8 วิธีในการปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณ

กระบวนการจ่ายเงินเดือนอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับบริษัทใดๆ และเป็นเรื่องง่ายที่จะจมอยู่กับการบริหารสิ่งต่างๆ เจ้าของธุรกิจทุกคนทราบดีว่าการจ่ายเงินให้พนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลานั้นสำคัญเพียงใด แต่ด้วยข้อบังคับ ข้อกำหนดด้านเอกสาร และภาษีที่แตกต่างกันมากมาย จึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไมกระบวนการจ่ายเงินเดือนจึงกลายเป็นเรื่องยุ่งยากได้

การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจหมายถึงงานพิเศษมากมายสำหรับทีมบัญชีเงินเดือน กุญแจสำคัญในการทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนคล่องตัวสำหรับธุรกิจหรือบริษัทของคุณคือการปรับปรุงประสิทธิภาพในทุกระดับ ต่อไปนี้เป็นแปดวิธีในการรับรองว่าบัญชีเงินเดือนของคุณทำงานได้ดีที่สุดสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

1. ควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณ

บัญชีเงินเดือนเป็นหนึ่งในส่วนที่แพงที่สุดในการดำเนินธุรกิจ การควบคุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจทำได้ยาก ในขณะเดียวกันก็ต้องมั่นใจว่าพนักงานจะได้รับเช็คเงินเดือนตรงเวลาอยู่เสมอ แต่มีวิธีมากมายที่คุณสามารถลดการใช้จ่ายในการประมวลผลเงินเดือนได้ เจ้าของธุรกิจที่จัดการบัญชีเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพมักจะเห็นการประหยัดที่สำคัญเมื่อเวลาผ่านไป เป็นจุดเริ่มต้น วิเคราะห์ต้นทุนต่อพนักงานและแผนกเพื่อช่วยระบุพื้นที่ที่ค่าใช้จ่ายไม่ถูกแบ่งปันอย่างเท่าเทียมกัน

รักษาสเปรดชีตที่ถูกต้องของค่าใช้จ่ายในบัญชีเงินเดือนทั้งหมด รวมถึงสวัสดิการและโบนัสสำหรับพนักงานแต่ละคน เพื่อกำหนดสิ่งที่คุณใช้จ่ายในทุกชั่วโมงที่ทำงาน ใช้ข้อมูลที่รวบรวมในการวิเคราะห์ต้นทุนของคุณเพื่อสร้างแผนการที่จะช่วยให้ค่าธรรมเนียมการดำเนินการเงินเดือนในอนาคตอยู่ภายใต้การควบคุม ในขณะที่ยังคงรักษาระดับผลิตภาพของพนักงานที่ทำงานให้ทันกำหนดเวลา นอกจากนี้ ให้รู้ว่าคุณจ่ายอะไรไปบ้างในระบบประมวลผลบัญชีเงินเดือนของคุณ และมีค่าใช้จ่ายเท่าใดต่อธุรกรรมหนึ่งรายการ

เลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุดพร้อมค่าธรรมเนียมที่โปร่งใส เพื่อให้คุณเข้าใจว่าเงินแต่ละดอลลาร์มีไว้เพื่ออะไร หากมีการเรียกเก็บเงินแอบแฝงหรือไม่ชัดเจนในใบแจ้งหนี้ของคุณ โปรดติดต่อผู้ให้บริการของคุณทันที เนื่องจากอาจเป็นสัญญาณของบริการบัญชีเงินเดือนที่ไม่มีประสบการณ์หรือไม่ซื่อสัตย์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจโครงสร้างต้นทุนก่อนที่จะลงนามในสัญญาใด ๆ และขอคำชี้แจงหากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีการเรียกเก็บเงินที่น่าประหลาดใจในภายหลัง

แนะนำสำหรับคุณ: บริษัทต่างๆ ใช้ Business Intelligence เพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสมอย่างไร

2. ปรับปรุงกระบวนการรับข้อมูล

การทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของพวกเขาได้ ทำให้พวกเขาดำเนินการและเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น หากคุณใช้สเปรดชีต ให้ลองสร้างสำเนาหลักที่แบ่งปันกับทีมของคุณ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่และแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่โดยไม่ต้องอัปเดตไฟล์หลายไฟล์หรือส่งอีเมลไปมา สร้างกำหนดการสำหรับจัดการกิจกรรมบัญชีเงินเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำตามขั้นตอนเดียวกันทุกครั้งที่ต้องอัปเดตข้อมูลหรือทำการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) สำหรับความถี่ที่คุณตรวจสอบไฟล์กับพนักงาน ทำการตรวจสอบตามอัตราค่าจ้าง ฯลฯ เพื่อให้ทุกคนทราบความรับผิดชอบของตนในแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ เลือกใช้ตัวเลือกการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงบัญชีเงินเดือนของคุณ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับการประมวลผลด้วยตนเองหรือสเปรดชีต ด้วยข้อมูลบัญชีเงินเดือนที่ถูกต้อง คุณสามารถติดตามและอัปเดตสิ่งต่างๆ เช่น เวลาทำงาน อัตราค่าจ้างตามตำแหน่งงานหรือระดับประสบการณ์ การขึ้นเงินเดือนสำหรับพนักงานที่อยู่กับบริษัทของคุณมานาน เป็นต้น

3. ค้นหาว่าแผนกอื่นๆ ต้องการอะไรจริงๆ

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่บริษัททำเมื่อพยายามปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนให้มีประสิทธิภาพคือการที่พวกเขาไม่ปรึกษากับแผนกอื่นๆ โดยเฉพาะการบัญชี หากแผนกธุรกิจของคุณไม่สามารถเข้าถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ตลอดเวลา คุณไม่มีทางคาดคิดว่ากระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณจะดำเนินไปโดยไม่มีปัญหา ค้นหาว่าแผนกอื่นๆ ต้องการอะไรจริง ๆ และทำให้ได้รับข้อมูลที่ต้องการในทันที

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีโมเดลธุรกิจแบบง่ายๆ ที่แผนกบัญชีของคุณต้องการเพียงทราบจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่พนักงานแต่ละคนทำงาน ก็ไม่จำเป็นต้องสร้างรายการสมุดรายวันทางบัญชี อย่างไรก็ตาม หากมีรายการบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนซึ่งจำเป็นต้องทำเพื่อให้งบการเงินและภาษีของบริษัทของคุณได้รับการยื่นอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการเหล่านี้ได้รับการจัดทำบัญชี โดยการให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่แต่ละแผนก คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณ

4. จัดการการลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การลงทะเบียนพนักงานในบัญชีเงินเดือนเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเช็คเงินเดือนของพวกเขาจะถูกส่งตรงเวลาและในปริมาณที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม เมื่อนายจ้างมีพนักงานจำนวนมากที่จะลงทะเบียนในบัญชีเงินเดือน อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดำเนินการนี้ การใช้ทรัพยากรอันมีค่าของบริษัทอย่างไม่มีประสิทธิภาพนี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากต่อความผิดพลาดของมนุษย์ที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก นายจ้างควรทำให้กระบวนการลงทะเบียนเป็นไปโดยอัตโนมัติแทน

พิจารณารวมสิ่งนี้เข้ากับโซลูชันการเริ่มงานอัตโนมัติที่สามารถลงทะเบียนพนักงานใหม่ในแผนกทรัพยากรบุคคลและบริการอื่นๆ ของบริษัท เช่น สวัสดิการหรือภาษีเงินเดือน นอกจากนี้ คุณควรเปิดใช้งานการปรับอัตโนมัติเมื่อสถานะของพนักงานเปลี่ยนไป เช่น เมื่อพนักงานได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือย้ายระหว่างแผนก การลงทะเบียนอัตโนมัติในบัญชีเงินเดือนเป็นขั้นตอนใหญ่ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทั้งหมดและทำให้วันจ่ายเงินเดือนของคุณราบรื่นยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องใช้เทคโนโลยีเพิ่มเติมใดๆ

คุณอาจชอบ: Business Reputation Management – ​​A Definitive Guide.

5. เปิดรับเทคโนโลยีทางธุรกิจใหม่ๆ

อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณคือการใช้เทคโนโลยีทางธุรกิจใหม่ๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำงานหลายอย่างโดยอัตโนมัติ และทำให้พนักงานและหัวหน้าแผนกจัดการหลายโครงการพร้อมกันได้ง่ายขึ้น คุณสามารถทำได้โดยใช้ระบบออนไลน์ที่ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ดำเนินการชำระเงินโดยอัตโนมัติ เช่น การรายงานและการออกใบแจ้งหนี้

พิจารณาตัวเลือกเหล่านี้:

• ทำให้การบอกเวลาของคุณเป็นแบบอัตโนมัติด้วยแอปบันทึกเวลาหรือให้อุปกรณ์โหลดใบบันทึกเวลาของพนักงานไว้ล่วงหน้าซึ่งพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ด้วยตัวเอง โซลูชันเช่นนี้ไม่จำเป็นต้องให้คุณคำนวณชั่วโมงทำงานและการประทับเวลาด้วยตนเอง ทำให้เป็นกระบวนการง่ายๆ
• การลงทุนที่สามารถช่วยสร้างใบแจ้งหนี้และส่งออกทางอิเล็กทรอนิกส์ ลดเวลาที่ใช้ในงานธุรการ เช่น การเรียกเก็บเงินลูกค้าหรือการออกบัญชีเงินเดือน
• ให้พนักงานจัดการคำขอลาหยุดและรายงานค่าใช้จ่ายของตนเองโดยใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถส่งคำขอเมื่อจำเป็นและติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์
• ใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนรับทราบเมื่อต้องทำการเปลี่ยนแปลง ส่งคำขอลา หรือตรวจสอบค่าใช้จ่าย

เมื่อลงทุนในเทคโนโลยีทางธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเทคโนโลยีนี้โดยการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือแต่ละอย่าง การทำเช่นนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนใช้ระบบเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลหรือตรวจสอบปัญหา

6. ติดตามการเปลี่ยนแปลงกฎหมายใหม่

นอกจากนี้ คุณควรเข้าใจผลกระทบของกฎหมายใหม่ที่มีต่อธุรกิจของคุณ และผลกระทบต่อการจ่ายเงินเดือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ล้าหลังทันทีที่มีผลบังคับใช้ กฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐมักให้กรอบเวลาสำหรับธุรกิจในการปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม คุณต้องการดำเนินการโดยเร็วที่สุด คุณไม่ต้องการที่จะพบว่าตัวเองเล่นตามทันเมื่อถึงกำหนดเวลา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงใหม่ทั้งหมดได้รับการดำเนินการอย่างทันท่วงที โปรดทราบว่าส่วนหนึ่งของการดูแลให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนมีความคล่องตัวนั้นเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมาย การหยุดชะงักใดๆ ของกระบวนการที่มีอยู่ของคุณเนื่องจากขาดการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนทั้งหมดของคุณตกรางได้ง่าย และอาจทำให้คุณเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือพนักงานทุกคนจะได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้างหรือการหักเงินภายในกฎหมายใหม่

7. รวมบัญชีเงินเดือนเข้ากับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่นๆ

อีกวิธีในการปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณคือการรวมเข้ากับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่นๆ คุณสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการที่มีการผสานรวมขั้นสูง เช่น Xero, FreshBooks และอื่นๆ โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีที่ได้รับความนิยมส่วนใหญ่ในปัจจุบันมาพร้อมกับบริการบัญชีเงินเดือนในตัว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลทางการเงินจากโปรแกรมเหล่านี้ไปยังระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ คุณจึงไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ซึ่งช่วยให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนมีความแม่นยำมากขึ้น ลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และทำให้ตัวคุณเองง่ายขึ้นเมื่อยื่นภาษีตอนสิ้นปี การรวมบัญชีเงินเดือนของคุณเข้ากับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่นๆ สามารถช่วยลดเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ ทำให้คุณมีเวลามากขึ้นสำหรับความรับผิดชอบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก กระบวนการแบบบูรณาการสามารถช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของบริษัทในขณะเดียวกันก็สบายใจได้ว่าการจ่ายเงินเดือนของคุณจะถูกจ่ายอย่างถูกต้องและรวดเร็ว

8. รับการสนับสนุนที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการ

บางครั้ง คุณอาจพบปัญหาบัญชีเงินเดือนที่คุณไม่พร้อมที่จะแก้ไขด้วยตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่น หากมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีที่ซับซ้อนหรือ IRS มีคำถามเกี่ยวกับภาษีเงินเดือนของคุณ คุณควรขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ ผู้เชี่ยวชาญนี้สามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหรือนักบัญชีที่มีประสบการณ์ในการประมวลผลเงินเดือน คุณคงไม่อยากปล่อยให้ธุรกิจของคุณประสบปัญหาเพราะคุณไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทันท่วงที ที่นั่นการขอความช่วยเหลือจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่าจะมีประโยชน์

คุณอาจชอบ: วิธีใช้ LinkedIn เพื่อสร้างโอกาสในการขายเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจของคุณ

การจัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณควรจะเป็นเรื่องง่าย

เมื่อคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้แล้ว กระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณควรง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้บริการจากภายนอกหรือจัดการภายในบริษัท คุณควรจะทำบัญชีเงินเดือนให้เสร็จเร็วขึ้น โปรดจำไว้ว่าการเอาท์ซอร์สไม่ได้หมายถึงการมอบความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ HR และวัฒนธรรมบริษัท ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการภายนอกสามารถจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้เช่นกัน ประโยชน์ของกระบวนการที่คล่องตัวนั้นชัดเจน แต่เวลาและความพยายามที่เกี่ยวข้องในการเริ่มต้นใช้งานก็เช่นกัน

ดังนั้น ให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาในการทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการและลำดับความสำคัญของบริษัทของคุณอยู่ที่ใด จากนั้นคุณสามารถใช้กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้