โซลูชันด้านเทคนิคเพื่อประสบการณ์การทำงานระยะไกลที่ดีขึ้น

การทำงานจากระยะไกลดูเหมือนว่าจะอยู่ที่นี่ตลอดไป บริษัทต่างๆ ในทุกอุตสาหกรรมมีแนวโน้มที่จะมีความรู้สึกที่หลากหลายเกี่ยวกับเรื่องนี้ โดยบางบริษัทเลือกที่จะกลับไปใช้ชีวิตในสำนักงานก่อนเกิดโรคระบาดให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ เปิดกว้างมากขึ้นสำหรับการเตรียมการทำงานระยะไกลแบบถาวร

พนักงานมักจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กระตือรือร้นที่จะทำงานจากระยะไกลต่อไป ต้องขอบคุณอิสระและความยืดหยุ่นที่มีให้ อย่างไรก็ตาม การทำงานจากระยะไกลก็ใช่ว่าจะไม่มีข้อเสียสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง และการมีแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรอาจเป็นทางออกที่ดี ด้วยเหตุนี้ ด้านล่างนี้คือโซลูชันทางเทคโนโลยีที่สำคัญบางส่วนสำหรับประสบการณ์การทำงานทางไกลที่ดียิ่งขึ้น

การประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอมีความสำคัญมากกว่าที่เคยเพื่อให้ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกัน ในขณะที่ผู้คนหลายล้านคนทำงานจากที่บ้าน ดูเหมือนว่าการประชุมทางวิดีโอจะคงอยู่ต่อไป โดยผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่คาดหวังว่าจะอนุญาตให้พนักงานสื่อสารทางไกลได้แม้หลังจากที่โรคระบาดอยู่ภายใต้การควบคุมแล้วก็ตาม การรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางวิดีโอ ตลอดจนทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผู้คนมีแนวโน้มที่จะโต้ตอบกันมากขึ้นเมื่อใช้การประชุมทางวิดีโอแทนที่จะใช้เสียงเพียงอย่างเดียว ซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้จัดกำหนดการประชุมอย่างรวดเร็ว ฝึกอบรมพนักงานใหม่ หรือดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพ การได้เห็นหน้าผู้อื่นช่วยส่งเสริมการสื่อสารและนำทีมมารวมกัน ตลอดจนปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเพิ่มขวัญกำลังใจ

แนะนำสำหรับคุณ: วิกฤตสุขอนามัยของ COVID-19 ได้เปลี่ยนแปลงการเข้าถึงระยะไกลอย่างไร (ตามด้วยกรณีศึกษา)

ระบบห้องพัก

ธุรกิจใช้ระบบห้องเพื่อเพิ่มการประชุมทางวิดีโอในสถานที่ประชุม พนักงานใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอสำหรับการสื่อสารผ่านวิดีโอแบบตัวต่อตัว แต่ระบบห้องจะจัดเตรียมพื้นที่ประชุมด้วยเทคโนโลยีที่ช่วยให้ทุกคนในห้องสามารถเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องนำอุปกรณ์มาเอง

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอมักรวมเอาระบบห้องไว้เป็นส่วนเสริมหรือผลิตภัณฑ์ที่ใช้ร่วมกัน อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการบางรายไม่แยกความแตกต่างระหว่างการประชุมผ่านวิดีโอและระบบห้อง โดยนำเสนอเป็นแพ็คเกจเดียว ผู้ค้าบางรายจะรวมฮาร์ดแวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของตนเอง ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ของบริษัทเพื่อให้บริษัททำงานได้

คลาวด์โฟน

สำหรับธุรกิจสมัยใหม่ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือความต่อเนื่องของบริษัท และลูกค้าจะไม่สามารถติดต่อบริษัทของคุณได้หากระบบภายในองค์กรของคุณล่ม การขอความช่วยเหลือครั้งแรกในสถานการณ์ดังกล่าวมักจะเป็นการขอผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่สามารถช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหาได้ อย่างไรก็ตาม คุณจะยังพลาดโอกาสทางธุรกิจในช่วงเวลานี้ ลูกค้าจะหงุดหงิดเนื่องจากการหยุดทำงาน ซึ่งอาจหมายถึงการสูญเสียธุรกิจ

หากคุณมีระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ ระบบจะยังคงทำงานต่อไปจนกว่าคุณจะเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ หากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณไม่พร้อมใช้งาน คุณสามารถใช้วอยซ์เมลและใช้การบันทึกการโทรเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อและความต่อเนื่อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ผู้ดูแลอัตโนมัติของซอฟต์แวร์ได้อีกด้วย

ซอฟต์แวร์รางวัลและการรับรู้

ผู้จัดการสามารถจดจำผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่างง่ายดายด้วยซอฟต์แวร์การจดจำพนักงาน เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าพนักงานที่ไม่ได้รับการชื่นชมอย่างทันท่วงทีจะมีแรงจูงใจและแรงจูงใจในการทำงานในระดับสูงลดลง ในกรณีที่ไม่มีโซลูชันทางเทคนิค โดยทั่วไปพนักงานจะถูกขอให้รอการตรวจสอบผลงานประจำปีและรายปีเพื่อรับข้อเสนอแนะหรือการยอมรับ ผลลัพธ์ของความพยายามในการรับรู้ที่ล้าหลังดังกล่าวมักจะทำให้การยอมรับ การยกย่อง และข้อเสนอแนะมีผลกระทบและความหมายน้อยลง

นี่คือเหตุผลว่าทำไมการให้การรับรองตรงเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ และซอฟต์แวร์ทำให้สิ่งนั้นเป็นไปได้ ผู้จัดการไม่ต้องรอหรือนั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์อีกต่อไปเพื่อรับขวัญบุคลากร พวกเขาสามารถทำได้จากทุกที่ในโลกและทันที

รับสมัครงาน

เป็นที่แน่ชัดมากขึ้นว่าเทคโนโลยีการจัดหางานมีความจำเป็นอย่างไม่มีข้อกังขาในการเปิดใช้งานการทำงานจากระยะไกล เมื่อพูดถึงการสรรหา การมีเทคโนโลยีที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการค้นหาคนที่เหมาะสมสำหรับบทบาทที่คุณกำลังจ้าง

การใช้กระบวนการสรรหาบุคลากรแบบดิจิทัลทำให้ธุรกิจมีข้อได้เปรียบในการได้มาซึ่งบุคลากรที่มีความสามารถ เนื่องจากใช้ AI และอัลกอริทึมที่สามารถตั้งโปรแกรมได้ ไม่เพียงสร้างเครือข่ายที่กว้างที่สุดเท่านั้น แต่ยังตัดสินใจเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนด้วยข้อมูลมากที่สุด เมื่อทุกคนทำงานและสมัครงานจากที่บ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตลาดแรงงานระหว่างประเทศ คุณต้องมีเครื่องมือจัดหาผู้มีความสามารถเพื่อให้กระบวนการจ้างงานของคุณคล่องตัว

คุณอาจชอบ: 5 วิธีที่น่าสนใจในการเพิ่มยอดขายทางไกลของคุณ

การเรียนรู้ผ่านมือถือ

แม้ว่าการมี LMS ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์นั้นจำเป็นสำหรับการให้การฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องและครอบคลุมแก่พนักงานของคุณ แต่การรวมเข้ากับแอปการเรียนรู้บนมือถือช่วยให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงการฝึกอบรมได้จากทุกที่ ไม่ว่าคนของคุณจะทำงานที่โต๊ะทำงานหรือต้องเดินทางตลอดเวลา ไม่ต้องสงสัยเลยว่าพวกเขาทุกคนต่างติดและสนใจโทรศัพท์มือถือของพวกเขา

ทำไมไม่ใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้และจัดการฝึกอบรมให้กับพวกเขาบนอุปกรณ์ที่พวกเขาใช้เวลามากอยู่แล้ว ไม่จำเป็นอีกต่อไปที่พนักงานจะต้องอยู่ที่เทอร์มินัลเดสก์ท็อปเพื่อรับการฝึกอบรมคุณภาพสูงที่จัดเตรียมทักษะและข้อมูลที่พวกเขาต้องการ

การติดตามเวลา

การจดจ่อเป็นหนึ่งในหลุมพรางต่างๆ ของการทำงานจากระยะไกล การเดินทางในช่วงเช้าช่วยให้พนักงานออฟฟิศสามารถสลับเข้าสู่โหมดการทำงานได้ เพื่อให้เมื่อถึงเวลาที่พวกเขาไปถึงที่ทำงาน พวกเขาพร้อมที่จะลงมือทำธุรกิจและเข้าสู่สถานะที่ลื่นไหล

การสื่อสารโทรคมนาคมหมายถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งทางร่างกายและจิตใจในกิจวัตรนั้น เมื่อการเดินทางเกี่ยวข้องกับการเดินจากห้องนอนของคุณไปยังพื้นที่ทำงานของคุณ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพื้นที่ทำงานนั้นมีสิ่งต่างๆ เช่น โทรทัศน์ เตียงนอนของคุณ และสมาชิกในครอบครัวที่อาจเป็นไปได้ด้วย การเปลี่ยนนี้อาจทำได้ยาก ซอฟต์แวร์การจัดการเวลาช่วยให้ผู้คนตระหนักว่าพวกเขาอยู่ในเวลาของบริษัท

คุณสามารถทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้แอปตรวจสอบเวลาง่ายๆ การขอให้ผู้คนติดตามเวลาของตนเองอาจทำให้ยุ่งเหยิงและหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบที่สำคัญซึ่งจำเป็นสำหรับความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีระหว่างพนักงานและนายจ้าง

VPN

เมื่อพนักงานจำนวนมากทำงานนอกสำนักงาน ความปลอดภัยในโลกไซเบอร์จึงเป็นเรื่องที่น่ากังวลมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ใช้เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายสาธารณะหรือส่วนบุคคล ความพยายามฟิชชิ่ง การปฏิเสธการให้บริการแบบกระจาย (DDoS) การโจมตีบัญชีเดสก์ท็อประยะไกล และการใช้ประโยชน์จาก Bluekeep เป็นหนึ่งในความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดสำหรับพนักงานระยะไกล น่าเสียดายที่พนักงานจำนวนมากไม่ได้รับการศึกษาเพียงพอในการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่จะสังเกตเห็นหรือไม่ทราบถึงรูปแบบการโจมตีเหล่านี้ ทำให้พวกเขาถูกเปิดเผยและไวต่อการละเมิดเป็นพิเศษ

พนักงานสามารถสร้างความเสียหายต่อความปลอดภัยของข้อมูลของบริษัทได้พอๆ กับแฮ็กเกอร์และอาชญากรไซเบอร์ ดังนั้นการรักษาอุปกรณ์ให้ปลอดภัยในขณะที่ทำงานจากที่บ้านจึงเป็นสิ่งที่ต่อรองไม่ได้ VPN ช่วยให้พนักงานเข้าถึงเครือข่ายและข้อมูลภายในขององค์กรได้อย่างปลอดภัยจากระยะไกล เครื่องมือนี้สร้างอุโมงค์ที่ปลอดภัยระหว่างอุปกรณ์ของผู้ใช้และข้อมูลบริษัท โดยเข้ารหัสทุกอย่างที่ส่งระหว่างปลายทางทั้งสอง

โปรแกรมป้องกันไวรัส

แม้ว่าสำนักงานจริงของคุณอาจมีความสามารถในการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์เพื่อจัดการกับเวิร์กสเตชันทั้งหมด แต่คุณก็ควบคุมคอมพิวเตอร์ที่บ้านได้ไม่เท่ากัน สำหรับพีซีระยะไกล Windows Defender ซึ่งมาพร้อมกับ Windows 10 เป็นมาตรฐาน เป็นโซลูชั่นป้องกันไวรัสที่มากเกินพอ

ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยปลายทางควรใช้โดยพนักงานระยะไกลแต่ละคนที่ใช้ Macintosh

กำหนดนโยบายที่กำหนดให้พนักงานที่บ้านทุกคนใช้ผลิตภัณฑ์ป้องกันไวรัสในเครื่องทั้งหมดที่เชื่อมต่อกับทรัพยากรของบริษัท และพิจารณาว่าคุณจะต้องใช้ระบบตรวจสอบบนคลาวด์เพื่อติดตามเวิร์กสเตชันของคุณหรือไม่ ตรวจสอบเครื่องมือคอนโซลการสนับสนุนที่คุณกำลังใช้อยู่ รวมถึงใบอนุญาตใดๆ ที่คุณอาจต้องใช้เพื่อเข้าถึงเครื่องที่ไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมและการดูแลโดยตรงของคุณ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันระยะไกลเพื่อให้ทีมสนับสนุนด้านไอทีของคุณเข้าถึงคอมพิวเตอร์ที่บ้านของพนักงานได้จากระยะไกลเพื่อช่วยในการตั้งค่าการเข้าถึงระยะไกล

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่าย

โซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายออนไลน์ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงบัญชีค่าใช้จ่ายได้จากทุกที่ พนักงานทางไกลอาจส่งค่าใช้จ่ายจากที่บ้านหรือบนท้องถนน ซึ่งทีมบัญชีหรือบัญชีเงินเดือนจะประเมินและอนุมัติทันที ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่รวดเร็วและอยู่ในหน้าเดียวกันโดยไม่ต้องเข้ามาที่สำนักงาน

เวลาที่ใช้ในการอนุมัติและเบิกค่าใช้จ่ายจะลดลงครึ่งหนึ่งเมื่อคุณใช้โซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายแบบบูรณาการ อีกทางเลือกหนึ่งคือการให้พนักงานการเงินของคุณทำงานจากระยะไกล โดยได้รับใบเสร็จเสมือนจริงจำนวนมากซึ่งต้องใช้เวลาในการอนุญาต ใบเสร็จรับเงินแต่ละใบต้องได้รับการตรวจสอบกับนโยบายของบริษัทก่อนจึงจะสามารถชำระเงินได้ ซึ่งจะทำให้การชำระเงินของพนักงานล่าช้า

คุณอาจชอบ: เคล็ดลับสำหรับการพัฒนาตนเองในฐานะนักพัฒนาซอฟต์แวร์ทางไกลใน COVID-19

บทสรุป

ในหลาย ๆ ด้าน การทำงานจากระยะไกลทำให้เศรษฐกิจและแรงงานมืดบอด นำเสนอวิธีการใหม่ ๆ ในการทำสิ่งต่าง ๆ ในชั่วข้ามคืน ซึ่งทำให้ระเบียบที่ตั้งไว้เสียไป ชีวิตการทำงานของเราถูกกำหนดมาอย่างยาวนานโดยสำนักงานและการอยู่ใกล้กัน ซึ่งการทำงานจากระยะไกลยังคงเป็นสิ่งแปลกปลอมสำหรับผู้คนและบริษัทจำนวนมาก แม้จะผ่านมาเกือบสองปีแล้วก็ตาม

การระเบิดของเทคโนโลยีที่ช่วยให้ทำงานจากระยะไกลได้เป็นผลสำเร็จของสิ่งเหล่านี้ทั้งหมด ขณะนี้มีโซลูชันเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์สำหรับแทบทุกปัญหาและความท้าทายที่เกิดจากการทำงานจากระยะไกล

จากเทคโนโลยีที่ทำให้การทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริงง่ายขึ้น ไปจนถึงเทคโนโลยีที่ช่วยให้ค้นหาและรับพนักงานในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลได้ง่ายขึ้น มีวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในการทำงานทางไกลมากมาย คำนึงถึงตัวอย่างข้างต้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณใช้ประโยชน์จากทุกสิ่งที่มีอยู่เพื่อทำให้การทำงานจากระยะไกลมีประสิทธิผลมากขึ้นและสนุกสนานสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง