ขั้นตอนสำคัญของการจัดการสัญญาที่ต้องรู้

ธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กไม่สามารถดำเนินการได้โดยไม่มีข้อตกลง สัญญาตกลงกับคู่สัญญาที่บังคับใช้ตามกฎหมายโดยการสร้าง กำหนด และควบคุมสิทธิและภาระผูกพันร่วมกันระหว่างทั้งสองฝ่าย

มีการใช้สัญญามานานก่อนการพัฒนาอุตสาหกรรม และเศรษฐกิจแบบทุนนิยมก็เกิดขึ้น ย้อนกลับไปในสมัยของกษัตริย์และอาณาจักรของพวกเขา ข้อตกลงต่างๆ จะเป็นตัวกำหนดเงื่อนไขของข้อตกลง และฝ่ายต่างๆ จำเป็นต้องรักษาข้อกำหนด

เมื่อหลายทศวรรษผ่านไปและโลกได้รับการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านไม่ได้ ปัจจัยพื้นฐานเบื้องหลังสัญญายังคงเหมือนเดิม การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการในการจัดการสัญญา ซึ่งรวมถึงการจัดการข้อตกลง ตั้งแต่แหล่งที่มาจนถึงการดำเนินการโดยฝ่ายที่เลือก และการสิ้นสุดสัญญาในท้ายที่สุด

เนื่องจากสัญญามีหลายแง่มุม ฝ่ายบริหารสัญญาจึงได้แนะนำระดับ/ขั้นตอนต่างๆ เพื่อแสดงถึงทุกแง่มุมของข้อตกลง องค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการสัญญาเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการเงินให้สูงสุด ในขณะเดียวกันก็ระบุและลดความเสี่ยงทางการเงินและชื่อเสียงที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของสัญญา

พื้นฐานของการจัดการสัญญา

ในการจัดการงานและผู้ที่เกี่ยวข้องในสัญญา ทีมงานต้องเข้าใจงาน ทรัพยากร และเวลาที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์อย่างชัดเจน ความเข้าใจที่ชัดเจนในทุกแง่มุมเหล่านี้เป็นรากฐานของการจัดการสัญญา

ประโยชน์ของการจัดการสัญญา

• รักษาคุณภาพของงาน: กระบวนการจัดการสัญญาทั้งหมดมีจุดมุ่งหมายเพื่อรักษาคุณภาพของงานที่ทำ ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าที่สุด ช่วยให้มั่นใจได้ว่าบริษัทจะได้รับความคุ้มค่าสูงสุดจากทุกสัญญาที่เข้าทำ ทำได้โดยการระบุและลดความเสี่ยงด้านการเงินและชื่อเสียง
• การควบคุมโครงการที่ ดีขึ้น : การจัดการโครงการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการงานระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้น ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานเริ่มต้นอย่างถูกต้อง
• รายได้ที่ เพิ่มขึ้น: รายได้ที่สูงขึ้นจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการจัดการสัญญา มันเกิดขึ้นในสองวิธี ประการแรก บริษัทสามารถแข่งขันในตลาดและชนะสัญญาเพิ่มเติมได้ ประการที่สอง งานที่บริษัททำนั้นมีคุณภาพสูงขึ้น ให้ผลลัพธ์คุณภาพสูงกว่า และธุรกิจสามารถเรียกเก็บเบี้ยประกันภัยได้

การจัดการสัญญาเทียบกับ การบริหารสัญญา

ความทะเยอทะยานของการจัดการสัญญาอยู่ภายใต้วงจรชีวิตทั้งหมดตั้งแต่การสร้างจนถึงการยุติ อย่างไรก็ตาม การบริหารสัญญาได้รวมเอากระบวนการต่างๆ ที่เข้าสู่การออกแบบสัญญาระหว่างสองฝ่าย รอบการบริหารสัญญาสิ้นสุดลงเมื่อตกลงและลงนามในสัญญา ในเวลาเดียวกัน การจัดการสัญญาจะเริ่มขึ้นหลังจากการลงนามและสิ้นสุดลงด้วยการบอกเลิกสัญญา

ผู้ดูแลสัญญามีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้ทั้งสองฝ่ายพอใจกับสัญญาที่พวกเขาสร้างขึ้นร่วมกัน ในทางกลับกัน ผู้จัดการสัญญาต้องแน่ใจว่าทุกฝ่ายในข้อตกลงปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมด

ขั้นตอนของการจัดการสัญญา

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การจัดการสัญญาเป็นมากกว่าแค่การลงนามในข้อตกลง มันเกี่ยวข้องกับชุดของการดำเนินการที่แนะนำและพัฒนากระบวนการสำหรับการจัดการทุกโหนดในข้อตกลง เป็นไปได้โดยการรักษาทุกอย่างชัดเจนและทั่วถึงในสัญญา

เวทีสร้างสรรค์

เรารู้ว่าการวางแผนมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของกลยุทธ์ใดๆ ผู้จัดการที่ดีมักจะวางแผนสำหรับโครงการของตน ขั้นตอนการสร้างการจัดการสัญญาเกี่ยวข้องกับการสร้างแผนงานที่ยืดหยุ่นเพื่อใช้ในสถานการณ์ฉุกเฉินบางประการ

ขั้นตอนการสร้างเป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสัญญาที่ยาวไกลและทั่วถึง ในขั้นตอนนี้ คุณจะประเมินความต้องการและทรัพยากรของบริษัท ซึ่งรวมถึงการระดมสมององค์ประกอบที่สำคัญของกลยุทธ์สัญญา ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนที่ตามมาทั้งหมดชัดเจนและป้องกันข้อผิดพลาด และทำให้พร้อมสำหรับการแสดงด้นสดในระหว่างเหตุการณ์ฉุกเฉิน คุณลักษณะที่ควรได้รับการดูแลในระหว่างขั้นตอนการวางแผนคือ:

• ประเภทของสัญญาที่จะจัดการ
• มาตรฐานที่ใช้ในข้อตกลง
• ความรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
• ข้อกำหนดสำหรับประสิทธิภาพสูงสุดของงาน
• ปัญหา/คอขวดในแต่ละขั้นตอนและแนวทางแก้ไขที่ตามมา
• ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามกลยุทธ์สัญญา

ขั้นตอนการสร้างจะกำหนดพื้นฐานสำหรับขั้นตอน/ระดับต่อไปนี้

เวทีความร่วมมือ

ขั้นตอนการทำงานร่วมกันเกิดขึ้นหลังจาก Creation ซึ่งมีการจัดตั้งรากฐานการจัดการสัญญา ส่วนใหญ่ช่วยในการนำพื้นฐานที่กำหนดไว้สำหรับสัญญาใหม่และสัญญาใหม่ นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการพัฒนาข้อตกลงทั่วไปใหม่ ๆ สำหรับสถานการณ์ในชีวิตประจำวันและสถานการณ์ที่น่าเบื่อหน่าย ความท้าทายที่ผู้จัดการสัญญาต้องเผชิญในขั้นตอนนี้คือการสร้างสมการที่มอบสิ่งที่จำเป็นพร้อมทั้งลดความเสี่ยง

เวทีกลายเป็นเรื่องง่ายที่สุดสำหรับสถานการณ์ในชีวิตประจำวัน ผู้จัดการทุกคนจำเป็นต้องค้นหาประเภทสัญญาที่ถูกต้องและเจาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในขณะที่ทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารสัญญาเล็กน้อยหรือไม่มีเลย อย่างไรก็ตาม งานจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเมื่อมีการอภิปรายถึงสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น ในกรณีนี้ ระเบียนใหม่จะถูกจัดทำขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด มาตรฐาน และสิทธิ์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ติดตามสถานะก่อนการติดต่อเพื่อสรุปสัญญา

ขั้นตอนการลงนาม

ขั้นตอนการลงนามเป็นขั้นตอนต่อไปที่สำคัญที่สุดในการจัดการสัญญา นี่คือที่ที่คุณพยายามดำเนินการตามกลยุทธ์ที่คุณวางแผนไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า นอกจากนี้ยังเป็นขั้นตอนที่คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเพื่อช่วยดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับสัญญา ซอฟต์แวร์นี้ยังเป็นที่รู้จักสำหรับการย้ายสัญญากับที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเป็นเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามและจัดการสัญญาผ่านขั้นตอนต่างๆ ของวงจรชีวิตได้ ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถต่ออายุการแจ้งเตือน การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด บันทึกลายเซ็นดิจิทัล และจัดการเทมเพลตสัญญา

คุณลักษณะที่สำคัญอีกประการของขั้นตอนการดำเนินการคือการเริ่มต้นใช้งาน มีการทำให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายในสัญญาเข้าใจวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ของสัญญาและผู้จัดการสัญญา และยังสบายใจกับเครื่องมือที่ใช้งาน

โพสต์ความสมบูรณ์ของขั้นตอน Implementation ตามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลทั้งสอง มาถึงขั้นตอนการส่งมอบ ซึ่งจะทำให้แน่ใจว่าสัญญาไม่มีข้อผิดพลาดและข้อบกพร่อง ทุกบทบาท ความรับผิดชอบ เหตุการณ์สำคัญ และเป้าหมายได้รับการยืนยัน

ระยะติดตาม

เมื่อเป้าหมายทั้งหมดที่อธิบายไว้ในสัญญาของคุณเป็นจริง ดังนั้นจึงเป็นขั้นตอนที่คุณควรให้ความสนใจมากขึ้นกับข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้ในข้อตกลงและดำเนินการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเกิดขึ้นตามที่ควรจะเป็น

บทบาทของผู้จัดการในขั้นสัญญาคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนและเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในสัญญา พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการระบุปัญหาและมีระบบเตือนภัยล่วงหน้า

ผู้จัดการสามารถรับแรงบันดาลใจจากขั้นตอนการวางแผนสำหรับขั้นตอนนี้ หนึ่งสามารถจัดทำรายการองค์ประกอบสัญญาทั้งหมดที่ได้รับคำสั่งอย่างถูกต้องเพื่อตรวจสอบและตรวจสอบ จะไม่เพียงแค่ปล่อยให้ส่วนใดส่วนหนึ่งของสัญญาไม่ถูกตรวจสอบ แต่จะเป็นวิธีที่รวดเร็วในการค้นหาความเบี่ยงเบนระหว่างองค์ประกอบที่ตกลงไว้กับงานที่ดำเนินการ

ขั้นตอนการต่ออายุ

ขั้นตอนการต่ออายุไม่ใช่ขั้นตอนโดยพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม มันกลายเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องที่จะต้องใส่ใจกับมันหลังจากระยะสัญญา แต่หลักการของขั้นตอนการต่ออายุควรนำไปใช้ในทุกสถานที่

ระยะการต่ออายุในการจัดการสัญญาเป็นสถานการณ์หลักในวงจรอายุสัญญาของคุณ ซึ่งคุณตัดสินใจว่าต้องการเริ่มสัญญาต่อหรือยุติสัญญา เนื่องจากมีบทลงโทษหรือการดำเนินการผิดนัด ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามข้อตกลง การพิจารณาการสิ้นสุดของสัญญาในเชิงรุกในการตัดสินใจในสัญญาอื่นๆ ของคุณจึงมีความสำคัญมากขึ้น

การต่ออายุเกี่ยวข้องกับการประเมินประสิทธิภาพของสัญญาและการตัดสินใจหลายอย่างที่รวมถึงการต่ออายุและการเปลี่ยนแปลงในสัญญาหากจำเป็น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรตระหนักถึงการสิ้นสุดและวันที่ต่ออายุ และให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายมีเวลาเพียงพอในการรวบรวมข้อมูลก่อนที่การตัดสินใจจะผูกมัดในสัญญาอื่น

ระยะหลังทำสัญญา

ระยะหลังสัญญาคือข้อสรุปของสัญญา เป็นไปตามการสิ้นสุดของสัญญา ในขั้นตอนนี้ การดูแลทำความสะอาดจะช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำอย่างถูกต้อง ออกหรือชำระใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย และจัดเก็บสัญญา

นอกจากนี้ ผู้จัดการสัญญาหลายคนมักจะดำเนินการชันสูตรพลิกศพกับผู้ติดต่อของตนเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับสำหรับสัญญาครั้งต่อไป ชันสูตรพลิกศพนี้ให้ข้อมูลที่มีค่าและการเรียนรู้ที่จะปรับปรุงผลลัพธ์ของสัญญาในอนาคตอย่างแน่นอน

บทสรุป

สัญญาจะดีพอๆ กับบุคคลที่จัดการสัญญาเท่านั้น ไม่ว่าเงื่อนไขในสัญญาจะดีแค่ไหน ก็ไม่มีคู่สัญญาในสัญญาใดๆ ที่จะกลับบ้านได้หากไม่ได้รับการจัดการอย่างเพียงพอ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์อย่างมีระเบียบวินัยเพื่อให้ได้สัญญาที่ดีที่สุด

คุณยังดูได้จากที่ที่จะรับเทมเพลตเอกสารทางกฎหมายสำหรับสัญญาของคุณ