ประโยชน์ของการนำระบบการจัดการสัญญามาใช้

หัวใจสำคัญของทุกองค์กรสมัยใหม่คือความต้องการในการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและวางตำแหน่งธุรกิจของตนเพื่อความอยู่รอด ซึ่งรวมถึงการจัดการข้อกำหนดทางธุรกิจภายในกรอบการควบคุมเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ทุกบริษัทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ดำเนินการตามข้อตกลงสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจและการวัดประสิทธิภาพ มันเกี่ยวข้องกับสัญญาอย่างเป็นทางการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อตกลงมีผลผูกพันทั้งสองฝ่ายและไม่มีความเสี่ยงในการละเมิดข้อกำหนดใดๆ บริษัทที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่จึงปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจและภาพลักษณ์ของแบรนด์ด้วย ระบบการจัดการสัญญา อย่างเป็นทางการ (CMS) ที่ทำให้วงจรอายุสัญญาทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ความจำเป็นในการใช้ CMS ในสภาพแวดล้อมขององค์กร

สัญญาใด ๆ เริ่มต้นด้วยการเจรจาอย่างไม่เป็นทางการหรือด้วยวาจาและไปสู่การลงนามในที่สุดโดยผู้มีอำนาจลงนามและสำนักงานกฎหมายตัวแทน กระบวนการทางกฎหมายยังรวมถึงมาตราต่างๆ ที่ระบุวิธีการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้าย

แต่กระบวนการแบบแมนนวลสามารถรับประกันการปฏิบัติตามโดยปราศจากข้อผิดพลาดและทันท่วงทีต่อทุกฝ่ายได้หรือไม่ ไม่ วิธีการจัดการสัญญาแบบดั้งเดิมนั้นเต็มไปด้วยความเสี่ยงของการตีความที่ผิดหรือการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในสัญญา ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียทางธุรกิจ หรือทำให้ข้อกำหนดบางข้อเป็นโมฆะ

อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาตามกฎอัตโนมัตินั้นปราศจากข้อผิดพลาด พร้อมทริกเกอร์ข้อกำหนดทางกฎหมายอัตโนมัติตามวันที่ งานที่เสร็จสิ้น และบรรทัดฐานการปฏิบัติตามตลอดทั้งระบบการจัดการวงจรอายุของสัญญา ระบบการจัดการสัญญาจึงปรับปรุงวงจรอายุสัญญาที่สมบูรณ์ด้วยซอฟต์แวร์ในตัวที่จัดการการดำเนินการตามสัญญา

ประโยชน์หลัก 10 ประการของระบบการจัดการสัญญาแบบบูรณาการ

ระบบการจัดการสัญญาแปลงเป็นดิจิทัล จัดเก็บ และจัดหมวดหมู่สัญญาทั้งหมดในพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าถึงได้ เช่น สมาชิกในทีมกฎหมาย ทีมปฏิบัติตามกฎระเบียบ และฝ่ายบริหาร นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการยื่นสัญญาด้วยตนเองและประหยัดเวลา ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นหรือการขโมยไฟล์สำคัญหรือการสูญเสียจากการจัดวางผิดตำแหน่งและปัญหาต่างๆ เช่น ไฟไหม้ คือข้อดีอื่นๆ ของระบบการจัดการสัญญา

ต่อไปนี้เป็น ข้อดีบางประการของระบบการจัดการวงจรอายุสัญญาขององค์กร :

1. ระบบการจัดการวงจรชีวิตของสัญญาแบบครบวงจร

บริษัทต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่จัดเก็บและจัดการเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดสำหรับการเข้าถึงเพียงจุดเดียว จุดจัดเก็บเอกสารแบบครบวงจรช่วยให้เกิดความโปร่งใสและความรับผิดชอบเพื่อการควบคุมที่ดียิ่งขึ้น

ระบบค้นหาแบบรวมศูนย์ช่วยให้ค้นหาสัญญาได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามข้อมูลเมตาและการค้นหาข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

2. การจำแนกสัญญาแบบรวมศูนย์และการสกัด

พื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ใช้ประโยชน์จากการใช้ระบบการจัดการสัญญา: การลดความเสี่ยงด้วยการแปลงข้อมูลสัญญาเป็นดิจิทัลและการดึงข้อมูลสัญญาที่ขับเคลื่อนด้วย AI กลไกแบบเดียวกันในการจัดหมวดหมู่เอกสารทางกฎหมาย การกำหนดและเปรียบเทียบเอกสารเพื่อการอนุญาโตตุลาการที่ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นและติดตามได้ กระแสการตรวจสอบที่ติดตามได้ และอื่นๆ อีกมากมาย

ระบบการจัดการสัญญาที่มีความคล่องตัวเพียงระบบเดียวนำเสนอประโยชน์ของระบบการจัดการสัญญา ซึ่งช่วยให้ปิดการขายได้เร็วขึ้นและไร้ที่ติในที่สุด

ข้อมูลองค์กรส่วนใหญ่ในปัจจุบันอยู่ในระบบคลาวด์ ระบบการจัดการสัญญาบนคลาวด์เป็นส่วนหนึ่งของ CMS ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีมและการตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่เชื่อเรื่องพระเจ้า CMS บนระบบคลาวด์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของระบบนิเวศธุรกิจทั่วโลก ซึ่งมีการทำข้อตกลงและทำสัญญาในสถานที่ตั้งต่างๆ

3. เวิร์กโฟลว์และเทมเพลตที่กำหนดค่าได้

ประโยชน์อื่นๆ ของการใช้ระบบการจัดการสัญญาคือเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายในวงจรอายุของสัญญาเพื่อปรับปรุงกระบวนการสร้างสัญญา การอนุมัติ การดำเนินการ และการสิ้นสุดของสัญญา ป้องกันการเข้าใจผิดของธุรกิจด้วยการป้องกันในเหตุการณ์ต่างๆ

เทมเพลตตามประเภทและวันที่ของสัญญาต่างๆ ให้การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนทันเวลาก่อนที่สัญญาจะหมดอายุ ทำให้การต่ออายุและโรลโอเวอร์ YOY เป็นกระบวนการอัตโนมัติที่ราบรื่น ช่วยให้ธุรกิจสามารถเจรจาใหม่หรือยกเลิกข้อตกลง และป้องกันการหยุดชะงักในการตั้งค่าที่ไม่เอื้ออำนวย

4. ลดข้อผิดพลาดและความสูญเสียให้เหลือน้อยที่สุด

ระบบการจัดการสัญญาเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจโดยการปรับกระบวนการทางกฎหมายทั้งหมดให้เหมาะสม การร่างเอกสารทางกฎหมายมีความสม่ำเสมอและค่อนข้างปราศจากข้อผิดพลาด เนื่องจากไลบรารีคำสั่งในตัวพร้อมข้อกำหนดที่ซิงค์กับเทมเพลตสัญญาเพื่อการอนุมัติและความยืดหยุ่นในการจัดการเอกสาร

5. ความปลอดภัยจากการโจมตีทางไซเบอร์และการละเมิดข้อมูล

คุณลักษณะของระบบการจัดการสัญญาจะถูกจัดเก็บไว้ภายในเซิร์ฟเวอร์แบบรวมศูนย์และปลอดภัย มักจะเข้ารหัสและเปิดใช้งานด้วยการควบคุมการเข้าถึง ดังนั้นบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตจึงไม่สามารถเข้าถึงเอกสารทางกฎหมายทางธุรกิจที่สำคัญได้ ระบบการจัดการสัญญาขององค์กรแบบรวมศูนย์ยังมีการควบคุมการเข้าถึงที่รับประกันการมองเห็นในทุกจุดของวงจรชีวิตทางกฎหมายเพื่อความโปร่งใส

6. ความปลอดภัยสูงสุดของเอกสารทางกฎหมาย

ข้อดีอีกอย่างของระบบการจัดการสัญญาคือการแปลงเป็นดิจิทัลและระบบไฮเปอร์อัตโนมัติแบบ end-to-end ตลอดวงจรชีวิตตามสัญญา เนื่องจากหมายความว่าทุกอย่างมีการสำรองข้อมูลแบบดิจิทัล ดังนั้น ความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นจากน้ำท่วมหรือไฟไหม้ในกรณีของสัญญาที่จับต้องได้จะถูกหลีกเลี่ยง รวมทั้งจากการกระทำที่มุ่งร้ายเมื่อพนักงานลาออก CMS ปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจและความเป็นไปได้ของการจ่ายเงินจำนวนมากเมื่อเผชิญกับการลาออกหรือการเลิกจ้างจำนวนมาก

7. ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของแผนก

ระบบการจัดการสัญญายังติดตามข้อมูลตามซัพพลายเออร์ บูรณาการกับแผนกอื่น ๆ เพื่อดูสัญญาตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้สามารถแก้ไขสัญญาย่อย ลำดับเวลา ราคา ฯลฯ CMS เปิดใช้งานการวิเคราะห์ประสิทธิภาพโดยอัตโนมัติเทียบกับเงื่อนไขในสัญญาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และประสิทธิภาพทางการเงินของแผนกต่างๆ เทียบกับเกณฑ์มาตรฐานตามสัญญา

8. การระบุและลดความเสี่ยงทางการเงินและชื่อเสียง

การปฏิบัติตามกฎระเบียบตามเงื่อนไขสัญญาต่อหน่วยงานกำกับดูแลทางการเงินและกฎหมายของภูมิภาคเป็นข้อกำหนดที่สำคัญของทุกธุรกิจ ระบบการจัดการสัญญาขององค์กรแก้ไขปัญหานี้โดยการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่เหมาะสมภายในกลไกการปฏิบัติตาม CMS ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินและชื่อเสียงจากการไม่ปฏิบัติตามกรอบกฎหมาย

9. การสร้างรายงานอัตโนมัติ

ระบบการจัดการสัญญาได้รับประโยชน์จากการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางกฎหมายและสัญญาทั้งหมด และช่วยสร้างรายงานแบบละเอียดและรวดเร็วสำหรับการตรวจสอบ KPI กับรายงานสรุปของสัญญา ดังนั้น ข้อได้เปรียบที่สำคัญของระบบการจัดการสัญญาคือการรายงานที่ชาญฉลาดและเป็นอัตโนมัติสำหรับการดำเนินการที่ทันท่วงที

10. CRM ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

โซลูชันการจัดการสัญญาอัจฉริยะใช้ประโยชน์จากการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) สำหรับแนวทางที่มุ่งเน้นลูกค้าและองค์รวมในความสัมพันธ์กับลูกค้า สัญญาจะถูกใช้ประโยชน์และบังคับใช้อย่างราบรื่นด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติและตรงเวลาสำหรับ CRM ที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการให้ฝ่ายกฎหมายส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจ ติดต่อเราที่ Vuram เพื่อรับ CMS แบบ Plug-and-play ที่ดีที่สุดในตลาด! TrustHall ของเราเองใช้ระบบที่คล่องตัวเพื่อทำให้ความต้องการทางกฎหมายทั้งหมดของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ