RFP vs RFQ: อะไรคือความแตกต่าง?

RFQ (ขอใบเสนอราคา) คือคำขอที่ส่งไปยังซัพพลายเออร์ที่มีรายละเอียดความต้องการของผู้ซื้อและขอข้อมูลราคาและการชำระเงินจากผู้ขาย RFQ ในธุรกิจประกอบด้วยข้อกำหนดเฉพาะและการส่งมอบที่ผู้ซื้อคาดหวัง โดยปกติ ผู้ซื้อจะทราบดีถึงตลาดและข้อเสนอ ดังนั้น RFQ จึงสั้นและตรงไปตรงมาเพื่อรับข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์และการกำหนดราคา

โดยทั่วไป เมื่อคุณออก RFQ คุณจะทราบประเภทและจำนวนที่แน่นอนของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณต้องการ เนื่องจากข้อมูลผลิตภัณฑ์มักจะเป็นไปตามรูปแบบ RFQ มาตรฐาน คุณจึงสามารถค้นหาซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพสูงสุดและราคาต่ำสุดได้อย่างรวดเร็ว

ต่อไปนี้เป็นลักษณะทั่วไปของการขอใบเสนอราคา:

• ใช้เมื่อคุณเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของคุณ
• ระบุข้อกำหนดโดยละเอียด
• เน้นที่การส่งมอบ ต้นทุน และเงื่อนไขการชำระเงิน
• ประเมินผู้ขายโดยความสามารถในการให้บริการและสินค้าตามที่ร้องขอ
• สัญญารางวัลกับผู้ขายที่เสนอราคาที่แข่งขันได้มากที่สุด

เพื่อเตรียม RFQ ที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้:

• เขียนรายการข้อกำหนดของคุณสมบัติและฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์ที่ชัดเจน
• จำกัด พื้นหลังที่ไม่จำเป็น
• ระบุปริมาณสินค้า ระยะเวลาในการส่งมอบ และระยะเวลาของการบริการที่ต้องการ
• ระบุเงื่อนไขการชำระเงินที่คุณต้องการ
• รายละเอียดรูปแบบการกำหนดราคาสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดเพื่อความสอดคล้อง

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ 6 ขั้นตอนในการเขียน RFQ ที่สมบูรณ์แบบ การสร้าง RFQ อย่างละเอียดเป็นขั้นตอนแรกที่จะช่วยคุณค้นหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของบริษัทของคุณ

ที่สรุป RFQ ความหมายในธุรกิจ มาที่คำจำกัดความ RFP กัน

RFP (คำขอข้อเสนอ) เป็นแบบสอบถามที่มีโครงสร้างเป็นทางการสำหรับผู้ซื้อเพื่อรวบรวมข้อมูลผู้ขายที่สำคัญ ใน RFP คุณจะให้รายละเอียดปัญหาของคุณและเชิญผู้เสนอราคาให้เสนอแนวทางแก้ไข ผู้ขายแต่ละรายจะมีแนวทางเฉพาะในการแก้ไข Pain Point ของคุณ

เมื่อคุณได้รับข้อเสนอ คุณสามารถให้ผู้ขายทั้งหมดอยู่เคียงข้างกันและสำรวจความสามารถของพวกเขาในการดำเนินการโครงการของคุณ มีหลายปัจจัยที่ต้องประเมิน เช่น วิธีการ ประสบการณ์ และความเป็นไปได้ของการแก้ปัญหา คุณควรกำหนดคะแนนถ่วงน้ำหนักสำหรับแต่ละปัจจัย และผู้ขายที่ชนะจะต้องเป็นบริษัทที่ทำคะแนนสูงสุด

นี่คือพื้นฐานของ RFPs:

• ระบุข้อมูลพื้นฐานโดยย่อเกี่ยวกับปัญหาและความต้องการของคุณ
• ระบุข้อกำหนดโดยละเอียดสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณต้องการ
• มีคำถามเฉพาะเกี่ยวกับผู้เสนอราคาและวิธีแก้ไขที่พวกเขาสามารถเสนอได้
• บ่งบอกถึงเจตจำนงของคุณในการทำงานร่วมกันมากกว่าที่จะเป็นแค่แบบสอบถาม
• ประเมินและเปรียบเทียบผู้ขายตามลำดับความสำคัญของคุณ

จำเคล็ดลับบางประการเมื่อเขียน RFP:

• หากคุณต้องการบริการที่กำหนดเอง โปรดขอให้ผู้เสนอราคาจัดเตรียมตัวอย่างผลงานก่อนหน้านี้ให้กับลูกค้ารายอื่น กรณีศึกษาจะช่วยให้คุณคาดหวังความสามารถได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• ต้องใช้แผนราคาที่ครอบคลุมเพื่อหลีกเลี่ยงสติกเกอร์ช็อตในภายหลัง
• เขียนคำถามเชิงลึกและเน้นลำดับความสำคัญของคุณอย่างละเอียดเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้เสนอราคา พยายามให้รายละเอียดมากที่สุดและหลีกเลี่ยงคำถามที่คลุมเครือ
• หากคุณไม่แน่ใจว่าความเชี่ยวชาญของผู้ขายจะตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างไร ให้ขอตัวอย่าง ใบรับรอง หรือข้อมูลอ้างอิงจากพวกเขาที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น

ตอนนี้คุณทราบความหมายของ RFP และ RFQ แล้ว เรามาสำรวจความแตกต่างที่สำคัญ 4 ประการระหว่าง RFP กับ RFQ:

เกณฑ์	ขอใบเสนอราคา (RFQ)	ขอเสนอ (RFP)
วัตถุประสงค์	ใช้เมื่อคุณต้องการซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการที่แน่นอนโดยคำนึงถึงงบประมาณเป็นสำคัญ	ใช้เมื่อคุณกำลังสำรวจโซลูชันและประเมินปัจจัยต่างๆ เพื่อเลือกผู้ขายที่ดีที่สุด
ประเภทของคำถาม	คำถามเกี่ยวกับสเปกสินค้าและราคาที่ตรงตามข้อกำหนด	คำถามเชิงลึกเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับโซลูชันและแผนโครงการของผู้ขาย
สไตล์	โครงสร้างและกำหนด	เป็นทางการและตรงไปตรงมา
ขอบเขตของเนื้อหา	เน้นราคาและขจัดสิ่งรบกวนอื่นๆ	ให้การเปรียบเทียบที่ชัดเจนของข้อเสนอและความสามารถของผู้ขาย

วัตถุประสงค์

ลักษณะเฉพาะที่ชัดเจนที่สุดระหว่าง RFQ และ RFP คือจุดประสงค์ บริษัทส่วนใหญ่ใช้ RFQs เมื่อพวกเขารู้ว่าต้องการอะไร และไม่ต้องการรายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ แต่พวกเขาพร้อมที่จะซื้อและมุ่งเน้นไปที่การบรรลุข้อ จำกัด ทางการเงิน

ในอีกทางหนึ่ง RFPs จะถูกนำไปใช้เมื่อคุณต้องการซื้อสินค้าที่ซับซ้อนหรือบริการเฉพาะที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทางหรือบุคลากรที่ทุ่มเทในการทำงาน

ประเภทของคำถาม

ใน RFQ คำถามจะเน้นที่ข้อกำหนดด้านราคาสำหรับสินค้าเฉพาะ เช่น ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ ต้นทุนของผู้จัดจำหน่าย เงื่อนไขการชำระเงิน ตลอดจนเงื่อนไขใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้า

ในทางตรงกันข้าม RFP ต้องการข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และโซลูชัน เนื่องจากโครงการ RFP มักจะซับซ้อนและต้องการคำปรึกษาเพิ่มเติมมากกว่า RFQ

สไตล์

การเขียน RFQ เป็นไปตามรูปแบบมาตรฐาน ข้อมูลทั้งหมดมีโครงสร้างที่ดี ทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบราคาของผู้ขายต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ในทางกลับกัน เนื่องจากความต้องการรายละเอียดที่จำเป็น การเขียน RFP จึงเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งต้องใช้ความรู้ด้านเทคนิค การจัดรูปแบบตารางราคา และความเข้าใจข้อกำหนดทางกฎหมายร่วมกัน ดังนั้น RFP จึงเป็นเอกสารที่เป็นทางการและตรงไปตรงมา

ขอบเขตของเนื้อหา

ด้วยคุณสมบัติข้างต้นของ RFQ และ RFP ทั้งสองมีข้อได้เปรียบเมื่อคุณใช้งานอย่างเหมาะสม

เนื่องจาก RFQs เน้นที่ต้นทุน คุณสามารถมุ่งเน้นที่งบประมาณของคุณและขจัดสิ่งรบกวนอื่นๆ เมื่อประเมินผู้ขาย ในทางตรงกันข้าม คุณควรเลือก RFP เมื่อคุณต้องการเปรียบเทียบความสามารถของผู้ขาย และเลือกข้อเสนอที่ดีที่สุดโดยพิจารณาจากปัจจัยหลายประการนอกเหนือจากราคาเพียงอย่างเดียว

เพื่อจัดการกระบวนการจัดซื้อของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วย RFQ และ RFP คุณสามารถใช้ใบสั่งซื้อ PWA Magento ได้ ระบบนี้สามารถทำให้การประมวลผลใบสั่งซื้อเป็นแบบอัตโนมัติ ช่วยให้คุณเตรียม RFQ ได้อย่างรวดเร็วที่คลังสินค้า ตลอดจนควบคุมสถานะใบสั่งซื้อทั้งหมด เนื่องจากซอฟต์แวร์รวมศูนย์ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้าคงคลังและผู้ขาย คุณจึงสามารถมีผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมในราคาที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

ตอนนี้คุณสามารถตอบคำถาม “RFQ หมายถึงอะไร” มาค้นพบแม่แบบทั่วไปของ RFQ กัน โดยปกติ RFQ จะประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ได้แก่ ข้อมูลผู้ซื้อ ข้อมูลผู้ขาย การทบทวนและประเมินผล แต่ละส่วนมีรายการข้อมูล ได้แก่ :

ข้อมูลผู้ซื้อ:

• ชื่อบริษัทและคำอธิบาย: ข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับบริษัทของคุณ
• ความต้องการและเป้าหมายของผลิตภัณฑ์และบริการที่ต้องการ: สิ่งที่คุณต้องการและความคาดหวังของคุณ
• ข้อมูลติดต่อ

ข้อมูลผู้ขาย:

• รายละเอียดสินค้า: ชื่อและข้อกำหนดของสินค้า
• ปริมาณสินค้า : จำนวน ที่ขอซึ่งผู้ประมูลต้องปฏิบัติตาม
• ข้อกำหนดในการจัดส่ง: วิธีการจัดส่งที่คุณต้องการ ถ้าเป็นไปได้
• ราคาสินค้า: ราคาสินค้าแต่ละชนิดและเงื่อนไขหากจำเป็น

ทบทวนและประเมินผล:

• วิธีการประเมิน: หลักเกณฑ์การประเมินผู้ขาย เช่น ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค ราคา วิธีการจัดส่ง
• ไทม์ไลน์: ไทม์ไลน์เฉพาะที่ผู้เสนอราคาต้องปฏิบัติตาม
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข: เจรจากับผู้ขายเพื่อบรรลุข้อตกลงร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเงื่อนไขการชำระเงิน คุณภาพของผลิตภัณฑ์ และปัญหาในการจัดส่ง
• ข้อกำหนดและคำแนะนำในการส่ง

หลังจากที่คุณเปรียบเทียบใบเสนอราคาทั้งหมดและเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดแล้ว ให้พิจารณาว่าคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพวกเขาโดยการเจรจาใบสั่งซื้อแบบครอบคลุม

ต่อไปนี้คือส่วนมาตรฐานที่สร้าง RFP ที่ดี:

1. ประวัติบริษัทของคุณ: สิ่งที่บริษัทของคุณทำและลูกค้าเป้าหมายของคุณ
2. ภาพรวมโครงการ: บทนำสั้นๆ เกี่ยวกับโครงการ
3. เป้าหมายของโครงการ: สิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จกับโครงการนี้
4. ขอบเขตงาน : รายละเอียดของโครงการและรายละเอียดของงาน
5. กำหนดการส่งมอบเป้าหมาย: วันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จสำหรับผู้เสนอราคาเพื่อเสนอทรัพยากรที่เหมาะสม
6. อุปสรรคและอุปสรรคต่อความสำเร็จในปัจจุบัน: ข้อจำกัดใดๆ ที่อาจส่งผลต่อโครงการ เช่น ปัญหาทางเทคนิคหรือทรัพยากรบุคลากรที่จำกัด ดังนั้นคุณสามารถตัดสิทธิ์ผู้ขายที่ไม่สามารถจัดการงานและติดต่อกับซัพพลายเออร์ที่มีความสามารถได้อย่างรวดเร็ว
7. คำถามเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขที่ผู้เสนอราคาเสนอ: คำถามเกี่ยวกับโครงการที่ผู้เสนอราคาต้องตอบ ขอให้พวกเขาจัดทำแผนการดำเนินโครงการโดยละเอียดสำหรับการประเมินผล
8. ข้อจำกัดด้านงบประมาณ: ควรใช้งบประมาณอย่างตรงไปตรงมาเพื่อขจัดความประหลาดใจให้กับทุกฝ่ายในภายหลัง
9. ตัวชี้วัดและเกณฑ์การประเมิน: วิธีที่คุณประเมินและเลือกผู้ขาย เช่น ประวัติประสิทธิภาพที่ผ่านมา กรณีศึกษา ค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้ ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค หรือการตอบสนองในกระบวนการประมูล
10. ข้อกำหนดในการส่ง: แนวทางที่ผู้เสนอราคาต้องปฏิบัติตามเมื่อยื่นข้อเสนอในแง่ของรูปแบบ กำหนดเวลา ข้อกำหนดด้านเนื้อหา
11. ข้อมูลการติดต่อ: ที่อยู่อีเมลของคุณหรือวิธีการอื่นๆ เพื่อให้ผู้ประมูลติดต่อคุณเพื่อขอคำชี้แจงและการส่ง RFP

บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับคำจำกัดความ RFP และ RFQ และความแตกต่างที่โดดเด่นระหว่างคำนิยามเหล่านี้ หากคุณกำลังมองหาสินค้าหรือสินค้าที่มีข้อกำหนดที่ทราบ RFQ เหมาะสมที่สุด หากคุณต้องการบริการที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นต้องปรับแต่งตามความต้องการของคุณ RFP จะเป็นตัวเลือกของคุณ การใช้ประเภทคำขอที่เหมาะสมจะสร้างกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทของคุณและช่วยให้คุณตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น