หลักฐานอยู่ในโปรไฟล์: เหตุใดการทำโปรไฟล์จึงจำเป็นต่อการรักษาคุณภาพ

ข้อมูลคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของบริษัทคุณ สามารถใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร ปรับปรุงแคมเปญการตลาด เพิ่มการรักษาลูกค้า และพัฒนาแนวคิดที่ชนะซึ่งเพิ่มการเติบโตโดยรวม แต่ถ้าคุณภาพของข้อมูลของคุณไม่ดี ก็สามารถส่งผลตรงกันข้ามได้

แผนคุณภาพข้อมูลที่แข็งแกร่งมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ และจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือการจัดทำโปรไฟล์ข้อมูล มาดูกันว่าการทำโปรไฟล์ประกอบด้วยอะไร เหตุใดจึงสำคัญ และความจำเป็นในการรักษาคุณภาพข้อมูลของคุณเป็นอย่างไร

การทำโปรไฟล์คืออะไร?

การทำโปรไฟล์ข้อมูลเกี่ยวข้องกับการจัดเรียง ตรวจสอบ วิเคราะห์ และสรุปข้อมูลเป็นภาพรวมระดับสูง ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจสถานะปัจจุบันของข้อมูลและเป็นพื้นฐานของแผนคุณภาพข้อมูลที่มั่นคง ท้ายที่สุด คุณไม่สามารถทำตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อรักษาหรือปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของคุณ หากคุณไม่รู้ว่าคุณเริ่มต้นจากที่ใด!

การทำโปรไฟล์ข้อมูลไม่เหมือนกันทั้งหมด มีสามประเภท:

• การทำโปรไฟล์โครงสร้าง ช่วยกำหนดว่าข้อมูลของคุณสอดคล้องและจัดรูปแบบอย่างถูกต้องหรือไม่
• การทำโปรไฟล์ความสัมพันธ์ จะวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างชุดข้อมูล
• การทำโปรไฟล์เนื้อหา ระบุว่าข้อมูลใดไม่ได้มาตรฐานเพื่อให้พอดีกับข้อมูลที่มีอยู่และจำเป็นต้องแก้ไขหรือไม่

เมื่อรวมกันแล้ว การทำโปรไฟล์แต่ละประเภทจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณกำลังทำงานกับข้อมูลของคุณอย่างไร จากนั้น คุณสามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อปรับปรุง (และรักษา) คุณภาพข้อมูลโดยรวมของคุณ

การทำโปรไฟล์ข้อมูลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

การทำโปรไฟล์มีความสำคัญเสมอมา แต่มีความจำเป็นอย่างยิ่งในสภาพอากาศในปัจจุบัน ต่อไปนี้คือสาเหตุหลักบางประการ:

• MPP ของ Apple: การเปิดตัว Mail Privacy Protection (MPP) ของ Apple ในเดือนกันยายน 2021 ทำให้นักการตลาดผ่านอีเมลไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลการติดตามเพื่อแจ้งกลยุทธ์ทางอีเมลได้ เนื่องจากการทำโปรไฟล์ข้อมูลจะจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่ส่งโดยลูกค้าซึ่งจะไม่ถูกบล็อก จึงสามารถใช้เป็นวิธีแก้ปัญหาที่จำเป็นมากสำหรับนักการตลาดผ่านอีเมลที่ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของตน
• ข้อมูลเข้าสู่ CRM มากขึ้นกว่าเดิม: สร้างข้อมูลมากกว่า 1.1 ล้านล้านเมกะไบต์ทุกวัน และจำนวนนี้จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อมีข้อมูลเข้าสู่ CRM ของคุณมากขึ้น คุณภาพของข้อมูลก็ยากต่อการรักษา การทำโปรไฟล์สามารถช่วยให้คุณเข้าใจสถานะปัจจุบันของข้อมูลของคุณ ค้นพบปัญหาด้านคุณภาพ และใช้แผนคุณภาพข้อมูลที่แข็งแกร่ง ก่อนที่ข้อมูลจำนวนมากจะมีโอกาสทำลาย CRM ของคุณ
• การ ลาออกครั้งใหญ่: นับตั้งแต่เริ่มต้นของการระบาดใหญ่ของ COVID-19 คนงานได้ออกจากงานและเปลี่ยนบทบาทใหม่ในอัตราที่ไม่เคยมีมาก่อน ตามรายงานของสำนักงานสถิติแรงงานแห่งสหรัฐอเมริกา ชาวอเมริกันจำนวน 4.4 ล้านคนลาออกจากงานอย่างน่าประหลาดใจในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2565 เพียงลำพัง และจำนวนงานเปิดทั้งหมดทำสถิติสูงสุดเป็นประวัติการณ์ถึง 11.3 ล้านคนในวันทำการสุดท้ายของเดือนกุมภาพันธ์

เมื่อผู้คนเปลี่ยนบทบาท (หรือเลิกจ้างพนักงานทั้งหมด) ข้อมูลของพวกเขาก็จะเปลี่ยนไปตามนั้น ความล้มเหลวในการติดตามการเปลี่ยนแปลงอาจส่งผลเสียต่อคุณภาพข้อมูลของคุณ ในการศึกษาล่าสุดโดย Validity 79 เปอร์เซ็นต์ของผู้ใช้ CRM เห็นด้วยว่าข้อมูลลดลงเพิ่มขึ้นอันเป็นผลมาจากการระบาดใหญ่ การทำโปรไฟล์สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าจุดปวดของคุณอยู่ที่ใด และปรับวิธีการจัดการข้อมูลของคุณ คุณจะได้ไม่ตกหล่น

การทำโปรไฟล์ข้อมูลของคุณช่วยให้คุณรักษาคุณภาพได้อย่างไร

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าการทำโปรไฟล์คืออะไร มาดูกันดีกว่าว่าโปรไฟล์นี้ช่วยคุณรักษาคุณภาพของข้อมูลได้อย่างไร

ระบุข้อผิดพลาด

ตั้งแต่แคมเปญการตลาดที่มีประสิทธิภาพต่ำไปจนถึงการคาดการณ์ยอดขายที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลคุณภาพต่ำอาจทำให้เกิดปัญหาทุกประเภททั่วทั้งบริษัท การทำโปรไฟล์ช่วยระบุข้อผิดพลาดที่ทำให้คุณภาพข้อมูลของคุณลดลงและธุรกิจของคุณประสบปัญหา เช่น ข้อมูลติดต่อที่สะกดผิด ค่าที่หายไป ข้อมูลซ้ำ ค่าผิดปกติ และค่าที่ไม่จำเป็น

ผู้ใช้ CRM เก้าสิบหกเปอร์เซ็นต์ยอมรับว่าข้อมูล CRM ที่ถูกต้องช่วยปรับปรุงอัตราการแปลงของพวกเขา การใช้โอกาสนี้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดและจดบันทึกความถี่ที่คุณพบข้อผิดพลาด คุณจะสามารถปรับปรุงคุณภาพของข้อมูล ป้องกันข้อผิดพลาดเดียวกันนี้ไม่ให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต และเตรียมธุรกิจของคุณให้ประสบความสำเร็จ

เปิดเผยความไม่สอดคล้องกัน

เมื่อแผนกต่างๆ กำลังป้อนและอัปเดตข้อมูลใน CRM อาจเกิดความไม่สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น Sales อาจใช้ “x” เพื่อระบุหมายเลขต่อ ในขณะที่ Finance อาจใช้ “ext” แม้จะดูเล็กน้อยก็ตาม แม้แต่ความไม่สอดคล้องกันที่เล็กที่สุดก็สามารถสร้างขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปและทำลายคุณภาพ—และมูลค่า—ของข้อมูลของคุณ

การทำโปรไฟล์จะเน้นให้เห็นถึงความไม่สอดคล้องกันเหล่านี้ และนำเสนอโอกาสที่สมบูรณ์แบบในการสร้างกฎเกณฑ์มาตรฐาน การกำหนดมาตรฐานช่วยให้รูปแบบสอดคล้องกันในข้อมูลและระบบทั้งหมด ปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของคุณ และทำให้การวิเคราะห์เป็นไปได้มากขึ้น

ส่งเสริมการรู้เท่าทันข้อมูล

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการทำโปรไฟล์คือการรู้ข้อมูลที่เพิ่มขึ้น

เนื่องจากกระบวนการทำโปรไฟล์เกี่ยวข้องกับการเรียนรู้ว่าข้อมูลใน CRM ของคุณมีโครงสร้างอย่างไร มีข้อมูลอะไรบ้าง และมีการเชื่อมต่ออะไรบ้างระหว่างชุดข้อมูล การทำกระบวนการนี้ให้เสร็จสิ้นจะทำให้คุณมีความพร้อมที่จะพูดถึงความหมายของข้อมูลใน CRM ของคุณ คุณยังจะได้รับความตระหนักเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับความรับผิดชอบของคุณในการรวบรวม บูรณาการ จัดเตรียม และปกป้องข้อมูลใน CRM ของคุณ

ยิ่งคุณและทีมของคุณรู้ข้อมูลมากเท่าใด โอกาสที่คุณจะทำผิดพลาดในอนาคตก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น ซึ่งอาจทำให้คุณภาพของข้อมูลเสื่อมเสีย

ช่วยปรับปรุงกระบวนการ

การทำโปรไฟล์ช่วยให้กระจ่างเกี่ยวกับความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการที่อาจทำให้คุณภาพข้อมูลของคุณเสื่อมเสีย

ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่ามีกระบวนการบางอย่างที่คุณดำเนินการด้วยตนเอง (เช่น การขจัดข้อมูลระเบียน) ที่ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ การตัดสินใจทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถลดข้อผิดพลาดและการกำกับดูแลได้อย่างมาก และช่วยให้คุณปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของข้อมูลได้

รับรองว่าข้อมูลเป็นไปตามกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ

กฎทางธุรกิจจะสรุปความสัมพันธ์ระหว่างออบเจ็กต์ เช่น ชื่อลูกค้าและคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง และนำไปใช้ภายในเครื่องมือเวิร์กโฟลว์เพื่อเปิดใช้งานกระบวนการอัตโนมัติ กล่าวอีกนัยหนึ่ง กฎเกณฑ์ทางธุรกิจช่วยให้บริษัทตัดสินใจโดยอัตโนมัติในการดำเนินงานในแต่ละวัน การทำโปรไฟล์ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลใน CRM ของคุณเป็นไปตามกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่มีอยู่ในปัจจุบัน

การทำโปรไฟล์ยังช่วยให้คุณเห็นว่าจุดข้อมูลใดบ้างที่ใช้กับการรวมระบบ การรู้ว่าจุดข้อมูลใดสนับสนุนการผสานรวมและอนุญาตให้ดำเนินการตามกระบวนการต่างๆ ได้สำเร็จ ทั้งภายในและภายนอก CRM จะเป็นประโยชน์ในการติดตามปัญหาหากกระบวนการล้มเหลว

อย่ารอช้าที่จะเริ่มปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของคุณ

คุณภาพของข้อมูลสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจของคุณได้ เพื่อความอยู่รอด (และเติบโต) ในสภาพอากาศที่คาดเดาไม่ได้ในปัจจุบัน การใช้แผนคุณภาพข้อมูลที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญ และสิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการทำโปรไฟล์ข้อมูลของคุณ

สำหรับข้อมูลเชิงลึกที่มากขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการจัดการข้อมูล ตั้งแต่การทำโปรไฟล์และการกำหนดมาตรฐานไปจนถึงระบบอัตโนมัติและการตรวจสอบ ดาวน์โหลด eBook สกปรกเกี่ยวกับคุณภาพข้อมูลวันนี้