เคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

มีหลายปัจจัยที่มีบทบาทในการสร้างธุรกิจที่เฟื่องฟู หนึ่งในนั้นคือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่บริษัทของคุณใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายเฉพาะ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจหมายถึงการทบทวนและปรับปรุงการดำเนินงานของบริษัทของคุณอย่างต่อเนื่อง ด้วยการทำเช่นนี้ คุณจะเพิ่มมูลค่าองค์กรโดยรวม

เมื่อบริษัทต่างๆ ขยายตัว ธุรกิจก็มีความซับซ้อนมากขึ้น โดยเกี่ยวข้องกับผู้คนมากขึ้นในการปฏิบัติงานประจำวัน และความคาดหวังของลูกค้าที่แปรปรวนมากขึ้น ดังนั้นจึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะควบคุมกระบวนการ เนื่องจากกลายเป็นตัวแปรและซับซ้อน ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงให้กับธุรกิจ

ในการสร้างบริษัทที่ปรับขนาดได้และเดินหน้าต่อไป ผู้นำธุรกิจจำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการของตนอย่างมีประสิทธิผล

เหตุใดการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจจึงจำเป็นสำหรับการเติบโตขององค์กร

บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างต่อเนื่องในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การรักษาธุรกิจของคุณให้ดำเนินต่อไปนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย และกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลเสียต่อการดำเนินธุรกิจทั้งหมดของคุณ ใช้กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงขั้นตอนเดียวในการส่งผลกระทบต่อทรัพยากร ผลกำไร และคุณภาพผลิตภัณฑ์ในเชิงลบ

ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ:

• คุณมั่นใจว่าองค์กรของคุณมีทีมงานที่มีประสิทธิภาพและทักษะที่จำเป็นเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
• คุณและทีมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
• คุณได้รับแนวทางและผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอสำหรับลูกค้าของคุณ
• งานของคุณจะสนุกยิ่งขึ้น
• คุณลดเวลาเวิร์กโฟลว์
• คุณลดข้อผิดพลาด

องค์กรมักจะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง และนั่นก็ค่อนข้างเข้าใจได้ เนื่องจากไม่สะดวกที่จะออกจากเขตสบายของคุณ แต่ความจริงก็คือ คุณไม่สามารถคาดหวังความสำเร็จได้ เว้นแต่คุณจะเลือกไม่สบายใจ คุณอาจพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะหาขั้นตอนที่แน่นอนในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณทำถูกต้อง? โชคดีที่การลงทะเบียนเข้าร่วมโปรแกรมการฝึกอบรมทำให้คุณสามารถพัฒนาทักษะที่จำเป็นเพื่อนำไปสู่การพัฒนากระบวนการได้ เมื่อได้รับการรับรอง Green Belt คุณจะสามารถดำเนินโครงการปรับปรุงกระบวนการในบริษัทของคุณได้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจโดยการระบุ ตรวจสอบ และลดปัญหาในกระบวนการ

วิธีปฏิบัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

แมปกระบวนการที่มีอยู่

นี่เป็นขั้นตอนที่ไม่ต้องคิดมาก ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับกระบวนการ จำเป็นต้องเห็นภาพเป็นภาพ แผนผังกระบวนการสามารถแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการได้ ดังนั้นจึงช่วยให้คุณเข้าใจและตีความได้ดีขึ้น และทำการปรับปรุงที่จำเป็น

มุมมองภาพของกระบวนการนี้ให้มุมมองโดยละเอียดเกี่ยวกับองค์ประกอบเวิร์กโฟลว์กระบวนการ เช่น พนักงานที่รับผิดชอบ งาน ระบบ และเครื่องมือ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถระบุปัญหาที่ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณรับรู้แล้วว่าสิ่งใดไม่ถูกต้อง คุณสามารถดำเนินการเพื่อปรับปรุงกระบวนการได้

เครื่องมือหลายอย่างสามารถช่วยคุณแมปกระบวนการต่างๆ เช่น Lucidchart หรือ Microsoft Visio หรือคุณสามารถใช้กระดาษกับปากกาก็ได้ หากการลงทุนกับเครื่องมือดังกล่าวไม่ใช่ทางเลือกของคุณ

เริ่มถามคำถามเกี่ยวกับกระบวนการ

เนื่องจากคุณเป็นผู้นำธุรกิจ คุณจึงน่าจะมีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของคุณ อย่างไรก็ตาม พนักงานของคุณมีความรู้มากที่สุดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ดังนั้น ขั้นตอนต่อไปในการปรับปรุงกระบวนการคือการถามคำถามกับพนักงานของคุณ ตรวจสอบว่าคุณได้รับรายละเอียดทั้งหมดของแผนที่ถูกต้องหรือไม่

มุมมองของพนักงานของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้เป็นสิ่งสำคัญเพราะจะช่วยให้คุณเรียนรู้สิ่งที่คุณอาจพลาดไป สมมติว่าคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าโดยลดเวลาการเริ่มต้นใช้งาน เนื่องจากคุณเป็นผู้นำ คุณจึงทราบขั้นตอนของกระบวนการจริง อย่างไรก็ตาม คุณไม่ทราบว่าอะไรทำให้เกิดความล่าช้าในการเริ่มต้นใช้งานกับลูกค้า เมื่อคุณพูดคุยกับทีมโครงการ คุณจะเข้าใจถึงปัญหา – ทีมขายของคุณไม่ได้ใช้ระบบอย่างถูกต้องในการอัปเดตเวลาของโครงการเกี่ยวกับลูกค้าใหม่

รายละเอียดเหล่านี้อาจดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญ แต่มีความสำคัญต่อการปรับปรุงกลยุทธ์กระบวนการของคุณ และวิธีเดียวที่จะเรียนรู้รายละเอียดเหล่านี้คือการถามคำถามที่ถูกต้องกับพนักงานของคุณ คุณควรมุ่งเน้นไปที่การค้นหาผลลัพธ์ที่ต้องการของกระบวนการ มุมมองที่ซ้ำซากจำเจที่สามารถตัดออกได้ และปัญหาที่พวกเขาพบในการทำงานประจำวัน

ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของกระบวนการของคุณ

นี่อาจเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานแต่จำเป็นที่สุดในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณสามารถใช้แผนที่ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อสร้างช่องว่างและโอกาสสำหรับความคืบหน้าในเวิร์กโฟลว์ แล้วสร้างแผนเพื่อออกแบบกระบวนการจริงใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ถามตัวเองว่าคุณสามารถลดต้นทุนด้วยการประหยัดเงิน เวลา หรือทรัพยากรอื่นๆ ได้หรือไม่ และค้นหาว่างานในกระบวนการใดทำให้เกิดความล่าช้าในผลลัพธ์ นอกจากนี้ ให้พิจารณางานที่ซ้ำซากและสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ นี่เป็นเพียงคำถามบางข้อที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางในการสร้างกลยุทธ์กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ

สร้างเวิร์กโฟลว์กระบวนการใหม่เพื่อเติมช่องว่าง

หากคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น คุณจะได้รับข้อมูลเพียงพอที่จะเริ่มสร้างแผนปฏิบัติการ จากข้อมูลเชิงลึกที่คุณได้รับจากการวิเคราะห์ของคุณ ให้จดการเปลี่ยนแปลงที่จะเติมเต็มช่องว่างในกระบวนการของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ร่วมมือกับทีมงานกระบวนการของคุณเพื่อระบุโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสูงสุด อย่ามองข้ามข้อเสนอแนะเพียงเพราะดูเหมือนเล็กน้อย อาจส่งผลกระทบได้ เมื่อคุณสร้างรายการแนวคิดและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ ให้พิจารณาว่าแนวคิดเหล่านั้นจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของกระบวนการอย่างไร จากนั้นจัดลำดับความสำคัญตามผลกระทบทางธุรกิจ

ทำงานกระบวนการซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ

ความซ้ำซ้อนทำให้ผลผลิตลดลง – เหมือนกับการรับประทานอาหารมื้อเดียวกันทุกวัน การขาดความคิดสร้างสรรค์จะส่งผลเสียต่อพนักงานของคุณ คุณสามารถใช้ข้อมูลจากการวิเคราะห์กระบวนการของคุณเพื่อประเมินงานกระบวนการที่ทำซ้ำๆ เหล่านั้น และค้นหาวิธีที่จะทำให้งานเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติช่วยอำนวยความสะดวกให้กับเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการและเพิ่มความเร็วให้กับกระบวนการของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพราะพวกเขาได้นำความพยายามไปสู่การทำสิ่งที่สร้างสรรค์และมีคุณค่าสำหรับธุรกิจมากขึ้น

ประเมินประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์

ใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุง พวกเขาสร้างผลลัพธ์แบบไหนและได้ผลแค่ไหน? การดำเนินการดำเนินการเร็วขึ้นหรือไม่? ข้อผิดพลาดลดลงหรือไม่? แล้วพนักงานล่ะ? พวกเขาปรับปรุงอย่างไร? พวกเขามีประสิทธิผลมากกว่าที่เคยเป็นหรือไม่?

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ คุณจะได้ภาพที่ชัดเจนว่ากลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการส่งผลต่อธุรกิจของคุณอย่างไร ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าความพยายามและเวลาที่คุณลงทุนในการปรับปรุงกระบวนการนั้นคุ้มค่า

เห็นได้ชัดว่า การปรับปรุงกระบวนการไม่ได้หยุดอยู่แค่นี้ และคุณยังต้องแสวงหาโอกาสเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงกระบวนการต่อไป วิธีเดียวที่จะอยู่เหนือคู่แข่งในโลกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาคือการประเมินและปรับปรุงธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง