วิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถทำงานระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การปฏิวัติการทำงานระยะไกลกำลังจะเกิดขึ้น และเราเห็นบริษัทต่างๆ จำนวนมากขึ้นเปลี่ยนไปใช้แบบจำลองการทำงานระยะไกลบางส่วนหรือทั้งหมด แต่การทำงานจากที่บ้านนำเสนอทั้งความท้าทายและโอกาส ทุกธุรกิจและแม้แต่แต่ละทีมในธุรกิจเหล่านั้นต่างกัน และจะได้รับประโยชน์จากวิธีการทำงาน แนวทางปฏิบัติ และเครื่องมือที่ไม่เหมือนใครในการดำเนินงานจากระยะไกล สำหรับผู้ที่มีบทบาทในการบริหารโครงการ พวกเขาต้องวางแผนอย่างพิถีพิถัน จัดระเบียบ สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และจัดการเวลา แต่ทั้งหมดนี้สามารถทำได้จากระยะไกลหรือไม่?

ที่ Exposure Ninja เราเป็นผู้สนับสนุนการทำงานระยะไกลโดยสิ้นเชิง และใช้งานโมเดลระยะไกล 100% มานานกว่าแปดปี เราได้ถามผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารของเรา — ผู้จัดการโครงการ — ซึ่งอยู่แนวหน้าทุกวัน ทำให้ลูกค้ามีความสุขและสร้างผลลัพธ์ที่ดีได้ สำหรับเคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการทำงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

1. การสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล: ระวังการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

บทบาทของผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่เน้นที่การสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการสรุปทีมภายในเกี่ยวกับคำขอของลูกค้าและโครงการใหม่ หรืออัปเดตลูกค้าเกี่ยวกับความคืบหน้าของแคมเปญ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่ความชัดเจนของข้อความหรือการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีเท่านั้น นอกจากนี้ยังเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่คุณแบ่งปันกับลูกค้าและทีมของคุณเมื่อใด อะไร และมากน้อยเพียงใด

หากคุณกำลังทำงานจากระยะไกล การสื่อสารภายในของคุณส่วนใหญ่มักจะเกิดขึ้นผ่านอีเมลและแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที สิ่งเหล่านี้สามารถยอดเยี่ยมในการติดต่อกับทีมของคุณและติดตามความคืบหน้าของงานหากใช้อย่างถูกต้อง แต่แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถเปลี่ยนจากเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพไปเป็นการเสียเวลาเปล่าๆ ที่ครอบงำวันของคุณได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อสื่อสารด้วยข้อความมากกว่าต่อหน้าหรือทางโทรศัพท์ ความชัดเจนในการสื่อสารของคุณมีความสำคัญมากกว่า การพิจารณาน้ำเสียงและความถี่ของข้อความของคุณนั้นมีประโยชน์ — ทดลองโดยย่อความคิดเห็นของลูกค้าให้เป็นการอัปเดตรายสัปดาห์เพื่อหลีกเลี่ยงการสแปมแชนเนลกลุ่ม และพิจารณาว่าการโทรนั้นมีประสิทธิภาพ (หรือน้อยกว่า) สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอหรือไม่

หากคุณไม่มีเวลาดำเนินการกับข้อความที่เข้ามา อย่าเปิดมัน! หากคุณไม่สามารถต้านทานได้ ให้จดข้อความนั้นไว้โดยเร็ว ประเมินความเร่งด่วนของข้อความนั้น และกลับไปทำงานที่ทำอยู่ เราใช้ Slack ซึ่งมีวิธีการที่สะดวกในการตั้งค่าการเตือนความจำสำหรับข้อความที่คุณได้รับ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการกับข้อความเหล่านั้นได้ภายในหนึ่งชั่วโมง พรุ่งนี้ หรือสัปดาห์หน้า อาจเป็นการดีที่จะปิดเสียงการแจ้งเตือนชั่วคราวเมื่อคุณกำลังทำงานบางอย่างหรือกำลังโทร การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะป้องกันการแจ้งเตือนไม่ให้ปรากฏขึ้น กวนใจคุณ และดึงดูดให้คุณเช็คอิน แต่ยังส่งสัญญาณให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าขณะนี้คุณไม่พร้อมสำหรับการสนทนา การกำหนดช่วงเวลาอย่างสม่ำเสมอเมื่อคุณตรวจสอบข้อความและติดตามข้อความ แม้จะใส่ไว้ในปฏิทินก็ตาม สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ด้วยการให้คุณจดจ่อกับงานอื่นๆ ได้โดยไม่เสี่ยงต่อการพลาดการอัปเดตที่สำคัญ

2. วางแผนวันของคุณ: ทำงานในบล็อก

ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานทางไกลคือมีความยืดหยุ่นในการวางแผนวันของคุณ และอาจเริ่มต้นหรือเสร็จสิ้นก่อนเวลาเล็กน้อยหรือช้ากว่าที่คุณทำในสำนักงานเล็กน้อย แม้ว่าสิ่งนี้จะดีสำหรับบางคน แต่สำหรับบางคน การปิดอาจเป็นเรื่องท้าทาย เป็นเรื่องง่ายเกินไปสำหรับวันทำงานของคุณที่จะซึมซับในตอนเย็นของคุณ เมื่อคุณตรวจสอบอีเมลสองสามฉบับหลังอาหารเย็น ตอบกลับคำขอที่ไม่เร่งด่วน (แม้ว่าจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีก็ตาม) หรือทำงานนานกว่าปกติเพราะไม่มี จำเป็นต้องเดินทาง

การวางแผนสัปดาห์ของคุณอย่างรอบคอบสามารถช่วยปิดการทำงานและมีประสิทธิผลมากขึ้น ผู้จัดการโครงการ (PMs) ของเราหลายคนแบ่งเวลาออกเป็นช่วงๆ โดยแต่ละคนจะทุ่มเทให้กับลูกค้าหรืองานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังอาจเป็นประโยชน์ในการอนุญาตให้มีงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้แต่คาดเดาไม่ได้ซึ่งจะปรากฏขึ้นในระหว่างสัปดาห์ ทั้งโดยการเพิ่มบัฟเฟอร์ด้านใดด้านหนึ่งของช่วงเวลาของคุณหรือสร้างบล็อกเพิ่มเติมสำหรับคำขอที่ไม่คาดคิด ซึ่งจะทำให้คุณสามารถทำตามกำหนดการได้ เมื่อปัญหาในนาทีสุดท้ายเกิดขึ้นซึ่งคุณต้องให้ความสนใจ การปิดกั้นช่องเฉพาะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับประกันว่าคุณจะทำงานสัปดาห์ได้อย่างเต็มที่ และช่วยให้คุณวางใจได้ว่าคุณจะอุทิศเวลาให้เพียงพอให้กับลูกค้าแต่ละรายหรือแต่ละโครงการ

สุดท้าย การรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานเมื่อคุณต้องทำงานทางไกลอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับพวกเรา ลองวางแผนงานผู้ดูแลระบบที่ "เบากว่า" ในช่วง 30 นาทีสุดท้ายของวัน ซึ่งอาจช่วยให้คุณผ่อนคลายได้ หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ คุณอาจชอบรายการและการวางแผน ดังนั้นลองเขียนอะไรก็ได้ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เข้ามาอยู่ในหัวของคุณในตอนเย็นบนโทรศัพท์หรือแผ่นจดบันทึกแทนที่จะเปิดแล็ปท็อปเพื่อดำเนินการ PM Ninjas ของเราหลายคนพบว่าการปิดกั้นเวลาสำหรับการออกกำลังกายหรืองานอดิเรกบางอย่างทันทีหลังเลิกงานเป็นวิธีที่ดีในการเข้าสู่ช่วงหยุดทำงานและตัดขาดอย่างหนักเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน

3. การจัดการประชุมเสมือนจริง: ทุกอย่างอยู่ในการเตรียมการ

เมื่อทำงานจากระยะไกล การประชุมมักจะเกิดขึ้นน้อยกว่าในสำนักงาน ซึ่งจะช่วยให้บุคคลและธุรกิจสามารถพิจารณาวัตถุประสงค์และคุณค่าของการประชุมได้อย่างแท้จริง และทำให้แน่ใจว่าการประชุมนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด เราพยายามใช้ช่วงเวลา 30 นาทีเพื่อหลีกเลี่ยงการสนทนาปลายเปิดและยาวที่อาจย่อให้เหลือเพียงครึ่งเวลา — เราทุกคนต่างคุ้นเคยกับการประชุมที่ยืดเยื้อและนอกลู่นอกทาง ควบคู่ไปกับหลักการเดิมๆ ที่ได้ผล ขยายให้เต็มเวลาที่มีอยู่ หากคุณกำลังเป็นผู้นำในการโทร ให้พยายามจำกัดจำนวนการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นในตอนเริ่มต้น สิ่งสำคัญคือต้องติดต่อกับลูกค้าและสมาชิกในทีม แต่หลังจากนั้นหนึ่งหรือสองนาที ให้เตือนผู้เข้าร่วมอย่างนุ่มนวลถึงจุดประสงค์ของการโทรและเริ่มต้นในวาระการประชุมของคุณ

เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิผล แบ่งปันบันทึกหรือวาระการประชุมของคุณกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ก่อนการโทร ทำให้วัตถุประสงค์ของการประชุมชัดเจนและสนับสนุนให้ผู้อื่นเตรียมการอย่างเหมาะสมก่อนการประชุม ไม่ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ, Skype หรือโทรศัพท์มือถือของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลสำรอง เราทุกคนต่างอยู่ที่นั่นเมื่อปัญหาทางเทคนิครบกวนการโทรในช่วงเวลาที่เลวร้ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ถ้าสิ่งนี้เกิดขึ้นระหว่างการโทรกับลูกค้า ไม่เพียงไม่เป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังอาจเสียเวลาอีกด้วย ก่อนการประชุม ให้ตรวจสอบว่าไมโครโฟนของคุณใช้งานได้ และคุณสามารถเข้าถึงห้องประชุมเสมือนที่คุณอาจใช้อยู่ได้ เตรียมหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าไว้ใกล้ตัวเสมอ

4. การตั้งค่าเวิร์กสเตชันของคุณ: คุ้มค่ากับความพยายาม

ไม่ว่าคุณจะทำงานที่บ้านเป็นเวลาหนึ่งวัน หนึ่งสัปดาห์หรือไม่มีกำหนด การจัดพื้นที่ทำงานให้กับคุณเป็นสิ่งสำคัญ ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณน่าจะได้รับโทรศัพท์หลายครั้งตลอดทั้งสัปดาห์ ดังนั้นกล้องและไมโครโฟนคุณภาพดีจึงมีความสำคัญ พิจารณา (และตรวจสอบ!) สภาพแวดล้อมของคุณก่อนที่จะเข้าร่วมสาย — เราทุกคนเห็นการทำงานระยะไกลล้มเหลวโดยที่กางเกงคู่หนึ่งวางอยู่บนพื้นหรือเด็กอันธพาลเดินเข้าไปในห้อง... ถ้าเป็นไปได้ ให้สร้างพื้นที่เฉพาะสำหรับการทำงานที่ฟรี จากความยุ่งเหยิงและความฟุ้งซ่าน สิ่งนี้จะทำให้คุณมีสมาธิและสามารถสลับไปมาระหว่างงานกับเวลาส่วนตัวได้ง่ายขึ้น

ในท้ายที่สุด งานสำนักงานส่วนใหญ่สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นเดียวกัน หากไม่ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จากระยะไกล ทักษะที่จำเป็นสำหรับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพยังคงเหมือนเดิม และบุคคลเหล่านั้นที่ดึงดูดให้การจัดการโครงการได้รับการจัดระเบียบและเป็นอิสระ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ที่ไม่เพียงแค่เอาตัวรอดแต่เจริญรุ่งเรืองเมื่อทำงานทางไกล

หากคุณกำลังประสบปัญหาในการเปลี่ยนจากที่ทำงานมาที่บ้านของคุณ Remote Work Revolution สามารถช่วยให้คุณปรับตัวได้ โดยมอบเครื่องมือ เทคนิค และลูกเล่นทั้งหมดที่ผู้จัดการโครงการของเราใช้เพื่อจัดการทีมและทำงานกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ เปลี่ยนจากที่ทำงานเป็นแบบระยะไกลด้วย Exposure Ninja และทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานของคุณดีขึ้นกว่าเดิม