คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างงบประมาณเหตุการณ์
เผยแพร่แล้ว: 2022-05-20คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผนงานกิจกรรมหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นขอแสดงความยินดี! ย่อหน้าต่อไปนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น การสร้างงบประมาณสำหรับกิจกรรมของคุณอาจดูน่ากลัว แต่ก็ไม่จำเป็น คุณสามารถมั่นใจได้ว่างานของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีเรื่องน่าประหลาดใจทางการเงินใดๆ โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้
ประเมินค่าใช้จ่ายโดยรวมของกิจกรรมของคุณ
เมื่อวางแผนงานกิจกรรม ขั้นตอนแรกอย่างใดอย่างหนึ่งคือการสร้างงบประมาณ วิธีนี้จะช่วยคุณประเมินค่าใช้จ่ายโดยรวมของงานกิจกรรม และทำให้แน่ใจว่าคุณมีเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมด นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างงบประมาณเหตุการณ์:
- ประเมินจำนวนแขกที่จะเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ วิธีนี้จะช่วยคุณประเมินราคาอาหาร เครื่องดื่ม และอุปกรณ์อื่นๆ
- กำหนดสถานที่จัดงานของคุณ ซึ่งจะส่งผลต่อค่าเช่าสถานที่ ค่าตกแต่ง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่จัดงาน
- พิจารณาต้นทุนความบันเทิงและกิจกรรมต่างๆ ซึ่งอาจรวมถึงการจ้างนักดนตรีหรือนักแสดงคนอื่นๆ และค่าวัสดุหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับกิจกรรม
- รวมต้นทุนค่าโสหุ้ยทั้งหมดเพื่อประมาณค่าใช้จ่ายโดยรวมของงานกิจกรรมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมด้วย เช่น การประกันภัยหรือใบอนุญาต
แบ่งค่าใช้จ่ายออกเป็นหมวดหมู่
เมื่อคุณได้ประมาณการค่าใช้จ่ายโดยรวมของงานแล้ว ก็ถึงเวลาแบ่งค่าใช้จ่ายเหล่านั้นออกเป็นหมวดหมู่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเงินทั้งหมดไปอยู่ที่ใด และระบุพื้นที่ที่คุณสามารถประหยัดเงินได้ ต่อไปนี้คือหมวดหมู่งบประมาณเหตุการณ์ทั่วไปบางส่วน:
- อาหารและเครื่องดื่ม: ซึ่งจะรวมถึงค่าจัดเลี้ยงและเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ที่จะเสิร์ฟในงาน
- การ ตกแต่ง: อาจรวมถึงการเช่าเฟอร์นิเจอร์หรือของตกแต่งอื่นๆ และค่าใช้จ่ายในการจัดดอกไม้
- ความบันเทิง: ซึ่งอาจรวมถึงการจ้างนักดนตรีหรือนักแสดงคนอื่นๆ และค่าวัสดุหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับกิจกรรม
- การ เช่าสถานที่: จะเป็นค่าเช่าพื้นที่จัดงานและค่าธรรมเนียมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้พื้นที่
- อื่นๆ: ซึ่งอาจรวมถึงค่าประกัน ค่าใบอนุญาต และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ
กำหนดจำนวนเงินที่คุณต้องการสำหรับแต่ละหมวดหมู่
เมื่อคุณมีรายการหมวดหมู่กิจกรรมทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาประเมินว่าคุณจะต้องใช้เงินเป็นจำนวนเท่าใดสำหรับแต่ละรายการ
- เริ่มต้นด้วยการพิจารณางบประมาณโดยรวมของคุณและกำหนดจำนวนเงินที่คุณสามารถจัดสรรให้กับแต่ละหมวดหมู่ได้ตามความเป็นจริง วิธีนี้จะช่วยให้คุณอยู่ในงบประมาณในขณะที่ยังมั่นใจได้ว่างานของคุณจะประสบความสำเร็จ
- จากนั้นเริ่มค้นคว้าราคาสำหรับผู้ขายและซัพพลายเออร์ต่างๆ ในแต่ละหมวดหมู่ นี้จะช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณต้องการงบประมาณสำหรับแต่ละรายการหรือบริการ
- สุดท้าย เริ่มมองหาวิธีลดต้นทุนในแต่ละประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจได้รับส่วนลดสำหรับการจัดเลี้ยงโดยการสั่งซื้อล่วงหน้าหรือค้นหาของตกแต่งที่ถูกกว่าโดยการช้อปปิ้งที่ร้านค้าลดราคา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงข้อตกลงหรือคูปองใด ๆ ที่คุณอาจใช้ได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเงินในหมวดหมู่กิจกรรมทั้งหมดได้
หาวิธีลดต้นทุน
เมื่อคุณมีความคิดที่ดีว่าต้องใช้เงินเท่าไรสำหรับกิจกรรมแต่ละประเภท ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มมองหาวิธีลดค่าใช้จ่าย มีสองสามวิธีที่คุณสามารถทำได้:
- มองหาส่วนลด: ผู้ขายและซัพพลายเออร์จำนวนมากเสนอส่วนลดสำหรับกิจกรรม ดังนั้นอย่าลืมสอบถามเกี่ยวกับการประหยัดที่เป็นไปได้
- เลือก ซื้อของ: รับใบเสนอราคาจากผู้ขายและซัพพลายเออร์หลายรายก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้าย วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะได้ราคาดีที่สุด
- ทำเอง: หากคุณเต็มใจและสามารถทำได้ มีงานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมมากมายที่คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองแทนที่จะจ้างคนอื่นให้ทำ นี้สามารถประหยัดเงินเป็นจำนวนมาก
สร้างไทม์ไลน์สำหรับการชำระเงิน
เมื่อคุณสรุปงบประมาณและเลือกผู้ขายและซัพพลายเออร์ทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างไทม์ไลน์สำหรับการชำระเงิน นี้จะช่วยให้คุณอยู่ในการติดตามและหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลาที่สำคัญใดๆ อย่าลืมใส่ข้อมูลต่อไปนี้ในไทม์ไลน์การชำระเงินของคุณ:
- วันที่ครบกำหนดชำระเงินแต่ละครั้ง จะช่วยให้คุณชำระเงินทั้งหมดได้ตรงเวลา
- ชื่อและข้อมูลติดต่อของบุคคลหรือบริษัทที่จะถึงกำหนดชำระเงิน จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณชำระเงินให้กับบุคคลหรือบริษัทที่ถูกต้อง
- จำนวนเงินที่ชำระ จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกินในพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่ง
- คำแนะนำพิเศษใดๆ ในการชำระเงิน จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณปฏิบัติตามคำแนะนำพิเศษที่ผู้ขายหรือซัพพลายเออร์อาจมี
เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้และติดตามความคืบหน้า คุณจะมั่นใจได้ว่างานของคุณจะอยู่ภายในงบประมาณและดำเนินไปอย่างราบรื่น
ติดตามความคืบหน้าของคุณไปพร้อมกัน!
เมื่อคุณเริ่มใช้งบประมาณ การติดตามความคืบหน้าและดำเนินการตามแผนเป็นสิ่งสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุพื้นที่ที่คุณใช้จ่ายเกินตัวหรือจุดที่คุณอาจต้องลดค่าใช้จ่าย มีหลายวิธีที่คุณสามารถติดตามงบประมาณของคุณได้:
- สร้างสเปรดชีต: ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณสามารถป้อนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทั้งหมดได้ในที่เดียว และดูว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ใด
- ใช้ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณ: ซอฟต์แวร์ ติดตามงบประมาณงานกิจกรรมระดับมืออาชีพสามารถช่วยติดตามงบประมาณงานกิจกรรมของคุณได้ นี่เป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์หากคุณไม่สะดวกในการใช้สเปรดชีต
- ทำการคำนวณด้วยตนเอง: หากต้องการ คุณยังสามารถติดตามงบประมาณของคุณโดยทำการคำนวณด้วยตนเอง นี่อาจเป็นตัวเลือกที่ดีหากคุณมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยในการติดตาม
ไม่ว่าคุณจะเลือกติดตามงบประมาณด้วยวิธีใด สิ่งสำคัญคือคุณต้องตรวจสอบการใช้จ่ายและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น
สรุป
การสร้างงบประมาณสำหรับงานครั้งต่อไปของคุณไม่ต้องเครียดหรือยาก เมื่อทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่างานของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและอยู่ในงบประมาณ
เริ่มต้นด้วยการประเมินค่าใช้จ่ายโดยรวมของงานกิจกรรมของคุณ จากนั้นแบ่งย่อยออกเป็นหมวดหมู่ ถัดไป กำหนดจำนวนเงินที่คุณต้องการสำหรับแต่ละประเภทและค้นหาวิธีลดค่าใช้จ่ายในทุกที่ที่ทำได้ สุดท้าย สร้างไทม์ไลน์สำหรับการชำระเงินและติดตามความคืบหน้าของคุณ!