6 เคล็ดลับเพื่อการควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้นในอุตสาหกรรมไอที

ในขณะที่ภาคส่วนส่วนใหญ่ยังคงประสบกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล วิธีการที่บริษัทต่างๆ จัดการต้นทุนก็กำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง บริษัทไม่ให้ความสำคัญกับต้นทุนเหนือสิ่งอื่นใดอีกต่อไป การควบคุมต้นทุนรูปแบบใหม่เป็นกลยุทธ์แบบผสมผสานที่เน้นการจัดการต้นทุนและการเติบโต

ในขณะที่องค์กรส่วนใหญ่ประสบปัญหาเรื่องงบประมาณ การลดต้นทุนอย่างเดียวไม่เพียงพออีกต่อไป หากองค์กรต้องการเพิ่มรายได้สูงสุด ปรับปรุงงบประมาณ และรับประกันความยั่งยืนทางการเงินในระยะยาว พวกเขาจะต้องจัดลำดับความสำคัญของบริบทแทน

การควบคุมต้นทุนเป็นการประมาณค่าใช้จ่ายเพื่อการวางแผนและปรับปรุงงบประมาณ ต้องติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมด และบริษัทต้องจัดการการใช้จ่ายให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงและการคาดการณ์ต้นทุนที่แม่นยำ

บริษัทต้องคงไว้ซึ่งวิธีการควบคุมต้นทุนที่เพียงพอ เรามาหารือเกี่ยวกับการควบคุมต้นทุนและส่วนประกอบต่างๆ

การควบคุมต้นทุนคืออะไร?

การควบคุมต้นทุนกำลังลดค่าใช้จ่ายขององค์กรผ่านการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน บริษัทต่างๆ สามารถพัฒนาค่าประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้นและให้ข้อมูลโดยรวบรวมค่าใช้จ่ายรวม ระบุพื้นที่ที่พวกเขาสามารถลดต้นทุน และระบุค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป

การปรับปรุงการโต้ตอบของคุณกับผู้ขายอาจส่งผลให้องค์กรของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก ดังนั้นจึงไม่แปลกใจเลยที่เป้าหมายทั้งสองนี้มักจะไปด้วยกันเพื่อรักษาการควบคุมต้นทุน การลดความซับซ้อนของการเจรจาต่อรองสัญญาแบบล็อกราคาเป็นกลยุทธ์หนึ่ง การสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับซัพพลายเออร์และผู้บริโภคเป็นอีกกลยุทธ์หนึ่ง และการสร้างความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันยังคงเป็นอีกกลยุทธ์หนึ่ง

ท้ายที่สุดแล้ว จุดประสงค์ของการควบคุมต้นทุนคือเพื่อให้ธุรกิจของคุณมีโครงสร้างที่แข็งแรงซึ่งออกแบบมาเพื่อเพิ่มการมองเห็นและให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายได้

แนะนำสำหรับคุณ: วิธีใช้ SEO เพื่อเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ของบริษัท

เหตุใดการควบคุมต้นทุนจึงมีความสำคัญ

บริษัทอาจแบ่งกำหนดการโครงการออกเป็นส่วนประกอบและระยะต่างๆ ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะแจกจ่ายงบประมาณทั้งหมดให้กับแต่ละองค์ประกอบตามข้อกำหนด ความพยายามในการควบคุมต้นทุนให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• เมื่อค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมากเกินไป ให้ติดตามความคืบหน้าและ KPI (ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก) และใช้มาตรการแก้ไข
• รักษาอัตรากำไรที่คาดการณ์ไว้
• กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขต
• บรรลุความเปิดกว้างกับฝ่ายบริหาร องค์ประกอบ และลูกค้า
• สร้างตัวชี้วัดที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการในอนาคต

เป็นไปไม่ได้ที่จะตัดสินใจเลือกที่สำคัญ เช่น จะจ้างใคร สร้างอะไร และใช้เวลาเท่าไรกับแต่ละด้านของโครงการโดยไม่มีแผนทางการเงินที่มั่นคง งบประมาณที่ได้รับการบำรุงรักษาอย่างดีซึ่งเป็นไปตามหลักการทางธุรกิจขององค์กรบ่งชี้ว่าโครงการกำลังมุ่งหน้าไปที่ใดและจะเสร็จสิ้นที่ใด ในกรณีนี้ ประสิทธิภาพของโครงการมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการจัดทำงบประมาณ

ความแตกต่างระหว่างการควบคุมต้นทุนและการลดต้นทุนมีดังนี้

การควบคุมต้นทุนหมายถึงการรักษาค่าใช้จ่ายให้อยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้ การลดต้นทุนคือกระบวนการลดต้นทุนต่อหน่วยโดยใช้เทคนิคการผลิตที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ไม่ทำให้คุณภาพของผลิตภัณฑ์ลดลง

ตรงกันข้ามกับการลดต้นทุน การควบคุมต้นทุนไม่ได้มีส่วนร่วมในการรักษาคุณภาพมาตรฐาน

6 เคล็ดลับเพื่อการควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้นในอุตสาหกรรมไอที

ควรคำนึงถึงการตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม จุดสนใจหลักของ CIO หลายๆ คนคือและควรอยู่ที่การมอบความได้เปรียบทางการแข่งขันทางเทคโนโลยีให้กับบริษัท ต่อไปนี้เป็นหกวิธีในการลดต้นทุนในอุตสาหกรรมไอที สิ่งเหล่านี้ทำให้แผนกต่าง ๆ สามารถกระจายงบประมาณจำนวนมากขึ้นเพื่อจัดซื้อเทคโนโลยีนวัตกรรมที่ช่วยให้ธุรกิจขยายตัวได้

1. ลดต้นทุนการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์

จากการสำรวจโดย Computer Weekly 50% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีของบริษัทรู้สึกว่าจำเป็นต้องยอมรับแนวทางคลาวด์ที่เสนอโดยผู้ให้บริการ มีความจำเป็นต้องเข้าใจปฏิสัมพันธ์ในการทำธุรกรรมเหล่านี้ในฐานะหุ้นส่วนเพื่อดำเนินการต่อไป พิจารณาใช้โซลูชันการจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ (SAM) เพื่อลดค่าใช้จ่าย หากผู้ขายไม่อนุญาตให้เป็นหุ้นส่วนนี้ คุณต้องทำงานร่วมกับผู้ขายต่อไป เนื่องจากผู้ขายจะจัดหาผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

Jochen Hagenlocher จาก Novartis กล่าวในปี 2560 ในการประชุมที่จัดโดย ITAM Review ว่า “90% ของการตรวจสอบอาจหลีกเลี่ยงได้ด้วยการทำสัญญาอัจฉริยะ การจัดการความสัมพันธ์ หรือหากคุณซื้อก่อนกำหนด”

เขาสนับสนุนให้ CIO ด้านไอทีขององค์กรต่อสู้กับความพยายามใด ๆ ในการรันสคริปต์เหล่านี้ เนื่องจากสคริปต์เหล่านี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและอาจเป็นอันตรายต่ออุปกรณ์ไอทีขององค์กรที่เปราะบาง บางครั้งผู้ให้บริการซอฟต์แวร์พยายามเรียกใช้งานเขียนบนเครือข่ายของลูกค้าเพื่อค้นหาการใช้ซอฟต์แวร์ในทางที่ผิด

นอกจากนี้ เขาแนะนำให้ติดต่อผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์โดยขอให้พวกเขาลงนามในข้อตกลงความรับผิดแบบไม่จำกัด สิ่งนี้ต้องการให้พวกเขารับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่ออันตรายที่อาจเกิดขึ้นจากสคริปต์ การลดจำนวนสิทธิ์ใช้งานทั้งหมดอาจช่วยประหยัดเงินค่าบำรุงรักษาได้

ทักษะการจัดการสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์ที่แข็งแกร่งเป็นหนึ่งในวิธีที่ยอดเยี่ยมที่สุดสำหรับบริษัทในการลดค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ที่สูญเปล่าและค่าปรับทางกฎหมายที่หลีกเลี่ยงได้ เป็นวิธีที่ยอมรับได้มากที่สุดวิธีหนึ่ง การจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ (SAM) รวมถึงคำว่า "การจัดการสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์" ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า "SLM"

มันเกี่ยวข้องกับการเพิ่ม บันทึก และจัดการค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งหมด อ่านเพิ่มเติมที่ Zluri เพื่อทำความเข้าใจ SLM ให้ดียิ่งขึ้น ใบอนุญาตซอฟต์แวร์ขององค์กรทั้งหมดได้รับการตรวจสอบและบำรุงรักษาโดยใช้ระบบการจัดการใบอนุญาตซอฟต์แวร์ (SLM)

คุณอาจชอบ: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการย้ายข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจ

2. ลดความซับซ้อนของการจัดเก็บ

อาจสะดวกสำหรับบริษัทที่จะทำงานกับซัพพลายเออร์เพียงรายเดียวสำหรับความต้องการทั้งหมดของพวกเขา แต่การทำเช่นนั้นบ่อยครั้งส่งผลให้ต้นทุนธุรกิจเพิ่มขึ้น เพื่อลดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงแผนไอทีขององค์กร หลายบริษัททำงานร่วมกับผู้ให้บริการที่หลากหลายบนแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่หลากหลาย บริษัทต่างๆ อาจเลือกผลิตภัณฑ์ที่ให้ประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ด้วยการผสมผสานฐานผู้ขายของตน

องค์กรด้านไอทีสำหรับธุรกิจในปัจจุบันส่วนใหญ่ใช้การผสมผสานระหว่างที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สาธารณะและส่วนตัว และวิธีการจัดเก็บแบบเดิม ความซับซ้อนที่เกิดจากการจัดการสินค้าและระบบที่หลากหลายอาจนำไปสู่ภาระทางการเงินที่สำคัญ การใช้เครื่องมือเมทาดาทาเพื่อเชื่อมโยงระบบจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นวิธีการหนึ่งในการแก้ปัญหานี้ สิ่งนี้อาจนำไปสู่การประหยัดต้นทุนอย่างมาก

เอ็นจิ้นข้อมูลเมตาจะแยกเส้นทางข้อมูลออกจากเส้นทางข้อมูลเมตาผ่านการทำเวอร์ชวลไลเซชัน สิ่งนี้ทำให้สามารถเชื่อมต่อที่เก็บข้อมูลหลายประเภทเข้ากับเนมสเปซส่วนกลางเดียว สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรวมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นระดับการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติม สิ่งนี้ทำให้ทีมไอทีธุรกิจสามารถแนบวัตถุประสงค์กับข้อมูลได้ โดยกำหนดเกณฑ์สำหรับประสิทธิภาพและการเก็บรักษาข้อมูล ดังที่ David Flynn ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีของข้อมูลปฐมภูมิกล่าวไว้

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประเมินว่าบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นหรือไม่ และให้ทางเลือกแก่คุณในการถ่ายโอนข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งรวมถึงการจัดระดับข้อมูลในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลหลายเครื่องเพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์ด้านประสิทธิภาพ ต้นทุน หรือความน่าเชื่อถือ

3. จำลองฐานข้อมูล

การแบ่งปันทรัพยากรทางกายภาพเป็นวิธีหนึ่งในการลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพด้านไอทีธุรกิจ และการทำให้ฐานข้อมูลของคุณเป็นแบบเสมือนเป็นวิธีหนึ่งในการใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้ นอกจากนั้น มีความเป็นไปได้ที่อาจเพิ่มความยืดหยุ่นและผลผลิต

ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาสามารถบันทึกรูปภาพของฐานข้อมูล เริ่มต้นวงจรการทดสอบ ระบุและแก้ไขปัญหา จากนั้นแปลงกลับเป็นรูปภาพของฐานข้อมูลตามที่บันทึกไว้ในขั้นต้นสำหรับการทดสอบเพิ่มเติม ในการเริ่มต้น คุณควรทำให้ฐานข้อมูลของคุณเป็นแบบเสมือนโดยมีอันตรายน้อยลง เช่น การพัฒนาและฐานข้อมูล LDAP ที่ใช้งานจริง จากตรงนั้น คุณจะได้ใช้งานฐานข้อมูลเสมือนจริง ซึ่งอาจดูซับซ้อนกว่า ถึงกระนั้น ความยืดหยุ่นและการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานยังช่วยลดต้นทุนและเหนือกว่าข้อเสียสำหรับธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศระดับองค์กรจำนวนมาก

4. ควบคุมต้นทุนคลาวด์ของคุณ

จากการสำรวจ State of the Cloud ประจำปีของ RightScale ธุรกิจต่างๆ กำลังทุ่มเงินประมาณ 35% ของทุนที่ใช้จ่ายไปกับบริการคลาวด์ อะไรทำให้เกิดสิ่งนี้ขึ้น? ผู้ใช้จะเริ่มหมุนทรัพยากร แต่แล้วก็ลืมมันไป นอกจากนี้ยังขาดทัศนวิสัย แผนกจัดหมวดหมู่ระบบคลาวด์บ่อยครั้ง และไม่มีใครติดตามจำนวนเงินโดยรวมที่ใช้ไปบนระบบคลาวด์

นอกจากนี้ อินสแตนซ์ระบบคลาวด์ยังมีทรัพยากรจำนวนมากเกินไป RightScale รายงานว่า 39% ของต้นทุนอินสแตนซ์ทั้งหมดอยู่บนเครื่องเสมือน (VM) ที่ทำงานโดยมี CPU และหน่วยความจำน้อยกว่า 40%

เครื่องมือการจัดการต้นทุนบนคลาวด์คือตัวเลือกสำหรับธุรกิจของคุณ หากมีข้อมูลเชิงลึกไม่เพียงพอเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ใช้ไปกับบริการคลาวด์

5. ลดค่าใช้จ่ายของคุณด้วยการใช้บริการที่มีการจัดการ

การจัดหาความช่วยเหลือจาก Managed Service Provider (MSP) บางครั้งอาจเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในแง่ของการประหยัดต้นทุน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรด้านไอทีของบริษัทไม่มีแรงงานเฉพาะด้านที่จำเป็นสำหรับพื้นที่เฉพาะ เช่น การดูแลระบบเครือข่าย การใช้บริการของ MSP ยังเป็นโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับธุรกิจที่มีงานไม่เพียงพอที่จะจ้างมืออาชีพแบบพาร์ทไทม์มาจัดการ

จากรายงาน Trends in Managed Services ประจำปีที่จัดทำโดย CompTIA ปัจจัยกระตุ้นหลักในการทำงานกับ MSP สำหรับ 56% ขององค์กรที่มีพนักงาน 100 คนขึ้นไปและ 47% ของบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า 100 คนกำลังเพิ่มประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือ

คุณอาจสนใจ: ไฟร์วอลล์ของบริษัท: เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้จริงหรือ

6. สร้างมันอย่างถูกวิธีตั้งแต่เริ่มต้น

แนวคิดที่ว่าคุณควรดริฟต์ (ทำอย่างถูกต้องในครั้งแรก) อาจดูตรงไปตรงมา แต่เพื่อให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง จะต้องฝังแน่นอยู่ในวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ การทำสิ่งที่ถูกต้องในครั้งแรกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่าที่เคยในยุคนี้ที่ทุกคนคาดหวังว่าทุกอย่างจะเสร็จสิ้นเมื่อวานนี้ ดูเหมือนว่าการเร่งผ่านโครงการสามารถช่วยประหยัดเงินได้ในระยะสั้น แต่ในระยะยาวจะทำให้ธุรกิจสูญเสียเงิน

เมื่อพูดถึงการเขียนโค้ดหรือการเขียนโปรแกรม การสนับสนุนให้ใช้ทางลัดแทนที่จะปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติมาตรฐาน เช่น การทดสอบผู้ใช้และการตรวจสอบโค้ดอาจนำไปสู่ความยุ่งยากที่มีราคาแพงในอนาคตเมื่อแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่สำคัญประสบกับความล้มเหลว ค่าใช้จ่ายทั่วไปของการหยุดทำงานสำหรับองค์กรที่มีขนาดเฉลี่ยมากกว่า 5,600 ดอลลาร์ต่อนาที สิ่งนี้จะเลวร้ายลงเมื่อมีวัตถุเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต (IoT) มากขึ้นเรื่อยๆ

การดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไม่เพียงหยุดเวลาหยุดทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดภาระหนี้ด้านเทคโนโลยี และเพิ่มเวลาให้นักพัฒนามีสมาธิกับความคิดริเริ่มที่จะช่วยประหยัดเงินและสร้างรายได้มากขึ้น

 บทความนี้เขียนโดย Fatema Aliasgar Fatema เป็นนักเขียนและบรรณาธิการในเมืองมุมไบ ประเทศอินเดีย เธอมีประสบการณ์ 7 ปีในการเขียนบล็อกและบทความ เธอชอบอ่านสารคดีและเล่นเกมกระดานกับลูก ๆ ของเธอในเวลาว่าง