วิธีสร้างทีมการตลาดเนื้อหาระยะไกลให้สำเร็จ

แขกโพสต์นี้เขียนโดย Andre Oentoro จาก Breadnbeyond

ขณะนี้เคส Coronavirus ยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทั่วโลก มีบริษัทจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่เปิดตัวการทำงานระยะไกลภาคบังคับ

สถานการณ์นี้อาจทำให้คุณอยู่ในบริเวณขอบรกชั่วขณะ และคุณพบว่าตัวเองถามว่า " ทีมการตลาดจะตั้งค่าสภาพแวดล้อมระยะไกลที่มีประสิทธิภาพสูงได้อย่างไร “

สำหรับคุณแล้ว การทำงานจากที่บ้านก็หมายความว่า:

• คุณและทีมของคุณไม่สามารถพบปะและพูดคุยเรื่องไทม์ไลน์และงานต่อหน้าไวท์บอร์ดเดียวกันได้
• คุณจะไม่สามารถรวมตัวกันรอบโต๊ะในห้องประชุมเพื่อระดมความคิดได้
• เมื่อความผิดหวังของบล็อกของนักเขียนมาถึง คุณไม่สามารถรักษาตัวเองด้วยช่วงพักดื่มกาแฟ

อย่างไรก็ตาม แม้กระทั่งก่อนเกิดการระบาดใหญ่ การทำงานทางไกลเป็นคำที่นิยมมานานแล้ว แต่ไม่ว่าคุณจะพยายามผ่อนคลายด้วยวิธีใด การเปลี่ยนไปใช้การสื่อสารโทรคมนาคมอย่างไม่คาดฝันดูเหมือนจะเป็นภารกิจที่ยิ่งใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณและทีมของคุณเป็นพนักงานที่ทำงานประจำอยู่เสมอ

ด้วยเหตุนี้ จึงมีคำแนะนำโดยย่อในการเตรียมความพร้อมให้กับทีมการตลาดของคุณและทำให้กลยุทธ์การตลาดเนื้อหาดำเนินไปอย่างราบรื่นใน "วิถีปกติใหม่" นี้

1. ทำความเข้าใจกับสิ่งกีดขวาง

ในสำนักงาน หลุมใดๆ ในกระบวนการเวิร์กโฟลว์จะถูกเปิดเผยทันทีเนื่องจากทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน ตอนนี้เรื่องราวแตกต่างกันมาก

ต่อไปนี้คือความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดบางส่วนที่เครื่องมือระยะไกลได้ทำการสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้ เพื่อให้คุณสามารถพับแขนเสื้อได้:

ทีมการตลาดของคุณอาจมีความท้าทายจากระยะไกลทั่วไปเหล่านี้ ด้วยกิจวัตรที่ไม่ธรรมดาเช่นนี้ ต้องใช้เวลาในการทำความคุ้นเคย ตอนนี้ เราจะเจาะลึกมากขึ้นเกี่ยวกับความท้าทายสามอันดับแรกที่คุณและทีมของคุณอาจเผชิญบนท้องถนน

ให้ทุกคนอยู่ในเพจเดียวกัน

ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ทำให้คุณกังวลคือการค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานร่วมกันและต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจตรงกันในทุกย่างก้าวจากสถานที่ห่างไกล

เมื่อคุณอยู่ในสำนักงาน คุณสามารถสื่อสารกับสมาชิกในทีมได้ตลอดเวลาที่คุณพบงานที่ไม่ชัดเจนในโครงการ วิธีนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนในทีมอยู่ในเพจอย่างง่ายดาย

เมื่อคุณอยู่ห่างไกลกัน จะต้องมีการลงทุนมากขึ้นในการสื่อสารในทีมเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการในทีมของคุณดำเนินไปตามลำดับการวางแผนและการดำเนินการอย่างเป็นระบบ

เอาชนะความฟุ้งซ่านและความเหงา

หนึ่งในความท้าทายที่สำคัญเมื่อต้องทำงานทางไกลคือการพยายามสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของชีวิตการทำงานและชีวิตที่บ้าน สำหรับบางคน ภาพจะเบลออย่างไม่น่าเชื่อ

มีสิ่งรบกวนมากเกินไปที่สามารถบ่อนทำลายความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ เป็นผลให้คุณไม่สามารถบรรลุได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ต่อไปนี้คือสิ่งรบกวนสมาธิทั่วไปที่คุณอาจเผชิญที่บ้าน:

• หน้าที่การบ้าน
• เด็กหรือสมาชิกในครอบครัว
• เข้าถึงเนื้อหาได้ทันทีผ่านบริการสตรีมมิ่งที่หลากหลาย
• สื่อสังคม
• การแจ้งเตือนทางโทรศัพท์มือถือ
• …

นอกจากสิ่งรบกวนสมาธิแล้ว ยังมีช้างอยู่ในห้องเสมอ – ความเหงา

หากไม่มีสัญญาณทางสังคมแบบตัวต่อตัวที่บ้านก็ง่ายที่จะรู้สึกเหงา และไม่ว่าคุณต้องการปฏิเสธอย่างไร ความเหงาคือการต่อสู้ครั้งใหญ่ที่สุดที่พนักงานส่วนใหญ่ (27%) ต้องเผชิญขณะทำงานนอกสถานที่

การจัดการการทำงานร่วมกันของทีม

สำนักงานเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการสร้างวัฒนธรรมของบริษัทที่เชื่อมโยงพนักงานแต่ละคนเพื่อสร้างทีมที่แข็งแกร่ง

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการตลาดเนื้อหาที่ต้องการเวิร์กโฟลว์ที่มีการจัดระเบียบและวางแผนมาอย่างดีเพื่อให้ทีมมีสมาธิจดจ่อกับความพยายามด้านเนื้อหา ด้วยสมาชิกในทีมที่กระจายตัวตามสถานที่ต่างๆ หลายคนจึงหลงทางหรือซ่อนตัวอยู่หลังสายโทรศัพท์ได้ง่าย

ในกรณีนี้ การทำงานร่วมกันอย่างสร้างสรรค์สำหรับการสร้างเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมอาจประสบปัญหาหากทีมไม่สามารถแชร์พื้นที่เดียวกันได้

2. นำทีมมารวมกัน

การรวมทีมการตลาดของคุณเข้าด้วยกันและทำให้พวกเขามีส่วนร่วมระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัวนั้นยาก อย่าว่าแต่ในสถานการณ์การทำงานระยะไกล

โชคดีที่แม้จะไม่มีการเตรียมการ มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การทำงานระยะไกลประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้คือรายการเคล็ดลับที่มีประโยชน์ซึ่งจะช่วยให้คุณตั้งค่าการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่น

วางแผน. วางแผน. วางแผน.

การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จและการสื่อสารที่ชัดเจน ก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มทำงานจากระยะไกล ให้ลองทำดังต่อไปนี้:

• จดบันทึกเกี่ยวกับการ เปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน และวิธีที่ทีมของคุณจะจัดการกับสิ่งนั้น
• ช่วยทีมของคุณหา สิ่งที่พวกเขาควรทำ และ สร้างความคาดหวัง ตามความเป็นจริงสำหรับนโยบายการทำงานระยะไกล
• สร้างกลยุทธ์ที่มั่นคงซึ่งกำหนดว่า โครงการใดมีความสำคัญ รวมถึงโครงการที่สามารถทำได้และไม่สามารถทำได้จากที่บ้าน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีม สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีที่ จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

กำหนดขอบเขตที่ชัดเจน

ทุกทีมมีนกแต่เช้าและนกเค้าแมวกลางคืน ดังนั้นเวลาทำงานของพวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะแตกต่างกัน ในกรณีเช่นนี้ จำเป็นต้องทับซ้อนกันในช่วงเวลาทำการที่ตกลงกันไว้เมื่อทุกคนในทีมพร้อม

เพียงถามทีมของคุณเกี่ยวกับเวลาที่ต้องการสำหรับการประชุมหรือเวลาที่พวกเขาสามารถโต้ตอบในแบบเรียลไทม์สำหรับการสนทนาบางรายการ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะรู้สึกเข้าใจและรับรู้

ท้ายที่สุด การกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณและทีมของคุณมีไหวพริบและมีความสุขในขณะทำงานจากที่บ้าน

อย่าลืมปฏิทินเนื้อหาของคุณ

ปฏิทินเนื้อหาช่วยให้คุณมีสมาธิและจัดระเบียบทีมได้ ช่วยให้ทีมของคุณมั่นใจได้ว่าแคมเปญการตลาดเนื้อหาทั้งหมด (รวมถึงแผนการตลาดวิดีโอ ความพยายาม SEO ฯลฯ) มีเป้าหมายเดียวกัน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างปฏิทินเนื้อหาจาก จุดที่มองเห็น ได้ :

ในขณะที่ทำงานจากระยะไกลควบคู่ไปกับเครื่องมือการจัดการโครงการ ปฏิทินเนื้อหาคือสิ่งที่ช่วยให้ทีมของคุณติดตามและมั่นใจได้ว่าการผลิตเนื้อหาจะดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ

ต้อนรับการเช็คอินทุกวัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและทีมของคุณเขียนอัปเดตรายวันหรือรายสัปดาห์เกี่ยวกับงานที่คุณทำสำเร็จและการมีส่วนร่วมในโครงการโดยรวม

ช่วยให้ทีมของคุณมีข้อมูลตรงกันและมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญตามปฏิทินได้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแชร์ความคืบหน้าแบบอะซิงโครนัสกับส่วนที่เหลือในองค์กรของคุณ

หรือหากทีมของคุณใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ คุณสามารถติดตามงานที่ทำผ่านงาน "ที่ต้องทำ" และช่องทางว่ายน้ำของงานระหว่างทำ เพื่อให้ใช้งาน ได้ ผู้คนต้องทำเครื่องหมายอย่างถูกต้องเมื่อทำเสร็จแล้วและอัปเดตเอกสารตามนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากกว่าที่เคย

3. เครื่องมือด้านเทคนิคทำได้ง่าย

ทีมของคุณจะต้องการเครื่องมือมากมายเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่างๆ จะช่วยให้พวกเขาดำเนินโครงการต่อไปได้โดยไม่ล่าช้าโดยไม่จำเป็น

อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยีขั้นสูงและอินเทอร์เน็ต คุณและทีมของคุณสามารถติดต่อกันได้ไม่ว่าจะอยู่ไกลแค่ไหนและถูกกักบริเวณ

ต่อไปนี้คือเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากที่บ้านที่ทีมของคุณต้องใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเหมือนในสำนักงาน:

ซอฟต์แวร์การประชุมบนคลาวด์

หากทีมของคุณไม่คุ้นเคยกับการพบกันผ่านการแชทแบบเรียลไทม์ ขั้นตอนแรกที่ยอดเยี่ยมสำหรับพวกเขาก็คือการประชุมเสมือนจริงหรือการโทรที่ทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนอยู่ในห้องเดียวกัน

คุณสามารถจัดหรือเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงโดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมบนคลาวด์ เช่น Zoom หรือ Google Hangouts

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะช่วยคุณและทีมการตลาดของคุณในการแก้ปัญหาด้านการสื่อสาร ต่อไปนี้คือฟีเจอร์สำคัญที่ซอฟต์แวร์การประชุมบนระบบคลาวด์ส่วนใหญ่ควรมี:

• แฮงเอาท์วิดีโอแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่ม ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถเห็นกันและกันโดยใช้เว็บแคมของพวกเขา
• การแชร์หน้าจอจากเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์พกพา
• การแชร์ไวท์บอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับการทำงานร่วมกัน
• แชทตามเวลาจริงด้วยคุณสมบัติการแชร์ไฟล์

ด้วยคุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ ซอฟต์แวร์การประชุมบนระบบคลาวด์ทำให้ทีมระยะไกลของคุณรักษาการเชื่อมต่อของมนุษย์ได้ง่ายขึ้น ซึ่งสามารถเร่งการตัดสินใจและปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

เครื่องมือการจัดการโครงการ

การตลาดเนื้อหาเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดตามโครงการ กำหนดเวลา และเนื้อหา และเมื่อทุกคนในทีมกำลังทำงานที่บ้าน คุณต้องมีแพลตฟอร์มชั้นยอดเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ปกติดำเนินต่อไป ที่จริงแล้ว คุณต้องมีเครื่องมือ PM แม้ว่าคุณจะทำงานจากสำนักงานก็ตาม!

ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ (เช่น Asana, Trello และเครื่องมืออื่น ๆ อีกมากมาย) เป็นแพลตฟอร์มการทำงานระยะไกลทำให้ทีมการตลาดเนื้อหาของคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้ง่ายขึ้น:

• วางแผนและกำหนดเวลาการทำงาน
• มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่ได้รับการแจ้งเตือนทันที
• แนบไฟล์งานเฉพาะ
• มีภาพรวมที่ชัดเจนของภาระงานรายวันและรายสัปดาห์
• ติดตามเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับงานเฉพาะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานที่คิดตามงานรายชั่วโมง
• ส่วนความคิดเห็นที่ใช้สำหรับการอภิปรายเฉพาะงานได้

เมื่อพิจารณาจากคุณสมบัติเหล่านั้น จะเห็นได้ชัดว่าเครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้ทีมของคุณมีวิธีการที่ง่ายและตรงไปตรงมาในการควบคุมโครงการการตลาดเนื้อหาของคุณ ไม่ว่าคุณจะทำงานจากสำนักงานหรือจากโซฟาในห้องนั่งเล่นก็ตาม

เครื่องมือสื่อสาร

กุญแจสู่การทำงานจากที่บ้านคือการสื่อสารที่ชัดเจนกับทีมของคุณ เนื่องจากคุณจะไม่สามารถพูดคุยแบบเห็นหน้ากันได้

แม้ว่าเครื่องมืออย่าง Skype จะทำงานได้ แต่ก็ไม่เหมาะที่สุดสำหรับบทบาทนี้ อย่างน้อยก็ไม่ใช่สำหรับทีมการตลาดเนื้อหา พวกเขาต้องการเครื่องมืออย่าง Slack ที่ช่วยให้คุณ:

• แบ่งการสนทนาออกเป็นช่องทางเพื่อไม่ให้คุณนำการสนทนาเกี่ยวกับ 5 โครงการที่แตกต่างกันในการแชทเดียวกัน
• ให้การเข้าถึงบางช่องทางเฉพาะสมาชิกในทีม (หรือลูกค้า/ฟรีแลนซ์)
• ใช้เครื่องมือได้อย่างง่ายดายบนอุปกรณ์มือถือใด ๆ
• รวมเครื่องมือสื่อสารของคุณเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้เพื่อติดตามการแจ้งเตือนและความคืบหน้าของงานเพิ่มเติม
• เข้าถึงประวัติการสนทนาที่บันทึกไว้ด้วยการค้นหาง่ายๆ

เครื่องมือสื่อสารเฉพาะช่วยให้ทีมการตลาดเนื้อหาของคุณมีศูนย์กลางที่พวกเขาสามารถแลกเปลี่ยนบันทึกย่อและข้อมูลสำคัญอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วอย่างมีประสิทธิภาพและจัดหมวดหมู่โดยไม่ทำให้เกิดความยุ่งเหยิงโดยไม่จำเป็น

นอกจากนี้ยังไม่เสียหายที่เครื่องมือสื่อสารสมัยใหม่จะให้คุณใช้อีโมจิและ GIF ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการลดความเครียดและแนะนำความสนุกเล็กๆ น้อยๆ ให้กับกิจวัตรเก่าๆ

การจัดเก็บเมฆ

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการทำงานระยะไกลคือคุณไม่สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ภายในของบริษัทได้ นี่คือที่ที่การจัดเก็บบนคลาวด์เช่น Google Drive หรือ Dropbox จะมีประโยชน์

นี่คือประโยชน์บางส่วนที่คุณสามารถเก็บเกี่ยวได้โดยใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลในตอนนี้:

• ทีมของคุณจะ จัดการไฟล์ แชร์ข้อมูล และปรับปรุงประสบการณ์การทำงานระยะไกล ได้ง่ายขึ้นมากเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

• ด้วยการย้ายไฟล์ทั้งหมดของคุณไปยังคลาวด์ คุณสามารถ ทำให้ข้อมูลทั้งหมดมีความเสถียร ปลอดภัย และเข้าถึงได้ง่าย สำหรับทุกคนในทีมของคุณ
  
• เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้ทีมของคุณสามารถ ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องวุ่นวายกับการดาวน์โหลดและอัปโหลดอีกครั้ง

ทางออกสุดท้าย – ถนนทุกสายมุ่งสู่กรุงโรม

ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตาม การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นสิ่งจำเป็นท่ามกลางการระบาดของโรคระบาด และในฐานะนักการตลาดเนื้อหาที่ทำงานในสำนักงาน การทำงานทางไกลก็ดูเหมือนเป็นโลกใบใหม่

ทีมการตลาดเนื้อหาของคุณต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ และทำให้โครงการเนื้อหาทั้งหมดดำเนินไปอย่างราบรื่น แม้ว่าคุณและทีมจะห่างกันเป็นไมล์ก็ตาม

แม้ว่าคุณจะไม่ได้เตรียมตัวมาอย่างดีสำหรับสถานการณ์แบบนี้ แต่ก็ยังมีสิ่งพื้นฐานบางอย่างที่ทีมของคุณสามารถวางแผนเพื่อลดอุปสรรคที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจากที่บ้านเป็นครั้งแรก ข่าวดีก็คือคุณควรใช้เครื่องมือและแนวทางปฏิบัติส่วนใหญ่ในบทความนี้อยู่แล้ว ซึ่งหมายความว่าการนำงานกลับบ้านไม่ใช่เรื่องยาก

การทำงานทางไกลไม่ใช่เรื่องน่ากลัวเมื่อคุณปรับตัวเข้ากับกิจวัตรใหม่ คุณอาจมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อคุณไม่ต้องเสียเวลาเดินทางหลายชั่วโมงหรือเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวนับไม่ถ้วน

อังเดร โอเอนโตโร

Andre Oentoro เป็นผู้ก่อตั้ง Breadnbeyond ซึ่งเป็นบริษัทวิดีโออธิบายที่ได้รับรางวัล เขาช่วยให้ธุรกิจเพิ่มอัตราการแปลง ปิดการขาย และรับ ROI เชิงบวกจากวิดีโออธิบาย (ตามลำดับ)