5 ข้อควรรู้เกี่ยวกับระบบบริหารจัดการการฝึกอบรม
เผยแพร่แล้ว: 2022-03-29ทุกวันนี้ ซอฟต์แวร์ฝึกอบรมพนักงานมีความจำเป็นสำหรับการจัดการการฝึกอบรมพนักงานในบริษัทใดๆ ช่วยจัดการและติดตามความคืบหน้าการฝึกอบรมพนักงาน กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม และสร้างตารางการฝึกอบรมในขณะที่ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการฝึกอบรม
เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ความจำเป็นในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ๆ และทำให้พนักงานที่มีอยู่ได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของบริษัท ซอฟต์แวร์ฝึกอบรมพนักงานสามารถประหยัดเวลาและเงินของคุณโดยทำให้กระบวนการฝึกอบรมนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบการจัดการการฝึกอบรมยังสามารถใช้เพื่อสร้างและจัดการแบบทดสอบและการสอบการฝึกอบรมสำหรับพนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรม ซึ่งจะทำให้มีประสิทธิภาพสูงเมื่อเทียบกับวิธีการฝึกอบรมแบบเดิม
การเปลี่ยนแปลงล่าสุดที่มีต่อซอฟต์แวร์การฝึกอบรมออนไลน์ซึ่งได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเนื่องจากความสะดวกและการเข้าถึง ซอฟต์แวร์การฝึกอบรมออนไลน์สามารถใช้เพื่อให้การฝึกอบรมได้ทุกที่ทุกเวลาและบนอุปกรณ์ใดก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถนำเสนอในรูปแบบต่างๆ รวมทั้งวิดีโอ เสียง และข้อความ ซึ่งจะช่วยเพิ่มการโต้ตอบและประสิทธิผล
ระบบการจัดการการฝึกอบรมคืออะไร?
ระบบการจัดการการฝึกอบรม (TMS) คือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ธุรกิจวางแผน ส่งมอบ และติดตามการฝึกอบรมพนักงาน สามารถใช้ในการจัดการการฝึกอบรมทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ และสามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ เช่น HRMS
ซอฟต์แวร์ฝึกอบรมพนักงานสมัยใหม่ต้องการการติดตั้งและบำรุงรักษาน้อยกว่าระบบรุ่นเก่า มันมีความอเนกประสงค์สูงและด้วยเหตุนี้จึงสามารถใช้สำหรับงานที่หลากหลาย เช่น การสร้างตารางการฝึกอบรม การกำหนดหลักสูตรให้กับพนักงาน การติดตามความก้าวหน้าในการฝึกอบรม การสร้างรายงานการฝึกอบรม และอื่นๆ อีกมากมาย
ซอฟต์แวร์การจัดการการฝึกอบรมมีความล้ำหน้ามากจนสามารถเสนอการฝึกอบรมในหัวข้อเฉพาะที่ปรับให้เข้ากับความต้องการของพนักงานแต่ละคนได้ ตัวอย่างเช่น ในแผนกบริการลูกค้า พนักงานคนหนึ่งสามารถได้รับการฝึกอบรมด้านสัทศาสตร์ ในขณะที่อีกคนหนึ่งสามารถฝึกความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ได้ในเวลาเดียวกัน
การเลือกระบบการจัดการการฝึกอบรมที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโปรแกรม เนื่องจากจะเป็นรากฐานในการสร้างการฝึกอบรมของคุณ ดังนั้น คุณจึงควรระมัดระวังในการเลือกระบบการจัดการฝึกอบรมพนักงานสำหรับธุรกิจของคุณ เนื่องจากมีซอฟต์แวร์ที่หลากหลายสำหรับการฝึกอบรม คุณจึงควรเลือกโมดูลที่คุณต้องการให้มีในระบบที่ใช้ฝึกอบรมพนักงานของคุณอย่างรอบคอบ
ระบบการจัดการการฝึกอบรมมีประโยชน์อย่างไร?
มีประโยชน์หลายประการของการใช้ซอฟต์แวร์การฝึกอบรมพนักงานแทนวิธีการฝึกอบรมพนักงานแบบเดิม ด้วยเวลาที่เปลี่ยนแปลงไปและการทำให้เป็นดิจิทัลอย่างรวดเร็ว จำเป็นที่จะต้องนำวิธีการใหม่เหล่านี้มาใช้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณยังคงมีทักษะและอัปเดตด้วยการพัฒนาล่าสุดในสาขาของตน
ดังนั้น เรามาดูประโยชน์ของระบบการจัดการฝึกอบรมพนักงานให้ละเอียดยิ่งขึ้น:
- ฐานข้อมูลความรู้กลาง
ด้วยระบบการจัดการการฝึกอบรม คุณจะได้พัฒนาฐานข้อมูลความรู้ส่วนกลาง นี่คือที่เก็บข้อมูลและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมที่พนักงานสามารถใช้เพื่อพัฒนาทักษะและความรู้ของพวกเขา พนักงานสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลนี้ได้ตลอดเวลาและจากที่ใดก็ได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามบันทึกการฝึกอบรมพนักงานและความคืบหน้าได้อีกด้วย ระบบการจัดการการฝึกอบรมยังสามารถสร้างรายงานที่สามารถใช้ประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรมการฝึกอบรมได้อีกด้วย
- สร้างมาตรฐานวิธีการฝึกอบรม
ระบบการจัดการการฝึกอบรมพนักงานสามารถช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานกระบวนการฝึกอบรมได้ ซึ่งหมายความว่าพนักงานทุกคนจะได้รับการฝึกอบรมโดยใช้วิธีการและวัสดุเดียวกัน การกำหนดมาตรฐานกระบวนการฝึกอบรมสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและรับรองการปฏิบัติตามการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายโดยการลดความต้องการสื่อการฝึกอบรมและผู้สอน
- กระบวนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ
การทำให้กระบวนการฝึกอบรมเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์การฝึกอบรมพนักงานสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มาก ซอฟต์แวร์การฝึกอบรมออนไลน์ยังทำให้ง่ายต่อการติดตามบันทึกการฝึกอบรมพนักงานและความคืบหน้า จึงไม่จำเป็นต้องติดตามด้วยตนเอง การประหยัดทั้งหมดนี้แปลเป็นประสบการณ์การฝึกอบรมที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับพนักงานของคุณ
- ปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน
การฝึกอบรมที่เหมาะสมกับพนักงานจะช่วยให้พนักงานมีความพร้อมในการทำงานมากขึ้น การพัฒนานี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและด้วยเหตุนี้พนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจึงนำไปสู่การเพิ่มรายได้ให้กับบริษัทของเรา ในทำนองเดียวกัน พวกเขาจะขอบคุณบริษัทของพวกเขาที่เพิ่มทักษะให้กับพวกเขา ซึ่งจะช่วยในการพัฒนาทางวิชาชีพของพวกเขา
- เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
ซอฟต์แวร์การฝึกอบรมพนักงานสามารถช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานโดยทำให้กระบวนการฝึกอบรมมีส่วนร่วมและโต้ตอบมากขึ้น ด้วยความช่วยเหลือของสื่อภาพและเสียง การฝึกอบรมพนักงานสามารถเปลี่ยนเป็นประสบการณ์การเล่นเกมเชิงโต้ตอบมากกว่าการนำเสนอที่น่าเบื่อหน่ายและวิธีการฝึกอบรมปีกลายตามเอกสาร
- การปฏิบัติตามการฝึกอบรมที่ดีขึ้น
ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามข้อกำหนดการฝึกอบรมโดยให้การแจ้งเตือนและติดตามความคืบหน้าการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถติดตามความคืบหน้าของพนักงานแต่ละคนได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยแดชบอร์ดส่วนกลางเพื่อทำความเข้าใจความคืบหน้าและวัดความสนใจและการมีส่วนร่วมกับการฝึกอบรม
- ลดต้นทุนการฝึกอบรม
การทำให้กระบวนการฝึกอบรมเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์การฝึกอบรมพนักงานสามารถช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรมได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารการฝึกอบรมและผู้สอน นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการทางออนไลน์ได้ ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการดำเนินการจากระยะไกลตามความสะดวก ซึ่งช่วยลดต้นทุนการเดินทางของพนักงาน ตลอดจนทำให้ทรัพยากรของบริษัทมีว่างมากขึ้นสำหรับกระบวนการอื่นๆ
ตอนนี้เรามีซอฟต์แวร์ฝึกอบรมพนักงานที่แข็งแกร่งแล้ว ต่อไปนี้คือ 5 สิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับระบบการจัดการการฝึกอบรมที่จะช่วยให้คุณตระหนักถึงความเกี่ยวข้องของธุรกิจคุณ:
1. วางแผนและจัดฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถช่วยให้คุณวางแผนการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยช่วยให้คุณสร้างปฏิทินการฝึกอบรม กำหนดเวลาการฝึกอบรม และติดตามความคืบหน้าของการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณดำเนินการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการจัดหาสื่อและทรัพยากรการฝึกอบรม และการจัดการบันทึกการฝึกอบรม
ซอฟต์แวร์การฝึกอบรมพนักงานยังช่วยในการจัดฝึกอบรมอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย เนื่องจากมีแพลตฟอร์มอีเลิร์นนิงที่สามารถใช้ส่งเนื้อหาการฝึกอบรมและติดตามความคืบหน้าของการฝึกอบรม การฝึกอบรมประเภทนี้ทำได้ยากหากไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการการฝึกอบรม ตัวอย่างเช่น การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้โดย Dashe & Thomson เปิดเผยว่าการใช้ระบบการจัดการการฝึกอบรมช่วยลดเวลาที่ใช้ในการฝึกอบรมพนักงานลง 40% -60% ซึ่งทำให้มีประสิทธิภาพสูงเมื่อเทียบกับวิธีการฝึกอบรมแบบเดิม
2. ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของการฝึกอบรม
ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของการฝึกอบรมโดยอนุญาตให้คุณสร้างรายงานการฝึกอบรม ติดตามบันทึกการฝึกอบรมพนักงาน และตรวจสอบประสิทธิภาพการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณระบุช่องว่างการฝึกอบรมและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
นอกจากนี้ยังมีบทบาทสำคัญในการฝึกอบรมโดยการจัดเก็บบันทึกการฝึกอบรมและความคืบหน้า ซึ่งจะทำให้คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพของการฝึกได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ ระบบการจัดการการฝึกอบรมพนักงานสามารถช่วยให้คุณระบุช่องว่างการฝึกอบรมและพื้นที่สำหรับการปรับปรุงได้
3.จัดการอบรมทั้งออนไลน์และออฟไลน์
ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถใช้ในการจัดการการฝึกอบรมทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ การฝึกอบรมออนไลน์สามารถจัดส่งผ่านระบบการจัดการการฝึกอบรม ในขณะที่การฝึกอบรมออฟไลน์สามารถจัดการได้โดยใช้ปฏิทินการฝึกอบรมและบันทึกการฝึกอบรมของระบบการจัดการการฝึกอบรม
การศึกษายังแสดงให้เห็นว่าการฝึกอบรมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากกว่าการฝึกอบรมออฟไลน์ โดย 41.7% ของบริษัทที่ทำการสำรวจรายงานว่าประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมได้มากด้วยการเพิ่มโมดูลการเรียนรู้ออนไลน์ นอกจากนี้ การฝึกอบรมออนไลน์ยังสามารถจัดส่งได้ในราคาที่ต่ำกว่าการฝึกอบรมแบบออฟไลน์ ด้วยซอฟต์แวร์การฝึกอบรมพนักงานที่มีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถให้การฝึกอบรมทั้งสองประเภทขึ้นอยู่กับทักษะที่สอนและจัดการทั้งสองอย่างมีประสิทธิภาพ
4. ผสานรวมกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ
ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ เช่น ระบบ HRMS และ LMS การผสานรวมดังกล่าวช่วยให้คุณจัดการบันทึกการฝึกอบรมพนักงานและความคืบหน้าในการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การผสานรวมกับแอปพลิเคชันทั่วไปยังช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของการฝึกอบรมอีกด้วย ด้วยการผสานรวมกับระบบ HRIS ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานปฏิบัติตามข้อกำหนดในการฝึกอบรมโดยให้การแจ้งเตือนเป็นประจำและติดตามความคืบหน้าการฝึกอบรม
ตัวอย่างเช่น ระบบการจัดการการฝึกอบรมของคุณสามารถใช้ร่วมกับระบบการจัดการประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เพื่อสร้างโซลูชันการฝึกอบรมและการพัฒนาแบบรวมศูนย์สำหรับองค์กรของคุณ นอกจากนี้ ระบบการจัดการการฝึกอบรมยังสามารถทำให้งานการบริหารการฝึกอบรมส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การลงทะเบียน การจัดการบันทึกการฝึกอบรม การรายงานการฝึกอบรม เป็นต้น
5. ปรับปรุงการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน
เนื่องจากการฝึกอบรมพนักงานมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร ระบบการจัดการการฝึกอบรมสามารถช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณได้รับการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อให้ประสบความสำเร็จในบทบาทของตน ระบบนี้ยังช่วยปรับปรุงการฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงานของคุณด้วยการจัดหาทรัพยากรการฝึกอบรม ติดตามความคืบหน้าของการฝึกอบรม และติดตามผลการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณระบุช่องว่างการฝึกอบรมและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง นอกจากนี้ยังนำไปสู่ความผูกพันของพนักงานที่ดีขึ้นเนื่องจากพนักงานสามารถเห็นได้ว่าองค์กรกำลังดำเนินการฝึกอบรมอย่างจริงจังและยกระดับทักษะเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและการพัฒนาทางวิชาชีพ
บทสรุป
โดยรวมแล้ว ระบบการจัดการการฝึกอบรมพนักงานสามารถช่วยปรับปรุงการฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงาน ในขณะเดียวกันก็ช่วยประหยัดเวลาและเงิน นอกจากนี้ยังสามารถนำไปสู่ความผูกพันของพนักงานที่ดีขึ้น ซึ่งอาจส่งผลดีต่อทั้งองค์กร การใช้ซอฟต์แวร์การฝึกอบรมออนไลน์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่าในการจัดการการฝึกอบรมพนักงาน เนื่องจากสามารถช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของการฝึกอบรม ระบุช่องว่างในการฝึกอบรม และปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงาน
ผู้เขียนชีวประวัติ:
John Paul Davis เป็นผู้เขียนเนื้อหากับ Pocket HRMS ซึ่งเป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ HR บนคลาวด์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในอินเดียซึ่งมีลูกค้าประจำมากกว่าหนึ่งทศวรรษ ฝีมือของเขามักจะสะท้อนถึงเทคโนโลยีล่าสุดในโดเมน HR