รายการตรวจสอบการเริ่มต้นการจ้างงานใหม่: ต่อไปนี้คือวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์เริ่มต้นขึ้น

เนื่องจากสงครามแย่งชิงผู้มีความสามารถที่ดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง การสร้างความประทับใจให้กับรายชื่องาน กระบวนการสัมภาษณ์ และจดหมายเสนองานยังไม่เพียงพอ คุณต้องมีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่มีประสิทธิภาพและเป็นมิตร

การเตรียมความพร้อมคือการปฏิสัมพันธ์ครั้งแรกระหว่างพนักงานใหม่กับบริษัท และเป็นการปูทางสำหรับประสบการณ์ก้าวไปข้างหน้า อย่างไรก็ตาม ประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานเชิงบวกเป็นมากกว่าแค่งานเอกสารและการประชุม

ตามหลักการแล้ว กระบวนการเตรียมความพร้อมของคุณควรวางตำแหน่งพนักงานให้ประสบความสำเร็จตั้งแต่การมีปฏิสัมพันธ์ครั้งแรก วางโครงร่างความคาดหวัง แสดงให้เห็นวัฒนธรรมของบริษัท และสร้างการสื่อสารแบบเปิดเพื่อรับข้อเสนอแนะและการปรับปรุง

รายการตรวจสอบการจ้างงานใหม่นี้ครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องรู้เพื่อช่วยให้วันแรก สัปดาห์ และเดือนแรกของพนักงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

หลัก 5 C ของการออนบอร์ดดิ้ง

การเริ่มต้นใช้งานที่ประสบความสำเร็จเกี่ยวข้องกับหลักห้าประการ:

• การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: การสนทนาสองสามช่วงแรกเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรกำหนดแนวทางที่พนักงานมีมุมมองและเข้าใจบทบาทของพวกเขาภายในบริษัท
• การชี้แจง: ถ่ายทอดและสื่อสารความคาดหวังเกี่ยวกับประสิทธิภาพอย่างชัดเจน
• วัฒนธรรม: วัฒนธรรมบริษัทมักจะหมายถึงความแตกต่างระหว่างพนักงานที่แสดงความภักดีต่อบริษัทหรือการมองหาโอกาสในที่อื่น อย่าลืมร่างนโยบายด้านความปลอดภัย การล่วงละเมิดในที่ทำงาน และการกลั่นแกล้ง
• การเชื่อมต่อ: ช่วยให้พนักงานใหม่ของคุณสร้างการเชื่อมต่อกับที่ทำงานของคุณเพื่อส่งเสริมการรักษาพนักงาน
• เช็คอิน: เช็คอินกับพนักงานของคุณเมื่อสิ้นสุดวันแรกและตามระยะเวลาที่กำหนดตลอดระยะเวลาการจ้างงานใหม่คือ 30, 60 และ 90 วัน

การเตรียมตัวก่อนวันแรก

หรือที่เรียกว่าก่อนขึ้นเครื่อง การเตรียมตัวสำหรับวันแรกของพนักงานเป็นส่วนสำคัญในการต้อนรับพวกเขาสู่บริษัทของคุณ และรับประกันว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

คุณควรเริ่มต้นด้วยจดหมายต้อนรับ ซึ่งรวมถึงความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาและการบริหารเวลา สิ่งที่คาดหวังได้ในวันแรก และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่พวกเขาอาจจำเป็นต้องใช้เพื่อเตรียมพร้อมในการเริ่มต้น

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือการเตรียมพื้นที่ทำงานของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพหรือเสมือน ก่อนวันแรกของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าสำนักงานหรือห้องทำงานและคอมพิวเตอร์ของพนักงาน ตั้งค่าบัญชีพนักงานและการเข้าสู่ระบบ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้องล่วงหน้า

หากพนักงานของคุณทำงานจากระยะไกล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีอุปกรณ์ที่จำเป็นและมีเวลารอคอยสินค้าเพียงพอในการมาถึงและตั้งค่า คุณอาจต้องการให้ค่าจ้างการทำงานระยะไกลเพื่อช่วยพวกเขาในการตั้งสำนักงานที่บ้าน

เอกสารครบ

งานเอกสารอาจเป็นส่วนที่น่าเบื่อของกระบวนการเตรียมความพร้อม แต่ก็จำเป็น รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่พนักงานใหม่จำเป็นต้องใช้ รวมถึงเอกสารภาษี ข้อมูลเงินเดือนหรือการเข้าสู่ระบบ สัญญาหรือข้อตกลงต่างๆ ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล และแบบฟอร์มพนักงานอื่นๆ ที่อาจต้องใช้เพื่อช่วยให้การเริ่มต้นใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น

เอกสารการจ้างงานใหม่ของคุณจะประกอบด้วย:

• I-9 เพื่อยืนยันตัวตนและสิทธิ์หรือคุณสมบัติในการทำงานในสหรัฐอเมริกา
• W-4 คำสั่งที่จะระบุว่าควรหักเงินจำนวนเท่าใดจากเช็คเงินเดือนของพนักงานใหม่สำหรับการปฏิบัติตามภาษีของรัฐบาลกลาง
• แบบฟอร์มการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐ ซึ่งจำเป็นสำหรับบางรัฐ
• แบบฟอร์มการฝากเงินโดยตรงเพื่อตั้งค่ารายละเอียดธนาคารสำหรับบัญชีเงินเดือน

นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะจัดเตรียมสำเนาคู่มือพนักงานทั้งในรูปแบบกายภาพหรืออิเล็กทรอนิกส์ และให้ข้อมูลเกี่ยวกับแพ็คเกจสวัสดิการของพวกเขา คุณควรมีช่องทางติดต่อเพื่อให้พนักงานถามคำถามเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ของพวกเขา

บทนำวัฒนธรรมบริษัท

กระบวนการปฐมนิเทศช่วยแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่และกำหนดวัฒนธรรมของบริษัท คุณควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรม ค่านิยม และพันธกิจของบริษัท ซึ่งอาจเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจต้อนรับหรือภายในเอกสารดิจิทัลที่ให้ความรู้เกี่ยวกับประวัติของบริษัท พลวัตของทีม และสภาพแวดล้อมโดยรวม

นำเสนอการเยี่ยมชมสถานที่จริงและแสดงให้พนักงานใหม่ทราบถึงที่ตั้งของห้องพัก ห้องน้ำ ห้องประชุม และที่จอดรถ สิ่งสำคัญคือต้องแนะนำพนักงานใหม่ให้กับสมาชิกในทีมและเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นๆ

กำหนดเซสชันการฝึกอบรม

หากคุณมีหลักสูตรเตรียมความพร้อมเบื้องต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่สามารถเข้าถึงหลักสูตรเหล่านั้นได้ และรู้ว่าหลักสูตรใดที่ต้องทำให้สำเร็จ—และภายในกรอบเวลาใด ซึ่งอาจรวมถึงการประชุมแบบตัวต่อตัวกับทรัพยากรบุคคลหรือการฝึกอบรมด้านความหลากหลายและการไม่แบ่งแยก

หากมีการฝึกอบรมเฉพาะสำหรับบทบาทของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดเวลาไว้แล้วและรวมระบบและเครื่องมือทั้งหมดที่พนักงานใหม่มีแนวโน้มที่จะต้องใช้ในการทำงาน หารือเกี่ยวกับเครื่องมือเฉพาะงานที่พนักงานจะใช้ และเสนอการฝึกอบรมเพื่อสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งหากจำเป็น

กำหนดความคาดหวังด้านประสิทธิภาพ

การตั้งความคาดหวังตั้งแต่เริ่มต้นเป็นส่วนสำคัญในความสำเร็จของพนักงานใหม่ของคุณ กำหนดเวลาการประชุมแบบตัวต่อตัวเพื่อกำหนดความคาดหวัง สร้างการเชื่อมต่อ และช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนไปสู่บทบาทของตน คุณควรจัดเตรียมตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่เกี่ยวข้องสำหรับบทบาท เช่น ยอดขายหรือรายได้ที่สร้างขึ้น

หากบริษัทของคุณใช้การให้คำปรึกษาแบบเพื่อนร่วมงาน ให้แนะนำพนักงานใหม่ของคุณให้รู้จักกับ “คู่หูที่ทำงาน” ภายในแผนกซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาได้ในช่วงสองสามสัปดาห์แรกในการทำงาน พนักงานคนนี้ควรพร้อมตอบคำถาม ข้อกังวล และแนะนำพนักงานให้รู้จักกับบุคคลอื่นในแผนกและแผนกที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิด พวกเขาอาจช่วยในเรื่องการฝึกอบรมด้วยซ้ำ

เช็คอินปกติ

พนักงานใหม่จะใช้เวลาในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดเวลาเช็คอินเป็นประจำเพื่อติดต่อฐาน และดูว่าพวกเขาได้รับทุกสิ่งที่ต้องการหรือไม่ พวกเขาควรแบ่งปันข้อกังวลหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน การฝึกอบรม ทีมผู้บริหารหรือที่ปรึกษา และความท้าทายใดๆ ที่พวกเขาประสบในบทบาทนี้ได้อย่างอิสระ

ตามหลักการแล้ว คุณควรเช็คอินหลังจากเดือนแรก (30 วัน) เดือนที่สอง (60 วัน) และไตรมาสแรก (90 วัน) คุณยังสามารถเสนอของขวัญวันครบรอบการทำงานเล็กๆ น้อยๆ ได้เมื่อเหตุการณ์สำคัญเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อช่วงทดลองงานสิ้นสุดลงเพื่อแสดงความขอบคุณ

คุณยังสามารถรวบรวมคำติชมจากเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการเพื่อเสนอคำติชมแก่พนักงานเป็นการตอบแทน และเน้นจุดแข็งและจุดที่ต้องปรับปรุง

รวมกลไกคำติชม

หลังจากขั้นตอนการเช็คอินเบื้องต้น พนักงานของคุณจะต้องมีตัวเลือกสำหรับข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องในระหว่างที่ทำงานกับบริษัทของคุณ กลไกผลตอบรับของพนักงานจัดให้มีระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถให้ผลตอบรับแก่ผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงของตนได้

กลไกข้อเสนอแนะอาจเป็นแบบสำรวจง่ายๆ ช่องทางสำหรับข้อเสนอแนะ การดำเนินการแบบตัวต่อตัว หรือระบบที่ซับซ้อนที่ให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกรับฟังความคิดเห็นของพนักงานอย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องมีวิธีให้พนักงานสื่อสารความคิดและความรู้สึกของตน

ประสิทธิภาพของรางวัล

คนส่วนใหญ่ต้องการที่จะเก่งในตำแหน่งของตน โดยเฉพาะในบทบาทใหม่ การตระหนักรู้และให้รางวัลพนักงานของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการเตรียมความพร้อมสามารถช่วยให้พวกเขามีแรงจูงใจและมีส่วนร่วมตลอดการฝึกอบรม และเมื่อพวกเขาเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ

เมื่อพนักงานได้รับการตัดสินแล้ว ความคิดเห็นและรางวัลควรดำเนินต่อไป การตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานเป็นประจำเป็นวิธีที่ดีในการยกย่องความพยายามของพนักงาน และช่วยให้พวกเขาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในอนาคต

ในส่วนของสิ่งจูงใจนั้น การให้ของขวัญจำนวนมากแก่พนักงานสามารถช่วยแสดงความขอบคุณต่อความทุ่มเทและการทำงานหนักของพนักงานได้อย่างมาก สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีราคาแพง การแสดงท่าทางง่ายๆ เช่น บัตรของขวัญไปยังร้านอาหารท้องถิ่น โรงภาพยนตร์ หรือฟิตเนสเซ็นเตอร์ สามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นแบบส่วนตัว

เสนอการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

เช่นเดียวกับคำติชม การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องสำหรับพนักงานของคุณไม่ควรหยุดลงเมื่อกระบวนการเริ่มต้นใช้งานเสร็จสมบูรณ์ คุณต้องการให้พนักงานของคุณเติบโตและประสบความสำเร็จในบทบาทใหม่ของพวกเขา และการเสนอข้อเสนอแนะและการสนับสนุนอย่างสม่ำเสมอ จะทำให้มั่นใจว่าพวกเขารู้สึกสบายใจที่จะมาหาคุณเมื่อมีคำถามและข้อกังวล แสวงหาโอกาส และเสนอข้อเสนอแนะเป็นการตอบแทน

ตามหลักการแล้ว กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสามารถปูทางสำหรับการเติบโตในระยะยาวและยั่งยืนได้ การสนับสนุนควรดำเนินต่อไปหลังจากที่พนักงานตกลงใจแล้ว และพวกเขาควรรู้สึกสบายใจที่จะติดต่อกับผู้จัดการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลหากมีปัญหาใดๆ

วางตำแหน่งพนักงานของคุณเพื่อความสำเร็จด้วยรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งาน

การเริ่มต้นใช้งานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับบริษัทและพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานหันไปหาโอกาสจากระยะไกล กระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่มีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอสามารถเร่งการเรียนรู้ในที่ทำงาน รักษาผู้มีความสามารถระดับสูง และสร้างความสัมพันธ์ทางวิชาชีพที่ส่งเสริมความภักดีและการรักษาไว้