การตรวจสอบที่ไม่หวังผลกำไรอาจฟังดูน่ากลัว แต่ก็น่ากลัวน้อยกว่าที่คุณคิด สำหรับผู้เริ่มต้น Internal Revenue Service (IRS) ไม่ค่อยมีเหตุผลในการตรวจสอบองค์กรของคุณ เนื่องจากคุณเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและไม่ต้องจ่ายภาษี
ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถควบคุมเวลา สถานที่ และวิธีดำเนินการตรวจสอบอิสระได้มากขึ้น บางครั้งกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางกำหนดให้คุณตรวจสอบองค์กรการกุศลของคุณ แต่ก็ไม่เสมอไป และแม้ว่าคุณจะไม่มีภาระผูกพันทางกฎหมายในการดำเนินการตรวจสอบ การตรวจสอบทางการเงินก็ยังสามารถส่งเสริมองค์กรของคุณได้อย่างมาก
ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการตรวจสอบเพื่อการกุศล เราจะเจาะลึกว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ ประเภทต่างๆ ของการตรวจสอบ วิธีเลือกผู้ตรวจสอบที่เหมาะสม และอื่นๆ
การตรวจสอบที่ไม่แสวงหากำไรที่เป็นอิสระคืออะไร?
การตรวจสอบองค์กรไม่แสวงหากำไรที่เป็นอิสระเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบันทึกทางการเงินขององค์กรของคุณ หลักปฏิบัติทางบัญชี การควบคุมภายใน ธุรกรรม และงบการเงิน โดยทั่วไปแล้วผู้สอบบัญชีหรือสำนักงานตรวจสอบบัญชีจะดำเนินการนี้เพื่อการกุศลของคุณ
เหตุผลทั่วไปที่คุณอาจดำเนินการตรวจสอบที่ไม่แสวงหากำไรก็เพื่อปรับปรุงสถานะทางการเงินขององค์กรการกุศล ความโปร่งใส ความรับผิดชอบ และแนวทางปฏิบัติด้านบัญชี กล่าวโดยย่อคือ ช่วยให้คุณติดตามการบริจาคและค่าใช้จ่ายของคุณ และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการทุจริตต่อหน้าที่ที่ปิดประตู
ผู้บริจาคจำเป็นต้องไว้วางใจองค์กรก่อนที่จะให้ของขวัญแบบครั้งเดียวหรือให้เงินทุนแบบประจำ และการตรวจสอบอิสระจะให้ความมั่นใจที่จำเป็นมากแก่พวกเขา
อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าการตรวจสอบที่ไม่แสวงหากำไรทั้งหมดจะเป็นไปด้วยความสมัครใจ
มีบางสถานการณ์ที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณอาจ ต้อง ดำเนินการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น รัฐของคุณอาจกำหนดข้อกำหนดการตรวจสอบหากรายได้และการใช้จ่ายของคุณเกินเกณฑ์ที่กำหนด และทุนไม่แสวงหากำไรบางอย่างต้องการการตรวจสอบที่น่าพอใจก่อนที่องค์กรการกุศลของคุณจะสามารถรับเงินได้
ข้อกำหนดการตรวจสอบที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่ควรทราบ
ก่อนที่เราจะลงลึกในการตรวจสอบ เรามาดูหน้าเดียวกันเกี่ยวกับคำศัพท์การตรวจสอบทั่วไปสองสามข้อ คุณอาจเห็น (หรือได้ยิน) ข้อกำหนดเหล่านี้ใช้เมื่อเลือกและทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชี ดังนั้นจึงควรเตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้ารับการตรวจสอบทางการเงิน:
- ข้อบังคับ: ไม่แสวงหากำไร ข้อบังคับ (หรือที่เรียกว่าข้อบังคับขององค์กร) อธิบายว่าองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณดำเนินการอย่างไร นี่คือชุดของกฎ กระบวนการ แนวทาง และข้อกำหนดต่างๆ
- กระทบยอด: กระทบยอดหมายถึงการสร้างข้อตกลงระหว่างแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น ธุรกรรมธนาคารกับงบการเงิน
- การควบคุมภายใน : การควบคุมภายในเป็นนโยบายและขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่างบการเงินยังคงเชื่อถือได้และสอดคล้องกัน เช่น การสังเกตสินค้าคงคลัง ระบบควบคุมรหัสผ่าน และซอฟต์แวร์บัญชี
- คำขอข้อเสนอ (RFP): RFP เป็นเอกสารที่คุณส่งไปยังผู้ตรวจสอบและบริษัทที่มีศักยภาพเพื่อพิจารณาความเหมาะสมสำหรับองค์กรการกุศลของคุณ
- ให้บริการโดยลูกค้า (PBC): PBC คือรายชื่อผู้ตรวจสอบที่ส่งไปยังองค์กรของคุณเพื่อขอเข้าถึงเอกสารและข้อมูลบางอย่าง
- การประกาศ: การประกาศเป็นกฎที่กำหนดโดยคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงิน (FASB) และคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีภาครัฐ (GASB) ซึ่งกำหนดกฎสำหรับการรายงานและการเปิดเผยข้อมูลภายนอก
- หลักการบัญชี ที่ยอมรับโดยทั่วไป ( GAAP ): GAAP รวมกฎสำหรับการกำหนดต้นทุน รายได้ การจับคู่ และการเปิดเผยข้อมูล
- ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ( CPA ): CPA คือบุคคลที่มีใบอนุญาตในการให้บริการบัญชีแก่สาธารณะ
- ไม่มีเงื่อนไข: ไม่มีเงื่อนไขคือความเห็นของผู้สอบบัญชีว่างบการเงินของคุณสอดคล้องกับ GAAP
นี่ไม่ใช่อภิธานศัพท์ที่สมบูรณ์ของเงื่อนไขการตรวจสอบและการบัญชี แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี คำศัพท์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบัญชี ดังนั้นอย่ากลัวที่จะตรวจสอบคำศัพท์หากคุณไม่แน่ใจว่าหมายถึงอะไร เมื่อมีข้อสงสัยให้ค้นหา
5 ประเภทของการตรวจสอบที่ไม่แสวงหากำไร
คุณมีทางเลือกไม่กี่ทางในการรับการตรวจสอบอิสระสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ เราจะตรวจสอบประเภทต่างๆ:
1. การตรวจสอบภายใน
การตรวจสอบภายในดีกว่าไม่ทำอะไรเลย แต่ไม่จำเป็นต้องเพิ่มความโปร่งใสและความรับผิดชอบต่อสาธารณะ เนื่องจากทีมงานภายใน อาจ เป็นต้นตอของปัญหา
อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบภายในอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรของคุณในการระบุโอกาสในการปรับปรุง คุณอาจพบวิธีที่ดีกว่าในการทำรายงานทางการเงินหรือระบุการประหยัดต้นทุนอันมีค่า การตรวจสอบภายในเป็นโอกาสในการถอยกลับ ดูภาพรวม และดูประวัติและเส้นทางขององค์กรการกุศลของคุณ
ทีมพัฒนาองค์กร ของคุณมอบหมายคณะกรรมการตรวจสอบเพื่อดำเนินการตรวจสอบภายใน
2. การตรวจสอบภายนอก
การตรวจสอบภายนอกมักเป็นตัวเลือกการตรวจสอบที่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ผู้สอบบัญชีหรือสำนักงานตรวจสอบบัญชีจะดูงบการเงิน การควบคุมภายใน และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของคุณเพื่อหาจุดที่ต้องปรับปรุง
การมีมุมมองของบุคคลที่สาม (มีคนจ่ายเงินให้ทำการตรวจสอบ) หมายความว่าคุณจะได้รับคำแนะนำที่เป็นกลางจากคนที่มีโอกาสน้อยที่จะได้รับผลกระทบจากความสัมพันธ์หรืออารมณ์ พวกเขาจะให้คำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงและแจ้งให้คุณทราบเมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนแนวทางปฏิบัติบางอย่าง
3. การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะตรวจสอบการเชื่อฟังขององค์กรของคุณต่อกฎหมายของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่น มีการตรวจสอบทางการเงินน้อยกว่า (แต่โดยปกติจะรวมถึงการตรวจสอบในระดับหนึ่ง) และการตรวจสอบเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดการปฏิบัติตามและการปฏิบัติตามข้อบังคับที่จัดตั้งขึ้น
4. การตรวจสอบทางการเงิน
การตรวจสอบทางการเงินจะดูที่งบการเงินขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเป็นหลักเพื่อหาโอกาสในการปรับปรุง ผู้สอบบัญชีอาจแนะนำวิธีการลดค่าใช้จ่ายหรือแนะนำการเปลี่ยนแปลงการควบคุมภายในบางอย่าง
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณอาจไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับรหัสผ่าน หรืออาจมีสิทธิ์การเข้าถึงทั่วทั้งองค์กรของคุณหลวมเกินไป
5. การตรวจสอบการปฏิบัติงาน
การตรวจสอบการปฏิบัติงานจะพิจารณาที่ระบบขององค์กรการกุศลของคุณเพื่อหาช่องโหว่และโอกาส ต่อไปนี้คือหน้าที่บางประการที่ผู้ตรวจสอบมักจะตรวจสอบ:
- ทรัพยากรมนุษย์
- เทคโนโลยีสารสนเทศ
- ระบบปฏิบัติการ
- ฮาร์ดแวร์
- ซอฟต์แวร์
- ผลผลิต
ผู้ตรวจสอบจะให้คำแนะนำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางการเงิน
เหตุใดการตรวจสอบที่ไม่แสวงหาผลกำไรจึงมีความสำคัญ
ไม่มีภาระผูกพันทางกฎหมายในการตรวจสอบองค์กรการกุศลของคุณใช่หรือไม่ แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติ แต่คุณยังอาจต้องการพิจารณาดำเนินการดังกล่าว การตรวจสอบให้ประโยชน์มากกว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดและช่องทำเครื่องหมาย
เหตุผลบางประการในการตรวจสอบองค์กรการกุศลของคุณมีดังนี้
- ให้ความรับผิดชอบ: การตรวจสอบเป็นประจำสนับสนุนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและความรับผิดชอบอย่างต่อเนื่อง ผู้ที่รับผิดชอบด้านการเงินและการดำเนินธุรกิจของคุณทราบดีว่าพวกเขามีความรับผิดชอบที่จะต้องอยู่ด้านบนสุดของสิ่งต่างๆ และซื่อสัตย์
- ปรับปรุง ความโปร่งใสขององค์กรการกุศล : ผู้บริจาค นักลงทุน ผู้ให้กู้ และพันธมิตรต้องการให้องค์กรการกุศลของคุณไว้วางใจ การตรวจสอบองค์กรของคุณช่วยพิสูจน์ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ
- ระบุโอกาส: การตรวจสอบเปิดโอกาสให้คุณถอยห่างจากข้อปลีกย่อยประจำวันและค้นหาตัวเลือกสำหรับการปรับปรุงการดำเนินงานและสถานะทางการเงินของคุณ
- มีสิทธิ์ได้รับทุน: ผู้ให้ทุนบางรายต้องการการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณน่าเชื่อถือ ถูกกฎหมาย และมีความรู้ทางการเงิน
- ปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่น: บางรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นกำหนดให้องค์กรของคุณทำการตรวจสอบทางการเงินให้เสร็จสมบูรณ์ หากรายได้หรือค่าใช้จ่ายของคุณเกินเกณฑ์ที่กำหนด
แม้ว่าการตรวจสอบแบบครั้งเดียวเพียงครั้งเดียวจะเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่ควรทำอย่างสม่ำเสมอด้วยการตรวจสอบประจำปี ลองทำสิ้นปีนี้ก่อนยื่นภาษี
อธิบายกระบวนการตรวจสอบที่ไม่แสวงหากำไร
กระบวนการตรวจสอบอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณ แต่นี่คือภาพรวมคร่าวๆ ของกระบวนการที่มีแนวโน้มว่าจะมีลักษณะดังนี้:
- คำขอข้อเสนอ: ส่ง RFP ไปยังผู้สอบบัญชีและสำนักงานสอบบัญชีเพื่อทำความเข้าใจต้นทุน ความพร้อมใช้งาน และลำดับเวลา
- การประชุมเบื้องต้น: พบกับผู้สอบบัญชีของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับความคาดหวัง รายการที่มีความสำคัญ และลำดับเวลา ผู้ตรวจสอบของคุณจะแสดงรายการไฟล์ เอกสาร และบุคลากรที่พวกเขาจำเป็นต้องเข้าถึงเพื่อเริ่มการตรวจสอบ
- การรวบรวมรายการ: รวบรวมงบการเงินที่จำเป็นและบุคคลที่ผู้สอบบัญชีของคุณจะต้องพูดคุยด้วยระหว่างการตรวจสอบ ตรวจสอบชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงระบบและซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้
- การทำงานภาคสนามเริ่มต้นขึ้น: ให้ห้องผู้ตรวจสอบเพื่อตรวจสอบองค์กรของคุณ ตรวจสอบเอกสารสำคัญ และพูดคุยกับบุคลากร
- ผลลัพธ์และคำแนะนำ: มองหาผู้ตรวจสอบของคุณเพื่อรวบรวมข้อค้นพบและคำแนะนำในรายงานการตรวจสอบเพื่อนำเสนอต่อองค์กรของคุณ
- การดำเนินการ: ดำเนินการทันทีตามคำแนะนำของผู้สอบบัญชี
วิธีเลือกผู้สอบบัญชีที่เหมาะสมสำหรับองค์กรการกุศลของคุณ
ผู้ตรวจสอบที่คุณเลือกจะมีผลอย่างมากต่อคุณภาพและความสามารถในการดำเนินการของการตรวจสอบของคุณ ดังนั้นโปรดพิจารณาอย่างรอบคอบเมื่อเลือก - มุ่งเน้นที่การค้นหาบริษัทที่เหมาะสมเพื่อให้เหมาะกับกรณีการใช้งานของคุณ
นี่คือบางสิ่งที่คุณต้องการดู:
- ค่าธรรมเนียม: เรียนรู้เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่คาดไว้และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้ใช้ได้กับงบประมาณของคุณ
- ไทม์ไลน์: ยืนยันว่ากำหนดการของผู้ตรวจสอบสามารถรองรับไทม์ไลน์และความพร้อมของคุณได้
- ความเชี่ยวชาญ: ตรวจสอบภูมิหลังของผู้ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีประสบการณ์และความรู้ในการทำงานกับองค์กรการกุศลและองค์กรการกุศลที่ได้รับการยกเว้นภาษี
- ความสัมพันธ์: พิจารณาว่าคุณสามารถสร้างช่องทางการสื่อสารแบบเปิดกับผู้สอบบัญชีของคุณได้หรือไม่ หากคุณไม่รู้สึกว่าความสัมพันธ์นี้เหมาะสม ให้ไปหาผู้สมัครคนอื่น คุณไม่จำเป็นต้องเป็นเพื่อนที่ดีที่สุด แต่คุณควรสามารถสนทนาในเชิงบวก ตรงไปตรงมา และให้เกียรติกันได้
- ผู้อ้างอิง : ขอรายชื่อองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรอื่น ๆ ที่เคยร่วมงานกับสำนักงานตรวจสอบบัญชี ติดต่อพวกเขาเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขาและดูว่าพวกเขาจะแนะนำผู้ตรวจสอบหรือไม่
จัดระเบียบด้วยแพลตฟอร์มการระดมทุนที่ครอบคลุม
แพลตฟอร์มการระดมทุนที่ครอบคลุมของ Classy นำเสนอเครื่องมือการบริจาคแบบครบวงจรที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบริจาค ในความเป็นจริง 95% ของลูกค้าของ Classy เลือกแพลตฟอร์มของเราทุกปีสำหรับโซลูชั่นคุณภาพสูงสุด
ซอฟต์แวร์การจัดการการบริจาคที่แข็งแกร่งของเราช่วยปกป้องข้อมูลของผู้บริจาคและปรับปรุงการรายงานและการวิเคราะห์การบริจาคเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและประหยัดเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ขอตัวอย่าง เพื่อดูด้วยตัวคุณเอง หนึ่งในผู้เชี่ยวชาญ Classy ของเราจะติดต่อเพื่อนัดหมายการสาธิตเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับแพลตฟอร์มและแสดงให้เห็นว่าโซลูชันชั้นนำในอุตสาหกรรมของเราสามารถช่วยให้องค์กรการกุศลของคุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร
เคล็ดลับการธนาคารสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรในปัจจุบัน