จัดประชุมทางไกลอย่างไรไม่ให้เสียเวลา

การรักษาให้การประชุมตรงต่อเวลาและมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายในสำนักงาน ในการตั้งค่าระยะไกล มีความท้าทายเพิ่มเติมบางอย่าง เช่น แพลตฟอร์มการประชุมที่ไม่น่าเชื่อถือและ "เปิดหรือปิดกล้อง" ที่ไม่ชัดเจน มารยาท. ที่ Exposure Ninja เราได้ดำเนินการจากระยะไกลมาตั้งแต่ปี 2012 และเติบโตขึ้นเป็นทีมที่มีนินจา 100 คน ในช่วงเวลานี้ เราได้ปรับปรุงการตั้งค่าการประชุมทางไกลเพื่อนำเสนอการประชุมที่มีประสิทธิผลโดยมุ่งเน้นที่

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 7 ประการในการจัดการประชุมทางไกลที่ไม่เสียเวลา

1. ตั้งความคาดหวัง

เช่นเดียวกับการประชุมต่อหน้า ผู้มาสายและสิ่งรบกวนสมาธิอาจทำให้การประชุมหยุดชะงักได้ ขั้นตอนแรกสู่การประชุมที่ยอดเยี่ยมที่ไม่เสียเวลาคือต้องแน่ใจว่าความคาดหวังของทีมของคุณถูกกำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มต้น

วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเริ่มต้นคือจองการประชุมในปฏิทินโดยระบุเวลา สถานที่ (เช่น Skype) และรายชื่อผู้ได้รับเชิญ ที่ Exposure Ninja เราใช้ Google ปฏิทิน ซึ่งจะซิงค์กับปฏิทินของ Ninja ทุกตัวเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกจองซ้ำซ้อน

จุดเริ่มต้นของการประชุมเป็นเวลาที่ดีในการวาง "กฎพื้นฐาน" สิ่งเหล่านี้ควรรวมถึงการใช้โทรศัพท์มือถือ โปรแกรมส่งข้อความ และอีเมล ตามหลักการแล้ว ทุกคนในทีมจะปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดตลอดระยะเวลาการประชุม อาจไม่สามารถทำได้เสมอไป แต่จะทำให้การโทรมีสมาธิมากขึ้นโดยมีการขัดจังหวะน้อยลง

คุณควรกำหนดความคาดหวังของฮาร์ดแวร์ด้วย หากคุณกำลังบรรยายสรุป ควรขอให้ทีมของคุณปิดเสียงไมโครโฟนชั่วคราวเว้นแต่พวกเขาจะมีคำถาม วิธีนี้ช่วยลดโอกาสที่สุนัขจะเห่าและการพิมพ์เสียงที่รบกวนข้อความของผู้พูด

2. แบ่งปันวาระล่วงหน้า

การแบ่งปันวาระการประชุมก่อนการประชุมทำให้ทุกคนมีเวลาเตรียมตัวและช่วยในการดำเนินการตรวจสอบที่จำเป็น การตรวจสอบนั้นคือจำเป็นต้องมีการประชุมอย่างแท้จริงหรือไม่ หากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อรวบรวมวาระการประชุม ก็มีความเป็นไปได้สูงที่การประชุมอาจไม่จำเป็นเลย

กำหนดการของคุณยังช่วยให้คุณมีวิธีที่ง่ายในการดึงการประชุมกลับมาสู่เส้นทางเดิม หากคุณไม่ได้สนใจในการสนทนา เช่นเดียวกับการประชุมทางกายภาพ มันง่ายที่จะพูดว่า “ฉันคิดว่าเรากำลังเริ่มออกนอกลู่นอกทาง ลองปักหมุดในนี้และทบทวนในภายหลัง”

3. ใช้แพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้

มีตัวเลือกการโทรที่แตกต่างกันมากมาย และการเลือกหนึ่งที่เชื่อถือได้และเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการโทรที่หลุดอย่างต่อเนื่องหรือต้องถูกละทิ้งเนื่องจากการเชื่อมต่อไม่ดี!

หากคุณต้องการสร้างการโทรใหม่ที่คุณอาจมีกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์สำนักงาน แอปอย่าง Yay หรือ 8×8 อาจมีประสิทธิภาพ ฟีเจอร์บันทึกการโทรเหล่านี้นำเสนอและสามารถตั้งค่าให้โทรออกและรับสายโดยใช้หมายเลขสำนักงานของคุณได้ เป็นบริการที่ง่ายสำหรับลูกค้าของคุณ เนื่องจากพวกเขาจะรับสายตรงไปยังหมายเลขของตนตามปกติ ไม่มีอะไรให้พวกเขาดาวน์โหลดหรือดำเนินการใด ๆ ก่อนจึงจะสามารถใช้งานได้

สำหรับการประชุมที่กล้องเหมาะสมกว่า — หรือหากคุณต้องการแชร์หน้าจอ — มีแพลตฟอร์มให้เลือกมากมาย รายการโปรดบางส่วนของเรา ได้แก่ Google Hangouts, Skype และ Zoom

Google แฮงเอาท์ซิงค์กับ Google ปฏิทินได้อย่างราบรื่น คุณสามารถแชร์หน้าจอของคุณ และยังมีตัวเลือกคำบรรยายสำหรับผู้ที่มีปัญหาในการได้ยินหรือมีปัญหาในการได้ยินในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง

Skype เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่มีชื่อเสียงพร้อมคุณสมบัติในตัวที่ยอดเยี่ยม เช่น เครื่องบันทึกหน้าจอและการแชร์หน้าจอ Skype ยังทำหน้าที่เป็นผู้ส่งสารสำหรับการส่งข้อความด่วนหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนพร้อมก่อนที่จะเริ่มการโทร อย่างไรก็ตาม ผู้คนจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากความมั่นคงในบางครั้งอาจกลายเป็นหย่อมๆ เล็กน้อย

Zoom เป็นบริการที่ต้องเสียค่าบริการ แต่มีเวอร์ชันฟรีที่ยอดเยี่ยมให้คุณจัดการประชุมได้นานถึง 45 นาที นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์บันทึกการประชุมและตัวเลือกการแชร์หน้าจอ มีแนวโน้มที่จะเป็นแพลตฟอร์มที่เสถียรมากและสามารถจัดการกับผู้คนจำนวนมากได้

4. ใช้กล้อง

การประชุม "เปิดกล้อง" มีประโยชน์มากมายในด้านประสิทธิภาพ แต่ยังรวมถึงมุมมองการสร้างทีมด้วย การให้ทุกคนเปิดกล้องจะช่วยไม่ให้คนพูดทับกันเพราะวาจาที่ใครบางคนกำลังจะพูดจะเหมือนกับที่พวกเขาอยู่ในการประชุมแบบเห็นหน้ากัน เมื่อปิดกล้อง อาจมีการขอโทษมากมายสำหรับการพูดจากัน — เสียเวลาเปล่าในการประชุมที่มีประสิทธิภาพอย่างอื่น ไม่ต้องพูดถึงเรื่องน่าอาย

การเปิดกล้องช่วยในการวัดปฏิกิริยาของทีมในระหว่างการประกาศ และแน่นอนว่าจะช่วยให้ทุกคนเห็นวิธีการพูดของสิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายสำหรับบางสิ่งที่จะเจอในลักษณะที่แตกต่างไปจากที่ตั้งใจไว้ ความสามารถในการมองเห็นใบหน้าของทุกคนช่วยได้

โดยทั่วไป สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือแจ้งให้ทีมของคุณทราบการประชุมที่พวกเขาควรอยู่หน้ากล้องเพื่อที่พวกเขาจะได้เตรียมการล่วงหน้า เรามักจะแนะนำว่าการประชุมบางอย่างเป็นแฮงเอาท์วิดีโอ แต่เราไม่เคยยืนยันเรื่องนี้ เนื่องจากสมาชิกในทีมบางคนอาจรู้สึกไม่สบายใจ

5. กำหนด Speaker คนต่อไป

เคล็ดลับง่ายๆ ในการรักษาการประชุมคือต้องแน่ใจว่าคุณถามคำถามไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ การปล่อยให้คำถามค้างอยู่อาจส่งผลให้เกิดความเงียบขึ้นได้ เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาการชี้นำทางภาพตามปกติเพื่อพูดถึงบุคคลได้ ในการประชุมแบบเห็นหน้ากัน คุณสามารถดูคนที่คุณต้องการคำตอบได้ บนหน้าจอ ไม่ชัดเจนว่าคุณกำลังมองใครอยู่ — คุณสามารถจ้องที่เพื่อนร่วมงานของคุณที่มุมของหน้าจอ แต่สำหรับคนอื่น ๆ คุณจะเพียงแค่ดูถูก! ง่ายๆ “เป็นไปได้ไหม? คุณคิดอย่างไร แอนดี้” สามารถขจัดความไม่แน่นอนและเวลาว่างที่ไม่จำเป็นออกไปได้

ไปที่ด้านบนสุดของ Google ฟรี

ดาวน์โหลดสำเนาหนังสือขายดีของเราฟรี

" วิธีไปสู่จุดสูงสุดของ Google "

ดาวน์โหลด My Free Copy

6. ส่งเสริมความปลอดภัยทางจิตใจ

การประชุมบางครั้งอาจทำให้เสียงที่ดังที่สุดในห้องหยุดชะงัก ปัญหานี้ไม่แตกต่างกันในการประชุมทางไกล แม้ว่าคุณสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมบางคนรู้สึกมั่นใจมากขึ้นเมื่อโต้ตอบออนไลน์

ทีมมาถึงจุดปลอดภัยแล้วเมื่อทุกคนรู้สึกสบายใจที่จะมีส่วนร่วมและเคารพสมาชิกทุกคนในทีม เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ คุณสามารถส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่เท่าเทียมกันจากสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันโดยกำหนดบุคคลต่อไปที่คุณต้องการจะได้ยิน ในสำนักงาน คุณสามารถใช้สัญญาณภาพได้ ออนไลน์ก็เหมือนกัน แต่คุณอาจต้องทำงานหนักขึ้นเล็กน้อย

ความปลอดภัยทางจิตใจช่วยให้คุณได้รับความคิดของทุกคนในระหว่างการประชุม โดยจำกัดคะแนนที่ได้รับหลังการประชุม การมีมันเป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณกำลังมองหาเพื่ออำนวยความสะดวกยังช่วยให้คุณมองเห็น "ถุงทราย" การบรรจุกระสอบทรายเป็นช่วงเวลาที่สมาชิกในทีมเริ่มพูดย้ำประเด็นของตนหรือออกนอกประเด็นและดึงการประชุมออกนอกเส้นทาง การกระจายการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกันจะช่วยให้คุณรักษาการประชุมและทำให้ทีมของคุณแข็งแกร่งขึ้น

7. อย่าโหดเกินไป

การรักษาให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและลดเวลาที่สูญเปล่าเป็นเรื่องที่ดี แต่ระวังอย่าโหดเหี้ยมเกินไป การทำงานจากระยะไกลสามารถลดระยะเวลาในการสร้างทีมที่คุณมี และเวลาในการโต้ตอบทางสังคมเพียงเล็กน้อยก็มีความสำคัญ การเผื่อเวลาไว้สักสองสามนาทีในตอนต้นหรือปลายสายเพื่อตามทันในตอนเย็นหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ของทุกคนสามารถช่วยให้ทีมรู้สึกเชื่อมโยงกัน

หากคุณกำลังปรับตัวเข้ากับการทำงานทางไกลและค้นหาวิธีที่จะช่วยให้ทีมของคุณเติบโตในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล Exposure Ninja ขอเสนอการสัมมนาผ่านเว็บทางไกลที่ใช้งานได้ฟรีสำหรับธุรกิจและการโทรขอคำปรึกษาเพื่อเริ่มต้น เราได้ออกแบบ การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษาสำหรับการปฏิวัติการทำงานระยะไกล เพื่อข้ามบทเรียนที่ยากลำบากในการทำด้วยตัวเอง และพาคุณไปยังจุดที่คุณต้องการโดยเร็วที่สุด

เริ่มต้นวันนี้โดยจองคำปรึกษาฟรีกับนินจา