คำถามที่ถามก่อนเริ่มการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ในโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ที่ซึ่งธุรกิจเต็มไปด้วยพนักงานที่มีบทบาทหน้าที่เพิ่มมากขึ้น อาจเป็นเรื่องยากที่จะตามให้ทันหากไม่มีระบบอัตโนมัติบางรูปแบบ ในหลายกรณี ขั้นตอนแรกคือการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

มีมานานหลายทศวรรษแล้ว แต่เมื่อ เทคโนโลยีก้าวหน้า และผู้คนจำนวนมากขึ้นคุ้นเคยกับคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน วิธีใหม่ๆ ในการใช้เทคโนโลยีนี้ทุกวันก็ปรากฏขึ้น

แม้ว่าการค้นหาโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ทำงานได้ดีหรือการซื้อเครื่องจักรสำหรับโรงงานของคุณอาจดูเหมือนเป็นวิธีง่ายๆ ในการทำให้งานประจำบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วในครั้งแรก คุณต้องค้นคว้าเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยก่อนที่จะดำเนินการใดๆ ที่ซับซ้อนเกินไปหากต้องการให้เสร็จ ตั้งแต่เริ่มต้น

วิธีการใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในที่ทำงาน

องค์กรและธุรกิจสามารถใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการและประสิทธิภาพของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีพนักงานหลายร้อยหรือหลายพันคนสามารถทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ที่จะรับข้อมูลโดยตรงจากซอฟต์แวร์บัญชีขององค์กรและแจกจ่ายเช็คเงินเดือนของพนักงานโดยไม่ต้องดำเนินการกับมนุษย์

ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยให้ เกิด ความแม่นยำ ในที่ทำงาน ขณะเดียวกันก็ลดข้อผิดพลาดในการคำนวณด้วยตนเอง

อีกตัวอย่างหนึ่งคือถ้าฝ่ายการตลาดของคุณส่งจดหมายข่าวรายเดือน แต่มีผู้ติดต่อหลายรายภายในแผนกต่างๆ ที่ควรได้รับตามตำแหน่งงาน/ความรับผิดชอบ พวกเขาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อสร้างเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเองสำหรับผู้ติดต่อเฉพาะภายในบริษัทสำหรับจดหมายข่าวแต่ละฉบับ

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์จะสามารถใช้กระบวนการอัตโนมัติได้ แต่ละเทมเพลตได้รับการปรับแต่งด้วยข้อมูลติดต่อที่จำเป็น และส่งอีเมลส่วนบุคคลตามการตั้งค่าขององค์กรของคุณ

ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยลดเวลาที่ใช้ในการส่งอีเมลส่วนบุคคลด้วยตนเอง และรักษาข้อผิดพลาดของพนักงานให้เหลือน้อยที่สุด เนื่องจากเทมเพลตอีเมลที่ปรับให้เหมาะสมนั้นได้รับการปรับแต่งให้เป็นส่วนตัวอย่างแม่นยำว่าควรเป็นอย่างไรก่อนที่จะส่งออก

องค์กรของคุณต้องการระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์หรือไม่

หากคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหรือทำงานอัตโนมัติในที่ทำงาน มีสถานที่หลายแห่งที่ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพได้ ประเมินว่าระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์อาจเป็นประโยชน์ต่อองค์กรหรือที่ทำงานของคุณโดยถามคำถามเหล่านี้กับตัวเอง:

• พนักงานใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ทำด้วยตนเองและซ้ำๆ หรือไม่?
• องค์กรของคุณมีกระบวนการที่สามารถปรับปรุงด้วยระบบอัตโนมัติได้หรือไม่?
• มีงานที่ต้องทำให้เสร็จด้วยความแม่นยำสูงหรือไม่?
• การใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาหรือเงินสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่?

หากคุณตอบว่าใช่สำหรับคำถามข้างต้น องค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ พูดคุยกับทีมและผู้บริหารของคุณเกี่ยวกับกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุง และเริ่มตรวจสอบซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ ที่พร้อมใช้งานเพื่อช่วยในการเริ่มต้น

เหตุใดจึงใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ในธุรกิจ เวลาคือเงิน งานอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินได้หลายวิธี:

1. ประหยัดค่าใช้จ่าย

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยลดหรือขจัดความจำเป็นในการแทรกแซงของมนุษย์ในงานเฉพาะ ซึ่งนำไปสู่การประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีกระบวนการที่ต้องการให้บุคคลอื่นป้อนข้อมูลลงในระบบด้วยตนเอง คุณสามารถทำให้กระบวนการนั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยโปรแกรมซอฟต์แวร์ สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยขจัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์อีกด้วย

2. ทัศนวิสัย

ด้วยระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ผู้จัดการและหัวหน้างานสามารถมองเห็นสถานะของงานและโครงการทั้งหมดในบริษัทได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้พวกเขาตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าควรให้ความสำคัญกับเวลาใด และช่วยให้งานเสร็จตรงเวลา

3. การปรับปรุงการสื่อสาร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารได้หลายวิธี ตั้งแต่การส่งตัวเตือนหรือการแจ้งเตือนไปยังพนักงาน ไปจนถึงการแชร์ข้อมูลสำคัญผ่านเทมเพลต

ยิ่งพนักงานเข้าใจกระบวนการเวิร์กโฟลว์สำหรับแต่ละงานที่ได้รับมอบหมายมากเท่าใด ก็ยิ่งจัดลำดับความสำคัญและทำงานให้เสร็จได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น ในทางกลับกัน คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากระบบเวิร์กโฟลว์ของคุณ

4. การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

เมื่อมีคำของานจำนวนมากเข้ามาทุกวัน อาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนหรือแผนกเดียวที่จะจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง

อย่างไรก็ตาม ด้วยการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถมอบหมายโครงการและงานตามชุดทักษะและความรู้ของพนักงานแต่ละคน ทำให้พวกเขาทำงานเฉพาะที่ได้รับมอบหมายได้ง่ายขึ้น

5. เพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้า

คุณสามารถเข้าถึงลูกค้าในเชิงรุกและมีส่วนร่วมกับธุรกิจของคุณโดยใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่าง ได้แก่ อีเมลอัตโนมัติที่ถามว่าพัสดุมาถึงหรือไม่ หรือการแจ้งเตือนว่าการชำระเงินครั้งแรกจะถึงกำหนดในบริการสมัครรับข้อมูลใหม่เร็วๆ นี้

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมโดยการสร้างการเชื่อมต่อส่วนบุคคลระหว่างลูกค้าและพนักงานภายในองค์กรของคุณ

6. ขจัดความซ้ำซ้อน

ประโยชน์อีกประการของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์คือการขจัดความซ้ำซ้อนในกระบวนการปัจจุบันของคุณ ซึ่งใช้เวลาห่างจากงานอื่นๆ ที่สำคัญกว่า และนำไปสู่ข้อผิดพลาดและความไม่พอใจของลูกค้า ด้วยการทำงานอัตโนมัติเหล่านี้ คุณสามารถลบความซ้ำซ้อนได้โดยไม่กระทบต่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

7. การปรับปรุงผลิตภัณฑ์โดยรวม

เมื่อคุณมีเครื่องจักรที่มีการหล่อลื่นอย่างดี ไม่ใช่แค่งานหรือกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อทั้งบริษัทอีกด้วย ในทำนองเดียวกัน ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ สามารถปรับปรุงผลิตภัณฑ์โดยรวมของคุณได้

เนื่องจากพนักงานสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานเฉพาะและชุดความรู้ของตนได้ดีขึ้น ส่งผลให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการมีคุณภาพสูงขึ้น

8. การติดตามเวิร์กโฟลว์ที่ง่ายขึ้น

สุดท้าย ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานและโครงการตั้งแต่ต้นจนจบจะง่ายขึ้นมาก สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างที่ควรเป็น และช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นและปรับปรุงการสื่อสารไปพร้อมกัน

มีความแตกต่างระหว่าง SMB และ Enterprise Workflow Automation หรือไม่?

แม้ว่าระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์จะใช้ได้กับทั้งธุรกิจขนาดเล็กและองค์กร แต่มีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างบริษัทสองประเภทนี้ที่คุณต้องรู้ก่อนที่จะกระโดดเข้าสู่โครงการระบบอัตโนมัติ:

พนักงาน SMB ไม่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดี

บริษัทขนาดเล็กมักจะมีกระบวนการและระบบเวิร์กโฟลว์น้อยกว่าองค์กรขนาดใหญ่ ดังนั้นจึงอาจต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้นในการทำให้งานเฉพาะภายในบริษัทขนาดเล็กเป็นไปโดยอัตโนมัติ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานของคุณไม่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีหรือไม่เห็นว่าทำไมจึงจำเป็น พวกเขาจะไม่ทราบว่าพวกเขาประหยัดเวลาได้มากเพียงใดด้วยการใช้ระบบเช่นนี้

บริษัทขนาดใหญ่ต้องการการฝึกอบรมน้อยลง

หากคุณมีพนักงานที่คุ้นเคยกับระบบเวิร์กโฟลว์อยู่แล้ว คุณจะพบว่ามันใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยในการฝึกอบรมให้พวกเขาใช้ระบบอัตโนมัติ พวกเขาอาจช่วยนำไปใช้หรือแนะนำวิธีการทำงานได้ดีขึ้นหรือแก้ไข

นอกจากนี้ยังหมายความว่าหากบริษัทของคุณมีขนาดใหญ่เพียงพอ มีโอกาสดีที่คุณจะเห็น ROI ภายในเดือนแรกของการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

มีสถิติใด ๆ เกี่ยวกับการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ฉันควรทราบหรือไม่

การทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างเหลือเชื่อในการปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล อย่างไรก็ตาม คุณจำเป็นต้องทราบ สถิติต่างๆ โดยรอบ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติก่อนที่จะตัดสินใจทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

จากการศึกษาพบว่า ธุรกิจที่ทำกระบวนการอัตโนมัติอย่างน้อยหนึ่งกระบวนการนั้นมีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 54% นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังช่วยลดข้อผิดพลาดได้ประมาณ 88% เมื่อคำนึงถึงสถิติประเภทนี้ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่าทำไมขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติจึงเป็นขั้นตอนที่เป็นประโยชน์

จะทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติอย่างรวดเร็วได้อย่างไร

หากคุณต้องการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว มีขั้นตอนสองสามขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้

• ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการของกระบวนการอัตโนมัติ
• เมื่อคุณมีเป้าหมายในใจแล้ว ให้พยายามค้นหาโซลูชันหรือเครื่องมือที่มีอยู่ซึ่งจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้ได้
• หากไม่มีโซลูชันที่มีอยู่ ให้พิจารณาสร้างโซลูชันด้วยตนเองโดยใช้เครื่องมืออัตโนมัติและภาษาโปรแกรม

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถปรับปรุงกระบวนการอัตโนมัติและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้ในเวลาไม่นาน

บทสรุป

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถเป็นเครื่องมือที่เป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรและเพิ่มการผลิต ตราบใดที่คุณทราบขั้นตอนที่ต้องทำเมื่อนำระบบประเภทนี้ไปใช้ ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเล็กหรือใหญ่ คุณก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกในด้านผลผลิตและผลผลิต