจากหมวดหมู่หนึ่งไปอีกหมวดหมู่หนึ่งได้เมื่อฉันรวบรวมข้อมูล

การส่งต่ออีเมลหรือการทำสำเนาลับ

ในฐานะนักการตลาด คุณอาจทำงานหลายอย่างในอีเมล อย่างไรก็ตาม อินเทอร์เฟซอีเมล — ไม่ว่าจะได้รับการออกแบบมาอย่างดี — ไม่ใช่สถานที่ในอุดมคติที่จะแสดงข้อมูลที่คุณแบ่งปันและรับทางอีเมล ดังนั้น เมื่อคุณกำลังพิจารณาว่าองค์ประกอบใดที่จะรวมไว้ในฐานความรู้ส่วนบุคคลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งต่ออีเมลได้รับการสนับสนุนเป็นวิธีการนำเข้าข้อมูล

ด้วยเครื่องมือบางอย่าง เช่น ClickUp ฉันสามารถ BCC ที่อยู่อีเมลบางรายการได้เมื่อฉันส่งข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานใดงานหนึ่ง และอีเมลนั้น (รวมถึงการตอบกลับจำนวนมาก) จะรวมอยู่ในฟิลด์ "ความคิดเห็น" ของงาน .

การบันทึก + การถอดความ AI

นี่คือสิ่งที่ฉันได้ใช้สำหรับการประชุมเสมือน (ต้องแน่ใจว่าได้รับอนุญาต) การสัมมนาผ่านเว็บหรือกิจกรรม แชท Twitter พอดแคสต์ และอื่นๆ เมื่อคุณบันทึกคำพูดแล้ว ให้วางลงใน Otter หรือ Speak เพื่อถอดเสียงเป็นคำอัตโนมัติ จากนั้นทิ้งการถอดเสียงเป็นคำลงในที่เก็บที่ไม่มีโครงสร้างของคุณ (อย่าลืมเก็บเสียงต้นฉบับไว้ในกรณีที่การแปลอัตโนมัติมีความแม่นยำน้อยกว่า)

อ่านทีหลัง

ฉันใช้ Pinboard (วิวัฒนาการของสิ่งที่อร่อย) เพื่อบันทึกข้อมูลสองประเภท: บทความที่ดูน่าสนใจแต่ฉันไม่มีเวลาอ่านในขณะนี้ และบทความที่ฉันได้อ่านแล้วและต้องการอ้างถึงในภายหลัง เช่น เมื่อ ฉันกำลังรวบรวมสิ่งที่ฉันเขียน หากคุณชำระเงินสำหรับบัญชี "เก็บถาวร" ($39/ปี) Pinboard จะเก็บสำเนาของเนื้อหาไว้ใน URL ที่คุณบุ๊กมาร์กไว้ ในภายหลัง คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ทางแท็กหรือการค้นหาข้อความแบบเต็ม แม้ว่าแหล่งที่มาของเนื้อหาต้นฉบับจะไม่ออนไลน์อีกต่อไป

บทสรุป

นี่เป็นเพียงสองสามวิธีที่ฉันพยายามทำให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่ผ่านฉันไปในระหว่างวัน ฉันหวังว่าพวกเขาจะจุดประกายความคิดบางอย่างให้คุณซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่น ฉันจะสำรวจการจัดระเบียบและเปิดเผยข้อมูลนั้นในสัปดาห์หน้า