ข้อมูลเมตา: มันคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญต่อการเก็บรักษาเอกสาร

ประเด็นเรื่องการจัดการและการเก็บรักษาเอกสารเป็นวาระสำคัญสำหรับทุกธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารเหล่านี้เป็นแบบดิจิทัลมากขึ้น (ดั้งเดิมหรือกลายเป็นดิจิทัลในที่สุด) ทำให้บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญกับเครื่องมือและแนวคิดใหม่ๆ ที่เข้าใจไม่ง่ายเสมอไป เหนือสิ่งอื่นใด ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปที่จะเข้าใจถึงความสำคัญและความเป็นศูนย์กลางขององค์ประกอบบางอย่าง ซึ่งทำให้เข้าใจวิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ยากขึ้น หรือเหตุใดจึงสำคัญที่ต้องให้ความสนใจ

หัวข้อที่เราจะพูดถึงในวันนี้ตรงกับคำอธิบายนี้ : metadata เราผลิตและใช้เมตาดาต้าทุกวัน บางครั้งแม้จะไม่รู้ตัวก็ตาม และเป็น พื้นฐานสำหรับการสนับสนุนกิจกรรมที่เราดำเนินการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานของเราที่เกี่ยวข้องกับการผลิต การใช้งาน และการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับเอกสาร ทุกประเภท

แม้ว่าคำว่า "ข้อมูลเมตา" อาจทำให้นึกถึงบางสิ่งที่คลุมเครือและเป็นนามธรรม แต่ก็เป็นสิ่งที่เป็นรูปธรรมอย่างยิ่ง: หากไม่มี เราไม่สามารถผลิตหรือค้นคว้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ได้ และเราไม่สามารถเรียกสัญญาที่เราลงนามเมื่อสองสามปีก่อนและตอนนี้จำเป็นต้องปรึกษา . หากไม่มีข้อมูลเมตา เราไม่สามารถเรียกข้อมูลบันทึกที่หน่วยงานภาษีอาจขอให้เราแสดงด้วยซ้ำ

ดังนั้น มาทำความเข้าใจประเด็นเหล่านี้ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เมตาดาต้าคืออะไร?

เพื่ออธิบายว่าเมทาดาทาคืออะไร เราจะอ้างถึงหนึ่งในคำจำกัดความที่ใช้มากที่สุดและอาจมีประสิทธิภาพมากที่สุด: ข้อมูลเมตา คือข้อมูลที่อธิบายข้อมูลอื่นๆ

ซึ่งหมายความว่าข้อมูลเมตาให้ข้อมูลและข้อมูล ถ้าเราพูดถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลเมตาจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้ ช่วยอธิบายและปรับบริบทให้ชัดเจน ชี้แจงหน้าที่การใช้งาน และหากจำเป็น ความสัมพันธ์ของเอกสารเหล่านี้กับเอกสารอื่นๆ

บ่อยครั้ง เมทาดาทาสามารถได้มาจากเนื้อหาของเอกสารเอง บางครั้งก็ได้มาจากการผลิตและการใช้เอกสารนั้น และสามารถเชื่อมโยงกับเอกสารได้ในภายหลัง ในบางครั้ง จะใช้เพื่อให้ข้อบ่งชี้ว่าควรจัดการหรือประมวลผลเอกสารอย่างไร ข้อมูลเมตามีฟังก์ชันหลายอย่าง ดังนั้นโดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ เช่น:

• ข้อมูลเมตาอธิบาย;
• ข้อมูลเมตาโครงสร้าง
• ข้อมูลเมตาการบริหารและการจัดการ

ข้อมูลเมตาบางอย่างนั้นง่ายต่อการระบุและพบแล้วในเอกสาร อื่น ๆ สามารถพบได้ในเอกสารคอมพิวเตอร์ใด ๆ ในขณะที่ข้อมูลเมตาประเภทอื่น ๆ นั้นเฉพาะสำหรับเอกสารบางประเภท

ข้อมูลที่เราพบในเอกสารทุกฉบับ ได้แก่ วันที่ที่ติดอยู่กับเอกสาร หรือข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่สร้างเอกสารนั้น ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดา บริษัท หรือสถาบัน หัวเรื่องของเอกสาร กล่าวคือ คำอธิบายสั้น ๆ ของเนื้อหา เป็นข้อมูลเมตาตามขวางที่ใช้ในคำอธิบายของเอกสารทุกประเภท

ในทางกลับกัน หากเรากำลังพูดถึงใบแจ้งหนี้หรือเอกสารทางการเงินอื่นๆ ประเภทพื้นฐานของข้อมูลเมตาคือหมายเลข VAT

ในทางกลับกัน สำหรับเอกสารการรักษาพยาบาล เช่น รายงานทางการแพทย์ การรวมข้อมูลอ้างอิงที่ระบุสถานที่ทำการทดสอบวินิจฉัยอาจเป็นประโยชน์ เพื่อให้สามารถดึงเอกสารตามเกณฑ์การค้นหานี้ได้ง่ายขึ้นท่ามกลางข้อมูลเมตา

กล่าวโดยย่อ ข้อมูลใด ๆ ที่อยู่ในหรือเกี่ยวข้องกับเอกสารสามารถกลายเป็น ข้อมูลเมตา ได้ ตราบใดที่สามารถมีบทบาท ในวงจรชีวิตของเอกสารนี้: ในการสร้าง ในการจัดการและการเก็บรักษา และในการเรียกค้นและในภายหลัง ใช้.

เหตุใดข้อมูลเมตาจึงมีความสำคัญ

เราได้ให้ตัวอย่างบางส่วนและระบุวัตถุประสงค์ที่เราสนใจแล้ว มาทำความเข้าใจว่าเหตุใดข้อมูลเมตาจึงมีความสำคัญ

นอกเหนือจากข้อกำหนดทางกฎหมายซึ่งเราจะกลับไปใช้ในอีกสักครู่ ฟังก์ชันแรกของข้อมูลเมตาคือการอนุญาตให้เรา ค้นหาและเรียกเอกสารจาก คลังข้อมูลในคอมพิวเตอร์ ของเรา เมื่อเราต้องการ

อันที่จริง เมื่อเราต้องการดึงเอกสารจากที่เก็บถาวรของเรา เราจำเป็นต้องใช้ แป้นค้นหา หากเราไม่ต้องการใช้เวลาทั้งวันในการเลื่อนดูรายการบันทึกที่ไม่รู้จบ คีย์การค้นหาเหล่านี้แสดงโดยข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเมื่อป้อนลงในระบบการจัดการหรือในระบบการเก็บรักษา ข้อมูลเมตานี้ เช่น วันที่ เรื่อง หมายเลขเอกสาร หมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่ม และอื่นๆ เป็นเครื่องมือที่เราใช้ในการเรียกเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

ข้อมูลเมตาสำหรับการจัดการและเก็บรักษาเอกสาร

ในทางปฏิบัติ ชุดของข้อมูลเมตาที่มาพร้อมกับเอกสาร อันดับแรก ในระบบการจัดการเอกสาร และจากนั้น ในระบบการเก็บรักษา มีโครงสร้างตามเกณฑ์และมาตรฐานที่แม่นยำ และเชื่อมโยงกับตัวเอกสารเอง เหมือนกับข้อมูลที่อยู่ด้านหลังโฟลเดอร์เอกสารที่ช่วยให้เราเข้าใจว่าเราจะพบเอกสารที่กำลังมองหาในโฟลเดอร์นั้นหรือไม่

แม้ว่าชุดของข้อมูลเมตาอาจประกอบด้วยข้อมูลที่หลากหลาย แต่เมื่อ เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการและการเก็บรักษาที่มีประสิทธิภาพสอดคล้องกับกฎระเบียบในปัจจุบัน ก็จำเป็นต้องปฏิบัติตามเกณฑ์และมาตรฐานที่แม่นยำ

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว metadata สามารถแบ่งย่อยตามหน้าที่ของมันได้

ข้อมูลเมตาอธิบาย

ข้อมูลเมตาเชิงพรรณนา เนื่องจากง่ายต่อการคาดเดา จึงมีจุดมุ่งหมายเพื่ออธิบายเอกสารหรือออบเจกต์ดิจิทัลที่เชื่อมโยงกับมัน เพื่อ อำนวยความสะดวกในการค้นหาและเรียกค้น ข้อมูล ข้อมูลที่ระบุหัวเรื่องของเอกสารเป็นข้อมูลเมตาเชิงพรรณนา

ข้อมูลเมตาการบริหารและการจัดการ

ในทางกลับกัน ข้อมูลเมตานี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการรักษาที่เอกสารได้รับหรือต้องปฏิบัติตาม เพื่อให้แน่ใจว่ามี การเก็บรักษา ความสมบูรณ์ และ ความถูกต้อง ตามกาลเวลาในระยะยาว ข้อมูลเมตาของผู้ดูแลระบบและการจัดการอาจเป็นข้อมูลเมตาที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร หรือข้อมูลเมตาที่ระบุว่าควรเก็บรักษาเอกสารไว้นานเท่าใด

ข้อมูลเมตาของโครงสร้าง

สุดท้าย ข้อมูลเมตาเชิงโครงสร้างจะให้ข้อมูลที่ทำให้สามารถ ระบุตำแหน่งของเอกสาร ภายในระบบการเก็บรักษา เพื่อกำหนดโครงสร้างภายในของเอกสาร หรือเพื่อ ระบุความสัมพันธ์ กับเอกสารอื่นๆ ตัวอย่างเช่น เมทาดาทาเชิงโครงสร้างช่วยให้เอกสารสามารถเชื่อมโยงกับไฟล์คอมพิวเตอร์ที่เป็นของมัน เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงระหว่างวัตถุทั้งสอง

บทบาทของกฎระเบียบภาค

ดังนั้นเมทาดาทาบางตัวจึงต้องแสดงอยู่เสมอ เนื่องจากการมีอยู่ของข้อมูลนั้นจำเป็นในการดึงเอกสาร คนอื่นต้องอยู่ด้วยเพราะเป็นการรับประกันความสมบูรณ์ของเอกสารและอื่น ๆ เนื่องจากพวกเขากำหนดบริบทของเอกสารและช่วยวางอย่างถูกต้องเกี่ยวกับเอกสารอื่น ๆ

นอกจากนี้ ระเบียบข้อบังคับ จำเป็นต้องมีข้อมูลเมตาอื่นๆ เนื่องจากมีบทบาทสำคัญมาก

แนวทาง AgID ในการสร้าง จัดการ และเก็บรักษา เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบุชุดข้อมูลเมตาขั้นต่ำที่บังคับอย่างแม่นยำ ซึ่งต้องเชื่อมโยงกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารการดูแลระบบอิเล็กทรอนิกส์ และการรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น) ต้องมีข้อมูลเมตาขั้นต่ำที่จำเป็นตลอดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดเก็บข้อมูลเป็นไปตามกฎหมาย

ในบางกรณี มีข้อบังคับเฉพาะของอุตสาหกรรมนอกเหนือจากแนวทางของ Agency for Digital Italy

นี่เป็นกรณีของเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องทางการเงินและภาษี เช่น ใบแจ้งหนี้ เอกสารการขนส่ง คำสั่งซื้อ และทะเบียนการบัญชี ในกรณีนี้ บรรทัดฐานบางอย่าง เช่น DPR 600/72 และกฎกระทรวงลงวันที่ 17 มิถุนายน 2014 ได้ให้ข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการเก็บรักษาสำหรับหมวดหมู่เอกสารเหล่านี้และในเมตาดาต้าด้วย DM ของวันที่ 17 มิถุนายน 2014 ในบทความ 3 ระบุว่า ในบรรดาข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเฉพาะเหล่านี้ ชื่อและนามสกุล รหัสภาษีชื่อ หมายเลข VAT วันที่ ต้องรวมอยู่ในเอกสารด้วย เนื่องจากข้อมูลนี้และความเกี่ยวข้องระหว่างกันถือเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการรับรองการดึงเอกสารเพื่อให้สามารถทำซ้ำต่อเจ้าหน้าที่ได้

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ ที่แสดงให้เห็นว่ากฎระเบียบของอุตสาหกรรมมักเข้ามาแทรกแซง โดยให้ข้อบ่งชี้ที่แม่นยำซึ่งต้องคำนึงถึงเมื่อพูด ถึง การ รักษาดิจิทัล

ผลกระทบของหลักเกณฑ์ AgID ใหม่

การบังคับใช้ AgID Guidelines ใหม่ในเอกสาร IT ได้ให้ความสำคัญกับประเด็น เมตาดาต้า

แนวทางใหม่ได้แก้ไขระบบของข้อมูลเมตาบังคับขั้นต่ำที่จะเชื่อมโยงกับเอกสารไอที ซึ่งจนถึงขณะนี้ถูกจำกัดไว้เพียง 6 เมตาดาต้าบังคับ มาตรฐานใหม่นี้จะเพิ่มจำนวนข้อมูลเมตาขั้นต่ำเป็นสองเท่า โดยกำหนดให้ข้อมูลใหม่ต้องได้รับการปรับปรุง ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปที่จะระบุได้สำหรับทุกองค์กร

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้ทำให้บริษัทและผู้ให้บริการด้านการเก็บรักษาเฉพาะทางต้องทำการอัพเกรดครั้งใหญ่ในระบบของตน เพื่อให้สามารถจัดการกับโครงสร้างใหม่ได้

นอกเหนือจากข้อมูลเมตาขั้นต่ำที่จำเป็น

แน่นอน นอกเหนือจากข้อมูลเมตาขั้นต่ำที่กำหนดโดยข้อบังคับต่างๆ แล้ว เป็นไปได้ที่จะรวมข้อมูลเพิ่มเติมในชุดข้อมูลเมตาของเรา ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ภายในบริบททางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง และเพื่อสนับสนุนการวิจัย การจัดการ หรือหน้าที่เชิงโครงสร้างเพิ่มเติม

ในเวลาเดียวกัน เมื่อเราต้องการเพิ่มชุดข้อมูลเมตาด้วยองค์ประกอบเพิ่มเติม ควร ทำตามเกณฑ์พื้นฐานอย่างน้อย เพื่อหลีกเลี่ยงการเพิ่มจำนวนฟิลด์ที่เกินความจำเป็นและความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น

อย่างแรกเลย เป็นการดีที่จะระบุฟังก์ชันที่เราต้องการเพื่อให้แน่ใจ หรือ ตัวอย่างเช่น แป้นค้นหาที่เราใช้บ่อยที่สุดเพื่อดึงเอกสารบางประเภท ดังนั้นเราจึงต้องการข้อมูลเมตาคืออะไร ข้อมูลบางส่วนนี้อาจเป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลเมตาขั้นต่ำอยู่แล้ว เช่น วันที่หรือหัวข้อ ข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับบริบทบางอย่างหรือการดำเนินธุรกิจที่จัดตั้งขึ้น อาจหายไปและอาจเป็นประโยชน์ที่จะรวมไว้

อย่างไรก็ตาม กฎ "น้อยแต่มาก" มักใช้: ไม่มีประเด็นในการเพิ่มข้อมูลจำนวนมากที่เราจะไม่เคยหรือแทบจะไม่เคยใช้เพื่อค้นหาเอกสารนั้นเลย จะดีกว่าที่จะเน้นที่ข้อมูลบางส่วนแต่มีความหมาย โครงสร้างที่อุดมสมบูรณ์และซับซ้อนเกินไป ในระยะยาวอาจกลายเป็นเรื่องยากในการจัดการและสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นการต่อต้าน ทำให้งานของผู้ปฏิบัติงานมีความซับซ้อนโดยไม่จำเป็น และเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

สุดท้าย เป็นการดีที่จะกำหนด "ป้ายกำกับ" ให้กับข้อมูลเมตาที่เราตั้งใจจะเพิ่ม กล่าวคือ การกำหนดที่ ทำให้หัวข้อมีความชัดเจนในทันที และระบุข้อมูลที่เราควรคาดหวังจากข้อมูลเมตานั้น นี่เป็นสิ่งสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ

ประการแรก มันอำนวยความสะดวกในการทำงานของโอเปอเรเตอร์ และลดความเสี่ยงของการกำหนดค่าหรือ ข้อผิดพลาดในการรวบรวม

ประการที่สอง เมื่อเราก้าวเข้าสู่โลกแห่ง การรักษาดิจิทัล ความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ หากเราจำเป็นต้องย้ายเอกสารสำคัญของเราจากผู้ให้บริการด้านการเก็บรักษารายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง บางทีหลังจากผ่านไปสองสามปี การใช้เมตาดาต้าที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้เกิดปัญหาหลายประการ และบ่อนทำลายระดับการ ทำงานร่วมกัน และ ความเข้าใจ ของดัชนีในแพ็คเกจการเก็บรักษา ทำให้ยากขึ้น เพื่อปฏิบัติงาน