ความสำคัญของกรอบระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุม

ระบบการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณปฏิบัติตามมาตรฐานภายในและกฎระเบียบภายนอก ช่วยลดความเสี่ยงในการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและยังสามารถช่วยประหยัดเงินของธุรกิจของคุณในระยะยาว

เฟรมเวิร์กระบบการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ครอบคลุมซึ่งออกแบบโดยคำแนะนำจากที่ปรึกษาด้านบริการการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ สามารถช่วยองค์กรของคุณรักษาความปลอดภัยข้อมูลลูกค้าได้ตลอดทั้งปี ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างระบบดังกล่าว:

การประเมินความเสี่ยง

ด้วยกฎระเบียบทั่วโลกที่เพิ่มขึ้นและเพิ่มความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย องค์กรต่าง ๆ ต้องเผชิญกับความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบมากกว่าที่เคยเป็นมา ดังนั้นจึงต้องมีกรอบงานระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุมซึ่งมุ่งเน้นไปที่การจัดการ ESG, ไซเบอร์, การจัดการความเสี่ยงของบุคคลที่สาม และความเสี่ยงอื่น ๆ แบบครบวงจร

การประเมินความเสี่ยงเป็นจุดเริ่มต้นของความพยายามในการลดความเสี่ยง และควรมุ่งเน้นไปที่การค้นหาอันตรายที่อาจส่งผลกระทบต่อสินทรัพย์ขององค์กร ในการทำเช่นนั้น สิ่งสำคัญคือต้องระบุและประเมินความเสี่ยงเมื่อเกิดขึ้น ซึ่งรวมถึงระบบไอที โครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพ การดำเนินธุรกิจ และชื่อเสียงของบริษัท

การประเมินความเสี่ยงควรพิจารณาด้วยว่าบริษัทต้องสูญเสียเวลาหรือเงินไปเท่าใด หากความเสี่ยงที่ระบุได้รับอนุญาตให้เกิดขึ้นจริง ตัวชี้วัดนี้ช่วยในการพิจารณาว่าความเสี่ยงมีนัยสำคัญหรือไม่ โดยทั่วไปสถาบันที่มี CMS ที่มีประสิทธิภาพจะทำการประเมินความเสี่ยงอย่างรอบด้านเป็นประจำ และความถี่ของการประเมินเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อสถาบันมีความซับซ้อนและขนาดเพิ่มขึ้น ผลการประเมินเหล่านี้นำไปใช้ในการวางแผนและติดตามการดำเนินงาน กระบวนการประเมินความเสี่ยงควรเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องและมีพลังที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการ ผู้บริหารระดับสูง และการตรวจสอบภายใน

การตรวจสอบ

ในขณะที่สภาพแวดล้อมของความเสี่ยงมีความซับซ้อนมากขึ้นและคำสั่งการปฏิบัติตามกฎระเบียบกลายเป็นที่ต้องการมากขึ้น ธุรกิจต่าง ๆ ตระหนักดีว่าการดำเนินการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีอยู่ก่อนหน้านี้จะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้น ในขณะที่หลายบริษัทกำลังรีบนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้และปรับโครงสร้างภายในใหม่ วิธีการแบบองค์รวมในการจัดการความเสี่ยงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จ

องค์ประกอบสำคัญของระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพคือกระบวนการตรวจสอบ เป็นฟังก์ชันที่ตรวจสอบว่าองค์กรปฏิบัติตามกฎระเบียบทั้งภายในและภายนอกทั้งหมด โปรแกรมการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพจะระบุและแก้ไขข้อบกพร่องด้วยตนเอง และจะได้รับการออกแบบเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

บริษัทที่รวบรวม ประมวลผล ส่ง หรือจัดเก็บข้อมูลบัตรเครดิตต้องปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมอื่นๆ เพื่อลดความเสี่ยงของการละเมิดความปลอดภัยที่อาจส่งผลให้ถูกปรับจำนวนมากจากธนาคารหรือผู้ประมวลผลการชำระเงิน ในกรณีเหล่านี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่พนักงานทุกคนขององค์กรจะต้องมีความสามารถอย่างเต็มที่ มีคุณสมบัติ และมีแรงจูงใจเพียงพอในการจัดการและลดความเสี่ยงเหล่านี้ นอกจากนี้ เจ้าหน้าที่กำกับดูแลอาวุโสควรได้รับอำนาจที่เหมาะสมและเป็นอิสระจากผู้จัดการสายงานธุรกิจเพื่อให้ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การรายงาน

การติดตามการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบให้ทันสมัยอยู่เสมออาจต้องใช้เวลาและความพยายาม ระบบที่ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบและรวมเข้ากับการดำเนินธุรกิจของคุณสามารถช่วยแบ่งเบาภาระนี้ได้ เครื่องมือ GRC ที่ครอบคลุมยังสามารถช่วยคุณสร้างการรายงานอัตโนมัติและการแจ้งเตือนที่ทำให้การตรวจสอบง่ายขึ้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบในการสื่อสารกับพนักงานและส่งเสริมการสื่อสารแบบสองทางอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งรวมถึงการจัดให้มีกลไกสำหรับพนักงานในการรายงานปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ พฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ หรือการฉ้อโกงโดยไม่ต้องกลัวการตอบโต้ ยิ่งพนักงานของคุณเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งมีส่วนร่วมมากขึ้นเท่านั้น

การลงทุนในเฟรมเวิร์กระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุมจะช่วยให้คุณอยู่ในฝ่ายที่ถูกต้องของหน่วยงานกำกับดูแล มีแผนกการเงินที่มั่นคง และสร้างชื่อเสียงที่มั่นคงให้กับบริษัทของคุณ นอกจากนี้ การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับ ค่าปรับ และค่าธรรมเนียมทางกฎหมายจำนวนมาก หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเหล่านี้ด้วยการมีระบบที่ตรวจสอบและติดตามระดับความเสี่ยง สถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนด และภัยคุกคาม ด้วยวิธีนี้ คุณจะพร้อมเสมอสำหรับการตรวจสอบหรือการทบทวนเป้าหมาย

การฝึกอบรม

องค์กรใด ๆ จำเป็นต้องมีระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุม เฟรมเวิร์กที่สมบูรณ์ช่วยให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบาย และบริษัทไม่เสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูลหรือการละเมิดอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคลื่นดิจิทัลนำมาซึ่งความเสี่ยงใหม่ ๆ ที่ต้องจัดการและรับผิดชอบ

เพื่อให้ธุรกิจมีระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพ ควรมีผู้นำจากแผนกต่างๆ และพื้นที่ของบริษัท จากนั้นผู้นำเหล่านี้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายได้รับการปฏิบัติและบังคับใช้ ซึ่งรวมถึงการฝึกอบรมที่เป็นไปตามข้อกำหนดของนโยบายและทำให้มั่นใจว่าทีมมีความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลงนโยบาย

มาตรฐานการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับมีความซับซ้อนและเข้มงวดมากขึ้น การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่บทลงโทษทางกฎหมาย การสูญเสียทางการเงิน และชื่อเสียงที่มัวหมอง ระบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าบริษัทจะได้รับมาตรฐานอุตสาหกรรมที่ทันสมัยอยู่เสมอ และสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นภัยคุกคามเต็มรูปแบบ

การแก้ไข

เฟรมเวิร์กระบบการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ครอบคลุมประกอบด้วยองค์ประกอบการแก้ไขเพื่อแก้ไขการละเมิดและจุดอ่อนที่ระบุผ่านการติดตามและตรวจสอบ CMS ที่มีประสิทธิภาพจะสนับสนุนการสื่อสารแบบสองทางกับพนักงาน ทำให้พนักงานสามารถรายงานคำถามหรือข้อกังวลได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกตอบโต้

สิ่งนี้ช่วยป้องกัน "ความคิดแบบแยกส่วน" ซึ่งแผนกเฉพาะไม่สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพหรือปฏิบัติตามโปรโตคอลสำหรับการรายงานปัญหา ซึ่งอาจนำไปสู่การละเมิดและความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ CMS ที่ดีจะตรวจสอบข้อร้องเรียนของผู้บริโภคเพื่อระบุปัญหาของอันตรายต่อผู้บริโภคที่อาจเกิดขึ้นหรือข้อบกพร่องหรือการละเมิดการจัดการความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบอื่น ๆ จากนั้นจึงดำเนินการแก้ไขที่เหมาะสม

การจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบและนโยบายและขั้นตอนขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพในลักษณะที่ประสานกันเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับองค์กร โซลูชันการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดเหตุการณ์อัตโนมัติแบบรวมศูนย์สามารถให้จุดอ้างอิงเดียวสำหรับการตรวจสอบและติดตามเหตุการณ์ทั่วทั้งองค์กร สิ่งนี้ให้มุมมองแบบองค์รวมมากขึ้นของการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กรของคุณ ขจัดกระบวนการที่แยกจากกัน และทำให้คณะกรรมการสามารถแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานความน่าเชื่อถือได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงค่าปรับและการดำเนินการทางกฎหมายที่มีค่าใช้จ่ายสูง