วิธีปรับปรุงกระบวนการวางแผนทรัพยากรของคุณ

ทุกธุรกิจมีทรัพยากรจำนวนมาก มีตั้งแต่ทรัพยากรมนุษย์ ร่างกาย และสติปัญญา ไปจนถึงทรัพยากรทางการเงิน หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ คุณต้องใช้ทรัพยากรเหล่านี้ร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำโครงการเสร็จทันเวลาและอยู่ในงบประมาณ

ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรในโครงการต่างๆ หนึ่งในนั้นคือการวางแผนทรัพยากร

การวางแผนทรัพยากรที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณทำโครงการให้เสร็จได้โดยที่ทีมของคุณไม่ทำงานหนักเกินไปและส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณกำหนดวิธีการส่งมอบโครงการธุรกิจของคุณให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

อ่านต่อด้านล่าง หากคุณกำลังมองหาวิธีสร้างกระบวนการวางแผนทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การวางแผนทรัพยากรคืออะไร?

การวางแผนทรัพยากรคือการมอบหมายสินทรัพย์และงานให้กับพนักงานของคุณตามความสามารถ ชุดทักษะ ความพร้อมใช้งาน และอื่นๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง การวางแผนทรัพยากรเป็นเรื่องเกี่ยวกับการกระจายทุนที่มีอยู่ให้กับคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ง่ายใช่มั้ย? แม้ว่าอาจฟังดูง่ายในการดำเนินการ แต่ก็อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่มีทักษะและความรู้เพียงพอ

วิธีการปรับปรุงการวางแผนทรัพยากร

ในการวางแผนทรัพยากร การปรับปรุงประสิทธิภาพคือการปรับแต่งประสิทธิภาพของกระบวนการจัดสรรทรัพยากรภายในธุรกิจ กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณมีความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากร ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิตได้ในที่สุด

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการวางแผนทรัพยากรของคุณ:

1. ระบบอัตโนมัติ

ธุรกิจต่างๆ ใช้กระบวนการด้วยตนเองเป็นเวลาหลายปีในการจัดการและจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ กระบวนการเหล่านี้ใช้เวลานานและเพิ่มโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดในการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) ส่งผลให้การป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรืองานที่ทำซ้ำๆ อาจใช้เวลาของพนักงานมากขึ้น และผลลัพธ์ที่ได้: ขวัญกำลังใจลดลงและไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาที่กำหนดได้

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้โดยทำให้การวางแผนทรัพยากรและการผลิตระบบ MRP เป็นไปโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้จะลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและปัญหาที่เกี่ยวข้อง มันจะทำให้สมาชิกในทีมว่างสำหรับงานอื่นๆ ซึ่งนำไปสู่พนักงานที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้น นอกจากนี้ เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติยังช่วยให้คุณติดตามความพร้อมใช้งานของทรัพยากร การจัดสรร และการใช้งานได้อย่างง่ายดาย

ในปัจจุบัน มีเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้การวางแผนทรัพยากรของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ การใช้ระบบการวางแผนทรัพยากรที่เหมาะสมจะทำให้การจองทรัพยากรและการจัดกำหนดการง่ายขึ้น และจะช่วยให้คุณมีความเข้าใจโดยละเอียดยิ่งขึ้นเกี่ยวกับกำหนดการของโครงการ

แต่จำเป็นต้องผสานรวมความก้าวหน้าสมัยใหม่ เช่น คลาวด์คอมพิวติ้ง สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้คนสามารถเข้าถึงการจัดสรรงานตามเวลาจริงได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม การใช้ระบบคลาวด์ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน เพิ่มประสิทธิภาพของสายการผลิตของคุณในท้ายที่สุด

2. ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม

ยกมือขึ้นหากคุณไม่เคยสื่อสารผิดพลาดเลย ไม่มีมือใช่มั้ย? เกือบทุกคนเคยประสบกับความล้มเหลวในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงานของคุณ

ทุกวันนี้ เมื่อธุรกิจยอมรับสถานที่ทำงานแบบผสมผสานหรือที่ทำงานระยะไกลเต็มรูปแบบ การสื่อสารก็ยิ่งท้าทายมากขึ้นไปอีก การสื่อสารที่ไม่ดีไม่เพียงแต่จะขัดขวางการวางแผนทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังขัดขวางการทำงานร่วมกันด้วย

ด้วยเหตุนี้ การใช้กลยุทธ์ที่ถูกต้องเพื่อเพิ่มการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมจึงมีความสำคัญ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจส่งผลต่อกำหนดเวลาของโครงการ ในฐานะผู้นำธุรกิจ คุณไม่ต้องการบอกลูกค้าว่าโครงการของพวกเขาล่าช้าเนื่องจากปัญหาการสื่อสารภายใน

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีมของคุณ:

• มีความโปร่งใสกับทีมของคุณ

ในกรณีส่วนใหญ่ ปัญหาด้านการสื่อสารมักมาจากความต้องการความชัดเจนที่มากขึ้น สมาชิกในทีมอาจต้องการความช่วยเหลือในการทำความเข้าใจความรับผิดชอบและการจัดสรรทรัพยากร แต่คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้โดยใช้ช่องทางการสื่อสารแบบครบวงจรเพื่อสื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้คืออะไร พร้อมกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

• ระวังสื่อประเภทการสื่อสาร

มนุษย์ทุกคนมีรูปแบบการสื่อสารที่ไม่เหมือนใครและเป็นที่ต้องการ และนี่ก็เป็นความจริงกับพนักงานของคุณด้วย โปรดเข้าใจสื่อที่ต้องการของข้อความสำหรับทีม ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของสายสื่อสารของคุณ

3. ตั้งงบประมาณและติดตามเวลา

การตั้งงบประมาณและเวลาในการติดตามเป็นอีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการวางแผนทรัพยากรของคุณ งบประมาณจะช่วยคุณวัดจำนวนเงินที่คุณจะใช้จ่าย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเงินทุนเพียงพอสำหรับการดำเนินโครงการ อย่างไรก็ตาม การสร้างงบประมาณที่เป็นจริงอาจต้องใช้เวลาและความพยายาม ดังนั้น การใช้เครื่องมือการคาดการณ์และการรายงานงบประมาณที่มีอยู่อาจเป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจการใช้จ่ายในอนาคตของคุณ

ในทางกลับกัน การติดตามเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการและจัดสรรทรัพยากร เวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าที่สุดสำหรับทีมของคุณ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าต้องใช้เวลากี่ชั่วโมงสำหรับโปรเจกต์หนึ่งๆ สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะทำให้พนักงานของคุณมีภาระมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมลดลง

ที่เกี่ยวข้อง:

• แหล่งข้อมูลธุรกิจ 101: คู่มือการจัดการโดยละเอียดสำหรับธุรกิจ
• กระบวนการวางแผนกำลังคนห้าขั้นตอน
• ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการวางแผนทางการเงินและองค์ประกอบต่างๆ

ประโยชน์ของกระบวนการวางแผนทรัพยากรที่มีความคล่องตัวคืออะไร

ต่อไปนี้คือวิธีที่กระบวนการวางแผนทรัพยากรที่เหมาะสมจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ:

• ประหยัดค่าใช้จ่าย

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การวางแผนทรัพยากรทำให้แน่ใจว่าคุณมอบหมายทรัพยากรที่ถูกต้องให้กับบุคคลที่เหมาะสม เพื่อให้พวกเขาทำโครงการที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น

ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมที่มีทักษะเฉพาะจำเป็นต้องทำโครงการให้เสร็จ การเริ่มต้นโครงการจะไม่สมเหตุสมผลหากพวกเขาไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน ด้วยการวางแผนทรัพยากร คุณจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและทรัพยากรไปกับงานที่ทีมอื่นไม่สามารถทำได้

• เพิ่มผลผลิต

เมื่อทุกแผนกเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา ก็จะง่ายขึ้นสำหรับพวกเขาในการทำงานร่วมกันในงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของโครงการ นอกจากนี้ พวกเขาจะเข้าใจความคาดหวังทางธุรกิจที่แตกต่างกัน อำนวยความสะดวกให้กับทีมที่แข็งแกร่งขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การวางแผนทรัพยากรจะลดจำนวนของทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ ส่งผลดีต่อผลกำไรของคุณ

บรรทัดล่าง

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ทรัพยากรเป็นผู้เล่นที่สำคัญเพื่อให้คุณและทีมของคุณทำโครงการให้เสร็จทันเวลา อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณจัดสรรให้กับบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและให้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการวางแผนทรัพยากรของคุณ ซึ่งรวมถึงการรวมกระบวนการอัตโนมัติและอื่นๆ