ปฏิวัติการจัดการทรัพยากรบุคคลโดยใช้การผสานรวม

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการผสานรวม HR ช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนและปรับปรุงประสบการณ์สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR การรวมเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคลยังสนับสนุนความพยายามในการปฏิบัติตามข้อมูลและเพิ่มความสามารถในการรายงาน

ระบบ HR แบบแยกส่วนนำเสนอความท้าทายสำหรับบริษัทต่างๆ เนื่องจากข้อมูลจำเป็นต้องป้อนลงในโปรแกรมหลายโปรแกรมด้วยตนเองทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของพนักงาน การรวมข้อมูลช่วยขจัดปัญหานี้ด้วยการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแอพโดยอัตโนมัติ

กระบวนการที่คล่องตัว

หนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR คือการจัดการข้อมูลในแอพพลิเคชั่นต่างๆ การแชร์ข้อมูลระหว่างระบบด้วยตนเองนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงต่อองค์กรของคุณ

เมื่อคุณลงทุนในเครื่องมือผสานรวม ระบบอัตโนมัติที่มีให้จะช่วยประหยัดเวลาและเงินสำหรับสมาชิกในทีมของคุณด้วยการตัดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การถ่ายโอนข้อมูลจากหน้าจอหนึ่งไปยังอีกหน้าจอหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากพนักงานต้องลงทะเบียนเพื่อรับสิทธิประโยชน์ในระบบออนบอร์ด ข้อมูลจะถูกส่งไปยังการจัดการบัญชีเงินเดือนโดยอัตโนมัติเพื่อประมวลผลการชำระเงิน สิ่งนี้สามารถลดชั่วโมงที่ HR ต้องใช้กับการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนด้วยตนเอง ซึ่งสามารถเพิ่มมูลค่างานให้กับพนักงาน HR เต็มเวลาได้มากถึงหนึ่งเดือนหรือมากกว่านั้น

การปรับปรุงกระบวนการด้วยการผสานรวม Gusto ยังช่วยให้ทีมของคุณมีเวลามากขึ้นในกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ที่ทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต ด้วยการให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษาแพลตฟอร์ม การไล่ตามข้อมูล การอ้างอิงข้าม และการรายงานด้วยตนเองน้อยลง แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณสามารถมุ่งเน้นที่การจ้างผู้มีความสามารถที่เหมาะสม การพัฒนาผู้นำภายใน และการปรับปรุงสุขภาพของพนักงาน

ปัจจัยสำคัญในความสำเร็จของการผสานรวม HR คือคุณภาพของข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน ด้วยเวิร์กโฟลว์แบบบูรณาการ คุณสามารถสร้างแหล่งความจริงแหล่งเดียวที่จะขจัดความจำเป็นในการเปรียบเทียบชุดข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันหรือรอให้บันทึกเข้าสู่ระบบต่างๆ ก่อนที่จะรวบรวมรายงาน

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน

การผสานรวมทรัพยากรบุคคลช่วยให้พนักงานสามารถใช้ระบบทรัพยากรบุคคลที่พวกเขาชอบและคุ้นเคย ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการสลับไปมาระหว่างโปรแกรมต่างๆ และลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

การรวมระบบ HR ช่วยให้สามารถซิงโครไนซ์ข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ เพื่อให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ผู้ดูแลระบบ HR สามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของตนถูกต้องและเป็นปัจจุบันเมื่อเรียกใช้รายงาน

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานถูกทำเครื่องหมายว่าถูกเลิกจ้างในระบบบันทึก HR ของคุณและเครื่องมือการจัดการบริการไอที (ITSM) ของคุณ เครื่องมือทั้งสองจะสร้างตั๋วเลิกจ้าง ซึ่งทีมไอทีสามารถจัดการได้ สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทีมทรัพยากรบุคคลและไอทีทำงานร่วมกัน

การใช้แพลตฟอร์มบูรณาการที่เชื่อมต่อสองเทคโนโลยีนั้นง่ายกว่ามาก ตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าของแพลตฟอร์มจะดึงข้อมูลจากแอปต้นทาง ในขณะที่โซลูชันมิดเดิลแวร์แมปและแปลงข้อมูลโดยใช้กฎทางธุรกิจแบบไม่จำกัดก่อนที่จะส่งไปยังแอปพลิเคชันเป้าหมาย ทำให้การผสานรวมข้อมูลที่ซับซ้อนซึ่งครั้งหนึ่งเคยใช้เวลาหกเดือนตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่สัปดาห์

เมื่อระบบ HR ของโซลูชันบันทึกและจุดรวมเข้าด้วยกัน จะขจัดไซโลและช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการได้ในที่เดียว สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขากับระบบ HR และช่วยให้พวกเขามีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้น

เพิ่มผลผลิต

การผสานรวม HR ทำให้การส่งข้อมูลระหว่างโปรแกรมต่างๆ เป็นไปได้ ปรับปรุงความแม่นยำโดยอัตโนมัติ เปิดใช้งานระบบอัตโนมัติ และขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและทำให้ทีม HR มีเวลาเหลือเฟือในการทำงานเชิงกลยุทธ์ที่ทำให้ธุรกิจเติบโต สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในโลกปัจจุบันที่เผชิญกับความท้าทายของไวรัสโคโรนา ซึ่งผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลอาจทำงานจากระยะไกลหรือจากที่บ้าน และมีเวลาน้อยลงสำหรับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง

นอกจากการลดต้นทุนแล้ว การบูรณาการด้านทรัพยากรบุคคลยังสามารถปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงานโดยลดงานที่น่าเบื่อซึ่งไม่ส่งผลต่อผลกำไรให้เหลือน้อยที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าไม่ใช่ทุกระบบที่จำเป็นต้องผสานรวมเพื่อให้ได้ประโยชน์จากกระบวนการอัตโนมัติและการรายงานที่คล่องตัว กุญแจสำคัญคือการทำความเข้าใจว่าส่วนใดในองค์กรของคุณสามารถได้รับประโยชน์สูงสุดจากการรวมระบบ HR และค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมซึ่งตรงกับความต้องการของคุณ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าระบบบันทึกทรัพยากรบุคคล (HRIS) ของคุณไม่มีคุณลักษณะการจัดการสวัสดิการ ในกรณีนั้น คุณต้องรวมเข้ากับโซลูชันเฉพาะจุดหรือการจัดการความเสี่ยงในการลงทะเบียน เปลี่ยนแปลง และยกเลิกสวัสดิการพนักงานด้วยตนเอง ในทำนองเดียวกัน คุณต้องรวมเข้ากับระบบเหล่านั้นหาก HRIS ของคุณไม่มีการตรวจสอบภูมิหลังหรือซอฟต์แวร์การทดสอบก่อนการจ้างงาน โดยทั่วไปการรวมข้อมูลแอป HR สมัยใหม่จะดำเนินการผ่าน API และสามารถกำหนดเวลาให้ทำงานตามช่วงเวลาที่กำหนดได้

เพิ่มความฉลาดทางธุรกิจ

ทีม HR ต้องการการผสานรวมเพราะทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ส่งผลให้การรายงานมีความน่าเชื่อถือและแม่นยำยิ่งขึ้น การผสานรวม HR ยังช่วยกำจัดไซโลข้อมูลและปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทำให้ทีม HR สามารถมุ่งเน้นที่การมีส่วนร่วมของพนักงานและหน้าที่เชิงกลยุทธ์อื่นๆ ได้มากขึ้น

โดยทั่วไปแล้ว การรวมระบบ HR จะใช้ Application Programming Interface (API) เพื่อถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ การผสานรวมประเภทนี้ช่วยให้สามารถแชร์ข้อมูลได้เกือบจะเรียลไทม์ และไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของแอปพลิเคชัน การผสานรวมประเภทนี้เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งและปลอดภัยที่สุด แต่ต้องใช้ทีมผู้เชี่ยวชาญในการบำรุงรักษา

โซลูชันซอฟต์แวร์ HR ที่ทันสมัยส่วนใหญ่มี API สำหรับการผสานรวมข้อมูลกับแอปอื่นๆ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถรวมซอฟต์แวร์ของตนเข้ากับโซลูชันที่มีอยู่และโซลูชันเฉพาะจุดอื่นๆ เช่น การตรวจสอบประวัติหรือเครื่องมือคัดกรองก่อนการจ้างงาน สิ่งนี้สามารถปรับปรุงกระบวนการจ้างงานโดยลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเองจำนวนมาก และลดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำกัน

หากระบบบันทึกข้อมูลปัจจุบันของคุณและซอฟต์แวร์ HR อื่นๆ ไม่มีการผสานรวมโดยกำเนิด คุณยังคงสามารถบรรลุโซลูชันแบบผสานรวมได้โดยใช้ iPaaS จากบริษัทอื่น โซลูชันนี้สามารถเชื่อมต่อแอป HR ต่างๆ ของคุณและถ่ายโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลเดียวที่ใช้ร่วมกันซึ่งพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถให้บริการตนเองได้ง่ายขึ้น ติดตามสิ่งต่างๆ เช่น การจ่ายเงิน คำขอลางาน และการฝึกอบรม และลดจำนวนการสนับสนุนที่ทีมทรัพยากรบุคคลต้องจัดหาให้