การเรียนรู้ศิลปะการจัดทำงบประมาณที่ไม่แสวงหาผลกำไร: หลักการสำคัญและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรทั้งหมดต้องการเงินในการดำเนินการ หากไม่มีการทำงานอย่างหนักในการกำหนดกระแสเงินสดและการจัดสรรทุน ภารกิจการกุศลเป็นเพียงแนวคิดเท่านั้น งบประมาณที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีหนึ่งในการดูก็คืองบประมาณที่ไม่แสวงหากำไรคือเอกสารการวางแผนที่ใช้ในการติดตามค่าใช้จ่ายและรายได้ของคุณ อีกวิธีหนึ่ง: กำหนดตำแหน่งที่คุณจะอุทิศทรัพยากรตามลำดับความสำคัญ

แต่งบประมาณที่ไม่แสวงหากำไรทั้งหมดไม่เท่ากัน มีงบประมาณประเภทต่างๆ ไว้สำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ แผนก หรือช่วงเวลาที่มุ่งเน้น ใช้สิ่งนี้เป็นแนวทางเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมทางการเงินของคุณมีส่วนสนับสนุนความยั่งยืนทางการเงินขององค์กรและผลกระทบระยะยาว

การใช้งบประมาณที่ไม่แสวงหาผลกำไรมีประโยชน์อย่างไร

งบประมาณอย่างละเอียดเป็นส่วนหนึ่งของแผนธุรกิจขององค์กรการกุศล เมื่อคุณใช้เวลาในการจัดระเบียบแผนการเงินที่ชัดเจนและสอดคล้องกันซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายในเวลาที่เหมาะสม จะมีประโยชน์ที่ชัดเจน นี่เป็นเพียงไม่กี่เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการสร้างงบประมาณสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ

• บรรลุภารกิจของคุณ: งบประมาณที่ไม่หวังผลกำไรที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่ถูกต้อง ยิ่งคุณทุ่มเททรัพยากรให้กับเป้าหมายใดเป้าหมายหนึ่งมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งมีโอกาสบรรลุเป้าหมายมากขึ้นเท่านั้น
• เติบโตโดยไม่ใช้จ่ายเกินตัว: งบประมาณช่วยให้คุณเติบโตได้อย่างยั่งยืนโดยไม่ต้องเสี่ยงที่จะแซงหน้ารายได้ของคุณ การวิ่งเพื่อการกุศลโดยไม่มีงบประมาณที่ชัดเจนก็เหมือนกับการขับรถตอนกลางคืนโดยไม่ได้เปิดไฟ คุณไม่รู้ว่ากำลังจะไปที่ไหน เพิ่มความเสี่ยงของการชนกะทันหัน
• สื่อสารได้ดีขึ้น: งบประมาณที่ดีช่วยปรับปรุงความโปร่งใสภายในองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรโดยอำนวยความสะดวกในการสนทนาที่ดีเกี่ยวกับการเงินของกลุ่ม การวางแผนงบประมาณช่วยสนับสนุนการจัดตำแหน่งพนักงานและทำให้สมาชิกคณะกรรมการที่ไม่หวังผลกำไรของคุณรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น
• ทำให้ผู้บริจาคมีความสุข: ผู้บริจาคที่มีศักยภาพไม่ต้องการมอบให้กับองค์กรที่สิ้นเปลือง พวกเขาต้องการให้แน่ใจว่าคุณใช้จ่ายเงินอย่างชาญฉลาดและเงินบริจาคของพวกเขาสร้างผลกระทบ พูดง่ายๆ ก็คือ การมีแผนทางการเงินที่ชัดเจนจะสร้างความไว้วางใจให้กับผู้ให้ทุนของคุณ

รักษาผลประโยชน์เหล่านี้ไว้เป็นอันดับแรกในใจของคุณเมื่อคุณสร้างงบประมาณครั้งต่อไป สิ่งเหล่านี้อาจเป็นตัวเตือนที่เป็นประโยชน์สำหรับทีมของคุณ หากพวกเขาต้องการแรงจูงใจในการเข้าร่วมกระบวนการวางแผนงบประมาณ ยิ่งคุณได้รับการตอบรับจากทีมของคุณมากเท่าไหร่ กระบวนการก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

กระบวนการจัดทำงบประมาณที่ชัดเจนยังช่วยปรับปรุงด้านอื่นๆ ขององค์กรของคุณ รวมถึงระบบบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรและการจัดการการตรวจสอบที่ไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ

งบประมาณ 4 ประเภทสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร

งบประมาณทั้งหมดหมุนรอบเงิน แต่งบประมาณที่แตกต่างกันมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้คือประเภทงบประมาณทั่วไป 4 ประเภทที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรใช้

• งบประมาณการดำเนินงาน: นี่คือหนึ่งในประเภทงบประมาณที่ไม่แสวงหากำไรที่ใช้กันทั่วไปมากที่สุด และจะแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่คาดการณ์ไว้ประจำปีของคุณ คุณมักจะเริ่มต้นด้วยงบประมาณที่เสนอ จากนั้นติดตามการใช้จ่ายจริงในระหว่างปีบัญชี
• งบประมาณทุน: งบประมาณนี้ประกอบด้วยตัวเลขทางการเงินที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการระยะยาว เช่น แคมเปญการสร้าง
• งบประมาณโครงการหรือโครงการ: รายงานนี้แสดงภาพรวมของรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการเฉพาะ คุณยังสามารถสร้างงบประมาณโปรแกรมเหล่านี้สำหรับแต่ละแผนก เช่น การระดมทุนหรือการตลาด
• ประมาณการกระแสเงินสด: งบประมาณนี้มีการประมาณการที่ตอบคำถามว่าคุณมีเงินเท่าไหร่ในธนาคารในเวลาใดก็ตาม องค์กรต่างๆ มักจะพึ่งพาการคาดการณ์เหล่านี้เพื่อคาดการณ์การไหลของเงินเข้าและออก

ไม่ว่าคุณจะเลือกงบประมาณแบบใดแบบหนึ่งหรือใช้แบบผสม การทำความเข้าใจว่าแต่ละแบบแตกต่างกันอย่างไรคือขั้นตอนแรก

แนวทางการจัดทำงบประมาณ: 3 ประเภทที่ต้องพิจารณา

นอกจากงบประมาณประเภทต่างๆ แล้ว ยังมีแนวทางพื้นฐานในการจัดทำงบประมาณเชิงกลยุทธ์อีกด้วย นี่คือปรัชญาที่อยู่เบื้องหลังวิธีที่องค์กรมองเงิน คุณสามารถใช้งบประมาณแต่ละประเภทกับงบประมาณประเภทต่างๆ

• งบประมาณเป็นศูนย์: วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นตั้งแต่ต้นปีงบประมาณเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญของคุณและวิธีที่คุณควรใช้จ่ายเงินตามเป้าหมายเหล่านั้น
• งบประมาณตามรายได้: วิธีการนี้ทำให้คุณสามารถคาดการณ์รายได้ของคุณ แล้วย้อนกลับไปเป็นค่าใช้จ่ายที่คุณสามารถจ่ายได้จากเงินจำนวนนั้น ง่ายขึ้นเมื่อคุณมีความคิดที่ชัดเจนว่ารายได้ที่จะเกิดขึ้นจะเป็นอย่างไร
• งบประมาณส่วนเพิ่ม: วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างงบประมาณโดยใช้เปอร์เซ็นต์ที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงตามงบประมาณของปีที่แล้ว ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณรู้แล้วว่าได้ผลและใช้เวลาในการสร้างน้อยกว่าการเริ่มต้นจากศูนย์

ไม่มีแนวทางใดที่ "ถูกต้อง" ในการจัดทำงบประมาณองค์กร คุณต้องหาแนวทางที่เหมาะกับคุณที่สุด สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการคงเส้นคงวาเมื่อคุณเลือกแล้ว มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถเปรียบเทียบงบประมาณในแต่ละช่วงเวลาได้อย่างถูกต้อง

คุณสมบัติงบประมาณที่ไม่แสวงหากำไร: มองหา 5 สิ่งเหล่านี้

เราดูที่งบประมาณขององค์กรสองสามแห่ง ซึ่งแต่ละแห่งมีความแปรปรวนและองค์ประกอบที่แตกต่างกัน ถึงกระนั้น หลายคนก็มีคุณสมบัติที่คล้ายกันหลายประการ คำเหล่านี้เป็นคำศัพท์ทั่วไปบางส่วนที่คุณจะเห็นในงบประมาณ

• รายได้: นี่คือเงินที่เข้ามาในองค์กรของคุณ สำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรส่วนใหญ่ แหล่งที่มาของรายได้เหล่านี้หมายถึงการระดมทุนจากการบริจาค ผู้สนับสนุน และเงินช่วยเหลือสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงค่าสมาชิกและการขายตั๋วงานระดมทุน
• ค่าใช้จ่าย: หมายถึงสิ่งที่คุณใช้จ่ายเงิน ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายทางตรงที่หลากหลายซึ่งส่วนใหญ่มักรวมถึงเงินเดือนพนักงาน การเดินทาง การตลาดที่ไม่แสวงหากำไร ค่าใช้จ่ายโปรแกรม พื้นที่สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลือง และการพัฒนาอาชีพ
• ประมาณการเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง: สิ่งนี้ตอบคำถาม: "คุณคาดหวังอะไรเมื่อเทียบกับสิ่งที่เกิดขึ้น" การคาดการณ์เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดทำงบประมาณ และคุณจะต้องการดูว่าค่าใช้จ่ายโดยประมาณของคุณใกล้เคียงกับผลลัพธ์จริงมากน้อยเพียงใด
• ช่วงเวลา: เพื่อให้แน่ใจว่างบประมาณของคุณรวมช่วงเวลาเดียวกันเพื่อวัตถุประสงค์ในการเปรียบเทียบ ไม่ว่าคุณจะติดตามไตรมาสล่าสุดหรือภาพรวมสามหรือห้าปี แต่อย่างน้อยต้องแน่ใจว่าได้รักษางบประมาณประจำปีที่ดูปีงบประมาณล่าสุด
• เป้าหมาย: สิ่ง นี้ตอบคำถาม: "คุณพยายามทำรายได้เป็นตัวเลขใด" ให้เป้าหมายองค์กรของคุณอยู่ในระดับแนวหน้าเพื่อจดจำว่าเป้าหมายของคุณคืออะไรและเมตริกใดที่จะวัดเพื่อให้เข้าใจว่าจะไปถึงเป้าหมายได้อย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำงบประมาณที่ไม่แสวงหากำไร

ตอนนี้เราได้กล่าวถึงสาเหตุที่คุณต้องมีงบประมาณและลักษณะของงบประมาณแล้ว เรามาแกะกล่องแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณของคุณในฐานะผู้นำที่ไม่แสวงหากำไร คุณจะได้เรียนรู้และปรับปรุงกระบวนการนี้โดยใช้เวลาและความพยายาม แต่หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาและความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

• ให้คนที่เหมาะสมมีส่วนร่วม: รับข้อมูลของพนักงาน อาสาสมัคร และคณะกรรมการของคุณเข้าสู่กระบวนการจัดทำงบประมาณและตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการซื้อ
• สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่างบประมาณของคุณคุ้มค่ากับเวลาของคุณโดยสร้างเป้าหมายที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย งบประมาณขององค์กรการกุศลของคุณควรสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรและแผนกลยุทธ์โดยตรง
• ทำให้ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน: สร้างกระบวนการที่ยั่งยืนซึ่งช่วยให้คุณติดตามความถูกต้องของตัวเลขเหล่านี้ได้ งบประมาณที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัยจะทำให้คุณได้รับข้อมูลที่ผิดพลาด ทำให้เสียการจัดการทางการเงินที่เหมาะสม
• อย่าจมอยู่ในรายละเอียด: เก็บรายงานงบประมาณส่วนใหญ่ไว้ในระดับสูงเพื่อหลีกเลี่ยงการติดอยู่ในวัชพืช ทีมการเงินของคุณจะสนใจเกี่ยวกับสาระสำคัญ แต่คณะกรรมการของคุณอาจต้องการภาพรวม
• เลือกเครื่องมือจัดทำงบประมาณที่เหมาะสม: เลือกซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณที่เป็นประโยชน์และไม่ซับซ้อนเกินไป การทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติด้วยเทคโนโลยีจะช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตอย่างยั่งยืนและรักษาตัวเลขให้ถูกต้อง สิ่งนี้อาจทำได้ง่ายเพียงแค่เริ่มต้นด้วย Excel หรือเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์อย่าง QuickBooks หรือ FreshBooks เครื่องมือเหล่านี้มักจะมีเทมเพลตการจัดทำงบประมาณที่ไม่แสวงหากำไรเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

เตรียมงบประมาณให้ดียิ่งขึ้น

การจัดทำงบประมาณเป็นส่วนสำคัญในการทำให้องค์กรของคุณอยู่ในแนวทางและแก้ปัญหาได้ หากไม่มีงบประมาณ คุณจะไม่บรรลุวัตถุประสงค์หรือพันธกิจของคุณ การจัดการทางการเงินนี้เป็นวิธีการปรับปรุงสถานะทางการเงินโดยรวมขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ แม้ว่าจะไม่ง่าย แต่ก็คุ้มค่าที่จะเอาใจใส่เพื่อให้องค์กรของคุณอยู่รอดและเจริญรุ่งเรือง

บรรณาธิการสำเนา:Ayanna Julien