เคล็ดลับที่ประสบความสำเร็จในการนำเสนอการประชุมเสมือนจริงของคุณให้สมบูรณ์แบบ

การประชุมเสมือนจริงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าจากทั่วโลก และแม้ว่าการประชุมเสมือนจริงส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นผ่านระบบการประชุมทางวิดีโอ เช่น Google Hangouts หรือ Zoom ก็ยังมีความสำคัญพอๆ กับการนำเสนอประเภทอื่นๆ ท้ายที่สุด คุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้ฟังมีส่วนร่วมและสนุกสนาน (และตัดสินจากจำนวนผู้ที่เข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง) เป็นที่ชัดเจนแล้วว่ากิจกรรมเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ระหว่างผู้พูดและผู้ชม

ดังที่กล่าวไว้: การนำเสนอที่น่าสนใจอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ถ้าทำถูกต้อง คุณจะรู้สึกมั่นใจต่อหน้าผู้ชมออนไลน์พอๆ กับที่คุณยืนอยู่หน้าห้องที่เต็มไปด้วยผู้คนแบบเห็นหน้ากัน! วันนี้เราจะมาพูดถึงเคล็ดลับที่ลองแล้วได้ผลสำหรับการนำเสนอการประชุมเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณให้สมบูรณ์แบบ

เตรียมเทคโนโลยี

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์ที่เหมาะสม
• ทดสอบอุปกรณ์ของคุณก่อนการนำเสนอ
• มีแผนสำรองในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด เช่น โปรเจ็กเตอร์หรือแล็ปท็อปขัดข้อง

ไปถึงสถานที่ก่อนเวลา เพื่อเตรียมอุปกรณ์นำเสนอของคุณ หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง

ตรวจสอบว่าคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอบนอุปกรณ์ของคุณ จัดระเบียบทุกอย่างเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดเก็บเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

หากคุณใช้โปรเจคเตอร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าจอสะอาดและใส ตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ของคุณมีหน่วยความจำและพลังการประมวลผลเพียงพอที่จะเรียกใช้ซอฟต์แวร์แบ่งปันหน้าจอของคุณ หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเต้าเสียบใกล้กับตำแหน่งที่คุณจะนำเสนอ เพื่อให้คุณไม่มีปัญหาทางเทคนิคใดๆ เนื่องจากพลังงานแบตเตอรี่หมด

แนะนำสำหรับคุณ: Collidu Review: ออกแบบงานนำเสนอครั้งต่อไปของคุณให้ชนะใจ

ฝึกฝนบ่อยๆทำให้เก่ง

ฝึกฝนการนำเสนอของคุณหน้ากระจก ไม่ใช่เรื่องแปลกที่คุณจะมองตัวเองในกระจกทุกวัน แต่คุณเคยคิดที่จะก้าวออกจากเขตสบาย ๆ และฝึกฝนการนำเสนอของคุณต่อหน้ามันหรือไม่? ถ้าไม่ฉันขอแนะนำให้ลองดู การฝึกฝนในกระจกเงาช่วยให้คุณเห็นตัวเองจากมุมต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนและปรับปรุงการพูดโดยรวมได้

ฝึกฝนกับครอบครัวหรือเพื่อนฝูง ชวนเพื่อนมาทานอาหารเย็นและถามพวกเขาว่าพวกเขายินดีนั่งดูงานนำเสนอการประชุมเสมือนจริงของคุณหรือไม่ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกซ้อมของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถถามความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับประสบการณ์การซักซ้อมได้ดีเพียงใด ซึ่งจะให้ข้อเสนอแนะอันมีค่าแก่คุณเกี่ยวกับงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อนงานจะเริ่มอย่างจริงจัง!

ใช้สคริปต์

เขียนสคริปต์ สคริปต์เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมอะไร ออกนอกประเด็น ทำผิดพลาด หรือใช้อารมณ์มากเกินไป

สคริปต์ยังเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังพูดในสิ่งที่คุณต้องการจะพูด มันสามารถช่วยคุณกำจัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือจุดที่ซ้ำซ้อนที่อาจขัดขวางข้อความของคุณ

สคริปต์ควรสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ยังคงถ่ายทอดข้อความอย่างชัดเจน หากสคริปต์ยาวเกินไป อาจทำให้งานนำเสนอของคุณดูไม่เป็นระเบียบและสับสนได้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องฝึกอ่านสคริปต์ของคุณดังๆ หลายๆ ครั้งก่อนเผยแพร่จริง วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกสบายใจกับสิ่งที่คุณพูดและหลีกเลี่ยงการหยุดชั่วคราวหรือสะดุดเมื่อพูดต่อหน้าผู้ฟัง

แต่งตัวเพื่อความสำเร็จ

เมื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุมเสมือนจริง โปรดจำไว้ว่าการแต่งตัวให้เหมาะกับโอกาสนั้นมักจะดีที่สุด แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่หลายคนอาจลืมไปว่ามีโอกาสและผู้ชมประเภทต่างๆ ที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจว่าคุณจะนำเสนอตัวเองอย่างไรในงานออนไลน์ครั้งต่อไปของคุณ ตัวอย่างเช่น:

แต่งตัวสำหรับโอกาส

หากคุณกำลังนำเสนอในการประชุมเฉพาะอุตสาหกรรมซึ่งผู้พูดคนอื่นๆ สวมสูทและผูกไท อย่าเดินบนเวทีโดยสวมเสื้อยืดและกางเกงยีนส์ตัวโปรดของคุณ คุณอาจรู้สึกสบายตัวเมื่อสวมเสื้อผ้าเหล่านี้ แต่เสื้อผ้าเหล่านี้ไม่ได้สร้างความประทับใจแบบมืออาชีพ และคุณต้องการให้ทุกคนที่มาร่วมงานสังเกตเห็นการนำเสนอของคุณ

แต่งกายสำหรับผู้ชม

เมื่อเข้าร่วมงานกับผู้เข้าร่วมจากต่างประเทศ เช่น งานจัดโดย Veeam Software หรือ Citrix Synergy อย่าลืมคำนึงถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมเมื่อเลือกเสื้อผ้าที่จะสวมใส่บนเวที: ในขณะที่บางวัฒนธรรมชอบเครื่องแต่งกายที่เป็นทางการมากกว่าชุดอื่นๆ (เช่น) ไม่จำเป็นต้องหักโหมด้วยการแต่งตัวเหมือนใน The Matrix Reloaded (เว้นแต่คุณจะวางแผนเล่นตลกเกี่ยวกับยาเม็ดสีน้ำเงิน)

การสวมใส่เสื้อผ้าที่เปิดเผยหรือคับเกินไปอาจทำให้เสียสมาธิจากสิ่งที่กำลังพูดระหว่างการปราศรัย แทนที่จะมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาเป็นหลัก ดังนั้น หลีกเลี่ยงการสวมกระโปรงสั้นหรือเสื้อที่มีคอเสื้อต่ำ หากเป็นไปได้! นอกจากนี้ จำไว้ว่าไม่เพียงแต่ใครจะเห็นงานนำเสนอเหล่านี้เท่านั้น แต่ยังต้องจำด้วยว่าผู้พูดแต่ละคนได้รับการจัดสรรมานานแค่ไหนด้วย ถ้ามีคนต้องการเวลามากกว่าคนอื่นๆ ก็ปล่อยให้เขาพูดนานขึ้นโดยไม่หยุดชะงัก เพื่อให้พวกเขาสามารถจบการนำเสนอโดยไม่รู้สึกต้องรีบออกจากเวทีก่อนที่เวลาจะหมดลง!

หากคุณกำลังนำเสนอที่จะรับชมโดยผู้ชมต่างประเทศ โปรดทราบว่าเป็นไปได้ว่าบางคนจะมีปัญหาในการเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดเนื่องจากสำเนียงและ/หรืออุปสรรคด้านภาษา การให้สำเนาสไลด์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพิ่มเติมจากที่แสดงบนหน้าจอจะเป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้คนสามารถอ้างอิงกลับไปได้หากต้องการความช่วยเหลือ โดยทำตามสิ่งที่กำลังพูด วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขามีความสามารถ

สบตา

สบตากับกล้อง อาจเป็นเรื่องยากหากคุณไม่รู้ว่าต้องทำอะไรด้วยมือ แต่สิ่งสำคัญคือต้องมองที่กล้องแทนที่จะจ้องไปที่หน้าจอหรือสไลด์ของคุณ คุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมประชุมเห็นคุณและเชื่อมต่อกับคุณในฐานะผู้พูด ซึ่งหมายถึงการสบตากับพวกเขาแทนที่จะจ้องหน้าจอหรือกระดาษเพียงอย่างเดียว

ดูสไลด์ของคุณตามความเหมาะสม การดูความช่วยเหลือด้านภาพใดๆ ระหว่างการนำเสนอช่วยให้ผู้คนมีส่วนร่วม เพราะพวกเขาสามารถเห็นว่าบางอย่างทำงานอย่างไรในชีวิตจริง ตัวอย่างเช่น หากมีสไลด์ตัวอย่างที่แสดงว่าบางอย่างทำงานอย่างไร เช่น อินโฟกราฟิกหรือวิดีโอ อย่าลืมพูดถึงชื่อของมันให้ดัง แต่ควรดูเมื่อพูดถึงมันด้วย เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาควรมองหาอะไร เมื่อพวกเขากลับถึงบ้าน!

อย่าลืมที่จะยิ้ม! ฟังดูง่ายพอแต่ไม่ค่อยมีใครจำขั้นตอนนี้เมื่อเตรียมงานนำเสนอ... โดยเฉพาะคนที่ไม่ชินกับการพกกล้องติดตัวตลอดทั้งวัน (เช่นเรา) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ว่าเราจะพูดถึงประเด็นใดในระหว่างการนำเสนอของเรา — ไม่ว่าเราจะพูดถึงตัวเองหรือหัวข้ออื่นทั้งหมด — เราจะต้องยิ้มอย่างเต็มที่ตลอดทุกประโยคที่พูด เพื่อให้ผู้ชมรู้ว่าเรากำลังสนุกมากแค่ไหน ทำงานนี้”

ทำการบ้านของคุณ

คุณจะต้องเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ถ้าคุณต้องการให้การนำเสนอการประชุมเสมือนจริงของคุณประสบความสำเร็จ ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณอาจไม่ชินกับการอยู่หน้ากล้องและพูดผ่านไมโครโฟน ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำการบ้านล่วงหน้า นี่คือเคล็ดลับ:

• ทำวิจัยของคุณเกี่ยวกับหัวข้อนั้น — เพราะมากกว่าที่เคยเป็นมา การประชุมเสมือนจริงกำลังเป็นที่นิยมในทุกอุตสาหกรรม (โดยเฉพาะในการดูแลสุขภาพ) คุณจะต้องการให้ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมเหล่านี้รู้สึกราวกับว่าพวกเขาได้เรียนรู้สิ่งที่มีค่าจากการเข้าร่วมของคุณ ดังนั้น การรู้ว่าผู้ชมของคุณต้องการอะไรจึงเป็นสิ่งสำคัญ!
• รู้ว่าเทคโนโลยีทำงานอย่างไร — และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรผิดพลาดระหว่างการพูดคุยของคุณ! สิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่มีหลายอย่างที่อาจผิดพลาดได้เมื่อใช้อุปกรณ์ประเภทนี้ เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่อาจเกิดขึ้นขณะนำเสนอออนไลน์ เช่น ปัญหาทางเทคนิค หรือแย่กว่านั้น: มีคนอื่นเข้ามาแทนที่เซสชั่นของเรา!
• การฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบ — หากความพยายามครั้งแรกไม่ได้ผล ให้ลองอีกครั้งซ้ำๆ จนกว่าทุกอย่างจะเข้ากันได้ดีก่อนที่จะนำเสนองานนำเสนอออนไลน์ผ่านเว็บแคมผ่าน Skype หรือ WeChat

คุณอาจชอบ: Miro Online Whiteboard Review – เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลที่ดีหรือไม่?

จดจำผู้ชมของคุณ

ผู้นำเสนอมักจะลืมว่าเป้าหมายหลักของการนำเสนอการประชุมเสมือนจริงคือการทำให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมและได้สิ่งที่คุณต้องการ ไม่ใช่แค่ได้ยินข้อมูลบางอย่างเท่านั้น ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่างานนำเสนอของคุณดึงดูดผู้ชมของคุณ:

• รู้จักผู้ชมของคุณ และวิธีที่พวกเขาจะโต้ตอบกับสไลด์ของคุณ หากเป็นไปได้ ให้ลองทดสอบการทำงานเพื่อให้คุณทราบว่าน่าจะได้รับการทดสอบดังกล่าวมากน้อยเพียงใด หากไม่สามารถทำการทดสอบได้ ให้ทำการค้นคว้าเกี่ยวกับหัวข้อนี้ให้มากที่สุด (ใช้ประโยชน์จาก Google Alerts หรือเครื่องมือ Newsjacking) เพื่อที่เมื่อถึงเวลาจัดส่ง คุณจะสามารถปรับแต่งแต่ละสไลด์โดยอิงจากใคร การฟังและความต้องการของพวกเขาในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งในระหว่างเซสชั่น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการดูงานนำเสนอ (iPad/แล็ปท็อปกับคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป) คุณอาจต้องการรวมลิงก์ในกรณีที่บางคนไม่มีทุกสิ่งที่จำเป็น
• ติดตามตำแหน่งที่ผู้คนนั่งอยู่ ซึ่งจะช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการบอกทิศทางหรือถามคำถามระหว่างช่วงถามตอบ
• ระวังความแตกต่างทางวัฒนธรรม เช่น หากมีการพูดมากกว่าหนึ่งภาษารอบโต๊ะระหว่างช่วงพักหรือมื้อกลางวัน (เช่น ให้พูดช้าๆ เพื่อไม่ให้ผู้ฟังหมดความสนใจ

พบกับผู้ชมของคุณที่พวกเขาอยู่

คุณจะต้องพูดคุยกับผู้คนที่หลากหลายในกลุ่มผู้ชมของคุณ และคุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังพูดภาษาของพวกเขา หากคุณกำลังนำเสนอด้วยวิดีโอ ให้ใช้วิดีโอ! หากคุณกำลังนำเสนอในการประชุมเสมือนจริง ให้ใช้แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริง! หรือหากคุณกำลังนำเสนอในห้องเรียนเสมือนจริง ให้ใช้เครื่องมือห้องเรียนเสมือนจริง!

ซึ่งหมายความว่าหากมีคนใช้ Zoom หรือ Skype for Business (หรืออะไรก็ตาม) พวกเขาควรเห็นสไลด์ของคุณและฟังเสียงของคุณผ่านลำโพงคอมพิวเตอร์หรือหูฟัง สไลด์ของคุณจะปรากฏบนหน้าจอของผู้เข้าร่วมทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นได้ทันทีโดยไม่ต้องดูแล็ปท็อป/สมาร์ทโฟน/แท็บเล็ตของตนเอง ซึ่งช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการนำเสนอของคุณ แทนที่จะถูกรบกวนจากกิจกรรมอื่นๆ ของพวกเขา อุปกรณ์ของตัวเอง

เมื่อสร้างสไลด์นำเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถอ่านได้บนหน้าจอขนาดเล็ก หากคุณมีแบบอักษรขนาดใหญ่ ตัวหนา และสีจำนวนมากที่ดูดีเมื่อดูบนหน้าจอขนาดใหญ่หรือพิมพ์ออกมา แต่ไม่มากเมื่อย่อขนาดลงเป็นขนาดหน้าจอสมาร์ทโฟน ให้ใช้สิ่งที่เหมาะสมกว่าสำหรับผู้ชมกลุ่มนี้ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคอนทราสต์เพียงพอระหว่างสีพื้นหลังและข้อความทั้งหมด เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการอ่านง่าย

มุ่งเน้นไปที่ Backchannel

แบ็คแชนเนลคือเครื่องมือเสมือนจริงที่ช่วยให้สามารถโต้ตอบกับผู้ชมของคุณแบบสดได้ มันเป็นถนนสองทางที่คุณสามารถรับข้อเสนอแนะจากผู้ชมของคุณโดยการถามคำถามและให้พวกเขาตอบแบบเรียลไทม์ผ่านแพลตฟอร์ม การโต้ตอบประเภทนี้เปิดโอกาสให้คุณมีส่วนร่วมกับผู้ชมและรับคำติชมโดยตรงเกี่ยวกับหัวข้อที่สำคัญสำหรับพวกเขา

แม้ว่าจะมี Backchannel ประเภทต่างๆ มากมาย (เราจะพูดถึงบางประเภทด้านล่าง) คุณควรทราบว่าโดยปกติแล้ว Backchannel เหล่านั้นจะใช้เป็นพื้นที่การประชุมดิจิทัลที่ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันทางออนไลน์แบบเรียลไทม์ได้ ในแง่นี้ สิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมของการประชุมหรือการนำเสนอ เพราะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถสื่อสารได้อย่างอิสระในระหว่างเซสชันมากกว่าที่จะเป็นไปได้อย่างอื่น (เช่น เมื่อมีคนถามคำถามออกมาดัง ๆ ) แบ็คแชนเนลยังช่วยให้บริษัทที่นำเสนอการสัมมนาผ่านเว็บและการถ่ายทอดสดสามารถเข้าถึงสิ่งที่ผู้คนพูดถึงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์/บริการของตนในช่วงเวลาใดก็ตาม ข้อมูลนี้สามารถใช้ในภายหลังโดยเป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญการตลาดหรือกลยุทธ์การขายที่ใหญ่ขึ้นในอนาคต!

รับรองว่าสนุกแน่นอน!

อย่าจริงจังกับตัวเองมากเกินไปและสนุกให้เต็มที่! ทำผิดแล้วยอมรับผิดก็ไม่เป็นไร ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ดังนั้นอย่าพยายามเป็นคนที่คุณไม่ใช่ อย่ากังวลว่าคนอื่นจะคิดอย่างไรกับงานนำเสนอของคุณหรือคุณในฐานะผู้นำเสนอ ตราบใดที่ทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการสนทนานั้นเป็นของจริง

อย่ากลัวที่จะถามคำถาม! ไม่เป็นไรหากคุณไม่ทราบคำตอบทั้งหมด สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณเต็มใจที่จะเรียนรู้และเติบโตในฐานะบุคคลและมืออาชีพ

หากคุณประหม่าเกี่ยวกับการนำเสนอ ให้พยายามโฟกัสไปที่สิ่งที่ทำให้คุณตื่นเต้นและหลงใหล ลองนึกถึงความรู้สึกที่ดีเมื่อผู้ฟังของคุณ "เข้าใจ" สิ่งที่คุณพยายามจะพูด

คุณอาจชอบ: การใช้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันกับแพลตฟอร์มการจัดการงานในบริษัทขนาดกลางถึงใหญ่

บทสรุป

เมื่อพูดถึงการนำเสนอการประชุมเสมือนจริง สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าไม่มีวิธีเดียวที่จะทำได้ มีหลายวิธีที่แตกต่างกัน แต่สิ่งสำคัญคือการหาวิธีที่เหมาะกับคุณที่สุด เคล็ดลับการประชุมเสมือนจริงที่เราแบ่งปันที่นี่สามารถช่วยให้คุณนำเสนอครั้งต่อไปได้สำเร็จ—และใครจะรู้ หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว อาจจะมีคนคิดไอเดียที่ดีกว่านี้ออกมาก็ได้!