การบัญชีอาจไม่ใช่ส่วนที่โดดเด่นที่สุดของธุรกิจใดๆ รวมถึงองค์กรไม่แสวงหากำไรด้วย แต่ก็เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น
ตั้งแต่การปฏิบัติตามข้อกำหนดไปจนถึงการจัดการทางการเงิน การบัญชีมอบระบบและข้อมูลที่จำเป็นในการตรวจสอบการเงินขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร
อย่างไรก็ตาม การทำความเข้าใจและประเมินข้อมูลทางการเงินอาจรู้สึกน่ากลัวเมื่อเริ่มต้นใช้งาน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น คำแนะนำของเราให้รายละเอียดว่าคุณจะดูแลความต้องการด้านบัญชีทั้งหมดของคุณและรักษาสุขภาพทางการเงินขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณอย่างไรในระยะยาว
5 วิธีในการบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรเปรียบเทียบกับการบัญชีเพื่อผลกำไร
ธุรกิจที่แสวงหาผลกำไรมีวิธีปฏิบัติทางบัญชีที่เป็นที่ยอมรับซึ่งคุณอาจทราบอยู่แล้ว มีสิ่งที่คล้ายคลึงกันมากมายระหว่างกระบวนการเหล่านี้และแนวทางที่องค์กรการกุศลต้องปฏิบัติตามในการทำบัญชี อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการที่ควรทราบ
- ภาษี: องค์กรไม่แสวงหากำไรที่ได้รับอนุมัติจะมีสถานะได้รับการยกเว้นภาษีกับ Internal Revenue Service (IRS) ซึ่งแตกต่างจากธุรกิจที่แสวงหาผลกำไรซึ่งต้องจ่ายภาษีเงินได้สำหรับพนักงาน
- งบการเงิน: แทนที่จะเป็นงบดุลที่บริษัทที่แสวงหาผลกำไรเก็บไว้ องค์กรไม่แสวงหากำไรจะต้องรักษางบแสดงฐานะการเงิน นอกจากนี้ องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรยังเก็บรายงานกิจกรรมมากกว่างบกำไรขาดทุน เช่น ธุรกิจที่แสวงหาผลกำไร
- ส่วนของผู้ถือหุ้นกับ สินทรัพย์สุทธิ : เมื่อธุรกิจที่แสวงหาผลกำไรมีส่วนเกิน เงินนั้นจะตกเป็นของผู้ถือหุ้น สำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร เงินนั้นจะเข้าสู่สินทรัพย์สุทธิขององค์กร
- การกำกับดูแล: เจ้าของส่วนตัว (หรือผู้ถือหุ้นสาธารณะ) มักจะดำเนินธุรกิจที่แสวงหาผลกำไร สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร คณะกรรมการอาสาสมัครที่ไม่แสวงหากำไรจะดูแลพวกเขา สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อการรายงานและโครงสร้างความรับผิดชอบภายในการบัญชี
- รายได้: รายได้ของธุรกิจที่แสวงหาผลกำไรมาจากการขายสินค้าและบริการ ภายในองค์กรไม่แสวงหากำไร รายได้นี้มาจากการระดมทุนและการจัดการทุนเป็นหลัก
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการบัญชีที่ไม่แสวงหากำไร
องค์กรไม่แสวงหากำไรทุกแห่งนั้นแตกต่างกันและต้องการวิธีการบัญชีที่กำหนดเอง อย่างไรก็ตาม มีขั้นตอนพื้นฐานบางประการที่องค์กรการกุศลทั้งหมดในภาคส่วนไม่แสวงหากำไรควรปฏิบัติตาม ไม่ว่าจะเป็นมืออาชีพที่ช่ำชองหรือเพิ่งเริ่มต้น ต่อไปนี้คือคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการใช้ประโยชน์จากบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
1. กำหนดงบประมาณ
งบประมาณคือพิมพ์เขียวทางการเงินของคุณ เป็นที่ที่คุณรวมรายได้และค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้สำหรับปีที่กำลังจะมาถึงโดยพิจารณาจากผลการดำเนินงานของปีที่แล้ว สิ่งนี้ช่วยแจ้งแบบฝึกหัดการคาดการณ์และแผนการใช้จ่ายของทีมของคุณ อย่าลืมวางแผนสำหรับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นด้วย
ยึดตามงบประมาณของคุณให้ใกล้เคียงที่สุด ใช้เวลาทบทวนเป็นประจำทุกเดือนเพื่อประเมินความคืบหน้าและปรับเปลี่ยนหากจำเป็น งบประมาณการดำเนินงานขององค์กรของคุณควรทำหน้าที่เป็นแนวทางของคุณ แต่ก็จำเป็นอย่างยิ่งที่แต่ละแผนกจะต้องมีงบประมาณการดำเนินงานที่สนับสนุนเป้าหมายที่ใหญ่กว่าขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ
2. เลือกโปรแกรมบัญชี
เครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณติดตามการเงินได้อย่างน่าเชื่อถือมากขึ้น ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่มากมาย ให้ใช้เวลาในการเลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะ ประสบการณ์ และงบประมาณของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่น QuickBooks และ FreshBooks เป็นโซลูชันการบัญชีที่ใช้กันทั่วไปสองรายการ
ระบบบัญชีที่ไม่หวังผลกำไรที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณ:
- จัดการระบบบันทึกประจำวัน
- เชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารของคุณ
- สร้างและจัดการงบประมาณ
- คำนวณกระแสเงินสดของคุณ
- สร้างการรายงานและงบการเงิน
3. สร้างทีมบัญชี
องค์กรไม่แสวงหากำไรทุกแห่งควรมีผู้รับผิดชอบด้านการเงินขององค์กร ซึ่งอาจเป็นบุคคลคนเดียว เช่น หัวหน้าฝ่ายการเงิน หรืออาจเป็นทั้งทีมก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนขององค์กรของคุณ
คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ในทีมของคุณ แต่มันช่วยได้อย่างแน่นอน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการจ้างผู้ที่เข้าใจภาษาของหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP) และสามารถจัดทำรายงานทางการเงินที่ถูกต้องเป็นประจำ สมาชิกในคณะกรรมการที่เชี่ยวชาญด้านบัญชีก็เป็นประโยชน์สำหรับทีมของคุณเช่นกัน
การเป็นพันธมิตรกับนักบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรที่มีความเชี่ยวชาญหรือสำนักงานบัญชีภายนอกที่ใหญ่กว่าอาจคุ้มค่าที่จะช่วยในการกระทบยอดและการตรวจสอบ ความเที่ยงธรรมและความเชี่ยวชาญด้านการบัญชีของพวกเขาจะเป็นโบนัสที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีบริษัทรับทำบัญชีมากมายนับไม่ถ้วน ควรเลือกบริษัทที่มีค่านิยมเดียวกับคุณและมีประสบการณ์กับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร
4. ติดตามบันทึกของคุณ
หวังว่าคุณจะติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดขององค์กรไม่แสวงหากำไร รวมถึงค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าบันทึกภายในของคุณตรงกับงบดุลของคุณ ซึ่งจะทำให้การตรวจสอบองค์กรไม่แสวงหากำไรประจำปีของคุณง่ายขึ้นมาก
วิธีที่ดีที่สุดคือบันทึกบันทึกเหล่านี้แบบดิจิทัลในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ แต่การถือบันทึกที่เป็นกระดาษไว้เป็นระยะเวลาสั้นๆ จะเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบว่าทุกอย่างถูกต้อง การเก็บบันทึกอย่างถูกต้องมีความสำคัญต่อการจัดทำบัญชีที่ถูกต้องและปฏิบัติตามกฎระเบียบของกรมสรรพากรและองค์กรไม่แสวงผลกำไร
5.กระทบยอดบัญชีของคุณอย่างสม่ำเสมอ
การกระทบยอดบัญชีของคุณหมายถึงการเปรียบเทียบรายการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคารกับบันทึกทางบัญชีภายใน การกระทบยอดธนาคารเป็นวิธีปฏิบัติในการเปรียบเทียบบันทึกของคุณกับสิ่งที่อยู่ในบัญชีธนาคารขององค์กรของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกเหล่านี้ตรงกัน
กระบวนการนี้จะช่วยตรวจจับข้อผิดพลาดและความคลาดเคลื่อนหรืออาจตรวจจับการฉ้อโกงได้หากมีกิจกรรมที่น่าสงสัยภายในองค์กรของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ตกหล่นด้วยความพยายามในการทำบัญชีของคุณ
คุณสามารถกระทบยอดบัญชีจำนวนมาก รวมถึงกระแสเงินสด (ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบการชำระเงินเข้าและออกจากองค์กรของคุณ) บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีเงินเดือนพนักงาน บัญชีทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อการรายงานทางการเงินที่ถูกต้องในองค์กรของคุณ
6. ดำเนินการตรวจสอบทางการเงินประจำปี
การตรวจสอบคือการตรวจสอบบันทึกทางการเงินของคุณอย่างเป็นทางการ ซึ่งสามารถเปิดเผยปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและทำให้คุณปฏิบัติตาม คุณอาจดำเนินการตรวจสอบภายในหรืออาจต้องจ้างบริษัทภายนอกเพื่อดำเนินการตรวจสอบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและงบประมาณของคุณ
นี่ไม่ใช่แค่การกำกับดูแลจาก IRS เท่านั้น แต่ยังเป็นการปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าการทำบัญชีขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณได้รับการดูแลอย่างดี ข้อค้นพบจากการตรวจสอบเพียงครั้งเดียวนี้สามารถใส่ลงในรายงานประจำปีที่ไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ และทำให้การระดมทุนของคุณง่ายขึ้น
คำศัพท์ทางการบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรที่ต้องรู้
การบัญชีอาจเป็นกระบวนการทางเทคนิคสูงและเต็มไปด้วยศัพท์แสง ดังนั้นการทำความเข้าใจกับคำสำคัญที่เกี่ยวข้องจึงเป็นขั้นตอนสำคัญในการทำบัญชีที่ไม่หวังผลกำไรให้ดีขึ้น ต่อไปนี้คือรายการวลีทั่วไปบางส่วนที่คุณจำเป็นต้องรู้:
- บัญชี ลูกหนี้ : เงินที่เป็นหนี้ขององค์กร หรือในกรณีขององค์กรไม่แสวงหากำไร คือเงินบริจาค
- บัญชีเจ้าหนี้ : จำนวนเงินที่ค้างชำระกับผู้อื่นสำหรับบริการหรือสินค้าที่องค์กรไม่แสวงหากำไรได้รับ
- ผังบัญชี : รายการบัญชีที่ส่งหรือรับเงิน โดยทั่วไปจะแสดงเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน สินทรัพย์สุทธิ รายได้ และค่าใช้จ่าย
- กระแสเงินสด : เงินเคลื่อนเข้าและออกจากองค์กรอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งปริมาณเงินสดที่มีสภาพคล่องอยู่ในมือ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง โดยทั่วไปจะมีการรายงานในงบกระแสเงินสด
- สินทรัพย์: มูลค่าของสิ่งใดก็ตามที่ไม่แสวงหาผลกำไรของคุณ รวมถึงเงินสด สินค้า การลงทุน ทรัพย์สินทางปัญญา หรือทรัพย์สินทางกายภาพ
- หนี้สิน : ผลรวมของสิ่งที่องค์กรของคุณเป็นหนี้ รวมถึงหนี้ใดๆ
- ค่าเสื่อมราคา: การสูญเสียมูลค่าเมื่อเวลาผ่านไปสำหรับสินทรัพย์ที่ถือครอง
- คำชี้แจงกิจกรรม : สรุปรายได้และค่าใช้จ่ายขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณในช่วงเวลาการรายงาน ซึ่งคล้ายกับงบกำไรขาดทุนของกำไร
- การบัญชีกองทุน : รูปแบบการบัญชีที่แนะนำสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร เนื่องจากเป็นการแยกเงินออกเป็นบัญชีแยกต่างหากสำหรับกิจกรรมต่างๆ เช่น การเขียนโปรแกรม การตลาด ผู้ดูแลระบบ และการระดมทุน
- GAAP : หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไปเป็นมาตรฐานสำหรับการบัญชีในสหรัฐอเมริกา
ตรวจสอบบัญชีขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรของคุณเพื่อเพิ่มรายได้ให้กับภารกิจของคุณ
การบัญชีที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อทุกองค์กรในภาคส่วนที่ไม่แสวงหาผลกำไร โดยไม่คำนึงถึงภารกิจหรือขนาดขององค์กร การปฏิบัติตามขั้นตอนทางบัญชีที่ถูกต้องนั้นไม่ใช่เรื่องยาก แต่ต้องการทีมงานที่มีความรู้และความพยายามที่มุ่งมั่นเพื่อให้เป็นไปตามนั้น
นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลหลักที่ Classy จัดลำดับความสำคัญของการรายงานที่มีประสิทธิภาพและชัดเจนในระบบของตน การเข้าถึงรายงานเหล่านี้ได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์มการบริจาคของคุณทำให้การจัดการกระบวนการทางบัญชีภายในของคุณง่ายขึ้นมาก
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดการกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรในปัจจุบัน เพื่อให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามและทำงานได้อย่างราบรื่น
การธนาคารที่ไม่แสวงหากำไร: 9 ข้อควรพิจารณาเพื่อช่วยคุณดำเนินการตามกระบวนการ