วิธีพิสูจน์อักษรออนไลน์เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์สร้างสรรค์

มีหลายสิ่งหลายอย่างที่จะได้รับจากการได้รับคำติชมและการอนุมัติที่รวดเร็วขึ้นเกี่ยวกับเนื้อหาของคุณ

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์สามประการในการทำให้ลูกบอลหมุน:

1. คุณมีเวลามากขึ้นในการปรับแต่งเนื้อหาของคุณ
2. คุณสามารถ ทำตามกำหนดเวลา ได้จริง
3. คุณจะได้รับโครงการพิเศษ

เมื่อรวมกันแล้วจะได้งานที่มีคุณภาพสูงขึ้นและการใช้เวลาและเงินอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ชนะ ชนะ และชนะ!

แน่นอนคำถามคืออย่างไร? และคำตอบคือการพิสูจน์อักษรออนไลน์

ก่อนหน้านี้ การพิสูจน์อักษรมักจะเกี่ยวข้องกับคนจำนวนหนึ่งที่รวมตัวกันรอบ ๆ งานพิมพ์หรือจอภาพเพื่อหารือเกี่ยวกับเนื้อหา ความแตกต่างของการพิสูจน์อักษรออนไลน์ก็คือ กระบวนการทั้งหมดเกิดขึ้นทางออนไลน์อย่างที่ชื่อบอก

ก่อนเกิดโรคระบาด: อีเมล ลิงก์ถ่ายโอน และภาพสไลด์

ในช่วงหลายทศวรรษที่นำไปสู่การแพร่ระบาด ทีมงานส่วนใหญ่ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้เพื่อพิสูจน์เนื้อหาของตนทางออนไลน์:

• อีเมล: ส่งเนื้อหาไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหารือเกี่ยวกับการแก้ไขในเครือข่ายอีเมล
• โอนลิงค์: ส่งลิงค์ดาวน์โหลดให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหารือเกี่ยวกับการแก้ไขทางอีเมลหรือแชท
• สไลด์โชว์: นำเสนอเนื้อหาใน PowerPoint หรือสไลด์ และหารือเกี่ยวกับข้อเสนอแนะในการโทรหรือในข้อคิดเห็น

หลังการระบาดใหญ่: ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์

การระบาดใหญ่ของ COVID-19 เปลี่ยนวิธีการทำงานร่วมกันของเราอย่างสิ้นเชิง การศึกษาจาก McKinsey & Company เกี่ยวกับอนาคตของรายงานการทำงาน ระบุว่า งานที่เพิ่มขึ้น 4-5 เท่าเกิดขึ้นจากระยะไกล

เมื่อทีมมีการกระจายกันมากขึ้น เอเจนซีและทีมการตลาดที่มีประสิทธิผลมากที่สุดก็หันมาใช้ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์สำหรับการตรวจทานโฆษณาของตน ซึ่งให้พื้นที่ส่วนกลางและโปร่งใสสำหรับการแชร์ไฟล์ รวบรวมคำติชม และติดตามเวอร์ชันและการอนุมัติ

ในทำนองเดียวกัน Slack เปลี่ยนโฉมแชทในที่ทำงานและ Zoom (นับประสาอะไรกับ Loom) ก็เปลี่ยนโฉมการประชุม ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ทำให้การรีวิวเนื้อหาชัดเจนขึ้น เร็วขึ้น และทำงานร่วมกันได้มากขึ้น

แต่ก่อนที่เราจะลงรายละเอียดว่าการตรวจพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำงานอย่างไร เรามาดูข้อผิดพลาดสี่ประการของการใช้อีเมลเพื่อตรวจทานเนื้อหาที่สร้างสรรค์กันก่อน

หลุมพราง 4 ประการในการตรวจสอบเนื้อหาที่สร้างสรรค์ผ่านอีเมล

วลีที่อันตรายที่สุดในภาษาอังกฤษคือ "เราทำอย่างนี้มาตลอด" เกรซ ฮอปเปอร์ นักวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ผู้บุกเบิกในศตวรรษที่ 20 กล่าว และจากข้อมูลของ Forbes ยังเป็น วลีที่อันตรายที่สุดในธุรกิจ อีกด้วย

เมื่อพูดถึงงานปกขาว อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารที่เข้าถึงได้เป็นเวลาประมาณสามทศวรรษ

• ต้องการถามคำถามกับเพื่อนร่วมงานของคุณบนชั้นเจ็ดหรือไม่? อีเมล.
• ต้องการตรวจสอบว่ามีใครชอบดื่มสักสองสามแก้วหลังเลิกงานหรือไม่? อีเมล.
• ต้องการรับคำติชมเกี่ยวกับวิดีโอบางรายการจากผู้บริหารระดับสูงหรือไม่ อีเมล.

แต่ด้วย การรีวิวเนื้อหา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การพิสูจน์อักษรผ่านอีเมลมักจะยุ่งเหยิงอยู่เสมอ และตอนนี้นักการตลาด และครีเอทีฟ 2 ใน 3 มีการตั้งค่าการทำงานแบบผสมผสาน ปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการดังกล่าวก็ชัดเจนมากขึ้นเรื่อยๆ

สามารถแบ่งออกได้เป็นสี่ส่วนหลัก

1. ไฟล์และข้อเสนอแนะถูกตัดการเชื่อมต่อโดยสิ้นเชิง

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งในการพิสูจน์อักษรทางออนไลน์ผ่านอีเมลคือคำติชมไม่ได้เชื่อมโยงกับไฟล์ที่อ้างอิงอย่างชัดเจน และเมื่อคุณกำลังจะค้นพบ นั่นคือสูตรสำเร็จของความโกลาหล

ลิงก์การโอนหลายรายการ ไฟล์แนบหลายสิบรายการ ความคิดเห็นหลายร้อยรายการ ทั้งหมดนี้กระจายอยู่ตามเครือข่ายอีเมลจำนวนนับไม่ถ้วน ทีมของคุณต้องเสียเวลาในการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวก่อนที่คุณจะคิดเริ่มต้นในเวอร์ชันถัดไปด้วยซ้ำ

ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้? คำติชมได้รับการตีความผิด และจำเป็นต้องมีรอบการตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อทำงานข้ามสาย เพิ่มวันในกระบวนการอนุมัติของคุณ

2. การตรวจสอบเนื้อหาโฆษณาผ่านอีเมลเป็นเรื่องยุ่งยาก

ลองนึกภาพว่าพยายามให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับเอกสารโดยไม่สามารถเน้นส่วนที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงได้ คุณต้องอธิบายความคิดของคุณด้วยคำอธิบายยาว ๆ หรือคัดลอกและวางเนื้อหาบางส่วนลงในอีเมล การดำเนินการนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณใช้เวลานานขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพิ่มโอกาสที่คำติชมของคุณจะถูกตีความผิดอีกด้วย

ไม่มีประสิทธิภาพใช่ไหม?

นี่คือวิธีที่ทีมแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิดีโอ การออกแบบ และไฟล์ประเภทอื่นๆ ทุกวัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเสียเวลาในการเขียนรหัสเวลาและจับภาพหน้าจอเพื่ออธิบายความหมาย และผู้สร้างเนื้อหาถูกปล่อยให้ปะติดปะต่อทุกอย่างเข้าด้วยกันหรือเรียกประชุมเพื่อความชัดเจนเป็นพิเศษ

3. การไล่ตามผู้คนเพื่อขอความคิดเห็นและการอนุมัติเป็นงานเต็มเวลา

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องเผชิญในขณะที่ให้ข้อเสนอแนะทางอีเมล ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่หลายคนจะเลิกใช้มันให้นานที่สุด

สิ่งนี้สร้างปัญหาให้กับผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการบัญชี และนักการตลาด ประการแรก พวกเขาต้องจับตาดูว่าใครเป็นผู้อนุมัติหรือร้องขอการเปลี่ยนแปลง (สวัสดีสเปรดชีต) จากนั้นพวกเขาต้องส่งอีเมลไล่ล่าเพื่อเตือนผู้คนว่าความคิดเห็นของพวกเขามาถึงแล้ว

แล้วจะเกิดอะไรขึ้น? เวลาในการสร้างสรรค์ถูกจำกัด คุณภาพของเนื้อหาลดลง และพลาดกำหนดเวลา

4. การควบคุมเวอร์ชันออกไปนอกหน้าต่าง

การพิสูจน์อักษรอีเมลถือเป็นหายนะสำหรับการควบคุมเวอร์ชัน

นี่เป็นปัญหาเล็กน้อยที่คุณอาจเผชิญได้:

• คุณต้องให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับไฟล์โดยไม่ต้องมีข้อเสนอแนะก่อนหน้านี้เป็นข้อมูลอ้างอิง
• คุณสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับเวอร์ชันเก่าโดยไม่ได้ตั้งใจหากคุณพลาดอีเมลบางฉบับ
• เนื้อหาของคุณ (โดยเฉพาะเอกสาร) สามารถแก้ไขและแชร์ต่อเป็นเวอร์ชันใหม่ได้

และหากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุม เช่น การเงิน การดูแลสุขภาพ หรือกฎหมาย ก็มีความเสี่ยงสูงที่จะเผยแพร่เวอร์ชันที่ไม่ถูกต้อง และทำให้บริษัทของคุณตกที่นั่งลำบาก

ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ทำงานอย่างไร และเหตุใดจึงดีกว่าสำหรับทีมสมัยใหม่

การพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยคืนความเป็นระเบียบให้กับความยุ่งเหยิงของรีวิวทางอีเมลด้วยการรวมศูนย์กระบวนการตรวจสอบทั้งหมดของคุณ

ช่วยให้คุณเข้าถึงทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณได้ทันที ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ ดังนั้น คุณสามารถตอบคำถาม เช่น "เวอร์ชันนี้กับเวอร์ชันที่แล้วแตกต่างกันอย่างไร" หรือ “ไฟล์ใดบ้างที่พร้อมให้ทีมของฉันทำงานในวันนี้”

มาดูกันว่าการพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำงานอย่างไรในหกขั้นตอน

1. สร้างโครงการ

ขั้นตอนแรกในกระบวนการพิสูจน์อักษรออนไลน์คือการสร้างโครงการ นี่เป็นพื้นที่ในระบบคลาวด์ที่คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และผู้ตรวจสอบของคุณสามารถเข้ามาเพิ่มความคิดเห็นได้โดยตรงจากเบราว์เซอร์ของพวกเขา

ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการตั้งค่าโครงการของคุณ จากนั้นคุณสามารถติดตามทุกไฟล์ เวอร์ชัน ความคิดเห็น และการอนุมัติ ทั้งหมดในที่เดียว

2. ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบของคุณ

เมื่อคุณสร้างโครงการของคุณแล้ว คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกไฟล์ได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสม

ขั้นตอนการตรวจสอบของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

• บทวิจารณ์สร้างสรรค์: ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์, ผู้กำกับศิลป์, นักเขียนคำโฆษณา
• การตรวจสอบการจัดการ: ผู้จัดการบัญชี, ผู้จัดการโครงการ, นักยุทธศาสตร์
• บทวิจารณ์จากลูกค้า: ผู้จัดการแบรนด์ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย

วิธีการนี้ช่วยป้องกันไม่ให้งานถูกส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญก่อนที่จะพร้อม คุณสามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครจะเห็นอะไรและเมื่อใด

3. อัปโหลดไฟล์และกำหนดวันครบกำหนด

ตอนนี้สำหรับส่วนที่ง่ายที่สุด นั่นก็คือการแชร์ไฟล์

เพียงอัปโหลดไฟล์ของคุณและเลือกกลุ่มผู้วิจารณ์ที่คุณต้องการแชร์ด้วย ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลด และไม่มีความเสี่ยงที่ลิงก์ถ่ายโอนจะหมดเวลา

จากนั้นกำหนดวันครบกำหนดเพื่อให้ผู้ตรวจสอบทราบเมื่อต้องการความคิดเห็น และถ้าพวกเขาลืมให้ข้อเสนอแนะเมื่อเส้นตายใกล้เข้ามา เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ที่ดีที่สุดจะส่งการเตือนให้พวกเขาโดยอัตโนมัติ

4. รวบรวมคำติชมและทำงานร่วมกัน

คุณได้แบ่งปันไฟล์ของคุณ และคำติชมก็หลั่งไหลเข้ามา ตอนนี้ถึงเวลามีส่วนร่วมกับผู้วิจารณ์ของคุณ ตีกลับแนวคิดต่างๆ ในความคิดเห็น และทำให้ทุกคนมีความเห็นตรงกันก่อนที่จะพัฒนาเวอร์ชันถัดไป

ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ส่วนใหญ่มีเครื่องมือต่างๆ เช่น คำอธิบายประกอบและไฟล์แนบ วิธีนี้ช่วยให้เห็นได้อย่างแม่นยำว่าส่วนใดของเนื้อหาที่ผู้คนกำลังพูดถึง คุณจึงสามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างมั่นใจ

5. รับการอนุมัติในขั้นตอนการตรวจสอบครั้งแรกของคุณ

เมื่อคุณนำความคิดเห็นของทุกคนมาใช้กับเนื้อหาของคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะแบ่งปันเวอร์ชันใหม่กับขั้นตอนการตรวจสอบแรกของคุณ ตัวอย่างเช่น ทีมสร้างสรรค์ของคุณ

หากคุณโชคดี คุณจะได้รับการอนุมัติเวอร์ชันที่สอง แต่ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเนื้อหาของคุณ คุณอาจต้องทำอีกรอบเพื่อเตรียมเนื้อหาสำหรับขั้นตอนการตรวจสอบถัดไป

6. ทำขั้นตอนข้างต้นซ้ำสำหรับขั้นตอนการตรวจสอบที่เหลือของคุณ

ทันทีที่คุณได้รับการอนุมัติในขั้นตอนการตรวจสอบครั้งแรก คุณก็พร้อมที่จะแบ่งปันเนื้อหาของคุณกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มถัดไป

ซึ่งอาจเป็นทีมการตลาด ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด และถ้าคุณต้องการเร่งความเร็ว คุณสามารถทำขั้นตอนการตรวจสอบสองสามขั้นตอนพร้อมกันเพื่อช่วยให้เข้าถึงเวอร์ชันสุดท้ายได้เร็วขึ้น

คุณลักษณะ 11 ประการของซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ที่ช่วยแก้ปัญหาการรีวิวทางอีเมล

การแชร์ไฟล์ อภิปรายความคิดเห็น ติดตามการอนุมัติ ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติที่สำคัญที่สุด 11 ประการของซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์:

1. ความคิดเห็น คำอธิบายประกอบ และไฟล์แนบ

ข้อดีอย่างหนึ่งของการพิสูจน์อักษรออนไลน์คือประสบการณ์ของผู้ใช้สำหรับผู้ตรวจสอบ

แทนที่จะเขียนคำอธิบายยาวๆ ทางอีเมล คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นที่ด้านบนของไฟล์ได้โดยตรง ไม่ว่าคุณจะแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิดีโอ เอกสาร หรือรูปภาพ คุณสามารถคลิกจุดที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงหรือพูดถึงได้ จากนั้นคุณสามารถสร้างความคิดเห็นของคุณในบริบท

ต่อไปนี้คือบทสรุปของฟีเจอร์คำติชมยอดนิยม:

• แตะเพื่อเพิ่มความคิดเห็น
• สร้างคำอธิบายประกอบด้วยเครื่องมือปากกา เส้น กล่อง และลูกศร
• เพิ่มไฟล์แนบเป็นข้อมูลอ้างอิงหรือสำหรับบริบทเพิ่มเติม
• ตอบกลับเพื่อหารือเกี่ยวกับความคิดเห็นในบริบท
• ใช้อิโมจิเพื่อตอบสนองต่อความคิดเห็นและประหยัดเวลา
• @พูดถึงเพื่อนร่วมทีมหรือผู้วิจารณ์

2. รหัสเวลาอัตโนมัติสำหรับไฟล์วิดีโอและไฟล์เสียง

วิดีโอเป็นหนึ่งในรูปแบบไฟล์ที่ยากที่สุดในการตรวจสอบทางอีเมล ต้องอัปโหลดไฟล์เพื่อถ่ายโอนลิงก์ แชร์ และดาวน์โหลดภายในกรอบเวลาที่กำหนด จากนั้นผู้ตรวจสอบต้องระบุรหัสเวลาเพื่ออธิบายว่าส่วนใดที่พวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลง

ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยลดเวลาการตรวจสอบวิดีโอได้อย่างมากด้วยความช่วยเหลือเล็กน้อยจากรหัสเวลาอัตโนมัติ เพียงแตะที่ไฟล์วิดีโอหรือไฟล์เสียงของคุณในขณะที่เล่นเพื่อหยุดชั่วคราวและสร้างเครื่องหมาย จากนั้นมุ่งเน้นที่การเขียนความคิดเห็นของคุณโดยไม่จำเป็นต้องอธิบายว่าคุณกำลังพูดถึงส่วนใดของเนื้อหา

และเนื่องจากความคิดเห็นเชื่อมโยงกับเฟรมใดเฟรมหนึ่ง นักตัดต่อจึงสามารถคลิกที่ความคิดเห็นใดก็ได้เพื่อข้ามไปยังส่วนนั้นของไฟล์วิดีโอหรือไฟล์เสียง สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าในการแก้ไขและช่วยให้เนื้อหาเข้าเส้นชัยเร็วขึ้น

3. วันที่ครบกำหนดและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

หากคุณเคยทำงานในเอเจนซี่โฆษณาหรือทีมการตลาด มีโอกาสสูงมากที่คุณจะต้องไล่ตามคนสองสามคนเพื่อขอความคิดเห็นและการอนุมัติ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่น่าหงุดหงิดเท่านั้น แต่ยังเป็นการเสียเวลาของคุณอย่างมากอีกด้วย

การพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยแก้ปัญหานี้โดยให้คุณกำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณ จากนั้นเมื่อวันกำหนดส่งใกล้เข้ามา ผู้ตรวจสอบของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนให้แสดงความคิดเห็น ในขณะที่คุณยุ่งอยู่กับการโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่า

ซอฟต์แวร์บางตัวก้าวไปอีกขั้นด้วยการให้คุณกำหนดวันที่ครบกำหนดโดยอัตโนมัติตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น สองวัน) ดังนั้นหากมีคนเริ่มตรวจทานในวันนี้ วันครบกำหนดจะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติสำหรับวันมะรืนนี้—ลดการทำงานด้วยตนเองให้เหลือน้อยที่สุด ในขณะเดียวกันก็กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและสอดคล้องกันสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

4. การควบคุมเวอร์ชันในตัวพร้อมการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกัน

การควบคุมเวอร์ชัน เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการตรวจสอบที่ประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่การพิสูจน์อักษรออนไลน์สามารถช่วยคุณจัดการเวอร์ชันของคุณอย่างมืออาชีพ:

• เพิ่มเวอร์ชันใหม่ทับไฟล์ที่มีอยู่เพื่อเก็บประวัติเวอร์ชันที่ชัดเจน
• ทบทวนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ตลอดเวลา รวมถึงความคิดเห็นทั้งหมด
• แจ้งผู้ตรวจสอบหรือเพื่อนร่วมทีมหากพวกเขากำลังดูเวอร์ชั่นเก่า
• เปรียบเทียบเวอร์ชันเคียงข้างกันเพื่อดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบเวอร์ชันใหม่

ด้วยเครื่องมือบางอย่าง คุณยังสามารถเปรียบเทียบสองเวอร์ชันโดยอัตโนมัติเพื่อชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่เปลี่ยนแปลง และเป็นเพียงเรื่องของเวลาเท่านั้นก่อนที่ AI จะเริ่มมีบทบาทมากขึ้นในการตรวจสอบเนื้อหา โดยช่วยให้คุณคงอยู่ในแบรนด์หรือออกแบบเลย์เอาต์ที่เหมาะสม

5. รองรับประเภทไฟล์ยอดนิยมทุกประเภท

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์บางอย่าง เช่น เว็บไซต์หรือไฟล์ออกแบบ เชี่ยวชาญในประเภทไฟล์เฉพาะ แต่เครื่องมือที่มีค่าที่สุดจะให้คุณรวมไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวกัน

คุณสามารถแชร์ไฟล์ในรูปแบบต่อไปนี้:

• เอกสาร: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• วิดีโอ: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• รูปภาพ: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• เสียง: MP3, AAC, WAV
• เว็บไซต์สด: ไซต์ HTTPS
• เนื้อหา HTML: HTML

การรวบรวมเนื้อหาและคำติชมทั้งหมดนี้ไว้ในที่เดียว ช่วยให้คุณไม่ต้องข้ามไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ เพื่อจัดการรอบการตรวจสอบของคุณ และที่ดีกว่านั้น ผู้ตรวจสอบของคุณก็เช่นกัน ซึ่งอาจใช้งานเครื่องมืออื่นๆ ได้ไม่ดีนัก

6. ตรวจสอบขั้นตอนและเทมเพลต

ก่อนเริ่มโครงการใดๆ คุณควรคิดทบทวนกระบวนการทบทวนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ที่ต้องมีส่วนร่วมระหว่างทางไปสู่เส้นชัย

หากคุณทำงานในเอเจนซี่โฆษณา อาจมีลักษณะดังนี้:

• ทีมสร้างสรรค์
• การจัดการบัญชี
• ลูกค้า

หรือสำหรับทีมการตลาด อาจมีลักษณะดังนี้:

• แบรนด์และการตลาด
• ผลิตภัณฑ์
• การปฏิบัติตาม

ด้วยซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ คุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนเหล่านี้และเชิญผู้ตรวจทานทั้งหมดของคุณเมื่อเริ่มต้นโครงการ จากนั้น ทุกครั้งที่คุณแชร์ไฟล์ คุณจะมั่นใจได้ว่าไฟล์นั้นจะถูกเห็นและอนุมัติโดยคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

และเชอร์รี่อยู่ด้านบน? คุณสามารถเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นเทมเพลตเพื่อใช้ซ้ำในหลายโครงการ สมบูรณ์แบบสำหรับองค์กรที่ต้องการใช้เวิร์กโฟลว์ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งบริษัท

7. Quick find เพื่อค้นหาไฟล์ รุ่น และความคิดเห็น

ข้อดีของการมีบทวิจารณ์เนื้อหาทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวคือทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบอย่างเรียบร้อยและค้นหาได้ง่าย

แต่เมื่อถึงเวลาสำคัญ คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้เร็วยิ่งขึ้นด้วยการค้นหาของซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์หรือคุณสมบัติการค้นหาอย่างรวดเร็ว

ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาความคิดเห็น ไฟล์ เวอร์ชัน หรือโครงการที่ต้องการผ่านแพลตฟอร์มทั้งหมดของคุณ จากนั้น คุณสามารถข้ามไปที่รายการนั้นในพริบตาและดูว่าคุณกำลังค้นหาอะไรอยู่ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อเทียบกับการสืบค้นผ่านกล่องจดหมายของคุณ

8. ตัวบ่งชี้สถานะเพื่อดูว่าใครอนุมัติอะไรได้อย่างรวดเร็ว

จินตนาการว่าคุณกำลังคุยกับเจ้านายของคุณเกี่ยวกับงานชิ้นหนึ่งที่คุณเพิ่งแชร์กับลูกค้า หากพวกเขาถามว่ามีผู้ตรวจสอบของคุณกี่คนที่อนุมัติ คุณจะใช้เวลานานเท่าใดในการค้นหาคำตอบที่น่าเชื่อถือ

ด้วยซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ คุณสามารถตอบคำถามนี้ได้ภายในไม่กี่วินาที จากแดชบอร์ดโครงการ คุณสามารถดูสถานะการตรวจสอบของแต่ละไฟล์และผู้ตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น ในบางซอฟต์แวร์ คุณจะเห็นตัวบ่งชี้สถานะอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้สำหรับผู้ตรวจสอบแต่ละราย:

• กำลังตรวจสอบ (สีเทา): ผู้ตรวจสอบยังคงต้องดูเวอร์ชันนี้
• ร้องขอการเปลี่ยนแปลง (สีส้ม): ผู้ตรวจสอบได้ร้องขอการเปลี่ยนแปลงในเวอร์ชันนี้
• อนุมัติ (สีเขียว): ผู้ตรวจสอบได้อนุมัติเวอร์ชันนี้

ซึ่งจะช่วยให้คุณมองเห็นได้ชัดเจนว่าไฟล์ใดบ้างที่พร้อมทำงาน ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังช่วยประหยัดเวลาในการประชุมสถานะที่ไม่มีจุดหมาย เพราะทุกคนรู้อยู่แล้วว่าคุณอยู่ในขั้นตอนไหน

9. รายงานการตรวจสอบไฟล์เพื่อตรวจสอบกระบวนการอนุมัติของคุณ

หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม การพิสูจน์อักษรออนไลน์สามารถช่วยได้มากในการติดตามเส้นทางการอนุมัติของเนื้อหาของคุณ

ด้วยรายงานการตรวจสอบ คุณสามารถบันทึกทุกความคิดเห็นและตรวจสอบการตัดสินใจในทุกเวอร์ชันของไฟล์ รวมถึงการประทับเวลา

สามารถส่งออกเป็น PDF และบันทึกไว้ในระบบของคุณ ดังนั้นหากมีการร้องเรียนหรือฟ้องร้อง คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเกิดข้อผิดพลาดที่ใดและใครต้องรับผิดชอบ

10. การผสานรวมเพื่อติดตามข่าวสารล่าสุดในแอพโปรดของคุณ

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ที่ดีที่สุดสามารถเชื่อมต่อกับแอพโปรดทั้งหมดของคุณ ซึ่งมักจะทำงานผ่านการผสานรวมแบบเนทีฟหรือผู้ให้บริการระบบอัตโนมัติบุคคลที่สาม

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถใช้การผสานรวมในเวิร์กโฟลว์การพิสูจน์อักษรออนไลน์ของคุณ:

• ส่งการแจ้งเตือนคำติชมของผู้ตรวจสอบของคุณใน Slack หรือ Microsoft Teams
• กำหนดงานตรวจสอบในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Asana และ Monday
• สร้างโครงการโดยอัตโนมัติเมื่อมีการส่งคำขอทางการตลาด

11. ข้อมูลเชิงลึกเพื่อช่วยคุณติดตามและเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบไฟล์ของคุณ

ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ถูกสร้างขึ้นเพื่อลดเวลาป้อนกลับและใช้เวลาสูงสุดกับงานที่มีประสิทธิผลและมีผลกระทบสูง

ด้วยข้อมูลเชิงลึกและการวิเคราะห์ในตัว ซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์จะแสดงจำนวนไฟล์ เวอร์ชัน และความคิดเห็นที่ทีมของคุณสร้างขึ้นในแต่ละเดือน และเผยให้เห็นแนวโน้มว่าสิ่งเหล่านั้นเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลาอย่างไร

สิ่งนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบประสิทธิภาพและหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

สถานที่ทำงานแยกส่วนต้องการโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมใหม่

อีเมลไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อพิสูจน์อักษรเนื้อหา และเมื่อการแพร่ระบาดทำให้สถานที่ทำงานมีการกระจายและแยกส่วนมากขึ้น ทีมต่างๆ ก็เริ่มมองหาเครื่องมือในการแก้ปัญหาการพิสูจน์อักษร

ด้วยซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ คุณสามารถแชร์ไฟล์ หารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง และรับการอนุมัติได้ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้การแสดงความคิดเห็นเร็วขึ้นสำหรับผู้ตรวจสอบ และทำให้ความคิดเห็นชัดเจนและแม่นยำยิ่งขึ้นสำหรับผู้สร้างเนื้อหา ด้วยการทำให้ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการตรวจสอบเป็นแบบอัตโนมัติ การพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำให้ทีมมีสมาธิกับการส่งมอบงานที่ดีที่สุด

การสร้างเวิร์กโฟลว์การออกแบบที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญถัดไปในการพิสูจน์อักษรออนไลน์ ดูว่าความร่วมมืออย่างสร้างสรรค์ช่วยขับเคลื่อนขั้นตอนการออกแบบและทำให้เนื้อหาที่มีตราสินค้าของคุณน่าเชื่อถือยิ่งขึ้นได้อย่างไร