Salesforce Data Loaders: คืออะไร และจะเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดได้อย่างไร

หากคุณเคยอ่านบล็อกของ Validity มาก่อน คุณจะรู้ว่าเราได้พูดคุยกันอย่างยาวนานเกี่ยวกับวิธีการจัดการ ข้อมูล Salesforce ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลลูกค้าของคุณได้อย่างเต็มศักยภาพ และทำการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจได้มากขึ้น

คราวนี้เราจะมาพูดถึงวิธีจัดการข้อมูลนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราจะหารือเกี่ยวกับความสำคัญของการนำเข้าข้อมูลอย่างถูกต้องจากแหล่งที่มาที่แตกต่างกันไปยัง Salesforce มีเครื่องมืออะไรบ้าง และวิธีการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

กำลังโหลดข้อมูลอะไรอยู่?

การโหลดข้อมูลหมายถึงกระบวนการนำเข้า อัปเดต หรือลบข้อมูลภายในระบบ CRM (การจัดการลูกค้าสัมพันธ์) ของคุณในลักษณะที่มีโครงสร้างและควบคุม โดยเกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น สเปรดชีต ฐานข้อมูล หรือแอปพลิเคชันภายนอก ไปยัง Salesforce

วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและประหยัดเวลาอันมีค่า

เหตุใดการโหลดข้อมูลจึงมีความสำคัญ

ในขณะที่คุณทำงานอย่างขยันขันแข็งเพื่อรักษาระบบ CRM ขององค์กร คุณอาจพบว่าการจัดการและการอัปเดตข้อมูลอาจเป็นงานที่ท้าทาย การโหลดข้อมูลช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น–– การโหลดข้อมูลช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้อง
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ–– การโหลดข้อมูลทำให้การอัปเดตหรือเพิ่มชุดข้อมูลขนาดใหญ่เร็วขึ้น ช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายาม
• คุณภาพและความสม่ำเสมอ–– การโหลดข้อมูลบังคับใช้ความสอดคล้องและรักษาอัตราข้อมูลที่สูงขึ้นโดยการปฏิบัติตามกฎและการตรวจสอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• การย้ายข้อมูลง่ายขึ้น–– การโหลดข้อมูลช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการย้ายจาก CRM เก่าหรือการรวมฐานข้อมูล

เคล็ดลับสำหรับมือโปร:การมีโมเดลข้อมูล Salesforce ที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาข้อมูลของคุณให้สะอาด แม่นยำ และนำไปปฏิบัติได้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่แนะนำสำหรับการออกแบบโมเดลข้อมูลของคุณใน Salesforce เพื่อให้คุณสามารถใช้ข้อมูลที่คุณมีให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั่นหมายถึงระบบการตั้งชื่อที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ การสร้างออบเจ็กต์หรือฟิลด์แบบกำหนดเองเฉพาะเมื่อจำเป็น การตั้งค่าสิทธิ์ผู้ใช้ที่เหมาะสม และการหลีกเลี่ยงอักขระพิเศษในชื่อฟิลด์หรือออบเจ็กต์ (และอื่นๆ อีกมากมาย)

คุณสมบัติสำคัญ 10 ประการที่ต้องมองหาในตัวโหลดข้อมูล

เมื่อเลือกเครื่องมือตัวโหลดข้อมูลสำหรับ CRM ผู้ดูแลระบบ Salesforce ควรพิจารณาคุณสมบัติและฟังก์ชันที่จำเป็นหลายประการเพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องมือดังกล่าวตรงตามความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะของพวกเขา ด้านล่างนี้เป็นคุณสมบัติที่สำคัญบางประการที่ควรมองหา:

1. ความเข้ากันได้กับ CRM ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือโหลดข้อมูลเข้ากันได้และผสานรวมกับแพลตฟอร์ม CRM ของคุณได้อย่างราบรื่น (เช่น Salesforce)

2. ใช้งานง่าย

เครื่องมือนี้ควรมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคและผู้ดูแลระบบ CRM สามารถนำทางได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมที่กว้างขวาง

3. การจัดการข้อมูลจำนวนมาก

ความสามารถในการจัดการข้อมูลปริมาณมากอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

ตัวโหลดข้อมูลที่ดีควรรองรับการดำเนินการข้อมูลจำนวนมากเพื่อเร่งการโหลดข้อมูล ตัวอย่างเช่น Salesforce Data Pipelines สามารถล้าง แปลง และเพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลปริมาณมากในวงกว้างโดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือจากภายนอกหรือนำข้อมูลไปนอกสภาพแวดล้อม Salesforce ที่เชื่อถือได้ของคุณ

4. การจัดการและการรายงานข้อผิดพลาด

มองหาเครื่องมือที่นำเสนอบันทึกข้อผิดพลาดและรายงานโดยละเอียด สิ่งนี้ช่วยให้คุณระบุและแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการโหลดข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

พวกเขาควรจะสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับปัญหาคุณภาพของข้อมูลและอนุญาตให้คุณแก้ไขก่อนที่จะโหลด ตัวอย่างเช่น Change Data Capture ใน Salesforce จะเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงไปยังบันทึกของ Salesforce รวมถึงการสร้างบันทึกใหม่ การอัปเดตบันทึกที่มีอยู่ การลบบันทึก และแม้กระทั่งการยกเลิกการลบบันทึก

5. ระบบอัตโนมัติและการตั้งเวลา

คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลางานการโหลดข้อมูลตามเวลาหรือช่วงเวลาที่กำหนดได้ ซึ่งจะช่วยอัปเดตข้อมูลซ้ำ เช่น การนำเข้ารายวันหรือรายสัปดาห์

6. ความปลอดภัยและการเข้ารหัสข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือใดก็ตามที่คุณเลือกนั้นสอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัย และมีตัวเลือกการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนระหว่างการถ่ายโอน

นอกจากนี้ ตัวโหลดข้อมูลที่มีความสามารถในการสำรองและกู้คืนข้อมูลในตัวยังช่วยเพิ่มการปกป้องข้อมูลอีกชั้นหนึ่ง ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนจากข้อมูลสูญหายหรือเสียหายโดยไม่ตั้งใจได้

7. ความสามารถในการขยายขนาด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวโหลดข้อมูลสามารถปรับขนาดเพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลที่เพิ่มขึ้นขององค์กรของคุณได้ ควรสามารถรองรับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพลดลงอย่างมีนัยสำคัญ

8. การสนับสนุนและเอกสารประกอบ

พิจารณาความพร้อมของการสนับสนุนลูกค้า เอกสารผู้ใช้ และแหล่งข้อมูลออนไลน์ ทีมสนับสนุนที่ตอบสนองจะมีคุณค่าอย่างยิ่งเมื่อเผชิญกับความท้าทาย

9. ต้นทุนและใบอนุญาต

ประเมินโครงสร้างราคาและตัวเลือกการออกใบอนุญาต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือสอดคล้องกับงบประมาณของคุณและไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง

10. คำติชมของชุมชนและผู้ใช้

ค้นหาคำวิจารณ์และคำติชมของผู้ใช้ในชุมชนหรือฟอรัม CRM ออนไลน์ ข้อมูลเชิงลึกจากผู้ดูแลระบบ CRM คนอื่นๆ ที่เคยใช้เครื่องมือนี้สามารถให้ข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือได้

เมื่อดำเนินการวิจัยอย่างละเอียด คุณสามารถเลือกเครื่องมือโหลดข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการและเป้าหมายการจัดการข้อมูลขององค์กรของคุณได้ดีที่สุด

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: การทดสอบเครื่องมือในสภาพแวดล้อมแบบแซนด์บ็อกซ์ก่อนการใช้งานเต็มรูปแบบสามารถช่วยให้แน่ใจว่าเครื่องมือจะตรงตามความคาดหวังและทำงานได้อย่างราบรื่นภายในระบบนิเวศ CRM ของคุณ

4 ตัวโหลดข้อมูล Salesforce ที่ต้องพิจารณา

โชคดีที่มีเครื่องมือโหลดข้อมูลอยู่หลายตัว แต่สำหรับตอนนี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่เครื่องมือที่เป็นเจ้าของหรือเข้ากันได้กับ Salesforce กล่าวคือ:

ตัวโหลดข้อมูล Salesforce

Salesforce Data Loader เป็นตัวเลือกยอดนิยมเนื่องจากมีโปรแกรมดู CSV ในตัวและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย เครื่องมือนี้:

• ทำให้ง่ายต่อการแทรก อัปเดต ลบ และส่งออกบันทึก Salesforce
• รองรับได้ถึงห้าล้านบันทึก;
• มีความสามารถในการแมปฟิลด์แบบลากและวาง และ;
• สามารถใช้ในการประมวลผลข้อมูลทั้งใน Salesforce และ Database.com

ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล Salesforce

ตัว ช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล พร้อมใช้งานเป็นเครื่องมือในตัวใน Salesforce ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเพิ่มเติม

เครื่องมือนี้:

• ทำให้ง่ายต่อการนำเข้าข้อมูลสำหรับออบเจ็กต์ Salesforce มาตรฐานจำนวนมาก รวมถึงบัญชี ผู้ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย โซลูชัน สมาชิกแคมเปญ และบัญชีส่วนบุคคล และ;
• นำเสนอคุณสมบัติอันมีค่าอื่นๆ เช่น การขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน การกำหนดรายชื่อติดต่อให้กับแคมเปญ และระบบอัตโนมัติที่ทริกเกอร์ระหว่างการนำเข้า
• โดยทั่วไปจะใช้สำหรับการจัดการข้อมูลบุคคลเริ่มต้น เนื่องจากจำกัดเพียงสามฟังก์ชันเท่านั้น (อัปโหลด อัปโหลด และอัปเดต) โดยไม่มีตัวเลือกในการส่งออกหรือลบบันทึก

DemandTools

Validity DemandTools ใช้แนวทางแบบองค์รวมมากขึ้นเพื่อให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลทุกด้านได้ในเวลาอันสั้น (และปรับปรุงการดำเนินงานด้านรายได้ในกระบวนการ) เครื่องมือนี้มี:

• กิจวัตรคุณภาพข้อมูลอัตโนมัติที่เกิดซ้ำเพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถส่งข้อมูลที่ได้มาตรฐานและพร้อมรายงาน
• การยืนยันอีเมลจำนวนมากตามความต้องการ เพื่อสร้างเฉพาะข้อมูลที่ถูกต้องจากช่องทางการสื่อสารที่เชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับการขาย การตลาด และการบริการ
• การป้องกันข้อมูลซ้ำแบบเรียลไทม์เพื่อหยุดการสอบถามหลายครั้งจากลูกค้ารายเดียวกันหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจากการแทรกแซงกระบวนการขาย และ;
• การจัดการข้อมูลตามความต้องการ เพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขปัญหาคุณภาพข้อมูลใหม่ได้ทันที ก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อทีมอื่นๆ ที่ใช้ข้อมูล CRM

ไม่ต้องลำเอียง แต่มีเหตุผลที่ลูกค้าล่าสุดบอกเราว่า “ DemandTools ก็เหมือนกับ Data Loader บนสเตียรอยด์ ”!

เพิ่มประสิทธิผลของข้อมูลโดยใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อพูดถึงการจัดการข้อมูล การเลือกเครื่องมือโหลดข้อมูลที่เหมาะสมถือเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จ ด้วยการเลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับความต้องการในการจัดการข้อมูล ผู้ดูแลระบบ CRM จึงสามารถปรับปรุงการดำเนินงานข้อมูล ปรับปรุงคุณภาพข้อมูล และทำให้ระบบ CRM กลายเป็นทรัพย์สินอันล้ำค่าสำหรับองค์กรของตน

ด้วยเครื่องมือโหลดข้อมูลที่เหมาะสมในชุดเครื่องมือ พวกเขาจึงมีความพร้อมในการเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ CRM และปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของข้อมูลลูกค้า

อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อมูล CRM ที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจมีค่าใช้จ่ายสูง หากต้องการเรียนรู้ว่าเทคโนโลยีที่เหมาะสมช่วยให้บริษัทกฎหมาย Freshfields Bruckhaus Deringer LLP ดำเนินการเปลี่ยนแปลง CRM เป็นเวลาหลายปีและลดต้นทุนการจัดการข้อมูลได้อย่างไร โปรดอ่านกรณีศึกษานี้