ทำให้การประชุมของคุณมีชีวิตชีวาด้วยซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม

อีกไม่กี่เดือนก็จะถึงปีใหม่แล้ว และฉันก็เรียกมันว่าปีแห่งการทำงานอัตโนมัติแล้ว

ระหว่างการระเบิดของ ChatGPT เพื่อนใหม่ล่าสุดของเราและซอฟต์แวร์ปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูง องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาวิธีลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและเพิ่มเวลาของพนักงานที่จัดสรรให้กับการทำงานเชิงลึกให้สูงสุด และมันก็สมเหตุสมผลแล้วว่าทำไม

เราเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของเราสำหรับความกลัวภาวะเศรษฐกิจถดถอยทั่วโลกและความต้องการของตลาดที่ผันผวน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัท B2B พวกเราไม่มีใครมองข้ามการปลดพนักงานด้านเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นในปี 2022 และตอนนี้ เราจะมาดูกันว่าธุรกิจต่างๆ จะปรับตัวอย่างไรกับทรัพยากรที่ลดลงและตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลง โดยทั้งหมดนี้ต้องทำความเข้าใจกับเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง

กล่าวโดยย่อคือ มีคนจำนวนน้อยที่ทำงานมากขึ้น หนึ่งในวิธีที่องค์กรที่มีแนวคิดก้าวหน้าจะปรับตัวคือการพึ่งพาคลังแสงของ AI ที่กำลังเติบโต

ในหลายกรณี เครื่องมืออัตโนมัติไม่ได้เป็นเพียงสิ่งหรูหรา แต่เป็นสิ่งจำเป็น เมื่อติดต่อกับเพื่อนร่วมทีม คุณควรคาดหวังว่าจะได้เห็นการหันไปใช้ระบบอัตโนมัติในทุกอุตสาหกรรม โดยเฉพาะในการจัดการการประชุม

การเชื่อมต่อในโลกหลังการแพร่ระบาดที่เปลี่ยนพนักงานส่วนใหญ่ไปทำงานทั่วโลก ทางไกล และแบบผสมผสานจะยังคงพึ่งพาซอฟต์แวร์การประชุมผ่านวิดีโอ

สิ่งที่ธุรกิจใช้ควบคู่ไปกับเครื่องมือการประชุมระดับโลกจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อวิธีการที่พนักงานประหยัดเวลาและเงิน และลดความเครียดในชีวิตประจำวัน และหนึ่งในพื้นที่ที่องค์กรต้องการเพิ่มประสิทธิภาพให้มากขึ้นกว่าที่เคยคือการประชุม

การประชุมเป็นหัวข้อที่มีการถกเถียงกันอย่างถึงพริกถึงขิงอยู่แล้ว ไม่ว่าคุณจะมองเห็นคุณค่าในองค์กรของคุณหรือมีความสุขโดยไม่ต้องมีการประชุมแบบเห็นหน้ากันอีกครั้ง ไม่ว่าจะรักหรือเกลียด การประชุมก็พร้อมอยู่ (พวกเขาอาจเริ่มดูแตกต่างออกไปมาก)

ในระดับพื้นฐาน การประชุมเป็นที่ที่คุณเชื่อมต่อ ทำงานร่วมกัน และมักนำแนวคิดที่หลากหลายมารวมกันเพื่อพัฒนาโซลูชันและแผนนวัตกรรม สิ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมแก้ปัญหาได้อย่างต่อเนื่องคือวิธีทำความสะอาดการประชุมที่มีอยู่ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมการ ดำเนินการ หรือติดตามผล

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมยังคงปรับปรุงทุกปี ด้วยเทคโนโลยีที่ชาญฉลาดมากขึ้น การนำไปใช้ที่กว้างขึ้น และพนักงานทางไกลทั่วโลกต้องการการเตรียมการและสรุปการประชุมที่รวดเร็วขึ้น ไม่น่าแปลกใจเลยที่เครื่องมือจัดการการประชุมดิจิทัลจะเป็นเทรนด์ใหญ่ที่ควรระวัง ลองตรวจสอบว่าทำไม

การประชุมที่เลวร้ายทำให้ธุรกิจเสียหายหลายพันล้าน

ค่าใช้จ่ายในการจัดการประชุมที่ไม่ดีนั้นมหาศาล รายงานสถานะการประชุมปี 2019 เปิดเผยว่าการประชุมที่จัดไม่ดีทำให้องค์กรต้องเสียเงินถึง 399 พันล้านเหรียญสหรัฐฯ เพียงแห่งเดียว ในปีเดียวกัน เงิน 73,000 ล้านดอลลาร์เสียไปในเยอรมนี 58,000 ล้านดอลลาร์ในสหราชอาณาจักร และ 33,000 ล้านดอลลาร์ในสวิตเซอร์แลนด์ ทั้งหมดนี้เกิดจากการประชุมที่ไม่ดี

เป็นเรื่องง่ายที่จะเรียกการประชุมที่ "ไม่ดี" ว่ามีค่าใช้จ่ายสูง แต่การประชุมใดที่กระทบต่อผลกำไรขององค์กรโดยเฉพาะ ส่วนใหญ่เป็นค่าแรงงาน – ปรากฏการณ์ทั่วไปที่เรียกว่า "ความเหนื่อยล้าจากการประชุม" อาจเนื่องมาจากคนงานต้องการเวลาเพื่อฟื้นตัวจากความผิดหวัง

ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด การประชุมที่ต่อเนื่องและดำเนินไปอย่างไม่ดีสามารถลดประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวมและทำให้พนักงานระคายเคือง โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำที่สามารถใช้เวลาถึง 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ทำให้เกิดความไม่พึงพอใจในงานที่อาจนำไปสู่การหมุนเวียนที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมต่อสู้กับการประชุมที่ไม่ดีอย่างไร

คุณไม่ได้อยู่คนเดียวหากคุณเคยหมกมุ่นอยู่กับการประชุมที่ไร้จุดหมายหรือการประชุมที่ยืดเยื้อ การเปลี่ยนไปสู่การประชุมอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์การประชุมจะต่อสู้กับข้อร้องเรียนเกี่ยวกับการประชุมที่พบบ่อยที่สุดโดยตรง

• การประชุมยาวเกินไปและไม่เกิดผล ข้อร้องเรียนนี้เป็นซอฟต์แวร์การประชุมความเจ็บปวดหลักที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อแก้ไข ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมที่เป็นของแข็งจะตรวจสอบเวลาของวาระโดยรวม เวลาของวาระการประชุมแต่ละรายการ และเวลาของผู้พูดแต่ละคน
  สำหรับประสิทธิภาพการทำงาน ซอฟต์แวร์การประชุมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณได้หลายวิธี อย่างน้อยที่สุด เครื่องมือการจัดการการประชุมของคุณมีวิธีง่ายๆ ในการบันทึกงานและการตัดสินใจในการประชุม และติดตามรายการการดำเนินการ
• การประชุมไม่เป็นระเบียบหรือมีการวางแผนที่ดี ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมส่วนใหญ่ (หากไม่ใช่ทั้งหมด) มีตัวสร้างวาระการประชุมที่ช่วยให้สามารถสร้างแม่แบบที่เรียบง่าย ซับซ้อน หรือปรับแต่งได้ เพื่อให้ทีมสามารถเพิ่มโครงสร้างและแผนในการประชุมได้
• การประชุมไม่ได้มุ่งเน้นที่การดำเนินการและไม่ส่งผลให้มีขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน ซอฟต์แวร์การประชุมช่วยลดต้นทุนด้วยระบบอัตโนมัติโดยการจัดเก็บบันทึกการประชุมของคุณโดยสังหรณ์ใจ ง่ายต่อการเข้าถึงสรุปการประชุมหรือรายงานการประชุมเมื่อจำเป็น ซึ่งช่วยให้คุณประมวลผลข้อมูลที่บันทึกไว้ต่อไปได้
• ไม่รวมการประชุมและไม่อนุญาตให้มีการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน การมีส่วนร่วมในสถานที่ทำงานมีความสำคัญ เนื่องจากการขาดความหลากหลายและการเข้าร่วมในการประชุมอาจทำให้เกิดจุดบอดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมมอบแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่ช่วยให้ทุกคนมีโอกาสเข้าร่วมเท่ากัน โดยไม่คำนึงถึงสถานที่จริงหรือสถานการณ์ส่วนตัว สิ่งนี้ส่งเสริมการรวมและเพิ่มผลผลิตโดยลดเวลาและความพยายามในการเดินทางและการจัดตารางเวลาให้เหลือน้อยที่สุด

ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น กระดานไวท์บอร์ดเสมือน การแชร์หน้าจอ และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดหรือเขตเวลาใดก็ตาม

งานประชุมทางโลกน้อยลง มีเวลามากขึ้นสำหรับกลยุทธ์

จากผลสำรวจของผู้จัดการอาวุโส 182 คนโดย Harvard Business Review 64% กล่าวว่าการประชุมต้องเสียค่าใช้จ่ายในการคิดอย่างลึกซึ้ง นั่นเป็นสถิติที่น่าหนักใจสำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับตัวอย่างต่อเนื่องผ่านกลยุทธ์เชิงลึกและระยะยาว

เพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันในตลาดปัจจุบัน บริษัทต่างๆ ต้องการสิ่งที่ดีที่สุดและสว่างที่สุดโดยมุ่งเน้นที่รายการภาพรวม

งานต่างๆ เช่น การสร้างกำหนดการตั้งแต่เริ่มต้นหรือการพิมพ์รายงานการประชุมด้วยตนเองนั้นใช้เวลานานและทำให้พนักงานหงุดหงิด สิ่งนี้นำไปสู่ความไม่พอใจในที่ทำงาน การหมุนเวียน และการสูญเสียทรัพยากร ไม่ใช่แค่การเตรียมงานที่น่าเบื่อหน่ายสำหรับการประชุมเท่านั้นที่อาจน่าหวาดหวั่น การประชุมที่ไม่ดีอาจนำไปสู่กลุ่มอาการฟื้นตัวจากการประชุม ทำให้พนักงานฟื้นตัวจากการประชุมและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ยาก

การประชุมควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป: ทำให้งานเป็นแบบอัตโนมัติหากเป็นไปได้ ทำให้การประชุมเป็นไปตามแผน และยึดเฉพาะผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เหตุใดพนักงานของคุณจึงต้องจัดโครงสร้างกำหนดการ สรุปบันทึกการประชุม และพิมพ์รายการการดำเนินการซ้ำในตำแหน่งดิจิทัลที่สองด้วยตนเอง ทั้งที่แอปการจัดการการประชุมสามารถดำเนินการให้คุณได้ภายในไม่กี่วินาที

ที่มา: อาร์ตเวิร์กโดย Ronnie Jensen

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมช่วยให้การประชุมเชิงกลยุทธ์มีวาระที่แน่นอน กำหนดตารางเวลา หัวข้อที่มุ่งเน้น และผู้บรรยายที่ได้รับมอบหมาย ผู้เข้าร่วมประชุมรู้ว่าจะคาดหวังอะไร ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถเตรียมตัวล่วงหน้าและเจาะลึกลงไปในระเบียบวาระเมื่อการประชุมดำเนินไป

การประชุมแบบอะซิงโครนัสกำลังเกิดขึ้นแล้ว และธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัว

โควิด-19 แสดงให้เราเห็นว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันไม่จำเป็นอีกต่อไปสำหรับความสำเร็จขององค์กร ธุรกิจที่มีแนวคิดก้าวหน้า ซึ่งส่วนใหญ่มีพนักงานประจำอยู่ในเขตเวลาต่างๆ ได้ย้ายไปทำงานและประชุมแบบอะซิงโครนัส

แต่การประชุมแบบอะซิงโครนัสแตกต่างจากการแชทแบบธรรมดาของ Teams อย่างไร

ในการประชุมแบบอะซิงโครนัส ผู้เข้าร่วมจะใช้เวลาจำนวนหนึ่งกับเนื้อหาการประชุมทั้งหมด แทนที่จะใช้เวลากับงานปลายเปิด การประชุมแบบอะซิงโครนัสที่ดำเนินไปอย่างดีนั้นมีวัตถุประสงค์ ระเบียบวาระการประชุม ศูนย์กลางสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อแบ่งปันความคิด และกระบวนการบันทึกรายงานการประชุม จะมีการสรุปรายงานการประชุมและส่งเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น

การเรียกใช้การประชุมด้วยส่วนต่างๆ ทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมเท่านั้นที่จะสนับสนุนคุณได้

ที่มา: Velocity Global

สิ่งที่ต้องมองหาในซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม

ตั้งแต่เริ่มการประชุม (ฉันไม่แน่ใจ ฉันไม่ได้อยู่ที่นั่น แต่ฉันคิดว่าพวกเขาเกิดขึ้นในถ้ำยุคก่อนประวัติศาสตร์) มีหัวข้อของการร้องเรียนการประชุม

ข้อข้องใจในการประชุมที่พบบ่อย ได้แก่ ผู้พูดซ้อนกัน การประชุมที่ยาวนาน ไม่มีการสร้างวาระมาตรฐานหรือกระบวนการจดบันทึก ไม่มีพื้นที่ส่วนกลางสำหรับจัดเก็บบันทึกหรือรายงานการประชุม และบุคคลเดียวที่ผูกขาดการประชุม นั่นเป็นเหตุผลที่การมองหาวิธีแก้ไขที่ถูกต้องสำหรับอุบัติเหตุในการประชุมทั่วไปเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญเมื่อพิจารณาซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม

เมื่อคุณลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม คุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากเงินที่จ่ายไป ต่อไปนี้คือคุณสมบัติหลักที่จะมีในรายการสิ่งที่ต้องการในการจัดการประชุมของคุณ:

• ผู้สร้างวาระการประชุม คะแนนโบนัสหากสมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานร่วมกันในวาระการประชุม
• ระบบอัตโนมัติสำหรับสร้างและแจกจ่ายรายงานการประชุม
• ตัวติดตามเวลาสำหรับวาระการประชุมและผู้พูด
• ระบบวัดประสิทธิภาพของการประชุมและรวบรวมข้อเสนอแนะการประชุมจากทีมของคุณ
• ระบบการจัดวิทยากร
• ระบบบันทึกงานในการประชุมโดยอัตโนมัติ
• ระบบบันทึกการตัดสินใจในการประชุมโดยอัตโนมัติ
• กลไกการลงคะแนนเสียงในที่ประชุม
• การผสานรวมกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ที่สามารถช่วยในการจัดการงาน
• การจัดเก็บสื่อการประชุมแบบรวมศูนย์
• ความสามารถในการปรับแต่งและกำหนดรูปแบบวาระการประชุม รายงานการประชุม และอื่นๆ

แม้ว่ารายการนี้จะไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเมื่อลงทุนในเทคโนโลยีการจัดการการประชุม

คุณสามารถประหยัดเวลาและเงินได้เท่าไรด้วยซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม

เวลาและเงินที่ประหยัดได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่คุณดำเนินการ ขนาดของทีม และระยะเวลาการประชุม ต่อไปนี้คือตัวอย่างการคำนวณเวลาและเงินที่ใช้ในการประชุม

ตามเครื่องคิดเลข HBR การประชุมนานหนึ่งชั่วโมงกับพนักงานแปดคนที่ทำรายได้ 70,000 ต่อปีจะทำให้องค์กรของคุณเสียค่าใช้จ่าย $392 ต่อการประชุม ล้างและทำซ้ำการประชุมสองสามครั้งต่อเดือนหรือทุกสัปดาห์ แล้วคุณจะเห็นว่าการประชุมเป็นอย่างไร

ค่าใช้จ่ายในการประชุมเป็นต้นทุนที่จมลงหากไม่มีโครงสร้างและผลลัพธ์ที่จับต้องได้ และพนักงานของคุณออกจากการประชุมด้วยความรู้สึกหงุดหงิดและเหนื่อยล้า ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมช่วยลดปัญหาเหล่านี้ ช่วยคุณประหยัดจากความเหนื่อยหน่ายของพนักงานและประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง

ลาก่อนการประชุมที่ไม่ก่อผล

เมื่อธุรกิจต่าง ๆ มองหาระบบอัตโนมัติเพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงกระบวนการ พื้นที่การประชุมก็จะไม่มีข้อยกเว้น ด้วยแนวโน้มอย่างต่อเนื่องของการทำงานทั่วโลก ทางไกล และแบบผสมผสาน และความไม่แน่นอนของตลาด บริษัทต่างๆ จะลดต้นทุนและทรัพยากรเท่าที่ทำได้

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ก่อให้เกิดความเสียหายมากที่สุดที่ธุรกิจสามารถทำให้การประชุมไม่เกิดผลได้ ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมที่ให้ผลลัพธ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพและนำไปปฏิบัติได้จะเป็นเรื่องที่ไม่ต้องคิดมาก

เข้าร่วมการปฏิวัติการประชุมที่ยืนหยัดผ่านกาลเวลา สำรวจความลับของ Skype และวิธีการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน