3 ขั้นตอนในการย้ายข้อมูล Salesforce ที่ไม่ปวดหัว

จำครั้งสุดท้ายที่คุณใช้เวลาทำงานหลายชั่วโมงกับเอกสารที่มีรูปแบบสวยงามและมีความยาวเพียงเปิดในโปรแกรมอื่นแล้วดูยุ่งเหยิงหรือไม่

ทีนี้ลองนึกภาพความสยองขวัญนั้น แต่แทนที่จะเป็นเอกสารข้อความหรือชุดสไลด์ ข้อมูลที่สำคัญที่สุดของบริษัทของคุณทั้งหมดกลับ 'โป๊ะแตก' (กระโดดโลดเต้น!)

เห็นได้ชัดว่านี่เป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับอุดมคติ แต่ถ้าคุณพยายามย้ายข้อมูลใน Salesforce โดยไม่มีการวางแผน ติดอาวุธด้วยเครื่องมือที่ไม่ถูกต้อง หรือไม่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า คุณกำลังเตรียมพร้อมสำหรับความล้มเหลว

การย้ายข้อมูล Salesforce คืออะไร (และเหตุใดคุณจึงต้องใช้)

การย้ายข้อมูล Salesforce คือกระบวนการแยกข้อมูลจากระบบต้นทางหนึ่งและโหลดข้อมูลนั้นไปยังสภาพแวดล้อม Salesforce เป้าหมาย ในขณะเดียวกันก็รักษาความสมบูรณ์ โครงสร้าง และความสัมพันธ์

องค์กรของคุณอาจกำลังดำเนินการย้ายข้อมูลหาก:

• คุณกำลังอัปเกรดระบบเดิมหรือแพลตฟอร์ม CRM เป็น Salesforce
• คุณกำลังรวมฐานข้อมูลหรือระบบหลายๆ
• คุณกำลังต้องการล้างข้อมูล เก็บถาวร หรือปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของคุณ

ดังนั้น กระบวนการในการย้ายข้อมูลใน Salesforce มีลักษณะอย่างไร

ขั้นตอนที่หนึ่ง: วางแผนล่วงหน้า

อย่างที่คุณจินตนาการได้ โครงการย้ายข้อมูลจำเป็นต้องมีการวางแผน การประสานงาน และความเชี่ยวชาญอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนข้อมูลของคุณไปยัง Salesforce ประสบความสำเร็จโดยมีการหยุดชะงักในการดำเนินธุรกิจน้อยที่สุด

ด้านล่างนี้ เราจะแจกแจงวิธีตั้งค่าองค์กรของคุณให้พร้อมรับความสำเร็จเมื่อเริ่มการย้ายข้อมูล

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมาย ขอบเขต และผู้มีส่วนได้เสีย

สำหรับโครงการขนาดนี้ คุณควรสามารถระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้กับทีมของคุณได้อย่างชัดเจน เริ่มต้นด้วยการระบุเจ้าของข้อมูล ผู้ดูแลระบบ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ และทำงานร่วมกับพวกเขาเพื่อกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน จากนั้น กำหนดขอบเขตของโครงการ: ข้อมูลใดบ้างที่จะถูกโอนย้าย ระบบต้นทางใดที่เกี่ยวข้อง สภาพแวดล้อม Salesforce เป้าหมายคืออะไร กำหนดลำดับเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว

ล้างข้อมูลต้นฉบับของคุณ

ตรวจสอบข้อมูลต้นฉบับเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพและความถูกต้อง ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับกิจกรรมการล้างข้อมูล เช่น การขจัดข้อมูลซ้ำ การกำหนดรูปแบบมาตรฐาน การตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูล และการแก้ไขความไม่สอดคล้องกันหรือข้อผิดพลาดอื่นๆ ข้อมูลที่สะอาดและได้รับการจัดเตรียมอย่างดีจะทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้นมาก ประหยัดเวลา (และปวดหัว!) ในระยะยาว

รับการทำแผนที่

คิดว่าขั้นตอนนี้เป็น "วัดสองครั้ง; เวที Cut Once” วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูล ฟิลด์ และความสัมพันธ์ในระบบต้นทาง และแมปข้อมูลเหล่านั้นกับฟิลด์ที่เกี่ยวข้องใน Salesforce กำหนดกฎการแปลงและตรรกะที่จำเป็นในการแปลงข้อมูลต้นทางให้ตรงกับโมเดลข้อมูล Salesforce อย่าลืมพิจารณาการพึ่งพาข้อมูลหรือความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นต้องรักษาไว้ระหว่างการย้ายข้อมูล

ระบุข้อกำหนดการรวม

ระบุการผสานรวมหรือการพึ่งพาข้อมูลระหว่าง Salesforce และระบบอื่นๆ ภายในองค์กร การผสานรวมเหล่านี้จะได้รับผลกระทบจากการย้ายข้อมูลอย่างไร วางแผนล่วงหน้าสำหรับการอัปเดตหรือการกำหนดค่าใหม่ที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการไหลของข้อมูลหลังการย้ายข้อมูลจะราบรื่นและราบรื่น

สร้างกลยุทธ์การตรวจสอบ

จัดทำแผนตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของข้อมูลที่ย้ายครั้ง ซึ่งดูเหมือนการกำหนดสถานการณ์ทดสอบ การตรวจสอบตัวอย่าง และการกำหนดวิธีที่คุณจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ย้ายเข้ากับข้อมูลต้นทาง

สร้างการกำกับดูแลข้อมูล

การกำกับดูแลข้อมูลครอบคลุมกระบวนการ นโยบาย บทบาท และความรับผิดชอบในการรับรองคุณภาพข้อมูล ความสมบูรณ์ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายในองค์กรของคุณ ช่วยให้มั่นใจว่ามีมาตรการและการอนุญาตที่เหมาะสมในระหว่างและหลังกระบวนการย้ายข้อมูล ทำงานร่วมกับผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อใช้การเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมการเข้าถึง และโปรโตคอลความปลอดภัยอื่นๆ เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

มีแผนสำรอง

คาดการณ์ความเสี่ยงและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล สร้างแผนฉุกเฉินที่สรุปแนวทางทางเลือก กลยุทธ์การลดผลกระทบ และตัวเลือกทางเลือกเพื่อแก้ไขปัญหาหรือความพ่ายแพ้ใดๆ ที่พบระหว่างการย้ายข้อมูล การมีแผนฉุกเฉินที่ชัดเจนช่วยลดเวลาหยุดทำงานและทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้

แจ้งให้ทราบทั่วทั้งบริษัท

นี่คือที่ที่คุณแจ้งให้ทุกคนในองค์กรของคุณทราบเกี่ยวกับการย้ายข้อมูลที่จะเกิดขึ้น และแจ้งแผนโดยรวม ลำดับเวลา และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับการดำเนินงานประจำวัน

พูดง่ายๆ ก็คือ การวางแผนอย่างถี่ถ้วน การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และความใส่ใจในคุณภาพและความปลอดภัยของข้อมูลเป็นปัจจัยทั้งหมดเมื่อต้องการการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นไปสู่สภาพแวดล้อม Salesforce ใหม่

ขั้นตอนที่สอง: ย้ายข้อมูลของคุณ

ตอนนี้คุณพร้อมและทุกคนเข้าใจตรงกันแล้ว ก็ถึงเวลาโยกย้าย!

กระบวนการโดยทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. การแยกข้อมูล: รวบรวมข้อมูลการย้ายทั้งหมดจากระบบต้นทางหรือฐานข้อมูลของคุณข้อมูลที่แยกออกมาอาจรวมถึงบันทึกของลูกค้า ลูกค้าเป้าหมาย บัญชี ผู้ติดต่อ โอกาสทางการขาย ออบเจกต์ที่กำหนดเอง และข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง

2. การแปลงข้อมูล: ข้อมูลต้นทางมักจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ตรงกับโมเดลข้อมูล Salesforce เป้าหมายและเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพข้อมูลดังที่กล่าวไว้ข้างต้น สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการล้างข้อมูล การกำหนดมาตรฐาน การแยกข้อมูล การจัดรูปแบบ และการแมป การแปลงข้อมูลทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ย้ายมีความสอดคล้อง ถูกต้อง และเข้ากันได้กับสภาพแวดล้อมใหม่ ทำให้การจัดการข้อมูลของ Salesforce เป็นเรื่องง่าย

3. การโหลดข้อมูล: เมื่อแปลงแล้ว ข้อมูลของคุณก็พร้อมที่จะโหลดและแมปกับฟิลด์ที่เหมาะสมใน Salesforceในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือนำเข้าข้อมูลของ Salesforce เช่น ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูลของ Salesforce, ตัวโหลดข้อมูล หรือเครื่องมือการรวมระบบของบุคคลที่สาม แน่นอน เราขอแนะนำโมดูลนำเข้าของ Validity DemandTools

4. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการทดสอบ: หลังจากโหลดข้อมูลแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องและการทดสอบอย่างถี่ถ้วนเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจถึงความสมบูรณ์ของข้อมูลและยืนยันว่าการย้ายข้อมูลนั้นสำเร็จซึ่งเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบข้อมูลที่ย้ายกับข้อมูลต้นทาง การตรวจสอบตัวอย่าง และการทดสอบอื่นๆ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร –– สร้างกลยุทธ์การทดสอบที่ครอบคลุมกรณีการใช้งานและสถานการณ์ต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีคุณภาพและความสมบูรณ์ในระดับสูง

ขั้นตอนที่สาม: การดูแลหลังการย้ายถิ่น

เมื่อการย้ายข้อมูลเสร็จสมบูรณ์และข้อมูลของคุณได้รับการตรวจสอบแล้ว อาจจำเป็นต้องมีกิจกรรมเพิ่มเติมหลังการย้าย ได้แก่:

1. การตั้งค่าระบบ: ซึ่งหมายถึงการกำหนดค่าการตั้งค่าความปลอดภัย สร้างการรวมกับระบบอื่นอีกครั้ง และอัปเดตเวิร์กโฟลว์และกฎการทำงานอัตโนมัติ

2. การกำกับดูแลข้อมูล: คุณจะต้องให้การฝึกอบรมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือคุณสมบัติใหม่ที่จะนำมาใช้ ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ และเตรียมพร้อมที่จะจัดการกับข้อกังวลหรือคำถามที่อาจมี

3. ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด: จำเป็นต้องปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนก่อน ระหว่าง และหลังการย้ายข้อมูลของ Salesforce เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการถ่ายโอนอย่างปลอดภัย และมีการอนุญาตและการควบคุมที่เหมาะสมอย่าลืมพิจารณาข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น ข้อบังคับด้านถิ่นที่อยู่ของข้อมูล และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องและข้อบังคับเฉพาะอุตสาหกรรมหลังการย้ายข้อมูล

แปลงข้อมูล CRM ของคุณให้เป็นรูปร่าง

การย้ายข้อมูลของ Salesforce ช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล ปรับปรุงกระบวนการ ปรับปรุงคุณภาพข้อมูล และรับประกันการเปลี่ยนไปใช้ Salesforce หรือสภาพแวดล้อม Salesforce ใหม่ได้อย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญเมื่อดำเนินการย้ายข้อมูล หากคุณต้องการลดการหยุดชะงักและรับประกันผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จสูงสุดสำหรับทุกคน

หากทำไม่ถูกต้อง กระบวนการดังกล่าวอาจยุ่งยาก สิ้นเปลืองเวลา และก่อให้เกิดต้นทุนรายได้

สำหรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับวิธีโยกย้ายข้อมูลปริมาณมากขึ้นเรื่อยๆ และป้องกันปัญหาด้านคุณภาพข้อมูลไม่ให้กระทบต่อผลกำไรของคุณ โปรดดูคำแนะนำของเรา “เคล็ดลับยอดนิยมเพื่อตอกย้ำการโยกย้ายข้อมูล Salesforce ครั้งต่อไปของคุณ”